Bijlage 5 B 1699 Aangepaste Informatienota raad accountantsverslag Z24.001234

*Z24.001234*

Informatienota aan de raad

onderwerp

nummer raadsstuk

Informatienota Accountantsverslag 2023 -

B 1699

reactie college (aangepaste versie na ontvangen definitief verslag) datum 17 mei 2024 afzender

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

College van burgemeester en wethouders

J.W. Schuurman

T. Hoogerwaard

registratienummer

bijlagen

openbaar of geheim

Z24.001234

1

Openbaar

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Kernboodschap In deze raadsinformatienota geeft het college een korte reactie op het Accountantsverslag behorende bij de Jaarstukken 2023 (A24.001272). Inleiding Vanaf verslaggevingsjaar 2023 controleert de accountant, in opdracht van de raad, de jaarstukken op getrouwheid. Naar aanleiding van de wetswijziging maakt de verantwoording van rechtmatigheid door het college deel uit van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. Het college dient hierop volgend verantwoordelijkheid te nemen voor de uitlatingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Toelichting Op hoofdlijnen wil het college de volgende onderwerpen benoemen, die door de accountant in het verslag zijn opgenomen.

Verklaring inclusief opstel- en controleproces Het college is verheugd dat de accountant ook dit jaar voornemens is een goedkeurende controleverklaring te verstrekken over de Jaarstukken 2023 van de gemeente Zuidplas. Gedurende het controleproces heeft het college wel gemerkt dat een aantal factoren de controle in zekere mate hebben bemoeilijkt: - In vergelijking met voorgaande jaren zijn de jaarstukken 2023 een maand eerder opgeleverd; - Verslagjaar 2023 is het eerste jaar dat het college een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening; - Er zijn dit jaar, in vergelijking met voorgaande jaren, aanzienlijk meer SISA-regelingen;

pagina 1 van 4

onderwerp

registratienummer

informatienota aan de raad

Z24.001234

-

Het opstel- en controleproces vanuit de organisatie is vanwege de grote hoeveelheid aan ambities, de omvangrijke uitdagingen en de moeilijke omstandigheden op de arbeidsmarkt minder effectief en efficiënt verlopen in vergelijking tot voorgaande jaren. Dit zorgde voor een verhoging van de druk op het proces en de organisatie. De oorzaken liggen onder andere in het feit dat er onvoldoende kon worden gesteund op projectbeheersing en op de informatiesystemen.

In het accountantsverslag is dan ook terug te lezen dat de controle in vergelijking met voorgaande jaren relatief moeizaam is verlopen. Het college weet wat de oorzaken hiervan zijn en heeft er vertrouwen in dat het proces in de toekomst soepeler zal verlopen. Het college is tevreden over hoe met de bovenstaande factoren is omgegaan en hoe snel geschakeld is naar deze nieuwe werkwijze. Ook is het college tevreden over de samenwerking en de wijze van communiceren met de accountant. De accountant heeft in het verslag een aantal verbetersuggesties gedaan. Zo adviseert de accountant voor de SiSa-regelingen een specifieke coördinator aan te wijzen. Het college kan melden dat er inmiddels ook een specifieke coördinator aangewezen is. Ook heeft de accountant aangegeven dat het vervroegen van de controle gehandhaafd kan blijven, maar het in dezelfde mate vervroegen van het bestuurlijk proces, de gang van zaken enigszins bemoeilijkt. Een termijn van drie weken voor het volledig afronden van de controle, inclusief interne review, beschouwt de accountant als te krap. Het krappe tijdpad heeft ervoor gezorgd dat de controle nog niet volledig was afgerond toen het college de jaarstukken vaststelde en aan u verstrekte. Hierdoor beschikte u nog niet bij de eerste ontvangst over alle relevante stukken: het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording ontbrak nog.

