Getekend Rv Kader ParticipatieR21.000042

gemeente

Zuidplas

Raadsvoorstel registratienummer

onderwerp

R21.000042

Kader Participatie

raadsvergadering 18/05/2021

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

J.W. Schuurman

I.P. Lei

datum

Bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

20 april 2021

6

Openbaar

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten Het Kader Participatie beschrijft de visie van de gemeente met (digitale) participatie. Het kader gaat in op de participatie met inwoners, de rol en positie van het bestuur in participatie en de participatie door initiatiefnemers. Het Kader Participatie gebruikt het woord inwoners waarmee ook andere belanghebbenden, zoals ondernemers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en initiatiefnemers worden bedoeld.

Beslispunten 1. Het Kader Participatie voor kennisgeving aannemen 2. De voorkeur uit te spreken voor scenario 1 3. Het Kader Participatie te betrekken in de integrale afweging bij de Zomernota 2022

Inhoud van het voorstel • Aanleiding Het huidige beleidskader Participatie dateert van 2012. Tijdens de behandeling van de programmabegroting najaar 2019 is een motie Participatie aangenomen. Daarin wordt gevraagd een nieuw Kader Participatie op te stellen. Het beoogde doel van een nieuw Kader Participatie is een breed gedragen visie op (digitale) participatie in de gemeente Zuidplas, met een duidelijk afwegingskader, spelregels en toolbox (methoden en instrumenten). Daarmee worden de verwachtingen over participatie bij de start helder richting inwoners, belanghebbenden en raad. In het Kader Participatie zijn de eerste twee verbeteracties uit de verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie verwerkt: heldere verwachtingen in participatie en communicatie vanuit inwonersperspectief. Belangrijke aspecten van participatie voor Zuidplas zijn luisteren, ideeën en meningen ophalen, dialoog, wederzijds begrip en samen doen. De participatie zoals beschreven in dit kader is niet verplicht, maar aanvullend op bestaande formele inspraakvormen. Ook is in het Kader Participatie opgenomen welke stappen initiatiefnemers moeten doorlopen als zij op het gebied van de fysieke leefomgeving een plan of project indienen. Dit wordt voorgeschreven in de Omgevingswet.

De Omgevingswet regelt wanneer een initiatiefnemer uit de samenleving participatie organiseert, maar laat de invulling verder helemaal vrij. Het Kader Participatie is bedoeld voor zowel projectleiders, beleids- en communicatieadviseurs die met participatie te maken hebben als inwoners en raad die in dit document kunnen lezen hoe de gemeente met participatie omgaat. pagina 1 van 6

^ -i 111

gemeente

3=1 Zuidplas

onderwerp Kader Participatie

o

registratienummer R21.000042

Argumenten

1.1 Het Kader Participatie geeft aan hoe de gemeente Zuidplas omgaat met fysieke en digitale participatie met inwoners en beschrijft de visie op dit gebied. Participatie kan op verschillende manieren worden ingezet: fysiek, digitaal of een combinatie van beide. Het afgelopen jaar heeft digitale (online) participatie - mede door corona - een enorme vlucht genomen in de gemeente Zuidplas. Ook de komende jaren wordt hiermee geëxperimenteerd en in geïnvesteerd. De visie van de gemeente Zuidplas gaat uit van een versterking van digitale participatie. Ook wil de gemeente door een mix van methoden en instrumenten zoveel mogelijk inwoners op verschillende manieren laten meedoen en meepraten. 1.2 Het Kader Participatie geeft aan welke uitgangspunten de gemeente Zuidplas hanteert bij participatie. De uitgangspunten zijn als volgt samen te vatten: 1. Duidelijkheid bieden over mate van invloed 2. Luisteren (begrip) 3. Gesprek/dialoog aangaan 4. Belangen afwegen 5. Terugkoppelen 1.3 Het Kader Participatie biedt een afwegingskader participatie, waarmee wordt bepaald of en hoe participatie bij een plan of project plaatsvindt. Voordat participatie start moet een aantal zaken helder zijn. Het Kader Participatie biedt hiervoor een Checklist Afwegingskader Participatie, dat vooraf ingevuld wordt.

