Bijlage 5 Kader Participatie A21.000693

Kader Participatie Zuidplas

Inhoud

2

Voorwoord

3

1. Inleiding 1.1 Wat is participatie? 1.2 Wat willen we bereiken met participatie?

4 5 6

2. Participatie met inwoners 2.1 Visie tot 2025 2.2 Fysieke participatie 2.3 Digitale participatie 2.4 Ondersteunen bij initiatieven

7 7 8 8 9

3. Afwegingskader participatie 3.1 Rol bestuur (raad en college) 3.2 Vragen afwegingskader en participatieladder

10 11 12

4. Spelregels participatie

17

5. Rol en positie raad in participatie 5.1 Quick Scan Lokale Democratie 5.2 Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie 5.3 Digitaal Inwonerspanel

19 19 21 22

6. Ambities Zuidplas 6.1 Meer en beter informeren 6.2 Meer en beter luisteren 6.3 Meer en beter meedoen en meepraten 6.4 Meer en beter ondersteunen bij initiatieven

25 25 26 27 28

7. Praktijkvoorbeelden

30

8. Toolbox 8.1 Digitale instrumenten: bestaand 8.2 Digitale instrumenten: nieuw 8.3 Fysieke / offline instrumenten: bestaand 8.4 Fysieke / offline instrumenten: nieuw 8.5 Toolbox: overzicht methoden en instrumenten

35 35 37 38 42 45

9. Participatie door initiatiefnemers 9.1 Omgevingswet 9.2 Verschillende rollen tijdens het participatieproces 9.3 Beoordeling bij de verschillende instrumenten 9.4 Participatie bij ruimtelijke initiatieven 9.5 Resultaten participatie Omgevingswet 9.6 Begrippen

47 47 48 49 49 50 51

10. Capaciteit en middelen 10.1 Scenario: behoud en beheer

52 52

Bijlagen 1. Onderzoek digitaal inwonerspanel 2. Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie 3. Checklist Afwegingskader Participatie 4. Stappenplan en spelregels participatie door initiatiefnemer

53

Kader Participatie Zuidplas

Voorwoord Samen bouwen we verder aan Zuidplas! Dat we verder bouwen behoeft geen enkele toelichting: onze gemeente is rijk aan ambities, plannen en (maatschappelijke) initiatieven. Tegelijk maakt de titel van het collegeprogramma voor de periode 2018 - 2022 duidelijk dat verder bouwen niet alleen kan. Verder bouwen vraagt om samenwerking tussen inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, ons als gemeente en medeoverheden. In die samenwerking hebben we de afgelopen jaren al mooie stappen gezet: de dialoog met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties is niet meer weg te denken. Mooie voorbeelden daarvan zijn (onder meer) de programma’s “Duurzaamheid en klimaatadaptatie” en “Invoering Omgevingswet”. Ook bij de uitvoering van het beleid merken we dat plannen beter worden door de inbreng van inwoners en andere belanghebbenden. De manier waarop participatie vorm krijgt is voortdurend in beweging. Om inwoners op een aansprekende manier te informeren en mee te nemen in het plan, maken we bij herinrichting van de openbare ruimte bijvoorbeeld steeds meer gebruik van animaties en 3D-tekeningen. De herontwikkeling van de schoollocaties in Moerkapelle is ook noemenswaardig: daar startten we de dialoog met inwoners met een blanco vel papier.

Bovendien hebben we het afgelopen jaar - ingegeven door de beperkingen die corona met zich meebracht voor participatie versneld de stap gezet naar digitale vormen van participatie. Heel concreet biedt www.maakzuidplas.nl inwoners kansen om mee te denken en mee te doen.

3

In dit kader participatie beschrijven we het goede dat er is. Tegelijk zien we - zoals dat altijd het geval zal zijn - aandachtspunten en kansen. In dit kader participatie beschrijven we onze ambities en concrete plannen daarvoor.

Eén van de ambities is dat we de “black box” van besluitvormingsprocessen transparanter willen maken. In de gesprekken met inwoners ervaren we de behoefte aan goede uitleg over de afwegingen die ten grondslag liggen aan onze keuzes en de manier waarop we hun inbreng daarbij hebben meegewogen. Eén van de uitdagingen is dat er - vooral ook met het oog op de invoering van de Omgevingswet - meer wordt verwacht van initiatiefnemers als het gaat om de participatie van belanghebbenden. Met dit kader geven we hen concrete handvatten voor die participatie. Voor alle ambities en uitdagingen geldt dat we vooral op zoek zijn naar dialoog. Dialoog komt niet van de grond wanneer belanghebbenden vooral “zenden” en de initiatiefnemer - of dat nu de gemeente is of iemand anders - slechts “ontvangt”. Daarom hebben we in de uitwerking van onze ambities met name ook inzet op (nieuwe) instrumenten en methoden die de dialoog op gang brengen en verdiepen. Het is onze stellige hoop en verwachting dat we met de ambitie en de concrete uitwerking daarvan in methoden en instrumenten mooie stappen kunnen zetten in de samenwerking tussen en met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. SAMEN bouwen we verder aan Zuidplas!

Jan Willem Schuurman Wethouder Inwonersen ondernemersparticipatie

Hoofdstuk 1 Inleiding

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 1

Inleiding Het huidige beleidskader Participatie dateert van 2012. Tijdens de behandeling van de programmabegroting najaar 2019 is een motie Participatie aangenomen. Daarin wordt gevraagd een nieuw Kader Participatie op te stellen. Het beoogde doel van een nieuw Kader Participatie is een breed gedragen visie op (digitale) participatie in de gemeente Zuidplas, met een duidelijk afwegingskader, spelregels en toolbox (methoden en instrumenten). Dit maakt de verwachtingen over participatie bij de start helder richting inwoners, belanghebbenden en raad.

4

Het Kader Participatie is bedoeld voor zowel projectleiders, beleids- en communicatieadviseurs die met participatie te maken hebben als inwoners en raadsleden die in dit document kunnen lezen hoe de gemeente met participatie omgaat. Belangrijke aspecten van participatie voor Zuidplas zijn luisteren, ideeën en meningen ophalen, dialoog, wederzijds begrip en samen doen. De participatie zoals beschreven in dit kader is niet verplicht, maar aanvullend op bestaande formele inspraakvormen.

wijzigingen zijn de verbreding van de inspraakverordening naar een participatieverordening en het wettelijk vastleggen van het uitdagingsrecht (Right to Challenge). Met het uitdaagrecht kunnen inwoners hun gemeente verzoeken om de uitvoering van een taak van de gemeente over te nemen, al dan niet met bijhorend budget, omdat zij denken deze taak beter of goedkoper te kunnen uitvoeren. In dit Kader Participatie wordt dit uitdaagrecht wel benoemd, maar voor Zuidplas op een later moment uitgewerkt.

Dit Kader Participatie bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Participatie met inwoners 2. De rol van het bestuur (raad / college) in participatie 3. Participatie door initiatiefnemers

De volgende stappen zijn gezet op weg naar dit Kader Participatie: 1. Ophalen van kennis in de organisatie bij collega’s (via klankbordgroep en breder) 2. Ophalen van informatie en voorbeelden van participatiekaders en participatienota’s bij enkele omringende gemeenten in de regio

Dit jaar wordt ook de wet ‘Versterking participatie op decentraal niveau” ingevoerd. In deze wet is een aantal bepalingen over participatie opgenomen. De voornaamste

Hoofdstuk 1 Inleiding

3. Ophalen van informatie en actuele kennis over (digitale) participatie bij provincie Zuid-Holland 4. Ophalen van input uit de raad (o.a. verbeteracties Quick Scan Lokale Democratie, via de raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie) 5. Ophalen van ideeën en meningen van het digitaal inwonerspanel (onderzoek) 6. Uitgangspunten voor participatie in het fysieke domein in het kader van de Omgevingswet Leeswijzer Allereerst wordt in hoofdstuk 2 beschreven welke visie de gemeente Zuidplas heeft op het gebied van (digitale) participatie met inwoners en belanghebbenden (ondernemers en maatschappelijke instellingen). Een afwegingskader en spelregels voor participatie komen in hoofdstuk 3 en 4 aan de orde. De rol en positie van het bestuur en in het bijzonder de raad in participatie wordt beschreven in hoofdstuk 2 en 5. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de resultaten en verbeteracties uit de Quick Scan Lokale Democratie (bijlage 2). De ambities die Zuidplas heeft met participatie worden beschreven in hoofdstuk 6, waarna enkele praktijkvoorbeelden van participatie worden benoemd in hoofdstuk 7. De toolbox, het overzicht van bestaande en nieuwe methoden en instrumenten voor digitale en fysieke (offline) participatie, komt in hoofdstuk 8 aan de orde.