Op een later moment heeft u een Addendum (A24.001216) en een tweede versie van de Jaarstukken (A24.001247) ontvangen. Op korte termijn zal er, samen met de accountant, een evaluatie rondom het opstel- en controleproces worden uitgevoerd. Kwaliteit verslaggeving Met betrekking tot de kwaliteit van de toelichtingen en analyses stelt de accountant dat deze verbetering behoeft: oorzaakanalyses, de verdere integratie van ’ambities en middelen en het opstellen van toelichtingen op de bruto lasten en baten, ontbreken. Het college onderkent de genoemde punten en is nadrukkelijk bezig met het verbeteren van de kwaliteit van de verslaggeving. Een eerste, kleine stap is dat in de financiële samenvatting van de jaarstukken een tabel uitgesplitst naar baten en lasten en niet enkel naar saldo, is opgenomen. In de zomernota zult u teruglezen dat de verschillen reeds niet meer op saldiniveau zijn geschreven, maar dat de toelichtingen zijn uitgesplitst naar baten en lasten. Over de stap die het meeste impact zal maken, bent u ingelicht via de informatienota Project Inzicht en wendbaarheid (Informatienota). Dit raakt ook het volgende punt dat door de accountant is benoemd: het realiteitsgehalte van de begroting. Realiteitsgehalte begroting De accountant constateert dat er flinke stappen zijn gezet in het meer realistisch opstellen van de begroting.

Het zero based (vanaf nul) opbouwen van de begroting is de eerste belangrijke stap als onderdeel van het project Inzicht en wendbaarheid. Door de begroting zoveel als mogelijk terug te brengen naar een prijs maal hoeveelheidsvergelijking (p x q), wordt het makkelijker om een realistischere begroting op te stellen. Daarnaast vergroot de aanpak de voorspelbaarheid van de realisatie. Met andere woorden: de opgestelde begroting en de daadwerkelijke realisatie komen dichterbij elkaar te liggen. pagina 2 van 4

onderwerp

registratienummer

informatienota aan de raad

Z24.001234

Om te komen tot deze hogere realisatiekracht is het van belang rekening te houden met de beschikbare personele capaciteit. Zoals u ook in de bestuurlijke samenvatting van de jaarstukken heeft kunnen lezen, vormt de beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel een behoorlijke uitdaging voor de ambtelijke organisatie. Daarom wordt er extra inzet gepleegd om het aantal openstaande vacatures zoveel als mogelijk terug te brengen. In de eerdergenoemde informatienota het college reeds benoemd dat het college zich gesteund voelt door de in dit kader door u aangenomen moties. De opmerkingen van de accountant bevestigen ook het college een aantal cruciale zaken aan het oppakken is om tot verbeteringen in de planning-encontrolcyclus te komen. Financiële positie Los van de nog toekomstige financiële effecten die vanuit het Rijk een significante impact op onze gemeente zullen hebben, signaleert de accountant een verslechtering van de financiële positie: 1) negatief jaarrekeningresultaat van € 0,5 mln., 2) afname van de algemene reserve met ruim € 4 mln., 3) een lagere solvabiliteit, 4) hogere netto schuldquote en 5) lagere structurele exploitatieruimte. Het college vindt het belangrijk dat de raad in staat wordt gesteld om voor de begroting 2026 tot een structureel sluitende begroting te komen. Het project Inzicht en wendbaarheid zal hiertoe leiden.

Frauderisicoanalyse De accountant meldt dat gemeente Zuidplas op een goede manier aandacht aan de thema’s Fraude en Integriteit besteedt en daarover tijdig met hen in contact treedt. De accountant is positief over de geactualiseerde frauderisicoanalyse en constateert dat de gemaakte aanbevelingen ter harte zijn genomen. Tijdens de controle zijn geen fraudegevallen geconstateerd en aan integriteitsmeldingen is op een adequate wijze opvolging gegeven. Beide thema’s zullen uiteraard blijvend onze aandacht hebben. Rechtmatigheidsverantwoording De accountant heeft de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de Jaarstukken 2023 als getrouw beoordeeld. Vervolg 21 mei 2024 9 juli 2024

Toelichting door de accountant op het verslag van bevindingen in de auditcommissie Raadsbehandeling Jaarstukken 2023

De definitieve getekende controleverklaring over de in de Jaarstukken 2023 opgenomen jaarrekening en het “Accountantsverslag 2023 gemeente Zuidplas” worden na besluitvorming door de raad over de Jaarstukken 2023 door de accountant verstrekt. Inclusie Niet van toepassing

Bijlagen 1. Accountantsverslag 2023 gemeente Zuidplas (A24.001272). pagina 3 van 4

onderwerp

registratienummer

informatienota aan de raad

Z24.001234

Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas,

J.F. Weber Burgemeester

M. Burgmans Gemeentesecretaris

pagina 4 van 4