Bijlage 4 B 1545 - Infonota Accountantsverslag 2022 - reactie College Z23.001341

*Z23.001341*

Informatienota aan de raad

onderwerp

nummer raadsstuk

Accountantsverslag 2022 – korte reactie

B 1545

datum 4 juli 2023 afzender

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

College van burgemeester en wethouders

J.W. Schuurman

J.M.C. Akkermans - Knops

registratienummer

bijlagen 1

openbaar of geheim

Z23.001341

Openbaar

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Kernboodschap In deze raadsinformatienota geeft het college een korte reactie op het Accountantsverslag behorende bij de Jaarstukken 2022 (A23.000715). Inleiding Jaarlijks controleert de accountant in opdracht van de raad de jaarstukken op getrouwheid en rechtmatigheid. De accountant is ook dit jaar voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken, autorisatie door de gemeenteraad op de lastenoverschrijdingen zijn hiervoor een voorwaarde (R23.000056). Toelichting Op hoofdlijnen wil het college een viertal punten benoemen. Opstel- en controleproces Het college onderstreept de kwaliteit van de interne beheersing die uit het accountantsverslag en de daarin geconstateerde bevindingen blijkt. Het opstel- en controleproces vanuit de organisatie is ondanks de grote hoeveelheid aan ambities, de omvangrijke uitdagingen en de moeilijke omstandigheden op de arbeidsmarkt effectief en efficiënt verlopen. Daarnaast is de samenwerking door de accountant als zeer prettig en constructief ervaren. Dit uit zich in een getrouwe en rechtmatige financiële verantwoording. Groei en ontwikkeling De gemeente Zuidplas is volop in beweging om de organisatieverandering verder vorm te geven, er is sprake van een grote hoeveelheid aan ambities en verbeterinitiatieven en ze staat voor een aantal omvangrijke uitdagingen.

De continuïteit van de beheersmaatregelen en –omgeving binnen Zuidplas is kwetsbaar mede als gevolg van de moeilijke omstandigheden op de arbeidsmarkt. Het ambitieniveau in aanmerking genomen, de enorme impact op de bedrijfsvoering van Zuidplas inclusief relatief veel personele wisselingen en het daadwerkelijk realiseren van procesverbeteringen vraagt behoorlijke capaciteit van de organisatie. Hierdoor blijft de kwaliteit van de interne beheersing en het structureel borgen van kennis binnen de organisatie en opvolgen van verbeterinitiatieven een belangrijk punt van continue aandacht.

pagina 1 van 2

onderwerp

registratienummer

informatienota aan de raad

Z23.001341

Begrotingsrechtmatigheid Tijdens het opstellen van de jaarrekening heeft het college geconstateerd dat op een aantal programmaonderdelen en op investeringskredieten specifiek aan de uitgavenkant sprake is van overschrijdingen. Indien een wijziging niet meer in het verantwoordingsjaar zelf voorgelegd is, leidt dit mogelijk tot een begrotingsonrechtmatigheid en is een ‘herstelbesluit’ achteraf noodzakelijk om deze uitgaven alsnog te autoriseren. Het college is bij deze uitgaven binnen het door de Gemeenteraad uitgezette beleid gebleven, echter zijn de afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen groter dan 10% met een minimum van € 25.000 (art. 6, lid 2 Financiële verordening gemeente Zuidplas 2017). Het college heeft de Gemeenteraad middels de raadsinformatiebrief (Z23.001073) hier nader over geïnformeerd. Mochten er zich in de toekomst (vanaf 2023) begrotingsonrechtmatigheden voordoen, worden deze als gevolg van de wetswijziging rondom rechtmatigheid, door het college in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd aan de Gemeenteraad. Het college streeft volledige rechtmatigheid van uitgaven en het actief en tijdig infomeren van de Gemeenteraad over mogelijke budgetoverschrijdingen na in het belang van de kaderstellende en controlerende rol van de Gemeenteraad in relatie tot het budgetrecht, ook in lastige omstandigheden.

Vanwege de groei van Zuidplas neemt de begroting van de gemeente jaarlijks in omvang toe en om die reden omarmt het college het advies van de accountant zoals opgenomen in de Boardletter. Naast het systeem van decentraal budgetbeheer, zal de kredietbewaking centraal worden ingeregeld binnen de organisatie wat bijdraagt aan het waarborgen van tijdige melding van overschrijdingen aan de Gemeenteraad. Onderhoudsegalisatievoorzieningen Het college herkent zich in het feit dat een geactualiseerde financiële onderlegger noodzakelijk is voor het in stand houden van onderhoudsegalisatievoorzieningen en is voornemens in de toekomst deze actualisatie nadrukkelijker te borgen binnen de betreffende processen. In de loop van boekjaar 2023 wordt onderzocht in hoeverre deze voorzieningen weer benodigd zijn en indien nodig geactualiseerd. Wijzigingen in de voorzieningen worden aan de Gemeenteraad voorgelegd via de planning en control documenten. Vervolg 14 juni 2023 Toelichting door de accountant op het verslag van bevindingen in de auditcommissie 4 juli 2023 Raadsbehandeling Jaarstukken 2022 De definitieve controleverklaring over de in de Jaarstukken 2022 opgenomen jaarrekening en het “Accountantsverslag 2022 gemeente Zuidplas” worden na besluitvorming door de Gemeenteraad over de Jaarstukken 2022 door de accountant verstrekt. Bijlagen 1. A23.000715 Accountantsverslag 2022 gemeente Zuidplas.

Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas,

J.F. Weber Burgemeester

A. de Graaf Gemeentesecretaris

pagina 2 van 2