Bijlage 4 Informatienota aan de raad “Reactie college Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 Z25.001471

*Z25.001471*

Informatienota aan de raad

onderwerp

nummer raadsstuk

Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 – inclusief reactie college datum 24/06/2025 afzender

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

College van burgemeester en wethouders

J.W. Schuurman

T. Hoogerwaard

registratienummer

bijlagen

openbaar of geheim

Z25.001471

Geen

Openbaar

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Kernboodschap In deze raadsinformatienota verstrekt het college een reactie op het ‘Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024’ (A25.001664) behorende bij de ‘Jaarstukken gemeente Zuidplas 2024’. Inleiding Jaarlijks controleert de onafhankelijke accountant, Deloitte Accountants B.V., in opdracht van de raad de jaarrekening van de gemeente Zuidplas. De accountant verstrekt over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, over het boekjaar eindigend op 31 december 2024 een controleverklaring. Ook dit jaar is de accountant voornemens een goedkeurende controleverklaring bij de jaarstukken 2024 te verstrekken. Naar het oordeel van de accountant geeft de in de ‘Jaarstukken gemeente Zuidplas 2024’ opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2024 en van het vermogen van de gemeente Zuidplas op 31 december 2024. De ‘Jaarstukken gemeente Zuidplas 2024’ zijn in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college maakt hier onderdeel van uit. Toelichting Het college onderkent de navolgende bevindingen en aanbevelingen van de accountant ten aanzien van de controle van de jaarrekening 2024 en verstrekt hierop een reactie.

Controleverklaring over de getrouwheid, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, en het opstel- en controleproces Het college is verheugd een goedkeurende controleverklaring van de accountant te ontvangen over de in de ‘Jaarstukken gemeente Zuidplas 2024’ opgenomen jaarrekening 2024, voor zowel het getrouwe beeld van de jaarrekening en ook voor de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. Voor de bepaling welke posten materieel zijn voor de oordeelsvorming over de getrouwheid van de verantwoording worden goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden gehanteerd. Beide toleranties zijn niet overschreden. In een aantal gevallen is geconstateerd dat een zorgleverancier in het kader van de Wmo en Jeugdwet onvoldoende en geschikte controle-informatie beschikbaar heeft gesteld om de prestatielevering te kunnen vaststellen. Met als gevolg een onzekerheid inzake de getrouwheid van de verantwoorde lasten. pagina 1 van 7

onderwerp

registratienummer

Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 inclusief reactie college

Z25.001471

De hiermee samenhangende onzekerheid in de jaarrekening 2024 bedraagt € 430.000. Naast deze onzekerheid en de gedurende de controle van de jaarrekening geconstateerde en reeds gecorrigeerde verschillen resteert er één niet-gecorrigeerd controleverschil van voorgaande periode ad. € 148.000. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn weliswaar onrechtmatigheden gerapporteerd die de vastgestelde verantwoordingsgrens overschrijden. Deze niet rechtmatig tot stand gekomen baten en lasten alsmede balansmutaties zijn echter grotendeels acceptabel op basis van door de raad vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen welke als niet-acceptabel zijn aangemerkt blijven ver beneden de verantwoordingsgrens en zien toe op het begrotingscriterium en voorwaardencriterium. Er is sprake van een aantal overschrijdingen van de gevoteerde investeringsbudgetten (begrotingscriterium). Van een vijftal inkopen is beoordeeld dat deze ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed (voorwaardencriterium). Als onderdeel van de opvolgingen bevindingen interim-controle 2024, waarvan de aanbestedingsrechtmatigheid onderdeel uitmaakt, zijn al procesoptimalisaties opgesteld ter voorkoming van aanbestedingsonrechtmatigheden. Omdat de rapportage- en verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden, zijn deze overschrijdingen resp.

onrechtmatige aanbestedingen toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering van het ‘Jaarverslag gemeente Zuidplas 2024’ en opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Ook heeft het college in de paragraaf Bedrijfsvoering aanvullende informatie opgenomen over deze financiële onrechtmatigheden en zijn de acties opgenomen om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Als gevolg van een evaluatie rondom het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2023 met de accountant, resulterend in een aantal uitgevoerde verbeteracties binnen de organisatie, is het opsteldossier ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2024 ten opzichte van voorgaand jaar kwalitatief verder verbeterd. Een langere doorlooptijd van vijf weken voor het afronden van het controleproces, wat meer tijd en ruimte heeft geboden voor het doorlopen van het proces, heeft hier positief aan bijgedragen. Het college onderstreept de kwaliteit van de interne beheersing die uit het accountantsverslag blijkt en is tevreden over zowel het soepel en constructief verlopen opstel- en controleproces als over de samenwerking en de wijze van communicatie met de accountant.