Daarnaast wordt in hoofdstuk 9 de participatie beschreven die initiatiefnemers moeten doorlopen als zij op het gebied van de fysieke leefomgeving een plan of project indienen. Dit wordt voorgeschreven in de Omgevingswet. De Omgevingswet regelt wanneer een initiatiefnemer uit de samenleving participatie organiseert, maar laat de invulling verder helemaal vrij. Tenslotte staan in hoofdstuk 10 drie scenario’s, waarin de 5

Kader Participatie Zuidplas

benodigde capaciteit en middelen zijn beschreven en die bepalend zijn voor het te kiezen ambitieniveau. 1.1

Wat is participatie? Participatie is belanghebbenden tijdig betrekken bij een plan of project. Belanghebbenden kunnen inwoners, vertegenwoordigers van bedrijven en professionals van maatschappelijke organisaties zijn. In dit Kader Participatie gebruiken we het woord ‘inwoners’, waarmee ook andere belanghebbenden en initiatiefnemers worden bedoeld.

Door participatie kunnen goede ideeën van inwoners op tafel komen, waardoor de kwaliteit van het plan of project beter wordt. Participatie kan ook leiden tot meer steun (draagvlak) voor het beleid, plan of project, juist omdat goed wordt geluisterd naar inwoners. Participatie moet dus vroeg in het proces plaatsvinden, op het moment dat er nog iets te kiezen is en meningen of ideeën er nog toe doen. Dit wil overigens niet altijd zeggen dat alle ingebrachte meningen en ideeën overgenomen worden. Dat hangt af van de mate van invloed die inwoners en belanghebbenden in het proces hebben. Het afwegingskader participatie biedt daar meer duidelijkheid over (hoofdstuk 3). Participatie vindt plaats op initiatief van de gemeente of op initiatief vanuit de samenleving (bijvoorbeeld door inwoners, ondernemers, projectontwikkelaars, bouwbedrijven). De gemeente kan ook samen met initiatiefnemers een plan of project ontwikkelen. Soms komt het initiatief uit de samenleving, maar is er (enige) ondersteuning vanuit de gemeente nodig.

Hoofdstuk 1 Inleiding

Naast diverse vormen van (digitale) participatie, zoals meedenksessies, informatieavonden, digitale sessies / webinars en het digitale participatieplatform www.maakzuidplas.nl, blijven ook formele inspraakmogelijkheden bestaan. Denk daarbij aan het indienen van zienswijzen of het maken van bezwaar en beroep. Deze formele vormen van inspraak vinden pas aan het einde van een traject plaats. Door participatie met inwoners en andere belanghebbenden in het traject te organiseren kan dit bijdragen aan kwalitatief betere en snellere besluitvorming. De kans is aanwezig dat er achteraf minder bezwaar- en beroepsprocedures zijn. Toch blijven sommige belangentegenstellingen wel bestaan, ook met een goed participatietraject. 1.2 Wat willen we bereiken met participatie? Er zijn meerdere doelen van participatie bij de vorming en uitvoering van beleid, plannen en projecten. Die komen overeen met wat we willen bereiken met participatie: 1. Vergroten van steun (draagvlak) voor een plan of project 2. Verhogen van de kwaliteit van een plan of project 3. Inwoners activeren 4. Meningen / ideeën ophalen, luisteren, dialoog Uitgaande van deze doelen heeft het organiseren van participatie de volgende voordelen: 1. Meer steun (draagvlak) voor het plan of project vanuit de samenleving 2. Een kwalitatief beter plan of project 3. Kwalitatief betere en snellere besluitvorming 4.

Mogelijk minder bezwaar- en beroepsprocedures achteraf 6

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 2 Participatie met inwoners

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 2

Participatie met inwoners 2.1 Visie tot 2025 Participatie kan op verschillende manieren worden ingezet: fysiek, digitaal of een combinatie van beide. Traditioneel worden fysieke middelen gebruikt om met inwoners in gesprek te gaan: informatieavonden, meedenksessies, inloopavonden, debatten en andere vormen van dialoog. Het afgelopen jaar heeft digitale (online) participatie - mede door corona - een enorme vlucht genomen in de gemeente Zuidplas, waardoor het een onmisbaar instrument is geworden. Ook de komende jaren wordt hiermee geëxperimenteerd en in geïnvesteerd. De visie van de gemeente Zuidplas gaat uit van een versterking van digitale participatie. Ook wil de gemeente door een mix van methoden en instrumenten zoveel mogelijk inwoners op verschillende manieren laten meedoen en meepraten. De ontwikkelingen gaan snel op dit gebied: in 2025 vindt om die reden een evaluatie en herijking van deze visie plaats om de nieuwste inzichten en ontwikkelingen mee te kunnen nemen. Vooraf duidelijkheid bieden Voordat participatie start moet een aantal zaken helder zijn. Luisteren en het gesprek aangaan met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties zijn voor de gemeente Zuidplas belangrijke uitgangspunten bij participatie. De ervaring leert dat mensen zich gehoord willen voelen en daar moet ruimte voor zijn in het traject.

Duidelijk aangeven welke invloed inwoners in de participatie hebben draagt bij aan het onderlinge vertrouwen: vooraf 7

moet duidelijk zijn wie mee kan doen in de participatie, hoe zwaar de input meetelt, of deze doorslaggevend is of meeweegt in het gehele proces. Dit hangt af van de mate van invloed die inwoners kunnen hebben in het proces: dat volgt uit de participatieladder, waarop de verschillende vormen (‘treden’) van participatie staan (van raadplegen, adviseren, tot coproduceren, meebeslissen en zelfbestuur). Hoe hoger op de participatieladder, hoe meer het bestuur (raad en college) de uitkomsten moet opvolgen (zie hoofdstuk 3). Belangenafweging en terugkoppeling Als dit allemaal voor de start van de participatie bekend is, is voor inwoners ook duidelijk hoe belangen tijdens het traject worden afgewogen. Aan inwoners moet bovendien worden teruggekoppeld wat met de input is gedaan en tot welk besluit is gekomen. Het kan zijn dat het bestuur (raad en college) voor een andere richting kiest dan door inwoners is ingebracht. Het bestuur weegt namelijk het algemene belang tegen het individuele belang af. De uitkomst of het besluit kan dan tot teleurstelling en onvrede leiden bij inwoners. Het betekent echter niet dat het participatietraject niet goed is geweest als het bestuur uiteindelijk voor een andere richting kiest. Dit kan geen verrassing zijn als vooraf duidelijke kaders zijn gesteld door het bestuur en de verwachtingen dus ook vooraf helder zijn.

