Bijlage 9 Memo evaluatie groeimechanisme A25.002104

*A25.002104*

Memo

Evaluatie groeimechanisme

datum 11/06/2025

kenmerk A25.002104

afzender E. Simonse

telefoon 0180-330300

e-mail e.simonse@zuidplas.nl

cluster Bestuur & Communicatie

In 2020 is in de Zomernota gestart met het groeimechanisme. Inmiddels is het groeimechanisme vijf jaar in gebruik en heeft de raad in de Motie benchmark kosten en opbrengsten per taakveld –aangenomen in de raadsvergadering van 7 november 2023 – gevraagd om een evaluatie van het groeimechanisme formatie. In deze evaluatie staat het groeimechanisme centraal: het proces waarmee de groei van de gemeente wordt vertaald in de groei van de ambtelijke organisatie. Door een analyse van dit mechanisme kunnen we inzicht krijgen in de huidige werking en in de resultaten van het mechanisme; en stelt het ons in staat om knelpunten te identificeren en aanbevelingen te formuleren. De evaluatie heeft vorm gekregen door antwoorden te geven op onderstaande onderzoeksvragen. Hoofdvraag: • Voldoet het groeimechanisme aan de beoogde doelen én is het groeimechanisme nog steeds een effectief instrument om de ambtelijke organisatie in lijn met de gemeentelijke groei te laten groeien? De hoofdvraag is uitgewerkt in de volgende richtinggevende vragen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Wat is het groeimechanisme en waartoe dient het groeimechanisme? Hoe werkt het groeimechanisme en tot welke groei heeft het geleid? Hoe kijken we aan tegen het groeimechanisme? Wat zijn de voordelen van het mechanisme? Wat zijn de nadelen van het mechanisme? Wat zijn de conclusies en het antwoord op de hoofdvraag? Wat zijn de aanbevelingen?

Hieronder worden de vragen voor zover mogelijk beantwoord. 1. Wat is het groeimechanisme en waartoe dient het groeimechanisme? Het groeimechanisme is in de kern een rekenkundig mechanisme om de groei van de gemeente Zuidplas te vertalen in een evenredige groei van de ambtelijke organisatie om daarmee de dienstverlening op peil te houden. De gemeente groeit en dit vraagt meer inzet van de ambtelijke organisatie. Met deze evenredig groei is de organisatie in staat om dezelfde kwaliteit van dienstverlening te blijven leveren. Ofwel, de gemeente Zuidplas groeit en de ambtelijke organisatie moet evenredig meegroeien om goed te kunnen blijven functioneren.

Pagina 1 van 5

registratienummer

onderwerp memo

A25.002104

Dit groeimechanisme is in 2020 op verzoek van de raad ontwikkeld ten behoeve van een duurzame ontwikkeling en om jaarlijkse ‘verrassingen’ te voorkomen. 2. Hoe werkt het groeimechanisme en tot welke groei heeft het geleid? Op basis van verschillende indicatoren (o.a. omvang gemeentefonds, groei aantal inwoners en woningen, groei aantal m2 te onderhouden openbare ruimte)1 wordt de groei vertaald in een budget. In onderstaande tabel is het budget vanuit het groeimechanisme opgenomen van de afgelopen vijf jaar. Toename in € Vertaald in fte 2021 € 591.000 7,8 2022 € 541.000 7,6 2023 € 160.000 1,7 2024 € 310.000 3,0 2025 € 477.000 4,3 De groei vanuit het mechanisme heeft de meeste impact gehad in 2021 en 2022. In 2023 is de groei substantieel gedaald om in 2024 en 2025 weer licht te stijgen. Een groei van drie formatieplaatsen in 2024 en iets meer dan vier formatieplaatsen in 2025 is bescheiden te noemen (ca 1,5% van huidige vaste formatie). In de afgelopen jaren zijn de volgende functies ingevuld op basis van het groeimechanisme. Jaar 2021 2022