Met het oog op een verdere optimalisatie van het opstel- en controleproces van de jaarrekening, waaronder het beschikbaar stellen van een completer controle-exemplaar van de jaarstukken, het verder kwalitatief verbeteren van het SiSa-opsteldossier en het verder vereenvoudigen van de inrichting van de financiële administratie en administratieve boekingsgang, vindt medio 2025 wederom een gezamenlijke evaluatie van het jaarrekeningproces plaats. Kwaliteit verslaggeving De kwaliteit van de ‘Jaarstukken gemeente Zuidplas 2024’ voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De schattingen, zoals bij grondexploitaties en voorzieningen, zijn op een gedegen wijze onderbouwd en de jaarstukken verschaffen het vereiste inzicht. Het college onderkent in het kader van de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken de door de accountant voorgestelde (verbeter)punten op het gebied van de toelichtingen en oorzaakanalyses, het mogelijk verder integreren van de doelen en euro’s binnen de beleidscyclus c.q. de kadernota’s met als uitgangspunt het betrekken van de brutolasten en baten bij deze toelichtingen en analyses.

pagina 2 van 7

onderwerp

registratienummer

Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 inclusief reactie college

Z25.001471

Financiële positie Naast de huidige en toekomstige financiële effecten welke vanuit de Rijksoverheid een significante impact op Zuidplas (zullen) hebben signaleert de accountant een verslechtering van de financiële positie ultimo 2024 ten opzichte van boekjaar 2023: • een nadelig jaarrekeningresultaat van circa € 1,9 mln.; • een lagere beschikbare weerstandscapaciteit ad € 22 mln.; • een lagere solvabiliteit; • een hogere netto schuldquote en een lagere structurele exploitatieruimte. Het college onderstreept het belang van het blijven monitoren en verbeteren van de financiële positie naar de toekomst toe. Het toekomstig beeld maakt duidelijk dat er financiële uitdagingen liggen voor Zuidplas. In 2024 is hiervoor het traject ‘Inzicht en Wendbaarheid’ gestart, op basis waarvan ombuigingen op de begroting gerealiseerd kunnen worden en wat zijn uitwerking zal hebben in de ‘Zomernota gemeente Zuidplas 2025’. Realiteitsgehalte begroting Als uitkomst van een lagere omvang van de afwijkingen in zowel de lasten, de baten als de saldi in combinatie met de omvang en oorzaken van het nadelig resultaat ten opzichte van de begroting na wijziging 2024 merkt de accountant op dat de nodige stappen zijn gezet in het opstellen van een meer realistische begroting.

Om grip te blijven houden op het realiteitsgehalte van de begroting de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht hiervan dichter bij elkaar te brengen is het college samen met uw raad reeds een traject ‘Inzicht en Wendbaarheid’ gestart. Sociaal domein | Jeugdzorg en Wmo Wat betreft de toekenning en levering van zorg binnen het sociaal domein (Wmo en Jeugd) merkt het college op dat er geen significante tekortkomingen zijn geïdentificeerd in de interne beheersing en dat daarnaast verschillende procesoptimalisaties worden onderzocht. Ten aanzien van het verstrekken van de voorzieningen aan cliënten in het kader van de Wmo en Jeugdwet is Zuidplas voor het getrouw en rechtmatig kunnen verantwoorden van de hiermee samenhangende lasten (deels) afhankelijk van de door de zorgaanbieders beschikbaar gestelde, gecontroleerde productieverantwoordingen en/of bestuursverklaringen waarmee de aanbieders aan Zuidplas verantwoording afleggen over de bestedingen. Ondanks de zelfstandig uitgevoerde (aanvullende) werkzaamheden en analyses op het gebied van de prestatielevering van de zorg in het kader van de Wmo en Jeugdwet is er door een drietal zorgaanbieders onvoldoende geschikte controle-informatie verstrekt om de prestatielevering te kunnen vaststellen.

Hierdoor is een onzekerheid ontstaan met een omvang van € 430.000 welke terecht is verwerkt in de foutenevaluatie van de accountant. Eén van de te onderzoeken procesoptimalisaties ziet dan ook toe op het zelfstandig beschikbaar hebben van geschikte controleinformatie om de prestatielevering van zorg te kunnen vaststellen. Hiermee wordt de ‘afhankelijkheid’ van gecontroleerde productie-verantwoordingen en/of bestuursverklaringen van zorgleveranciers gereduceerd wat kan resulteren in een mogelijke afname van de onzekerheid over de getrouwe en rechtmatige verantwoording van de hiermee samenhangende lasten.