Het bieden van duidelijkheid gebeurt door het afwegingskader participatie (hoofdstuk 3) voor de start van een traject in te vullen en door het toepassen van de spelregels (hoofdstuk 4). Dit is ook in lijn

Hoofdstuk 2 Participatie met inwoners

een centrale online plek informatie vinden over de status van (bouw) projecten en werkzaamheden binnen het eigen dorp. Ook kunnen zij op projecten waar participatie mogelijk is hun mening geven, een idee aandragen of een stem uitbrengen. Dit platform wordt langzaam aangevuld met andere projecten, ook op het gebied van het sociaal domein. Tijdens de pilotfase van een jaar wordt het platform telkens verbeterd, aangepast en geactualiseerd. Daarbij wordt ook de input van inwoners meegenomen. In hoofdstuk 8 Toolbox wordt dieper ingegaan op dit platform en andere vormen van digitale participatie. 2.4 Ondersteunen bij initiatieven Met de komst van de Omgevingswet is er ook een mogelijkheid voor inwoners om zelf initiatieven en ideeën in te dienen, zowel voor de fysieke leefomgeving als het sociaal domein. Daarvoor zijn participatierichtlijnen opgesteld (zie bijlage 4, Stappenplan en spelregels). Inwoners weten zo waar ze aan moeten voldoen als ze een bepaald initiatief of idee willen voorstellen en bespreken met omwonenden, voordat ze dit bij de gemeente indienen. Dit geldt niet alleen voor initiatieven die vallen onder de fysieke leefomgeving; het kan ook gaan om sociaal-maatschappelijke initiatieven. De gemeente hecht er belang aan dat er voor alle initiatieven participatie plaatsvindt.

Het instellen van een centraal contactpersoon bij de gemeente voor deze initiatieven is in onderzoek. In hoofdstuk 9 Participatie door initiatiefnemers zal verder worden ingegaan op participatie onder de nieuwe Omgevingswet.

9

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 3 Afwegingskader participatie

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 3

Afwegingskader participatie Vooraf moet duidelijk zijn hoe participatie vorm krijgt en welke mate van invloed inwoners hebben. Door antwoord te geven op de vragen in het afwegingskader, wordt bepaald of en hoe participatie bij een plan of project plaatsvindt. Eerst ligt de vraag voor of het onderwerp zich leent voor participatie en of aan de noodzakelijke randvoorwaarden is voldaan. Zo niet, dan is het verstandig om in dat specifieke geval van participatie af te zien. Zo ja, dan komen de vervolgvragen aan bod: met welk doel vindt participatie plaats, in welk stadium van het plan of project, voor welke inwoners en belanghebbenden, welke invloed is mogelijk en op welke manier participeren we? Als participatie niet juist wordt ingezet of slecht wordt uitgevoerd, werkt het contraproductief. Participatie kan dan ook tot negatieve effecten leiden: inwoners raken gefrustreerd, omdat ze te weinig resultaat zien van hun inbreng of ze het gevoel hebben dat er niet naar hen wordt geluisterd of dat ze niet worden gehoord. Ook kan participatie’moeheid’ optreden, wanneer inwoners te vaak worden opgeroepen om actief te zijn en mee te praten. Duidelijke keuzes maken bij het inzetten van participatie bij plannen en projecten is dus raadzaam.

Voordat een plan of project start, wordt de Checklist Afwegingskader Participatie (hierna afwegingskader) ingevuld door de inhoudelijk betrokken projectleider of beleidsadviseur in samenwerking met de communicatieadviseur (bijlage 3). Dit om duidelijke verwachtingen te scheppen richting inwoners, 10

belanghebbenden en raadsleden over de participatie. Ook wordt dan duidelijk wat de rol van de raad in de participatie is. Een ingevuld afwegingskader wordt gevoegd bij de nota van uitgangspunten of de startnotitie (een nieuw te ontwikkelen instrument), dat nu (meestal) het begin van een plan of project is. Het college stelt dit vast en stuurt alle documenten naar de raad. Ook als er geen nota van uitgangspunten of startnotitie is, wordt het afwegingskader ingevuld. Tijdens de participatie kunnen veranderingen plaatsvinden: denk bijvoorbeeld aan nieuwe actie- of belangengroepen, het aandienen van andere alternatieven en uitgangspunten of juist het ontstaan van vertraging in het proces. Dan is het noodzakelijk het afwegingskader ook aan te passen en opnieuw tegen het licht te houden, waarmee het een dynamisch document is. Daarnaast geldt ook een aantal spelregels in de participatie (hoofdstuk 4, Spelregels).

Hoofdstuk 3 Afwegingskader participatie

3.2 Vragen afwegingskader en participatieladder Aan de hand van deze vragen wordt bepaald of en hoe participatie plaatsvindt bij plannen en projecten: 1. Leent het plan of project zich voor participatie? 2. Wordt aan de noodzakelijke randvoorwaarden voldaan? 3. Waarom participatie? (doel) 4. Wanneer? (in welke beleidsfasen) 5. Welke invloed hebben inwoners? (participatieladder) 6. Wie? (voor welke inwoners) 7. Hoe lang? (duur van het traject) 8. Hoe? (keuze van methoden en instrumenten)

en beheer openbare ruimte, bouwen, verkeer, landschap en milieu) zijn het meest geschikt. Ook de ontwikkeling van brede beleidsvisies, plannen of toekomstscenario’s, zijn geschikt voor participatie. Denk bijvoorbeeld aan de omgevingsvisie, energietransitie, duurzaamheid & klimaatadaptatie en ontwikkelingen in het middengebied. Bij sociale en maatschappelijke onderwerpen (bijvoorbeeld kunst en cultuur, sport, recreatie, subsidiebeleid, emancipatie, ouderen- en jongerenbeleid) is ook een wettelijke rol weggelegd voor adviesraden.

Als het antwoord op de eerste 2 vragen negatief is, dan komt participatie voor het specifieke plan of project niet in aanmerking. Wel moeten inwoners in dat geval op de hoogte blijven van wat er speelt, nu en in de toekomst. Dit kan door hen goed te informeren via allerlei kanalen.

2. Wordt aan de noodzakelijke randvoorwaarden voldaan? a. Participatie neemt, zeker in het voortraject van beleidsvorming, tijd in beslag. Is die tijd ook beschikbaar om inwoners mee te laten denken in het traject? b. College en raad moeten zich committeren. Dit betekent dat ze het noodzakelijke budget beschikbaar stellen en waar nodig actief optreden tijdens het proces. Daarnaast moeten ze vooraf aangeven in welke mate ze de resultaten in de besluitvorming mee laten wegen en moeten ze inwoners informeren over de manier waarop dat is gebeurd. Hoe hoger op de participatieladder (coproduceren, meebeslissen, zelfbestuur) hoe meer het bestuur zich moet houden aan de uitkomst van de participatie. Dit kan ook tot gevolg hebben dat het budget voor de uitvoering van het plan of project moet worden verhoogd (zie punt 5). c. Het organiseren en begeleiden van participatie is arbeidsintensief. Er moet voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar zijn: vanuit de betreffende beleidsafdeling(en), vanuit secretariaat en/of griffie,

1. Leent het plan of project zich voor participatie? In de volgende gevallen is een plan of project geschikt voor participatie: a. Er is nog voldoende ruimte voor keuzen en alternatieven. Inwoners moeten kunnen kiezen of hun mening kunnen geven. Als er geen ruimte is voor verschillende alternatieven of (kleine) aanpassingen, is participatie bij dit onderwerp niet mogelijk en is informeren voldoende. Redenen voor het ontbreken van keuzen of alternatieven zijn: wet- en regelgeving van hogere overheden, eerder beleid of financiële beperkingen. b. Het plan of project heeft een kleine tot grote impact op de omgeving en omwonenden. Ruimtelijke thema’s (ruimtelijke ordening, inrichting 12

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 3 Afwegingskader participatie

en vanuit de afdeling communicatie. Ook moet budget voor het aantrekken van externe deskundigheid en voor inzet van middelen (bijvoorbeeld voor technische ondersteuning bij webinars, procesbegeleiding en publicatie) beschikbaar zijn. Samenvattend moet er tijd en budget beschikbaar zijn om: 1. De inwoners (lokaal, regionaal) op de hoogte te houden van het plan of project. Zeker als het gaat om het vergroten van steun vanuit de samenleving, is het nodig dat inwoners de status van een plan of project kennen. 2. Inwoners na afloop te informeren over wat er met hun inbreng in de besluitvorming of uitvoering is gedaan. Terugkoppeling van de resultaten door het bestuur naar inwoners is van het grootste belang voor het krijgen en behouden van steun (draagvlak). 3. Het bestuur en de ambtelijke organisatie gedurende de participatie regelmatig te informeren. 4. Het plan of project aangepast te kunnen uitvoeren met het daarvoor benodigde budget (als dit het resultaat is van de participatie). 3. Waarom participatie? (doel) Participatie bij vorming en uitvoering van beleid, plannen en projecten kan meerdere doelen hebben: 1. Vergroten van steun voor een plan of project (draagvlak) 2. Verhogen van de kwaliteit van een plan of project 3. Inwoners activeren 4.