Dit om duidelijke verwachtingen te scheppen richting inwoners, belanghebbenden en raadsleden over de participatie. Een ingevuld afwegingskader wordt gevoegd bij de nota van uitgangspunten of de startnotitie (dit is een document in ontwikkeling), dat nu (meestal) het begin van een plan of project is. Naast het afwegingskader geldt ook een aantal spelregels in de participatie. 1.4 Het Kader Participatie geeft aan wat de rol en positie van het bestuur in participatie is. Het bestuur (raad en college) heeft een rol in de participatie: van koersbepaler, naar procesontwerper, verbinder en tenslotte belangenafweger. De invulling van die rollen varieert voor projecten met een kleine en grote impact op omwonenden en de fysieke leefomgeving. Het college is vooral aan het begin van de participatie actief als koersbepaler (kadersteller) en procesontwerper. Tijdens de participatie zorgt het college als verbinder dat zoveel mogelijk inwoners en belanghebbenden kunnen meedoen en meepraten. Aan het einde van de participatie pakt het college de rol van belangenafweger en legt de overwegingen en het besluit voor aan de raad. Ook licht het college deze afwegingen in openheid toe, zodat inwoners weten hoe tot een bepaald besluit is gekomen.

Bij projecten en plannen met grote impact voor de omwonenden en de fysieke leefomgeving stelt de raad de kaders zelf vooraf vast, in andere gevallen toetst de raad de kaders die door het college zijn vastgesteld. Tijdens de participatie kan de raad ook een actieve rol pakken door mee te luisteren en aanwezig te zijn als toehoorder, zonder te sturen op inhoud en details. De raad zorgt als verbinder dat tijdens de participatie zoveel mogelijk inwoners kunnen meedoen en meepraten. Aan het einde van de participatie pakt de raad de rol van belangenafweger en maakt een afweging tussen het algemene en het individuele belang. Mogelijk zijn na afweging van alle belangen niet alle inwoners tevreden over het genomen besluit. Ook toetst de raad of de vastgestelde kaders zijn gevolgd en of het proces goed is doorlopen. pagina 2 van 6

gemeente

Zuidplas onderwerp Kader Participatie

registratienummer R21.000042

1.5 Het Kader Participatie geeft aan hoe de verbeteracties uit de verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie worden opgepakt Het gaat om de eerste twee verbeteracties die een relatie met het Kader Participatie hebben: 1. Heldere verwachtingen in participatie 2. Communicatie vanuit inwonersperspectief 1.6 Het Kader Participatie geeft de ambities weer die de gemeente Zuidplas heeft met participatie Deze ambities zijn gebaseerd op de verbeteragenda uit de Quick Scan Lokale Democratie en het onderzoek van het digitaal inwonerspanel: meer en beter informeren, meer en beter luisteren, meer en beter meedoen en meepraten, meer en beter ondersteunen van initiatieven. 1.7 In het Kader Participatie is een toolbox opgenomen met methoden en instrumenten voor fysieke en digitale participatie De gemeente Zuidplas zet verschillende methoden en instrumenten in voor participatie met inwoners. Dit is afhankelijk van het doel van participatie, de fase van het plan of project (wanneer) en de mate van invloed door inwoners (participatieladder). Door verschillende vormen van participatie aan te bieden, worden ook verschillende groepen inwoners (jongeren, senioren, direct betrokken of niet) aangesproken hun bijdrage te leveren en krijgen zij ook de mogelijkheid hiertoe.