Formatie Functie 7,8 • Niet meer te herleiden 7,6 • 0,8 fte financieel adviseur • 1,0 fte jurist • 0,5 fte verkeerskundige • 0,6 fte administratief medewerker sociaal domein • 1,0 fte secretaresse • 0,6 fte directiesecretaris • 1,0 fte communicatieadviseur • 2,0 fte medewerker buitendienst 2023 1,7 • 1,5 beleidsadvies • 0,2 fte clustermanager 2024 3,0 • 1,0 fte adviseur leren en ontwikkelen • 2,0 fte beleidsadviseur ruimtelijk beleid 2025 4,3 • 1,0 fte organisatieadviseur • 2,0 clustermanager2 • 0,8 fte corporate recruiter • 0,5 fte secretaresse 3. Hoe kijken we aan tegen het groeimechanisme? Het besteden van middelen aan de ambtelijke organisatie legt beperkingen op aan het besteden van middelen voor maatschappelijke doeleinden. Tegelijkertijd is de ambtelijke 1

In bijlage I wordt de berekening nader uitgewerkt. Deze functies zijn voorgefinancierd vanuit het groeimechanisme, maar in de zomernota separaat aangevraagd omdat dit een resultante is van de organisatiewijziging en niet een direct gevolg van de groei van de organisatie. 2

Pagina 2 van 5

onderwerp memo

registratienummer A25.002104

organisatie nodig om de maatschappelijke doelen te realiseren en is een bepaalde mate van robuustheid nodig om te voldoen aan wettelijke taken, maar ook om te zorgen voor een gezonde ambtelijke organisatie waar medewerkers met plezier en trots werken aan en voor de gemeente Zuidplas. 4. Wat zijn de voordelen van het mechanisme? Met het groeimechanisme is een a-politiek mechanisme ontwikkeld om de groei van de ambtelijke organisatie in de pas te laten lopen met de groei van de gemeente Zuidplas. Het apolitieke karakter heeft ervoor gezorgd dat er weinig discussie is over de uitvoering en er geen jaarlijks politiek debat is over de besteding. Een ander aspect van het a-politieke karakter is dat omvang van het groeimechanisme wordt bepaald door de groei van de gemeente. Dit betekent ook dat bij een beperkte groei van de gemeente er ook sprake is van een beperkt budget vanuit het groeimechanisme. 5. Wat zijn de nadelen van het mechanisme? Het groeimechanisme leidt jaarlijks tot een uitvraag in de organisatie waar extra formatie nodig is op basis van de groei van de gemeente. De ingediende verzoeken door het management zijn standaard hoger dan het beschikbare budget. De directie maakt op basis van een toetsingskader de afweging aan welke verzoeken gehoor wordt gegeven waarbij het budget niet wordt overschreden. Dit leidt vaak tot teleurstellingen in de organisatie.

Verder draagt het groeimechanisme bij aan een lineaire ontwikkeling, maar zijn ‘groeistuipen’ niet te voorkomen. Partiële verdeling van formatie is beperkt mogelijk omdat uitbreiding van formatie over het algemeen per full time eenheid (fte) plaatsvindt. Wel kan het werken met rekenkundige gemiddelden over meerdere jaren bijdragen om de groei meer te stabiliseren. Verder wordt ook opgemerkt dat het groeimechanisme soms wordt gezien als het antwoord op uitbreiding van taken door wettelijke taken of nieuw beleid. Dat is niet het geval. Het groeimechanisme is gericht op de groei van de gemeente Zuidplas. Nieuwe taken (wettelijk of beleidsmatig) worden via reguliere processen aan de raad voorgelegd. 6. Wat zijn de conclusies en het antwoord op de hoofdvraag? • Het groeimechanisme heeft de ambtelijke organisatie de afgelopen jaren in staat gesteld om op redelijk objectieve wijze de groei van de gemeente te vertalen in de groei van de ambtelijke organisatie. • Door deze evenredige groei kan de organisatie bij toenemende taken als gevolg van de groei, de gemeentebrede dienstverlening blijven borgen. • Het mechanisme zorgt voor een jaarlijkse geleidelijke en redelijk stabiele groei van de ambtelijke organisatie. Dit in plaats van periodieke groeistuipen. Dit is overigens niet altijd te voorkomen.

Het uitvlakken van uitschieters kan verder worden voorkomen door met gemiddelden te werken. • De meerjarige afspraak geeft rust in de ambtelijke organisatie, terwijl het budgetrecht bij de raad blijft. • Het groeimechanisme is evenredig gekoppeld aan de groei van de gemeente. Bij stagnatie van de groei van de gemeente Zuidplas, heeft dit gevolgen voor de omvang van het budget van het groeimechanisme. Dit wordt ervaren als een ‘eerlijke deal’. • Het groeimechanisme leidt soms tot de veronderstelling dat het groeimechanisme voorziet in de totale groei van de organisatie. Dit is niet het geval. Het ziet toe op het faciliteren van de groei van de gemeente in omvang en vermeerdering van uitvoerende taken als gevolg van groei. Het voorziet niet in extra taken als gevolg van wettelijke taken en nieuw beleid.

