Bijlage 6 Aanbiedingsbrief rapport onderzoek naar Algoritmes van de Groene Hart E24.001747

Aan: de leden van de raad van de gemeente Zuidplas

Contactpersoon

Telefoon

Datum

Drs. J.H. van Oort

06-43586022

15 maart 2024

Onderwerp Aanbieding rapport onderzoek naar Algoritmes van de Groene Hart Geachte raadsleden, Zoals u weet heeft de Groene Hart Rekenkamer de afgelopen periode in de vier aan de Groene Hart Rekenkamer deelnemende gemeenten onderzoek laten doen door onderzoeksbureau Technopolis naar het gebruik van algoritmes. Voor elk van de vier gemeenten een eigen onderzoek. Bijgevoegd treft u het rapport van bevindingen voor uw gemeente. Algoritmes worden in de samenleving steeds vaker toegepast. Ook binnen de overheid – waaronder uw gemeente – worden de voordelen van de extra toepassingsmogelijkheden en efficiëntieslagen die algoritmes kunnen bieden herkend en toegepast. Dat gaat vaak goed, maar het kan ook uit de hand lopen. Dat is bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, op Rijksniveau gebleken uit de Toeslagenaffaire. Doel van het onderzoek Het onderzoek had als doel om in kaart te brengen hoe geïnformeerd de vier GHR-gemeenten zijn over hun inzet van algoritmes en in hoeverre er sprake is van bewust toezicht op de algoritmes door de gemeenten. Voor het onderzoek zijn de volgende hoofdonderzoeksvragen opgesteld: 1. In welke mate heeft de gemeente in beeld op welke plekken ze algoritmes inzet? 2. In hoeverre maakt de gemeente geïnformeerde besluiten over de inzet van algoritmes? 3. In hoeverre is de gemeente geïnformeerd tijdens het gebruik van de algoritmes? 4.

In hoeverre is er sprake van toezicht op de algoritmes door de gemeente? Van definitie en bevindingen naar conclusies en aanbevelingen In het rapport van bevindingen leest u hoe wij algoritmes in dit onderzoek precies definiëren en hoe bovenstaande vragen zijn omgezet in een normenkader. Ook leest u daar de bevindingen van de onderzoekers. Wij hebben de ambtelijke organisatie van uw gemeente de gelegenheid gegeven op dit rapport van bevindingen te reageren. Van die mogelijkheid is gebruik gemaakt. De onderzoekers hebben alle op- en aanmerkingen verwerkt; ofwel door ze helemaal of deels over te nemen, ofwel door ze gemotiveerd af te wijzen. Op basis van het rapport van bevindingen voor uw gemeente hebben wij conclusies getrokken en aanbevelingen geformuleerd. Er zijn enkele conclusies die wij alleen voor uw gemeente hebben getrokken, er is een reeks conclusies die voor alle vier de gemeenten gelden en wij hebben specifieke aanbevelingen voor uw gemeente.

Conclusies voor de gemeente Zuidplas Bewustzijn over algoritmes De gemeente Zuidplas heeft nog onvoldoende in beeld waar ze algoritmes inzet, maar wil hier aandacht aan besteden in een plan van aanpak over meer datagedreven werken. Op afdelingsniveau weet de gemeente waarvoor algoritmes worden ingezet, maar overkoepelend is hier geen goed zicht op. Een goed beeld of visie waarom algoritmes worden ingezet ontbreekt vooralsnog bij de gemeente Zuidplas. Overigens is de gemeente Zuidplas vooralsnog terughoudend in het gebruik van algoritmes, al zien zowel raad als college graag dat er meer innovatie en datasturing binnen de gemeente komt. De Groene Hart Rekenkamer concludeert daarom dat het algoritmebewustzijn verbetering behoeft in de gemeente Zuidplas. Besluitvorming over algoritmes Momenteel neemt de gemeente nog onvoldoende geïnformeerde besluiten over de inzet van algoritmes en worden ethische overwegingen onvoldoende meegewogen. Impliciete aannames achter algoritmes en gebruikte data zijn onvoldoende bekend en dat geldt ook voor de implicaties van de inzet van de algoritmes voor uitvoeringspraktijk. De gemeente Zuidplas wil graag meer datagedreven gaan werken en is daarom voornemens een informatiebeleidsplan op te stellen waarin geïnfomeerde besluitvorming, ethische overwegingen, bewustwording van impliciete aannames en implicaties van algoritmes een plek krijgen.

De Groene Hart Rekenkamer concludeert dat als Zuidplas deze onderwerpen daadwerkelijk in een plan opneemt, een grote stap gezet gaat worden richting meer datamaturiteit. Toezicht op algoritmes De gemeente Zuidplas houdt op dit moment nog geen goed toezicht op het gebruik van algoritmes en is ook nog niet goed in staat om zo nodig doelbewust op de werking van algoritmes in te grijpen. Voor de toekomst erkent de gemeente Zuidplas dit en ziet zij daar ook het belang van in. De Groene Hart Rekenkamer concludeert dat erkenning van tekortkomingen belangrijk zijn om het toezicht in de toekomst te kunnen verbeteren. Bij alle drie de onderwerpen bewustzijn over algoritmes, besluitvorming over algoritmes en toezicht op algoritmes zijn de rollen van gemeenteraad en college onvoldoende. De gemeenteraad heeft nauwelijks oog voor het onderwerp en het ontbreekt dan ook aan door de raad gestelde kaders en vanzelfsprekend daaruit volgend ook op de controle daarop. Het college heeft onvoldoende zicht welke applicaties worden aangeschaft, op welke wijze die applicaties data verwerken en waarom er wel of geen DPIA nodig is.

