Document · PDF

Bijlage 4. Accountantsverslag 2023 gemeente Zuidplas - getekende versie A24.001436

Gemeenteraad 9 juli 2024, gemeente ZuidplasBij agendapunt: Rv Jaarstukken 202313.277 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Accountantsverslag 2023 Gemeente Zuidplas, 28 juni 2024

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas Postbus 100 2910 AC NIEUWERKERK A/D IJSSEL Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 28 juni 2024 Ons kenmerk 240610680F/DD Behandeld door N.W. van den Akker MSc RA EMITA 088 288 4556 drs. R.M.J. van Vugt RA 088 288 1108

Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Zuidplas. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Zuidplas. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas. Wij zijn voornemens bij deze jaarrekening een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het getrouwe beeld. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging d.d. 20 september 2023, en met ons auditplan, dat op 7 september 2023 is besproken in uw auditcommissie. Wij hebben het concept van dit accountantsverslag ambtelijk besproken alvorens het aan u is verstrekt. Graag lichten wij dit rapport ook toe aan de auditcommissie, tijdens de vergadering van 21 mei 2024. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Inhoudsopgave Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

• Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

• Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Bevindingen jaarrekening

• De financiële positie van uw gemeente

• Belangrijkste bevindingen uit onze controle

Interne beheersing

• Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing

Bijlagen

• Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle

• Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen

• Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023

• Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/4

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk zijn de kernpunten van de jaarrekeningcontrole overzichtelijk weergegeven. Deze kernpunten lichten wij in het vervolg van dit accountantsverslag nader toe. De onderwerpen linken dan ook door naar de verdiepende teksten, en zijn te raadplegen door op de categorie of het onderwerp te klikken. Categorie

Onderwerp

Observatie en/of aanbeveling

Algemeen

1. Controleverklaring

1. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring bij de jaarstukken 2023.

2. Rechtmatigheid

2. Het college heeft in zijn rechtmatigheidsverantwoording geen rechtmatigheidsfouten gerapporteerd die de verantwoordingsgrens overstijgen.

3. Fraude

3. Het college heeft recentelijk een actuele frauderisicoanalyse vastgesteld. Deze analyse is ook geagendeerd voor een bespreking in de auditcommissie.

1. Financiële positie

1. De financiële positie ultimo 2023 is verslechterd ten opzichte van 2022.

2. Realiteitsgehalte begroting

2. Wij hebben in voorgaande rapportages reeds uw aandacht gevestigd op het realiteitsgehalte van de begroting. Wij constateren dat de gemeente goede stappen heeft gezet op dit punt en dat zij de nodige procesverbeteringen heeft doorgevoerd.

Financiën

3. Kwaliteit jaarstukken

3. Wij hebben vastgesteld dat de jaarstukken kwalitatief gezien voldoen aan de daaraan te stellen eisen. In dit kader hebben wij vastgesteld dat schattingen op een gedegen wijze zijn onderbouwd en dat de jaarstukken het vereiste inzicht verschaffen aan de gebruikers.

Sociaal domein

1. Ontwikkeling interne beheersing 2. Prestatielevering zorg

1. Wat betreft het toekennen van zorg wordt samengewerkt met Stichting Zuidplas Ondersteunt (ZO!) en voor het leveren van de zorg wordt in regioverband (RWO) samengewerkt. Wij hebben in onze managementletter verbeterpunten ten aanzien van de interne beheersing vermeld, maar hebben geen significante tekortkomingen geïdentificeerd die acute opvolging vereisen. 2. De gemeente voert zelf (aanvullende) werkzaamheden en analyses uit op het gebied van prestatielevering van de zorg in het kader van de Wmo en de Jeugdwet. Ondanks deze aanvullende werkzaamheden is er wat betreft één zorgaanbieder in het kader van de Wmo onvoldoende geschikte controle-informatie beschikbaar om de prestatielevering te kunnen nagaan. Hierdoor ontstaat een onzekerheid ad € 0,13 miljoen.

Grondexploitatie

1. Schattingen

1. De grondexploitaties zijn getrouw weergegeven, zoals blijkt uit onze controlewerkzaamheden.

2. Voorziening

2. De gemeente heeft haar voorziening voor verlieslatende complexen geactualiseerd en heeft deze in overeenstemming gebracht met de verwachte negatieve resultaten per grondexploitatie.

3. Middengebied

3. De ontwikkeling van het ‘Middengebied’ is nog niet als actieve grondexploitatie in de jaarrekening 2023 verwerkt, op basis van de geclausuleerde besluitvorming bij het openen van de grondexploitatie. Wel hebben wij de grondexploitatie laten toetsen door specialisten van Deloitte Real Estate, zoals ook met de raad is gedeeld. De rapportage naar aanleiding hiervan is reeds met de auditcommissie besproken.