1.8 Het Kader Participatie biedt ook een stappenplan en spelregels voor participatie door initiatiefnemers De Omgevingswet zegt wanneer participatie moet plaatsvinden, maar de initiatiefnemer bepaalt zelf hoe de participatie wordt georganiseerd. Voordat een initiatiefnemer aan de slag gaat met de participatie is het belangrijk te beoordelen welke impact het initiatief heeft op de omgeving en omwonenden. Op basis daarvan start de initiatiefnemer de participatie. Dit gebeurt aan de hand van een stappenplan en spelregels. De bevoegdheden van de raad en het vaststellen van de lijst met initiatieven waar participatie verplicht is in het kader van de Omgevingswet, worden later dit jaar voorgelegd aan de gemeenteraad (Q2/Q3). 2.1 1n het Kader Participatie worden 3 scenario’s benoemd, waarvan scenario 1 (ambitieus) de voorkeur van het college heeft De ambities met participatie liggen in deze groeigemeente hoog. Steeds meer inwoners en belanghebbenden willen meer meepraten en meedoen, zowel in fysieke als digitale vorm. In scenario 1 is ontwikkeling en verbetering mogelijk van een mix aan fysieke en digitale middelen, zoals www.maakzuidplas.nl en alle bestaande en nieuwe methoden en instrumenten uit de toolbox. Daarnaast komt er ook een contactpersoon voor initiatieven uit de samenleving, één van de verbeteracties uit de Quick Scan Lokale Democratie.

Voor de ontwikkeling en innovatie van methoden en instrumenten, beheer en ontwikkeling van het digitale participatieplatform, advies en ondersteuning bij (digitale) participatietrajecten in de vorm van een participatieadviseur en een contactpersoon voor initiatieven uit de samenleving, is vanaf 2021 €95.000 nodig en vanaf 2022 structureel €340.000 (tot en met 2025, als het Kader Participatie wordt geactualiseerd). De andere scenario’s zijn gericht op behoud en beheer zonder stevige ontwikkeling en vooruitziende blik vanuit de Omgevingswet. Deze scenario’s missen ofwel inzet in de vorm van een participatieadviseur ofwel een contactpersoon voor initiatieven vanuit de samenleving, waardoor participatie in Zuidplas zich niet verder kan ontwikkelen.

pagina 3 van 6

gemeente

Zuidplas onderwerp Kader Participatie

registratienummer R21.000042

3.1 Voor het gekozen scenario is nog geen budget beschikbaar gesteld. De gemeenteraad heeft het budgetrecht. De dekking voor het voorkeursscenario moet nog worden gevonden. Voorgesteld wordt het Kader Participatie te betrekken in de integrale afweging bij de Zomernota 2022 (vast te stellen in juli 2021). ® Kanttekeningen 1.1 De ontwikkelingen op het gebied van participatie en met name digitale participatie gaan snel. In 2025 vindt om die reden een evaluatie en herijking van deze visie plaats om de nieuwste inzichten en ontwikkelingen mee te kunnen nemen. 1.3 Om participatie zo transparant mogelijk te maken, wordt vooraf een Checklist Afwegingskader Participatie ingevuld. Deze checklist is een dynamisch document: gedurende de participatie kunnen verbeteringen of aanpassingen nodig zijn, die niet eerder in de checklist zijn opgenomen. 2.1 Naast het voorkeursscenario zijn 2 andere scenario's benoemd in het Kader Participatie. Deze scenario's missen ofwel inzet in de vorm van een participatieadviseur ofwel een contactpersoon voor initiatieven vanuit de samenleving. Scenario 2, beperkt vooruit, gaat uit van een beperkte ontwikkeling en innovatie van methoden en instrumenten, beheer en ontwikkeling van het digitale participatieplatform en advies en ondersteuning bij (digitale) participatietrajecten.