Meningen / ideeën ophalen, luisteren, dialoog AIs het vergroten van steun vanuit de samenleving voor het plan of project het hoofddoel is, dan moeten zo veel 13

Kader Participatie Zuidplas

mogelijk inwoners een rol spelen in de participatie. Debatten, gebruik van social media en voor iedereen toegankelijke bijeenkomsten, zijn dan wenselijk. Iedereen die wil, moet mee kunnen doen en mee kunnen praten. Ook is goede communicatie over die mogelijkheden van participatie belangrijk. Is het verhogen van de kwaliteit van plannen en projecten het hoofddoel, dan komen andere vormen van participatie meer in aanmerking, zoals het digitale inwonerspanel, bijeenkomsten (meedenksessies), klankbordgroepen of jury’s. Die vormen maken het mogelijk om gericht inwoners bij elkaar te brengen, hen van de nodige informatie te voorzien en goed advies te krijgen. De kans dat dit tot verrijking van plannen en projecten leidt is dan groot. 4. Wanneer? (in welke beleidsfase) Participatie kan plaatsvinden in de volgende (beleids)fasen: a. Agendavorming Alertheid van ambtenaren, college- en raadsleden is de belangrijkste bron voor agendavorming. Onderzoek en enquêtes onder inwoners vullen daarop aan. b. Beleidsvorming Vooral bij beleidsonderwerpen waar kennis over en het beoordelen van de kwaliteit van de directe woon/ leefomgeving een belangrijke rol spelen, is participatie door inwoners belangrijk. Dit kan zowel op ruimtelijke als sociaal-maatschappelijke onderwerpen zijn. Het vereist wel dat inwoners tijd willen investeren (avonden beschikbaar zijn, informatie tot zich nemen). c.

Besluitvorming In uitzonderlijke gevallen beslissen inwoners zelf binnen door het bestuur vastgestelde kaders voor beleid en budget.

Hoofdstuk 3 Afwegingskader participatie

d. Uitvoering Bij de uitvoering van plannen en projecten worden vaak kleine, maar voor inwoners belangrijke beslissingen genomen. Vooral het tijdig uitvoeren van plannen, wijzigingen daarin en het handhaven van regels blijven aandachtspunten. Juist in de uitvoering en de evaluatie van beleid moeten inwoners vaker worden betrokken. Voorbeelden zijn klankbordgroepen, schouw- en buurtgesprekken of buurtpreventieteams. e. Evaluatie Inwoners kunnen het beste beoordelen of het plan of project ook werkt zoals bedoeld. Naast bovengenoemde instrumenten kunnen ook enquêtes worden gebruikt, om te weten hoe alles in de praktijk voor inwoners uitpakt. 5. Welke invloed hebben inwoners (participatieladder)? De mate van invloed die inwoners hebben wordt wel voorgesteld als een participatieladder. De participatieladder kent 6 treden, waarbij sprake is van toenemende invloed van inwoners en een toenemende gebondenheid aan de uitkomst door college en raad. a. Informeren De gemeente informeert inwoners over een plan of project, maar betrekt hen niet in het verdere traject. b. Raadplegen De gemeente vraagt inwoners om hun mening, hun opvattingen of visie op bepaalde plannen of projecten. Dat wordt gedaan door bijvoorbeeld enquêtes, via het digitaal inwonerspanel, door een reactiemogelijkheid via internet of het organiseren van bijeenkomsten / (meedenk)sessies. De deelname is relatief kort en 14

Kader Participatie Zuidplas

weinig inspannend. De resultaten van participatie wegen mee in de besluitvorming, maar zijn niet doorslaggevend. c. Adviseren Inwoners krijgen informatie over een onderwerp, overleggen daarover en komen tot een advies aan raad of college over dat onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan adviesraden, klankbordgroepen en jury’s. Deelname vergt een redelijke tijdsinvestering. Inwoners nemen een duidelijke verantwoordelijkheid: ze zijn aanspreekbaar op hun advies. College en raad kunnen (een deel van) het advies naast zich neerleggen, maar ze zullen richting inwoners wel uitvoerig moeten beargumenteren waarom ze dat doen. d. Coproductie Inwoners nemen deel aan de beleids- of planvorming. Samen met beleidsambtenaren en eventueel externe deskundigen werken inwoners voorstellen uit. Ze investeren relatief veel tijd en nemen ook verantwoordelijkheid: ze zijn (mede-) aanspreekbaar op de geleverde voorstellen/plannen. College en raad moeten het resultaat zwaar mee laten wegen in de besluitvorming en veel aandacht geven aan terugkoppeling naar de deelnemers. Het college neemt wel het uiteindelijke besluit. e. Meebeslissen Het bestuur en inwoners bepalen samen de probleemagenda, samen wordt gezocht naar oplossingen en ook samen wordt beslist. College en raad moeten het resultaat overnemen en veel aandacht geven aan terugkoppeling naar de inwoners over hun inbreng.

Hoofdstuk 3 Afwegingskader participatie

Kader Participatie Zuidplas

drie factoren: deskundigheid die in de ambtelijke organisatie beschikbaar is om zelf participatieprocessen te ontwerpen, te organiseren en te begeleiden; de tijd die de ambtelijke organisatie daarvoor vrij kan maken en de behoefte aan onpartijdigheid van een externe partij bij dit specifieke traject. 8. Hoe? Keuze van methoden en instrumenten (toolbox) Methoden en instrumenten onderscheiden zich vooral naar de functie die ze hebben: als middel om te raadplegen (bijvoorbeeld meningen te peilen), advies te vragen, mee te laten denken en ontwerpen, te luisteren of te monitoren en evalueren. In de toolbox staan alle methoden en instrumenten voor participatie die in Zuidplas worden gebruikt of in ontwikkeling zijn. Deze zijn gerangschikt naar: 1. Doel: vergroten van steun voor een plan of project, verhogen van de kwaliteit van een plan of project, inwoners activeren, opvattingen/ ideeën verzamelen, meningen peilen, luisteren. 2. Beleidsfase: agendavorming, beleidsvorming, besluitvorming, uitvoering of evaluatie van beleid. 3. Mate van invloed: de invloed van inwoners in het traject: raadplegen, adviseren, coproduceren, meebeslissen, zelfbestuur. In bijlage 3 is de Checklist Afwegingskader Participatie als interactief document opgenomen (dus makkelijk in te vullen). Deze is bedoeld voor projectleiders, beleids- en communicatieadviseurs die te maken hebben met participatie.

Maar ook de raad kan deze checklist gebruiken als zij zelf participatie start over een onderwerp, plan of project. En inwoners kunnen zien welke afwegingen worden gemaakt voordat participatie start. 16

Tafelgesprekken

Hoofdstuk 4 Spelregels participatie

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 4

Spelregels participatie In de gemeente Zuidplas worden de volgende spelregels gehanteerd bij participatietrajecten. Deze spelregels gelden naast het afwegingskader. Zowel het afwegingskader als de spelregels maken duidelijk voor inwoners en raad hoe de gemeente participatie vorm geeft en welke uitgangspunten zij daarbij gebruikt. Start 1. Bij de start van elk plan of project wordt de Checklist Afwegingskader Participatie doorlopen en gevoegd bij de startnotitie of de nota van uitgangspunten. Dit wordt vastgesteld door het college, waarna de raad wordt geïnformeerd. 2. Bij projecten met een grote (maatschappelijke) impact en een grote betrokkenheid van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties uit heel Zuidplas stelt de gemeenteraad vooraf het participatieniveau vast op basis van een ingevulde Checklist Afwegingskader Participatie. In andere gevallen is dat het college, waarna de raad wordt geïnformeerd. 3. Als de groep inwoners en belanghebbenden duidelijk kan worden afgebakend neemt de gemeente voor de start van een traject in het afwegingskader mee wat de wensen van deze groep zijn voor de inrichting van de participatie.

