Bijlage 4 Stappenplan en spelregels voor initiatiefnemer A21.000695

Bijlage 4 Stappenplan en spelregels participatie door initiatiefnemer

Kader Participatie Zuidplas

Bijlage 4 Stappenplan en spelregels participatie door initiatiefnemer De Omgevingswet zegt wanneer participatie moet plaatsvinden, maar de initiatiefnemer bepaalt zelf hoe de participatie wordt georganiseerd. Als de initiatiefnemer voor een activiteit geen vergunning hoeft aan te vragen (vergunningvrij) of alleen een melding hoeft te maken dan gelden er géén participatieregels. Wel stimuleert de gemeente dat initiatiefnemers actief hun buurt informeren. Dit stappenplan is bedoeld voor initiatiefnemers die een plan of idee willen indienen. Stappenplan 1. Bepaal de omgeving Met ‘omgeving’ bedoelen we iedereen waarop het plan effect heeft. Denk aan mensen die in de omgeving wonen en bedrijven, maar ook belangengroepen of -verenigingen. Belangrijk is dat deze mensen in ieder geval de mogelijkheid krijgen hun stem te laten horen. 2. Nodig uit Organiseer zelf de gesprekken voor de participatie. De gemeente is altijd bereid om mee te denken. Leg in de uitnodiging duidelijk en volledig uit wat de ideeën zijn en wat u van de omgeving verwacht. Leg ook uit welke vorm van dialoog u graag wilt voeren: bijvoorbeeld een groepsgesprek, één-op-één gesprek of onlinegesprek. Dit is afhankelijk van de hoeveelheid mensen met wie u in dialoog gaat. We raden meer gesprekken aan wanneer het initiatief groter is en/of meer impact heeft op de omgeving. 60

Tip: organiseer de participatie op tijd, zodat u iedereen voldoende mogelijkheden geeft om te reageren. Houd minimaal twee kalenderweken aan tussen verzending van uitnodiging en de datum waarop u de dialoog wilt organiseren. Houd rekening met feestdagen en vakanties. 3. Ga het gesprek aan Ga open het gesprek aan. Dit doet u bij voorkeur in een groepsgesprek. Hierdoor horen de verschillende partijen ook elkaars reacties en belangen. Een andere optie is éénop-één gesprekken. Laat de volgende onderdelen aan bod komen in de gesprekken: a. De uitleg van uw idee. Daarin heeft u in elk geval aandacht voor: • De ruimtelijke impact (gevolgen qua hoogte, vorm, ontsluiting, parkeren en groen • Openbare orde en veiligheid • De mate waarin de wijk/buurt verandert qua samenstelling of zelfredzaamheid b. De mogelijkheid om te reageren op uw ideeën door alle deelnemers; dat kan tijdens of na de bijeenkomst. Geef daarbij aan binnen welke periode u een reactie verwacht c. De reactie van u op de reacties van deelnemers. Dit kan direct tijdens de dialoog of in een vervolggesprek d. De reactie van de deelnemers in hoeverre zij tevreden zijn over uw aanpak

Bijlage 4 Stappenplan en spelregels participatie door initiatiefnemer

4. Doe verslag Wanneer u het gesprek hebt gevoerd, maakt u hier een verslag van (per bijeenkomst). In het verslag moet in ieder geval teruggelezen kunnen worden: a. Waar en wanneer het gesprek plaatsvond b. Wie u had uitgenodigd en welke belangen zij hebben c. Wie er waren en wie zich hadden afgemeld d. Een samenvatting: uw verhaal als initiatiefnemer, de reactie van de aanwezigen, de uitkomst van het gesprek en de evaluatie van de aanwezigen over het gesprek 5. Deel het eindverslag Deel het eindverslag met de mensen die u eerder uitnodigde voor het gesprek. Het eindverslag bevat tenminste een overzicht van de ingebrachte meningen en standpunten. Geef duidelijk in het eindverslag aan, wanneer u het plan aanpast, wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, onderbouw dan waarom u daarvoor kiest. Geef deze groep dan een afgesproken tijd om te reageren. Tip: Het is goed om hen ook te vragen om het verslag te laten ondertekenen. 6. Lever aan bij de gemeente Het eindverslag kunt u bij de aanvraag bijvoegen. Voor de meer complexe projecten kunt u het eindverslag indienen bij de behandelend ambtenaar.

