Bijlage 4 Beantwoording technische vragen Budgetoverheveling 2024-2025 fractie CU-SGP Z24.002988

Beantwoording technische vragen Budgetoverheveling 2024-2025 fractie CU/ SGP (R24.000133) 9 december 2024

Bij het agendapunt Budgetoverheveling 2024-2026 (moet zijn 2025?) heb ik de volgende technische vragen bij de 3 grootste posten: Reactie Het moet inderdaad zijn: budgetoverheveling 2024-2025. Nieuw zaaksysteem € 281k: 1. Waarom is vervanging van het zaaksysteem noodzakelijk? 2. Wat is de doorlooptijd van dit project en hoe groot is de impact van 'vervanging zaaksysteem' op de bedrijfsvoering van de organisatie. Kunt u garanderen dat met deze € 281k het gehele project kan worden afgerond? 3. Zijn eventuele knelpunten te ondervangen door het huidig zaaksysteem anders te gebruiken? Reactie: Ad 1) Vanuit de accountant is het huidige contract als onrechtmatig bestempeld en dient het Zaaksysteem Europees aanbesteed te worden. Ad 2) De eerste fase van het traject is te komen tot een programma van eisen en op basis daarvan de aanbesteding te publiceren, met de ambitie de daadwerkelijke gunning in 2025 te kunnen doen. Daarna volgt pas het traject van implementatie en uitfaseren huidig systeem. Het zaaksysteem/dms is een applicatie die door de gehele organisatie wordt gebruikt en die een zeer prominente plaats inneemt in het applicatielandschap en de informatiehuishouding. Het vervangen van deze applicatie heeft dan ook een aanzienlijke impact op de organisatie. In de eerste fase (aanbesteding) zal de organisatie vooral bevraagd worden.

Bij de tweede fase (de implementatie) krijgt de hele organisatie hiermee te maken. Het beschikbare budget ziet op de eerste fase (tot aan contract nieuwe leverancier) en het op orde brengen van de data van het huidige systeem om een eventuele conversie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Op dit moment is de aanname, dat het beschikbare budget hiervoor afdoende is. De daadwerkelijke implementatie van een nieuw systeem is niet in dit bedrag meegenomen. Ad 3) De vervanging wordt ingegeven vanuit rechtmatigheid. Bij de keuze voor en implementatie van een nieuw systeem wordt uiteraard wel direct naar een nieuwe en verbeterde situatie toegewerkt.

Haalbaarheidsonderzoeken nieuwe onderwijshuisvesting € 220k: 1. Hoeveel budget was er in de begroting 2023 en 2024 per dorp/school voor de verschillende haalbaarheidsonderzoeken onderwijshuisvesting opgenomen, en hoeveel is daarvan besteed? 2. Op welke scholen/dorpen heeft de door te schuiven € 220k betrekking? Graag een uitsplitsing. Reactie: In onderstaande tabel uit het IHP 2023-2027 staan de budgetten voor de twee uitvoeringsprogramma’s en 7 haalbaarheidsonderzoeken.

De overheveling betreft 220.000. In 2024 is ongeveer een bedrag van 110.000 besteed aan het uitvoeringsprogramma “bestaande dorpen” en twee haalbaarheidsonderzoeken die nu nog lopen (Nieuwerkerk wijk Dorrestein en Oud Verlaat Nessevliet). Voor de andere haalbaarheidsonderzoeken zijn verkennende gesprekken gaande.

Omgevingswet € 200k: 1. Welk deel van deze € 200k wordt ingezet voor afronding van het programma Omgevingswet en welk deel van deze € 200k wordt ingezet voor het tijdig en volgens de nieuwe regels en procedures afwikkelen van lopende dossiers? Reactie: Naar verwachting zal van het genoemde bedrag circa € 120.000 besteed worden aan de afwikkeling van het programma Omgevingswet (opstellen eerste Omgevingsplan, finetunen processen en procedures, training en opleiding etc) en circa € 80.000 voor het afwikkelen van dossiers