17

Uitvoering 4. Bij de start van een traject wordt expliciet benoemd hoe de participatie er uitziet en wat deelnemers kunnen verwachten. Daarbij gaat het om: • Invloed en verantwoordelijkheid (trede op de participatieladder) • Duur van het traject • Wijze van participeren (methoden en instrumenten) • Hoe (tussentijds) wordt teruggekoppeld en geïnformeerd 5. Deelnemers en gemeente stellen zich open op en luisteren naar elkaar 6. De gemeente faciliteert dat de participatie wordt doorlopen met deelnemers, die verschillende belangen goed vertegenwoordigen. 7. Tussentijds worden college en raad geïnformeerd over de voortgang van het traject. Ook worden zij zo veel mogelijk betrokken in het traject en/of hebben zij een duidelijke rol hierin. Raadsleden nemen tijdens bijeenkomsten de rol van toehoorder aan, luisteren wat inwoners inbrengen, maar gaan niet zelf de inhoudelijke discussie aan.

Hoofdstuk 4 Spelregels participatie

8. De gemeente houdt gedurende het traject contact met de deelnemers en informeert hen over het proces en de voortgang. Als een traject even stil ligt of als er niets te melden is, informeert de gemeente de deelnemers ook. Afronding en evaluatie 9. Ieder participatietraject heeft een duidelijke start en einde. Het traject wordt afgesloten met een (consultatie)document of verslag. Daarin laat de gemeente zien wat de inbreng van deelnemers was en wat daarmee wordt gedaan. Ook geeft de gemeente een beargumenteerde toelichting als college of raad afwijken van datgene wat ingebracht of geadviseerd is. 10. Na afloop van ieder traject vindt er een evaluatie plaats met de deelnemers; ook het interne proces wordt geëvalueerd. Er wordt een evaluatiedocument opgeleverd.

18

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 5 Rol en positie raad in participatie

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 5

Rol en positie raad in participatie In dit hoofdstuk wordt eerst ingegaan op de uitkomsten en verbeteracties van de Quick Scan Lokale Democratie, die onder inwoners, raad, collegeleden en ambtenaren in het voorjaar van 2020 is uitgevoerd. Ook staat in dit hoofdstuk een samenvatting van de resultaten van het onderzoek onder het digitaal inwonerspanel over communicatie en participatie. Op basis van de verbeteragenda uit de Quick Scan Lokale Democratie en de resultaten uit het onderzoek van het digitaal inwonerspanel, zijn in hoofdstuk 6 ambities geformuleerd. Daarbij is de rol en positie van de raad in participatie ook benoemd. 5.1 Quick Scan Lokale Democratie De Quick Scan Lokale Democratie inventariseert hoe inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden nu kijken naar het democratische samenspel in hun gemeente. Dat gaat om vragen als: hoe worden in de gemeente besluiten genomen en uitgevoerd? Is dat duidelijk? Luistert de gemeente goed naar de mening van inwoners? Hebben inwoners voldoende invloed op hun leefomgeving? De Quick Scan verzamelt meningen en wensen. Het is géén meetinstrument dat feiten in kaart brengt en objectief beoordeelt. Inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden geven hun oordeel op basis van hun eigen inzichten en ervaringen. De vragen in de Quick Scan hadden betrekking op: 1. Lokale democratie 2. Gemeentelijke communicatie 3.

Burgerparticipatie 4. Overheidsparticipatie. 19

De uitkomsten van deze Quick Scan Lokale Democratie zijn door de begeleidingsgroep verwerkt in een verbeteragenda met 5 verbeteracties. In 5.2 wordt dieper ingegaan op deze verbeteracties, de uitvoering daarvan en welke relatie dit heeft met het Kader Participatie. Ad. 1 Lokale democratie Wat is het totale oordeel over lokale democratie en wat zijn belangrijke democratische prioriteiten? De lokale democratie kan op veel manieren verbeterd worden. De top 3 voor inwoners: 1. Beter luisteren naar de mening van inwoners 2. Opener en transparanter werken 3. Inwoners meer laten meepraten

Hoofdstuk 5 Rol en positie raad in participatie

Kader Participatie Zuidplas

De top 3 van raad, college en ambtenaren: 1. Inwoners meer laten meedoen 2. Verbeteren van (het functioneren van) de ambtelijke organisatie 3. Inwoners meer laten meepraten Ad. 2 Gemeentelijke communicatie Werkt de gemeente open en transparant en wordt goed geluisterd naar inwoners? De top 3 van prioriteiten om de gemeentelijke communicatie te verbeteren: 1. Een actieve open luisterende houding van raad, college en ambtenaren 2. Duidelijker maken hoe besluiten worden genomen 3. Duidelijker maken wat de resultaten van gemeentebeleid zijn Ad. 3 Burgerparticipatie Hoe worden inwoners betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? De top 3 van prioriteiten om de burgerparticipatie te verbeteren: 1. Inwoners meer kans geven om zélf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk 2. Meer doen om speciale doelgroepen (zoals jongeren, ouderen, laaggeletterden) te motiveren om mee te praten over lokale kwesties 3. Inwoners meer invloed geven op specifieke thema’s (zoals duurzaamheid, wonen, veiligheid, zorg, afval)

20

Ad. 4 Overheidsparticipatie Hoe gaat de gemeente om met maatschappelijke initiatieven? De top 3 van onderwerpen waarop gemeente en inwoners intensiever moeten gaan samenwerken: 1. De inrichting van hun wijk, dorp en/of de omgeving 2. Duurzaamheid en energie 3. Veiligheid De top 3 van prioriteiten om maatschappelijke initiatieven beter te ondersteunen: 1. Duidelijke procedures en spelregels 2. Een duidelijk loket of aanspreekpunt voor initiatiefnemers 3. Aandacht en waardering van raadsleden en/of collegeleden

Hoofdstuk 5 Rol en positie raad in participatie

5.2 Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie De uitkomsten van de Quick Scan Lokale Democratie zijn door de begeleidingsgroep Quick Scan Lokale Democratie verwerkt in een verbeteragenda met 5 verbeteracties. Hieronder wordt dieper ingegaan op deze verbeteracties en welke relatie dit met het Kader Participatie heeft. Verbeteractie 1 en 2 hebben een directie relatie met het Kader Participatie. Verbeteracties 3, 4 en 5 vallen onder de verantwoordelijkheid van de raad en griffie. Deze acties worden in dit Kader Participatie niet verder uitgewerkt. Verbeteracties 1. Heldere verwachtingen in participatie 2. Communicatie vanuit inwonersperspectief 3. Startnotitie bij majeure thema’s 4. Versterken zichtbaarheid gemeenteraad 5. Werkconferentie gemeenteraad-college-organisatie Ad. 1 Heldere verwachtingen in participatie Het is belangrijk dat het voor inwoners helder is waar zij invloed op hebben. Dit betekent dat de spelregels, kaders en status van participatie duidelijk moeten zijn. Bij iedere vorm van participatie wordt voortaan vooraf duidelijk gemaakt wat de kaders zijn en waar inwoners invloed op hebben.

Wat is de relatie met dit kader? De kaders, spelregels en mate van invloed volgt uit de ingevulde Checklist Afwegingskader Participatie, die wordt meegestuurd met de nota van uitgangspunten of de startnotitie (deze startnotitie is een nieuw te ontwikkelen instrument). Dit vindt aan de start van een plan of project plaats. Na ieder participatietraject volgt ook een consultatiedocument en evaluatie. 21

Kader Participatie Zuidplas

Ad.2 Communicatie vanuit inwonersperspectief De communicatie tussen gemeente en inwoners kan beter. De volgende concrete acties worden uitgevoerd om dit te bereiken: • Het versterken van de aandacht in de organisatie voor wat communicatie met inwoners betekent.