Zienswijze- en bezwaar-/beroepsprocedure Participatie geldt in de fase voorafgaande aan de besluitvorming. De wettelijke zienswijze- en bezwaar-/beroepsprocedure komt hierdoor niet te vervallen. Het blijft daardoor mogelijk dat een zienswijze/bezwaar 61

Kader Participatie Zuidplas

ingediend wordt tegen een bestemmingsplan, omgevingsplan of een verleende vergunning. Vragen of meer informatie Wanneer nog niet alles duidelijk is rondom de uitvoering van de participatie, neem dan contact op met de gemeente Zuidplas. U kunt hier ook terecht voor adviezen hoe de participatie uit te voeren. Spelregels Algemeen gelden de volgende spelregels voor elk participatieproces: 1. Beginspraak: de initiatiefnemer geeft participatie zo vroeg mogelijk in het proces een plek, zodat belangen zo snel mogelijk op tafel komen. De initiatiefnemer organiseert participatie in ieder geval voordat definitieve besluiten worden genomen, zodat de opbrengst van de participatie kan worden meegewogen in de besluitvorming en het maken van de definitieve plannen. 2. Goede afspraken: de initiatiefnemer bepaalt in overleg met alle belanghebbenden hoe de participatie eruit gaat zien, legt de verschillende rollen en verantwoordelijkheden vast en welk niveau van de participatieladder van toepassing is. 3. Breng belangen op tafel: de initiatiefnemer spant zich in om alle belangen, standpunten en waarden op tafel te krijgen, zodat de gemeente een afgewogen besluit kan nemen. 4. Wees zorgvuldig: de initiatiefnemer legt de resultaten van de participatie goed vast. Dit wordt ingediend met de vergunningaanvraag en is van belang tijdens de beoordeling van de aanvraag.

Bijlage 4 Stappenplan en spelregels participatie door initiatiefnemer

Kader Participatie Zuidplas

5. Sta open voor feedback: u staat open voor kritiek/ feedback en gaat hier professioneel mee om. Sta open voor het feit dat plannen als gevolg van participatie kunnen wijzigen. 6. Evalueer: u voert bij het afsluiten van de participatie een evaluatie uit. Ieder participatieproces levert zo leerervaringen op die in de toekomst tot betere participatie kunnen leiden. Tevens kan dit de gemeente helpen om de ondersteuning/advisering bij participatie te verbeteren. Overzicht Omgevingswet

Wat moet u doen?

Wanneer geldt dit?

Wie

Participatie verplicht?

Participatie bij aanvraag omgevingsvergunning is niet verplicht gesteld.

U geeft aan of u belanghebbenden heeft geïnformeerd of betrokken

Vergunningaanvraag voor binnenplanse of buitenplanse omgevingsactiviteit

Initiatiefnemer uit de samenleving

Nee

De gemeente heeft besloten in deze gevallen participatie verplicht te stellen bij een vergunningsaanvraag voor een buitenplanse omgevingsactiviteit

Initiatiefnemer uit de samenleving

Ja

Omgevingsvisie Omgevingsprogramma Omgevingsplan

Gemeente

Ja

Omgevingsplan

Gemeente

Ja

Zo ja, u beschrijft hoe u dit heeft gedaan U beschrijft wat u met het resultaat heeft gedaan

Participatie bij aanvraag omgevingsvergunning is verplicht gesteld

U ontwerpt het participatieproces U doorloopt het participatieproces U beschrijft hoe u belanghebbenden heeft betrokken U beschrijft wat u met het resultaat heeft gedaan

Motiveringsplicht participatie

De gemeente beschrijft hoe belanghebbenden zijn betrokken bij de voorbereiding van het besluit De gemeente beschrijft wat de resultaten daarvan zijn

Kennisgeving participatie

De gemeente beschrijft wie worden betrokken, waarover en wanneer De gemeente beschrijft haar eigen rol en die van initiatiefnemer De gemeente beschrijft waar meer informatie beschikbaar komt

62