Pagina 3 van 5

onderwerp memo

•

registratienummer A25.002104

Bovenstaande leidt tenslotte tot de algemene conclusie dat het groeimechanisme voldoet aan de beoogde doelen en dat het groeimechanisme nog steeds een effectief instrument is om de groei van de gemeente te vertalen in een passende groei van de organisatie.

7. Wat zijn de aanbevelingen? • Het groeimechanisme is een goed werkend instrument en nog steeds passend bij de groei van de gemeente Zuidplas. Het continueren van de toepassing van het systeem heeft de voorkeur van het college. • Om de groei te stabiliseren wordt voorgesteld om met 3-jaarsgemiddelden te gaan werken. Dit betekent dat het saldo van de het huidige jaar en twee voorafgaande jaren tot een gemiddeld worden berekend. Dit leidt tot het verder uitvlakken van uitschieters. Deze nieuwe berekeningsmethode wordt aan u voorgelegd in de aanvraag van het groeimechanisme 2026 bij de behandeling van de meicirculaire. • Gezien de verdere groei is het aan te bevelen deze evaluatie in de periode 2028-2029 ter herhalen

Bijlage 1 Opbouw van groeimechanisme

Pagina 4 van 5

onderwerp memo

registratienummer A25.002104

We berekenen het groeimechanisme in een paar stappen. Stap 1. Het verzamelen van gegevens (sleutels) We starten met het verzamelen van cijfers van twee onderdelen. Deze onderdelen noemen we sleutels3: • Het aantal inwoners • Het aantal vierkante meters gemeentelijk beheerd gebied Van elk van deze sleutels maken we een prognose voor het volgende jaar. Voor de prognose van het aantal inwoners maken we gebruik van de woningbouwplannen. Bijvoorbeeld: 300 nieuwe woningen * 2,48 inwoners per woning = 744 inwoners. Bij de berekening in het huidige jaar nemen we ook het vorige jaar in ogenschouw om tot een zo reëel mogelijke raming te komen. Het aantal vierkante meters gemeentelijk beheerd gebied groeit meestal door nieuwe woonwijken en is daarmee vrij concreet te bepalen. Stap 2. Groei per sleutel De groei van beide sleutels wordt vervolgens vertaald in een percentage. In de memo wordt voorgesteld een 3-jaarsgemiddelde toe te passen. Dat wordt in deze fase toegevoegd. • Aantal inwoners: + 2,1%. Dit is het gemiddelde van de inwonertoename van 2023, 2024 en 2025; respectievelijk 2,6%, 1,8% en 1,9% • Areaal openbare ruimte: +3,2%. Dit is het gemiddelde van de areaaltoename van 2023, 2024 en 2025, namelijk respectievelijk 3,9%, 4,2% en 1,7%. Stap 3. Het percentage toepassen op de salarisbegroting Het bij stap twee berekende percentage wordt toegepast op de personeelsbegroting.

Omdat niet alle salariskosten direct betrekking hebben op de inwonersaantallen, wordt hier een percentage van 60% toegepast. De salarisbegroting van 2026 betreft € 23.324.000. Dit zijn de salarissen van het ambtelijk apparaat minus buitendienst en minus college, raad, griffie en secretaris. Voor de uitbreiding van het door de gemeente beheerde areaal wordt de groei toegepast op de salarisbegroting van de buitendienst. Omdat hier sprake is van een direct verband worden de kosten 100% doorberekend. De salarisbegroting voor buitendienst van 2026 betreft € 2.209.000. Berekening • Sleutel 1 De groei van 2,1% maal € 23.324.000 maal * 60% = € 294.000 toevoeging aan het groeimechanisme • Sleutel 2 De groei van 3,2% maal de salarisbegroting van de buitendienst van € 2.209.000 maal 100% = € 71.000 toevoeging aan het groeimechanisme • Dit brengt de totale groei van het groeimechanisme op € 365.000

3

Voorheen was er nog een 3e sleutel; namelijk het aantal cliënten voor Jeugdhulp en Wmo. Na de overgang van deze doelgroep naar Stichting Zo! is de 3e sleutel komen te vervallen.

Pagina 5 van 5