Wat is de relatie met dit kader? Projectleiders en beleidsadviseurs worden op basis van beschikbaar budget uit projecten programmabegrotingen ondersteund en geadviseerd door een communicatieadviseur of een extern communicatieadviesbureau. Denk daarbij aan gebiedsontwikkeling, bouwprojecten, reconstructie en (her)ontwikkeling in de openbare ruimte en onderwerpen op het gebied van sociaal domein. Verder wordt intranet gebruikt om praktijkvoorbeelden onderling te delen. Ook zijn trainingen en workshops over participatie, communicatie en duidelijk taalgebruik via de Zuidplasacademie een mogelijkheid. Dit laatste hangt samen met de keuze van het scenario en het beschikbaar stellen van budget (zie hoofdstuk 10, Capaciteit en middelen). • Bij iedere vorm van participatie wordt teruggekoppeld naar de inwoners wat er met hun inbreng is gedaan.

Wat is de relatie met dit kader? Dit gebeurt in een consultatiedocument of verslag.

Hoofdstuk 5 Rol en positie raad in participatie

Kader Participatie Zuidplas

• Interactieve media wordt meer benut.

Wat is de relatie met dit kader? Dit gebeurt door gebruik te maken van enquêtes, filmpjes en animaties op social media en door het digitale participatieplatform www.maakzuidplas.nl in te zetten. • Er wordt onderzocht of er een aanspreekpunt kan komen voor initiatieven en maatschappelijke participatie.

Wat is de relatie met dit kader? Dit hangt samen met de keuze van het scenario en het beschikbaar stellen van budget (zie hoofdstuk 10, Capaciteit en middelen). • Minder gebruik maken van vakjargon in communicatie met inwoners.

Wat is de relatie met dit kader? Er wordt een eerste slag gemaakt naar gebruik van duidelijke en eenvoudige taal in brieven en andere middelen door de schrijfwijzer te actualiseren. Een volgende professionalisering is het instellen van schrijfcoaches en het verder ondersteunen van medewerkers. Om dit te coördineren, vorm te geven en trainingen te organiseren in de Zuidplasacademie moet extra capaciteit beschikbaar komen. Dit hangt samen met de keuze van het scenario en het beschikbaar stellen van budget (zie hoofdstuk 10, Capaciteit en middelen).

22

• Een inloopspreekuur met collegeleden/raadsleden of met een bus door de verschillende dorpen rijden (laagdrempelig).

Wat is de relatie met dit kader? Afhankelijk van het onderwerp of actualiteit kunnen spreekuren van dorpswethouders regelmatig worden georganiseerd of kan de raad zelf een tour (per fiets, wandelend of met een bus) door Zuidplas maken. Voor de omgevingsvisie was het ook de bedoeling om met een bus de dorpen langs te gaan, maar is participatie door corona digitaal georganiseerd. 5.3 Digitaal Inwonerspanel Er is een onderzoek gedaan onder het digitaal inwonerspanel naar de beleving van communicatie en participatie door de gemeente Zuidplas. In totaal hebben 40% van de deelnemers

Hoofdstuk 5 Rol en positie raad in participatie

aan het digitaal inwonerspanel de enquête ingevuld en 15 inwoners hebben dit gedaan via een algemene link op social media en de website. De resultaten zijn als volgt samen te vatten: a. 73% wil betrokken worden bij de ontwikkeling en uitvoering van plannen en projecten b. Er wordt een 5,7 gegeven voor de manier waarop de gemeente inwoners nu betrekt bij de ontwikkeling van plannen en projecten. Het grootste deel geeft wel een voldoende: 1% geeft een 9, 10% een 8, 32% een 7, 18% een 6, 18% een 5 en 21% een 4 of lager. c. Hoe participeert u nu? 69% geeft aan dat zij weleens hebben deelgenomen aan het digitaal inwonerspanel. 51% geeft invullen van een enquête via de website aan, 43% deelname aan een informatiebijeenkomst van de gemeente, 35% stuurt een brief of mail aan de gemeente en 17% doet mee met een onderzoek via social media van de gemeente. 10% maakt geen gebruik van participatie. Gesprekken met raads- of collegeleden en inspreken bij een raadsvergadering scoren lager. d. 41-46% van de deelnemers zijn bij informatiebijeenkomsten / webinars (zeer) tevreden over de actualiteit, toelichting en uitleg, gebruik van tekeningen en foto’s en de mogelijkheid tot het geven van inbreng of het voeren van een gesprek. e. 41% is ontevreden over de terugkoppeling en het vervolg.

Deelnemers vinden dit wel het belangrijkste in participatie, maar vinden dat de gemeente het op dat punt niet goed doet. f. Hoe participeert u het liefst? 64% wil meedoen aan een digitaal inwonerspanel, 61% vult het liefst een enquête via de website in, 50% wil deelnemen aan een informatiebijeenkomst, 35% wil een brief sturen 23

Kader Participatie Zuidplas

en 31% meedoen aan een onderzoek via social media. Gesprekken met raads- of collegeleden, het indienen van zienswijzen, het inspreken op een raadsvergadering of het indienen van een initiatief scoren 20% en lager. g. Deelnemers hechten ongeveer evenveel waarde aan fysieke (37%) als aan digitale bijeenkomsten (28%). h. Een kwart volgt de gemeente op social media. Opvallend is dat 37% van de deelnemers niet weet dat de gemeente op social media actief is. Daar is nog werk te doen door bijvoorbeeld op de gemeentepagina te adverteren. i. Berichten en filmpjes worden met een gemiddelde van 6,5 positief beoordeeld (Instagram scoort het hoogst, maar Facebook wordt het meest gevolgd). 64% geeft een 7-8. 35% geeft een 6 of lager. j. De website www.zuidplas.nl wordt door 89% van de deelnemers bezocht en daar zijn ze ook redelijk positief over. 22% vindt de zoekfunctie niet goed. Andere websites als www.duurzaamzuidplas.nl of www. beleefzuidplas.nl en www.zuidplas.nl/omgevingswet kennen deelnemers in mindere mate. k. 81% vindt de ontwikkeling naar digitale participatie (platform www.maakzuidplas.nl) goed en wil daar ook gebruik van gaan maken. l. 71% van de deelnemers heeft in het afgelopen jaar weleens de gemeentepagina in Hart van Holland gelezen, 57% brieven van de gemeente en 32% advertenties op driehoeksborden (reclameborden) buiten.

Hoofdstuk 5 Rol en positie raad in participatie

m. 59% van de deelnemers is tevreden over de gemeentepagina qua overzichtelijkheid, leesbaarheid, actualiteit en taalgebruik, maar wil meer foto’s en tekeningen. Nu de gemeente 1,5 - 2 pagina’s per keer in Hart van Holland gebruikt, is dat meer mogelijk. Ook moeten bijvoorbeeld verkeersbesluiten niet alleen in de Staatscourant gepubliceerd, maar ook op de gemeentepagina, evenals aankondigingen van webinars en wegwerkzaamheden. n. Brieven van de gemeente worden door 66-68% van de deelnemers ook als positief ervaren op het gebied van leesbaarheid, duidelijkheid, taalgebruik en actualiteit. Dat geldt ook voor de campagnes buiten. o. 37% van de deelnemers wil met de gemeente samenwerken aan ontwikkelingen, maar dan vooral in eigen straat of buurt en 23% voor de gehele gemeente. 22% laat dat liever aan de gemeente over. p. 27% wil ook zelf een initiatief indienen, 21% wil dat niet zelf uitvoeren. 22% denkt dat de gemeente daar niet voor open staat. 71% heeft nooit een initiatief of plan ingediend. q. 27% zou het benaderen of informeren van omwonenden bij het indienen van een ruimtelijk initiatief of bouwplan liever overlaten aan de gemeente. 22% wil dat samen met de gemeente doen en 17% doet dat zelf. r. Deelnemers willen vooral meedoen over onderwerpen in de openbare ruimte, verkeersveiligheid, veiligheid, evenementen, zorg voor elkaar, winkelgebied en bouw/ sloopplannen. s.