pagina 3 van 7

onderwerp

registratienummer

Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 inclusief reactie college

Z25.001471

Lokale heffingen Het college is positief gestemd over de afgelopen periode doorgevoerde verbeterslagen vooruitlopend op de uitbesteding aan de RBG, waardoor ‘groen licht’ van de Waarderingskamer is verkregen voor het opleggen van de gemeentebelastingen over 2025. In uw raad van 4 maart 2025 is ingestemd om een verzoek tot toetreding in te dienen bij de RBG. Uw raad heeft voor 2025 éénmalig een aanvullend budget beschikbaar gesteld van € 1 miljoen voor het verbeteren van met name de WOZ-administratie. Dit bedrag is benodigd om zowel de reguliere werkzaamheden als het wegwerken van achterstanden in de aanslagoplegging uit te kunnen voeren. Voorts dienen herstelwerkzaamheden uitgevoerd te worden om ‘schoon door de poort’ richting de RBG te kunnen. Op deze manier wordt in één keer doorgepakt. Daarnaast onderschrijft het college de blijvende aandacht voor de oplegging en inning van de nog op te leggen gemeentebelastingen, betrekking hebbend op 2024 en eerdere jaren. Grondexploitaties Het college onderschrijft de getrouwe weergave van de grondexploitaties als gevolg van de beoordeling van het onderliggend proces, de dossiervorming en de onderbouwingen waarop de schattingen zijn gebaseerd. De voorziening voor verlieslatende complexen is juist en volledig geactualiseerd en welke in overeenstemming is gebracht met de verwachte negatieve resultaten per grondexploitatie.

Ten aanzien van Cortelande oordeelt de accountant dat de reeds gerealiseerde (plan)kosten in 2024 terecht zijn verwerkt als onderdeel van het voorbereidingskrediet daar, op basis van de geclausuleerde besluitvorming, de ontwikkeling van Cortelande nog niet als actieve grondexploitatie is aangemerkt. Met het oog op de ontwikkelingen rond Cortelande en in aanloop naar het definitief openen van de grondexploitatie in de toekomst, blijft het college de grondexploitatie periodiek actualiseren. Fraude, integriteit en naleving wet- en regelgeving Met een redelijke, maar geen absolute mate van zekerheid, is de accountant van oordeel dat de jaarrekening 2024 als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Voorts is geconcludeerd dat op een adequate wijze opvolging is gegeven aan geïdentificeerde integriteitskwesties. Het college merkt op dat er op een passende manier aandacht wordt besteed aan de thema’s ‘fraude’ en ‘integriteit’ waarover tijdig in contact wordt getreden met de accountant en dat er blijvende aandacht is voor het voorkomen en detecteren van fraude inclusief het invoeren en onderhouden van de interne beheersingsmaatregelen.

De door het college periodiek opgestelde frauderisicoanalyse, onderbouwd met getroffen beheersingsmaatregelen als ook een risicoclassificatie en waarover de accountant z’n enthousiasme heeft geuit, ligt hieraan ten grondslag. Het college is voornemens om bij de toekomstige analyses het gehele fraudelandschap te betrekken, om zo de kans verder te verkleinen dat er risico’s worden gemist of weggelaten en om de analyse als periodiek gespreksonderwerp te agenderen in de auditcommissie. Ontwikkeling interne beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2024 is in het vierde kwartaal van verslaggevingsjaar 2024 een interim-controle alsmede een IT-audit door de accountant uitgevoerd. Deze interim-controle was primair bedoeld om de interne beheersingsmaatregelen te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de ‘Jaarstukken gemeente Zuidplas 2024’ opgenomen informatie. Op basis van deze uitgevoerde interim-controle en IT-audit zijn een aantal tekortkomingen geïdentificeerd in de interne beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving resp. voor de IT-omgeving. pagina 4 van 7

onderwerp

registratienummer

Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 inclusief reactie college

Z25.001471

De belangrijkste bevindingen tezamen met een aangebrachte prioritering van deze bevindingen op basis van een risicogebaseerde benadering, voorzien van een reactie van het college hierop, is met u gedeeld via een informatienota (kenmerk Z24.002940), gedateerd op 5 februari 2025. Zoals met uw auditcommissie is afgestemd in de commissie van 5 februari jl. vindt u aanvullend, zowel op de bevindingen als uitkomst van de interim-controle als van de jaarrekeningcontrole 2024 in onderstaande figuur 1 een planning en prioritering in tijd voor wat betreft de opvolging van bevindingen. De legenda van de status van de bevinding en/of aanbeveling is op basis van de interne rapportage als volgt: Opgelost In opzet opgelost, werking nog niet getoetst Actie ondernomen, maar nog niet afgerond Nog geen actie ondernomen Nieuwe bevinding