Daarvoor is voor 2021 een budget van €95.000 en vanaf 2022 structureel €245.000 nodig. Er komt dan geen contactpersoon voor initiatieven vanuit de samenleving. In scenario 3, behoud en beheer, wordt geen extra actie ondernomen om de (digitale) participatie in Zuidplas verder te ontwikkelen of te innoveren. We behouden en beheren wat er is. Er is dan een budget benodigd van €110.000 vanaf 2022 voor beheer en ontwikkeling van het digitaal participatieplatform. Er komt geen participatieadviseur en ook geen contactpersoon voor initiatieven vanuit de samenleving. De scenario’s zijn beschreven in hoofdstuk 10 van het Kader Participatie. 3.1 In de huidige begroting is geen dekking voorzien voor één van de voorkeursscenario’s. Het vaststellen van het Kader Participatie zonder budget voor één van de voorkeursscenario’s is onwenselijk. Het Kader Participatie is dan alleen een nota zonder financiële middelen. Zonder budget kunnen bepaalde bestaande methoden en instrumenten voor digitale participatie (participatieplatform maak zuidplas) ook niet door gaan. Aan de raad wordt daarom gevraagd de financiële effecten voor het gekozen voorkeursscenario mee nemen in de Zomernota (zie B&W advies).

Beoogd effect Het beoogde doel van een nieuw Kader Participatie is een breed gedragen visie op (digitale) participatie in de gemeente Zuidplas, met een duidelijk afwegingskader, spelregels en toolbox (methoden en instrumenten). Dit maakt de verwachtingen over participatie bij de start helder richting inwoners, belanghebbenden en raad. Het Kader Participatie is bedoeld voor zowel projectleiders die met participatie te maken hebben als inwoners en raad die in dit document kunnen lezen hoe de gemeente met participatie omgaat. Wettelijk kader Nvt Beleidskader Kaders voor burgerparticipatie, A12.001670 Motie Participatie (november 2019) pagina 4 van 6

gemeente

Zuidplas onderwerp Kader Participatie

registratienummer R21.000042

Middelenkader (financiën, ICT, HR) Voor het vaststellen van de visie zijn geen middelen nodig. In het Kader Participatie zijn drie scenario’s opgenomen. Voor het voorkeursscenario zal extra investeringskrediet beschikbaar gesteld moeten worden. De beslissing hierover neemt de raad in beslispunt 2. De dekking voor het investeringskrediet wordt besloten met beslispunt 3. Andere betrokken afdelingen Ruimte, Samenleving, programma Omgevingswet, Programma Duurzaamheid. Voor het opstellen van het Kader Participatie is een klankbordgroep van diverse collega’s uit alle afdelingen betrokken geweest. Communicatie participatie In dit Kader Participatie zijn de resultaten van het onderzoek naar communicatie en participatie onder het digitaal inwonerspanel meegenomen. Ook de verbeteracties uit de verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie zijn hierin verwerkt. Dit Kader Participatie is bovendien tot stand gekomen door de inbreng van collega’s uit verschillende afdelingen. Er zijn klankbordgroepen geweest, een interne sessie met een poll en er is een enquête op www.maakzuidplas.nl gedaan. Ook is een discussie met de raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie geweest over de rol van de raad in participatie en heeft het college een strategische sessie over participatie gedaan.

Na vaststelling van het Kader Participatie zal deze intern en extern worden gecommuniceerd, waarbij ook een animatie beschikbaar is. Aanpak Na vaststelling van het Kader Participatie en het gekozen scenario wordt de uitvoering opgepakt. Bijlagen A21.000099 Resultaten onderzoek digitaal inwonerspanel A21.000569 Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie A21.000694 Checklist Afwegingskader Participatie A21.000695 Stappenplan en spelregels voor initiatiefnemer A21.000693 Kader Participatie Z21.001274 Beantwoording technische vragen Kader Participatie

Met vriendelijke groet, college van burgemeester en wethouders,

J.F. Weber, Burgemeester

R.C.L. Heijdra gemeentesecretaris

pagina 5 van 6

111

I

gemeente

Zuidplas

onderwerp Kader Participatie

registratienummer R21.000042

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 april 2021; gelet op de motie Participatie; besluit: 1. Het Kader Participatie voor kennisgeving aannemen. 2. De kosten van de verschillende scenario’s te behandelen en af te wegen in het Traject Keuzes maken. Aldus besloten in de openbare digitale vergadering van 19/05/2021.

pagina 6 van 6