Aanbevelingen voor de gemeente Zuidplas  Neem algoritmes en de aanbevelingen van dit onderzoek mee in het plan van aanpak om naar een hogere digitale volwassenheid te komen: de gemeente Zuidplas heeft de ambitie om meer datagedreven te gaan werken en is bezig daarvoor een plan van aanpak op te stellen. Data en algoritmen zijn nauw met elkaar verweven: meer datagedreven werken zal op termijn ook leiden tot meer inkoop en gebruik van algoritmes. Het is daarom belangrijk om in dit plan van aanpak al na te denken hoe de gemeente verantwoord om wil gaan met algoritmen, zowel in de inkoop als in gebruik – daarbij spelen aspecten als datakwaliteit en toezicht een belangrijke rol.  Zorg voor een bredere kennis en bewustzijn over kansen, risico’s en verantwoorde wijze van werken met data en algoritmes binnen de organisatie: niet iedereen in de gemeente hoeft alles te weten over data, data-analyses en algoritmes, maar meer bewustzijn binnen de organisatie is belangrijk voor een verdere verantwoorde digitale volwassenheid van de organisatie. De ambities zijn hoog en in sommige interviews geven ambtenaren een duidelijke visie op de benodigde digitale transformatie







van de gemeente, maar dat vraagt ook om verdere kennisdeling en bewustmaking binnen de organisatie over de kansen, risico’s en het verantwoord werken met data en algoritmes. Ook nu is die bewustwording ten aanzien van algoritmes al gewenst. Verbeter procedures om de kwaliteit van data voor en informatie uit algoritmes te borgen: er is geen duidelijk proces of afspraken om uitkomsten uit analyses en algoritmes te controleren of te challengen (ligt de uitkomst in de lijn der verwachting en is het in overeenstemming met andere informatie?). De gemeente vertrouwt erop dat ambtenaren uitkomsten checken, maar het is onduidelijk of dat dat in alle gevallen ook daadwerkelijk gebeurt. Dit is wel belangrijk om fouten tijdig te ontdekken en te voorkomen dat de gemeente besluiten op basis van verkeerde of bevooroordeelde informatie neemt. Stel als gemeenteraad op voorstel van het college jaar jaarlijks de kaders vast waarbinnen de gemeente kan werken met algoritmes en data en toets hierop, bijvoorbeeld door u door het college in individuele gevallen te laten informeren op welke wijze algoritmes en data worden toegepast. Ook zou u bijvoorbeeld jaarlijks de adviezen van een FG en/of CIO kunnen bespreken.

Vraag het college actiever zicht te geven op algoritmes binnen de organisatie en deze informatie aan uw raad te verstrekken: vraag bijvoorbeeld expliciet te maken waarom een bepaalde applicatie is aangeschaft, via welke stappen deze de data verwerkt, en waarom er wel of niet een DPIA uitgevoerd zal worden. En verzoek het college gemeentebreed aan te geven in welke mate algoritmes en datagebruik volgens de alsdan door de gemeenteraad vastgestelde richtlijnen worden ingezet en toegepast.

Vervolg De Groene Hart Rekenkamer is van mening dat met het opleveren van de rapportage en deze oplegnotitie het vervolg nu aan de politiek is. De Groene Hart Rekenkamer adviseert de gemeenteraden om het rapport inclusief de aanbevelingen te agenderen in de raad(scommissie) en de conclusies en aanbevelingen door middel van een raadsbesluit te bekrachtigen. We beseffen uiteraard dat het niet aan de Groene Hart Rekenkamer, maar aan de gemeenteraad zelf is om al dan niet over te gaan tot agendering van het onderzoeksrapport en het nemen van besluiten. Ons advies is daarbij om de aanbevelingen op te nemen in een raadsbesluit. Desgewenst zijn wij van harte bereid om met de griffie te kijken naar een goede formulering in het raadsvoorstel. Graag geven wij een toelichting aan de gemeenteraad of commissie. De onderzoekers zullen daarbij aanwezig zijn en al uw vragen zo goed mogelijk beantwoorden. Wij verzoeken de griffie de datum van behandeling in de commissie of raad te melden aan de secretaris van de Rekenkamer. Wij hopen u op deze manier voldoende te hebben geïnformeerd en u met het bijgevoegde rapport en het gemeenschappelijk rapport voor de vier gemeenten met de usecases, te helpen in uw beeldvorming over dit belangrijke onderwerp.

Als u nog vragen of opmerkingen heeft dan vernemen wij die uiteraard graag.

Met vriendelijke groet, De Groene Hart Rekenkamer, Dhr. drs. B. Steur, voorzitter Dhr. M. Ter Hoeve MSc, lid Dhr. drs. J.H. van Oort, lid

Bijlagen: - Rapport van bevindingen - Bestuurlijke reactie College op de conclusies en aanbevelingen - Reactie Groene Hart Rekenkamer op bestuurlijke reactie - Het gemeenschappelijke rapport voor de vier GHR-gemeenten met daarin acht usecases, twee per gemeente. - Adviezen en tips voor alle vier de GHR gemeenten