#

Proces

Bevinding en/of

Status

Prioriteit

Follow-up

aanbeveling

2025/2026 Q3

2024.01

2024.02

2024.03

2024.04

Lokale heffingen

Waardering voorraad bouwgronden in exploitatie

Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking

Inkoop en aanbesteding

2024.05

Nota vastgoedbeleid

2024.06

Wmo en Jeugdwet

2024.07

Wmo en Jeugdwet

Prioriteer opvolging bevindingen Waarderingskamer en tref voorbereidingen op de uitbesteding aan de belastingsamenwerking Continueer periodiek de actualisatie van de grondexploitatie Cortelande fase 1a Ontwikkel het volwassenheidsniveau van de IT-omgeving door en volg de bevindingen uit de IT-audits op Ontwikkel het bestaande inkoopbeleid door inclusief procesmatige inbedding hiervan Actualiseer het vastgoedbeleid Pas actieve monitoring op (langdurige) cliënten toe en voer periodiek heronderzoek uit om het risico op onterecht verleende zorg verder te mitigeren Onderzoek de mogelijkheid om zelfstandig geschikte controle-informatie op te

Q4

Q1

Q2

hoog

hoog

hoog

hoog

midden

midden

midden pagina 5 van 7

onderwerp

registratienummer

Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 inclusief reactie college

Z25.001471

2024.08

2024.09

2024.10

2024.11

2024.12

2024.13

Rechtmatigheidsverantwoording en interne controle

Frauderisicomanagement

Subsidieverstrekkingen

Ingeleend personeel

Personeel

Financiële administratie en boekingsgang

zetten om de prestatielevering van zorg te kunnen vaststellen en hiermee de ‘afhankelijkheid’ van gecontroleerde productieverantwoordingen te reduceren Pas nog consequenter controlememorandums toe ten behoeve van een gedetailleerde vastlegging van controles (‘audit trail’) Versterk de geëffectueerde vastgestelde frauderisicoanalyse en laat de analyse permanent onderdeel uitmaken van het reguliere risicomanagement en de governancecyclus waarbij de analyse periodiek op de agenda van het bestuur staat Implementeer enerzijds een zichtbare repressieve controlemaatregel om te toetsen of subsidies rechtmatig zijn verstrekt en pas anderzijds structureel een preventieve controlemaatregel in binnen het proces subsidieverstrekkingen Onderzoek de mogelijkheid om een (afgedwongen) systeemtechnische beheersingsmaatregel te implementeren, waarbij een inhoudelijke toets wordt uitgevoerd ten aanzien van de prestatielevering Implementeer een zichtbare controlemaatregel aan de hand van een mutatierapportage om het risico op onjuiste registratie en/of uitbetaling van personeelslasten te mitigeren.

Vereenvoudig de inrichting van de financiële administratie en administratieve boekingsgang

midden

midden

midden

laag

laag

laag

Figuur 1 Planning en prioritering opvolging bevindingen interim- en jaarrekeningcontrole 2024 pagina 6 van 7

onderwerp

registratienummer

Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024 inclusief reactie college

Z25.001471

Consequenties Het college zal, conform de opgestelde reactie en in samenspraak met de proceseigenaren, invulling geven aan de opvolging van de bevindingen en aanbevelingen van de accountant. De grote hoeveelheid aan ambities en verbeterinitiatieven en de daaropvolgend opgenomen risicogebaseerde prioritering kan tot gevolg hebben dat de structurele borging en opvolging van bevindingen met een lage prioritering niet altijd tijdig gerealiseerd kunnen worden. De bevindingen met een hoge en midden risicoclassificatie verdienen de grootste aandacht waarvan een structurele borging en opvolging op korte termijn gerealiseerd zal worden Over de wijze van opvolging en de behaalde resultaten wordt nauw contact onderhouden met uw auditcommissie waarover wordt gerapporteerd als onderdeel van de controlecyclus. Het eerstvolgende moment is de interim-controle als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2025 in het vierde kwartaal 2025. Tevens zal de accountant op basis van de interim-controle 2025 via een Boardletter in het vierde kwartaal van 2025 hierover rapporteren. Vervolg De definitieve controleverklaring over de in de Jaarstukken gemeente Zuidplas opgenomen jaarrekening 2024 en de definitieve versie van het “Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024” worden voorafgaand aan de raadsbehandeling van de ‘Jaarstukken gemeente Zuidplas 2024’ door de accountant verstrekt.

Datum 4 juni 2025 Uiterlijk omstreeks 16 juni 2025 24 juni 2025

Omschrijving Toelichting accountant ‘Accountantsverslag gemeente Zuidplas 2024’ in de auditcommissie Ontvangst controleverklaring van de accountant over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2024 Raadsbehandeling Jaarstukken 2024

Inclusie Met het voorkomen van onrechtmatige en ondoelmatige besteding van publieke middelen zorgt gemeente Zuidplas ervoor dat de beschikbare middelen zorgvuldig worden ingezet om de maatschappelijke doelstellingen, waaronder inclusie, te kunnen realiseren. Bijlagen Geen bijlagen Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas,

J.F. Weber Burgemeester

M. Burgmans Gemeentesecretaris

pagina 7 van 7