68% vindt terugkoppeling belangrijk bij participatie, 63% het aan gemaakte afspraken houden. Vertrouwen in elkaar, interactie tussen partijen, een vast 24

Kader Participatie Zuidplas

contactpersoon en duidelijk maken wie uiteindelijk beslist staan ook relatief hoog genoteerd en scoren 39% of lager. t. 71% geeft aan nooit een initiatief of idee bij de gemeente te hebben ingediend, 29% wel. u. 35% van de deelnemers vindt vooral informeren het belangrijkste in participatie. 29% of lager kiest voor adviseren, meebeslissen en raadplegen, daarna coproduceren (11%) en zelfbestuur (5%).

Hoofdstuk 6 Ambities Zuidplas

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 6

Ambities Zuidplas Op basis van de verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie en het onderzoek van het digitaal inwonerspanel zijn de volgende ambities geformuleerd. 6.1

Meer en beter informeren

Wat is de relatie met de Quick Scan Lokale Democratie? • Verbeteragenda, actie 1 en 2: heldere verwachtingen in participatie, communicatie vanuit inwonersperspectief • Verbeteractie gemeentelijke communicatie De eerste trede op de participatieladder is informeren. Met actief participeren heeft dit niets te maken, maar als inwoners meer en beter geïnformeerd zijn, zorgt dit voor begrip en steun voor gemeentelijk beleid en gemeentelijke besluiten. De informatie kan zeer uiteenlopend zijn: over hoe besluiten worden genomen, wat de resultaten van gemeentelijk beleid zijn, hoe inwoners kunnen meedenken, meepraten, inspreken of op een andere manier bijdragen aan besluitvorming.

25

Inwoners kunnen zich via online kanalen laten informeren, zoals online uitzendingen van raadsvergaderingen, social mediakanalen van de gemeente (Twitter, Facebook, Youtube, Instagram, LinkedIn), het raadsinformatiesysteem en diverse websites. Voor diensten, projecten, plannen en werkzaamheden is de website www.zuidplas.nl een eerste ingang en actuele informatiebron voor inwoners. Deze site is

overigens vooral een takenwebsite, waar inwoners diensten kunnen aanvragen en van waaruit zij ook doorverwezen worden naar andere websites. De gemeente wil inwoners daarnaast namelijk meer mogelijkheden bieden voor participeren (met beeld, foto, film infographics en animaties), zodat verschillende andere projectenwebsites zijn ontworpen. Via het digitale participatieplatform www.maakzuidplas.nl, kunnen inwoners hun mening geven en reageren op diverse plannen en projecten. Voor specifieke onderwerpen als duurzaamheid / energietransitie en omgevingswet bestaan aparte websites (www.duurzaamzuidplas.nl en www.zuidplas.nl/omgevingswet) en verschijnen regelmatig nieuwsbrieven waar inwoners zich op kunnen abonneren. De diverse projectenwebsites zijn allemaal toegankelijk via de algemene website van de gemeente www.zuidplas.nl, zodat één ingang wordt geborgd. Via de offline kanalen, zoals de wekelijkse lokale krant Hart van Holland, de lokale media en brieven aan huis, krijgen inwoners informatie over bekendmakingen, beleid, plannen en projecten. De begrotingscyclus is bijvoorbeeld een belangrijk onderdeel van gemeentelijk beleid. De infographic die voor de jaarstukken en programmabegroting is ontwikkeld, is flink onder de loep genomen en verbeterd. Zo wordt de begroting in één overzicht direct duidelijk voor inwoners. Maar toch kunnen nog verbeteringen

Hoofdstuk 6 Ambities Zuidplas

26

Kader Participatie Zuidplas

worden doorgevoerd, zodat inwoners zich sneller en completer geïnformeerd voelen en zich betrokken voelen bij gemeentelijk beleid, plannen en projecten.

Dit hangt samen met de keuze van het scenario en het beschikbaar stellen van budget (zie hoofdstuk 10, Capaciteit en middelen).

Ambitie 1 De gemeente informeert actief over projecten en plannen door meer gebruik te maken van Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, blogs en vlogs om het dagelijkse werk in de spotlights te zetten.

6.2 Meer en beter luisteren

Wat is de relatie met de Quick Scan Lokale Democratie? • Verbeteragenda, actie 1 en 2: heldere verwachtingen in participatie, communicatie vanuit inwonersperspectief • Verbeteractie lokale democratie, gemeentelijke communicatie

Ambitie 2 Het digitaal participatieplatform www.maakzuidplas.nl is de centrale plek waar inwoners informatie kunnen vinden over participatie in projecten en plannen. Dit participatieplatform is ook toegankelijk via de gemeentewebsite www.zuidplas.nl, waar het overzicht van projecten, plannen en wegwerkzaamheden te vinden is. Er wordt vanuit de gemeentewebsite verwezen naar het digitale participatieplatform als sprake is van participatie binnen plannen en projecten. Zo blijven inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen ook digitaal goed op de hoogte wat er speelt in Zuidplas.

Een belangrijk aspect in de participatie met inwoners is luisteren. Inwoners willen zich gehoord voelen, ze willen dat er naar hen wordt geluisterd en dat ze serieus worden genomen. Dit vraagt om het gebruik van methoden en instrumenten, waarin het gesprek of de dialoog met inwoners mogelijk is en zij (deels) kunnen bijsturen. Meer en beter luisteren vindt vooral plaats bij de participatievormen raadplegen en adviseren.

Ambitie 3 De gemeentepagina wordt steeds overzichtelijker, makkelijker leesbaar en actueler gemaakt; er worden meer foto’s, afbeeldingen en informatie over plannen en projecten gebruikt. Ook komen er meer interviews met wethouders waarin duidelijk wordt uitgelegd wat het beleid is. Er wordt een slag gemaakt in het gebruik van eenvoudig taalgebruik in brieven en andere documenten. Hiervoor komen schrijfcoaches en wordt de schrijfwijzer geactualiseerd.

Ambitie 1 De gemeente gaat vroeg in het (beleids)proces met inwoners in gesprek over hun ideeën, meningen en gevoelens. Vooral in de agendavorming en beleidsvorming is er voor inwoners nog veel ruimte om input te geven. Tijdens de participatie kunnen raadsleden ook een actieve rol pakken door mee te luisteren en aanwezig te zijn als toehoorder, zonder te sturen op inhoud en details. Aan het einde van de participatie maakt het bestuur (college en raad) een afweging tussen

Hoofdstuk 6 Ambities Zuidplas

het algemene en het individuele belang. De raad toetst aan het einde of de vastgestelde kaders zijn gevolgd en of het proces goed is doorlopen. Mogelijk zijn na afweging van alle belangen niet alle inwoners tevreden over het genomen besluit. Dat betekent echter niet dat het participatietraject niet goed is gegaan. Ambitie 2 Ook als participatie later in het proces start worden methoden en instrumenten gebruikt, waarmee inwoners nieuwe denkrichtingen of alternatieven kunnen meegeven. Als bij de uitvoering blijkt dat het beter kan, dan moeten inwoners de mogelijkheid hebben bij te sturen. Dit moet wel vooraf duidelijk zijn door hierover kaders af te spreken in de Checklist Afwegingskader Participatie. Ambitie 3 De gemeente stelt zich tijdens de participatie actief open voor inwoners en draagt hierdoor ook bij aan het meer en beter luisteren naar inwoners en het tonen van begrip. 6.3

Meer en beter meedoen en meepraten

Wat is de relatie met de Quick Scan Lokale Democratie? • Verbeteragenda, actie 2: communicatie vanuit inwonersperspectief • Verbeteractie lokale democratie, burgerparticipatie en overheidsparticipatie. In participatie is het belangrijkste dat inwoners kunnen meedoen en meepraten. Via een mix van methoden en instrumenten voor participatie, krijgen zoveel mogelijk 27

Kader Participatie Zuidplas

inwoners de gelegenheid mee te doen of mee te praten en kan de gemeente kwalitatief goede input ophalen. Dit maakt de participatie succesvol. De tweede, derde en vierde trede van de participatieladder (hoofdstuk 3) gaan over meer meedoen en meepraten van inwoners: raadplegen, adviseren en coproduceren. Minder belangrijk is of elke inwoner mee heeft gedaan: er kunnen ook redenen zijn waarom inwoners niet mee willen doen of participatie liever overlaten aan een ander (buren, belangengroepen e.d.). Ambitie 1 Inwoners krijgen meer kans om zélf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk. Verbeteringen kunnen worden doorgevoerd door (specifieke doelgroepen van) inwoners zelf te laten werken aan de leefbaarheid en mee te laten ontwerpen aan de inrichting van hun straat of dorp. Dat kan ook op uiteenlopende thema’s als veiligheid (buurtpreventieteams), toegankelijkheid (schouw), afval, duurzaamheid en groen. Een andere optie is de Right to Challenge. Met het uitdaagrecht kunnen inwoners hun gemeente verzoeken om de uitvoering van een taak van de gemeente over te nemen, al dan niet met bijhorend budget. Dit omdat zij vinden deze taak beter of goedkoper te kunnen uitvoeren. Dit recht wordt in de wet ‘Versterking participatie op decentraal niveau” opgenomen en voor Zuidplas op een later moment uitgewerkt. In dit Kader Participatie wordt dit idee al wel meegenomen.

Inwoners kunnen ook meer (digitale) mogelijkheden krijgen om mee te ontwerpen aan de inrichting van hun wijk, straat of dorp. Het digitale participatieplatform www.maakzuidplas.nl biedt hiervoor de ideale mogelijkheid.

Hoofdstuk 6 Ambities Zuidplas

Ambitie 2 Speciale doelgroepen (zoals jongeren, ouderen, laaggeletterden) worden meer geactiveerd om mee te praten over lokale kwesties. Dat kan via vertegenwoordigers van diverse belangengroepen, klankbordgroepen of actiegroepen. Of op plekken waar deze doelgroepen vaak komen, zoals in buurthuizen, sportkantines/clubs of scholen. Door te experimenteren met specifieke methoden en instrumenten kan het gesprek met deze doelgroepen makkelijker worden gevoerd. Ook raadsleden kunnen specifieke doelgroepen extra stimuleren om deel te nemen aan participatie. Ambitie 3 Inwoners kunnen meer invloed krijgen op specifieke thema’s (zoals duurzaamheid, wonen, veiligheid, (her)inrichting, zorg, sociaal domein, afval) door een mix aan methoden en instrumenten te gebruiken. Ook door voor een bepaalde participatievorm te kiezen, zoals coproduceren. Voordat de gemeente start met het ontwikkelen van (nieuw) beleid rond een thema, moet eerst via de Checklist Afwegingskader Participatie worden bepaald hoe de participatie plaatsvindt. 6.4 Meer en beter ondersteunen bij initiatieven

Wat is de relatie met de Quick Scan Lokale Democratie? • Verbeteragenda, actie 2: communicatie vanuit inwonersperspectief • Verbeteractie burgerparticipatie en overheidsparticipatie. De Omgevingswet stelt verplicht dat iedereen moet kunnen participeren. Daarnaast zal de gemeente vanuit 28

Kader Participatie Zuidplas

Hoofdstuk 6 Ambities Zuidplas

Kader Participatie Zuidplas

diezelfde Omgevingswet inwoners ook meer en beter moeten ondersteunen bij het indienen van initiatieven. Dit komt terug in trede 5 en 6 van de participatieladder: meebeslissen en zelfbestuur (en de Right to Challenge, die in wet ‘Versterking participatie op decentraal niveau” wordt opgenomen). De gemeente Zuidplas heeft met deze vormen van participatie nog geen of weinig ervaring opgedaan. Ambitie 1 De gemeente heeft een duidelijk stappenplan en spelregels voor initiatiefnemers (bijlage 4), zodat zij weten aan welke eisen van participatie het in te dienen initiatief moet voldoen. Maar ook voor raad, college en ambtelijke organisatie moet duidelijk zijn hoe met initiatieven wordt omgegaan en wat ieders rol daarbij is. Ambitie 2 De gemeente stelt een duidelijk loket of aanspreekpunt voor initiatieven in. De informatie daarover is terug te vinden op de gemeentewebsite en in het stappenplan. De rol van het aanspreekpunt kan groeien naar initiatievenmakelaar, die bemiddelt tussen initiatiefnemers en ondersteunende organisaties (zoals de gemeente, een fonds, bedrijven of netwerken). Een loket alleen is vaak niet voldoende: het gaat erom dat er ook een deskundige ambtenaar is die initiatiefnemers echt verder kan helpen. Of zo’n loket haalbaar is, hangt samen met de keuze van het scenario en het beschikbaar stellen van budget (zie hoofdstuk 10, Capaciteit en middelen).

29

Ambitie 3 De gemeente stimuleert inwoners om zelf ook initiatieven of ideeën in te dienen. Dit is bijvoorbeeld belangrijk als de Right to Challenge verder wordt ontwikkeld in de gemeente Zuidplas.

Hoofdstuk 7 Praktijkvoorbeelden

over duurzaamheid, groen, mobiliteit woningbouw en voorzieningen voor het vijfde dorp. Om deelnemers goed op de hoogte te houden is een apart site ontwikkeld, www.denieuwezuidplaspolder.nl, waarop ook het verslag van de bijeenkomsten is geplaatst (met video’s en foto’s, AVG proof). Er is een consultatiedocument gemaakt, waarin alle input is opgenomen, zodat deelnemers duidelijk konden lezen wat allemaal is gezegd. Dit consultatiedocument is ook naar de raad gestuurd. Na deze bijeenkomsten werden de onderhandelingen met de verschillende partners (provincie Zuid-Holland, regiogemeenten en de grondbank RZG) in beslotenheid voortgezet. Omdat deze periode langer duurde dan verwacht, nam de kritiek daarop toe. Het heeft er echter wel toe geleid dat er nu een masterplan Middengebied Zuidplaspolder ligt dat breed door alle bestuurlijke partners wordt gedragen en waarin de input van de verschillende organisaties ook een plek heeft gekregen. De participatie voor deze fase kan na een terugkoppeling tijdens een bijeenkomst worden afgerond. Daarna volgt de fase waarin een bestemmingplan wordt opgesteld en inwoners, ondernemers en belanghebbenden weer hun mening kunnen laten horen. 32

Kader Participatie Zuidplas

Afvalscheiding (vanuit raadsleden) Er waren vier participatieavonden georganiseerd, één in elk van de vier dorpen van de gemeente. Voor de voorbereiding en de organisatie van de avonden was een bureau ingezet. Voorbereid was een programma voor de vier avonden met een inhoudelijke toelichting op het afvalbeleid van de gemeente, de aanleiding en het doel van het participatietraject en de kaders, een quiz met de aanwezige inwoners, en een creatieve brainstorm in groepjes om van de inwoners een variëteit aan suggesties te horen voor het verbeteren van afvalscheiding. Ingezet werd op sessies met 20-50 inwoners en vier sessies, daarmee 80-200 inwoners verwachtend. Beoogd was de betrokkenheid van leden van de raadswerkgroep tijdens de avonden te laten ‘beperken’ tot toetsing van de inzet van het participatie-instrument, en af te zien van actieve inhoudelijke deelname aan de sessies. De interesse voor de participatie-avonden bleek minimaal (in totaal kwamen circa 15 inwoners op de inwonersavonden af). Hierop is besloten de avonden wel door te laten gaan, maar de werkvorm af te schalen tot alleen een plenaire directe gespreksvorm met de aanwezigen. Het aantal aanwezige medewerkers van de gemeente werd teruggebracht tot alleen inhoudelijk deskundigen, zonder inzet van het externe bureau. Vanuit de raadswerkgroep waren kleine vertegenwoordigingen aanwezig bij de gesprekken.

De aanbevelingen die in de gesprekken werden ingebracht zijn verzameld en gebundeld via e-mail teruggekoppeld aan de deelnemers en de raadswerkgroep. Daarna is de onderwerp afvalscheiding nog eens terug gekomen bij de eerste Raad Eropuit, een soort openluchtspreekuur: het informele en toevallige gesprek op straat bij bijvoorbeeld winkelcentra tussen kleine