IT-omgeving

1. IT-maturity 2. Cybersecurity 3. General IT controls

1. Wij hebben een IT-maturity assessment uitgevoerd, als onderdeel van onze IT-auditwerkzaamheden. De resultaten hiervan zullen separaat met de auditcommissie worden besproken in de vergadering van 21 mei 2024. 2. De aandacht voor cybersecurity is vanaf het najaar van 2024 wettelijk verankerd in de Europese NIS2-richtlijn. Wij vragen uw aandacht voor de mogelijke impact van deze nieuwe wetgeving op de IT-omgeving van de gemeente Zuidplas. 3. In onze boardletter met kenmerk 24026B6C1B/HV hebben wij onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van de general IT controls aan u gerapporteerd. Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/5

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Bestuurlijke samenvatting Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid

Rechtmatigheid

Welke verbeteringen zien wij?

Welke aandachtspunten zien wij?

•

Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college.

•

De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1,65 miljoen, respectievelijk € 4,95 miljoen.

•

Naast onze opdrachtbevestiging zijn het Bado en de controleverordening (die door uw raad is vastgesteld op 16 mei 2024) bepalend (geweest) voor onze controle.

•

Wij hebben tijdens onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens conform het controleprotocol WNT te boven gaan.

•

Het college van B&W heeft in zijn rechtmatigheidsverantwoording geen fouten en geen onduidelijkheden gerapporteerd die uitkomen boven de verantwoordingsgrens.

•

In de paragraaf Bedrijfsvoering zijn de bevindingen groter dan de rapporteringstolerantie toegelicht door het college.

•

De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 1,65 miljoen, respectievelijk € 0,1 miljoen.

•

Wij hebben de conclusies van het college in ons getrouwheidsoordeel betrokken. Hieruit zijn geen materiële tekortkomingen gebleken.

•

Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de SiSa-bijlage die als bijlage bij de jaarstukken is opgenomen. In Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 is de voorgeschreven tabel met fouten en onzekerheden opgenomen.

Wij zien dat uw gemeente de volgende verbeteringen heeft gerealiseerd: •

Wij zien dat u stappen zet in het verbeteren van het budgetrecht van de raad (begrotingsrechtmatigheid: exploitatiebudgetten). Het realiteitsgehalte van de begroting is bovendien verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren.

•

De gemeente Zuidplas besteedt op een goede manier aandacht aan de thema’s ‘fraude’ en ‘integriteit’, en treedt daarover tijdig met ons in contact.

•

De ambtelijke organisatie heeft veel inspanningen geleverd inzake het op een gedegen wijze onderbouwen van de eerste officiële rechtmatigheidsverantwoording. Wij willen de organisatie complimenteren met de uitgevoerde werkzaamheden en met de in dit kader opgeleverde rapportage.

Daarnaast onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •

De start van onze controle is, op verzoek van de gemeente Zuidplas, met één maand vervroegd ten opzichte van eerdere jaren. Hoewel de organisatie erin geslaagd is om de jaarrekening, inclusief het onderliggende opstel- en controledossier, tijdig gereed te hebben, constateren wij dat de controle relatief moeizaam verlopen is. Een hierbij meewegende factor is het feit dat dit het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording betrof, wat tevens druk op het opstel- en controleproces heeft gelegd. Wij zullen dit opstel- en controleproces, inclusief de timing van onze controle, evalueren met de ambtelijke organisatie.

•

Wij signaleren dat het toenemende aantal SiSa-regelingen voor een extra druk op het opstel- en controleproces zorgt. Onderbouwingen bij de uiteenlopende specifieke uitkeringen moeten vanaf veel verschillende plekken binnen de organisatie komen en het verzamelen en beoordelen van deze controle-informatie kost uw organisatie veel tijd. Wij adviseren u dan ook om een specifieke coördinator voor de SiSa-regelingen aan te wijzen.

•

Als onderdeel van het voorwaardencriterium van de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang om de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen te toetsen. Wij hebben bij de start van onze controle van de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld dat de uitgevoerde analyses in dit kader onvoldoende waren om tot een betrouwbaar oordeel over de rechtmatigheid te komen. Wij zullen dit proces en de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording evalueren met uw ambtelijke organisatie.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Welke aandachtspunten zien wij? (vervolg)

Frauderisicoanalyse

Opstel- en controleproces

•

De gemeente Zuidplas heeft ultimo 2023 nog één onderhoudsvoorziening, ten behoeve van het groot onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. In het kader van deze voorziening zal er met ingang van 2024 een nieuw Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) worden gehanteerd. Hierop vooruitlopend is het actuele plan voor de jaarrekening 2023 (stammend uit 2020) niet meer geactualiseerd, terwijl dat conform het BBV wel had gemoeten. Ten behoeve van het nagaan van de aanvaardbaarheid van de voorziening hebben wij kennisgenomen van het nieuwe (concept)plan dat met ingang van 2024 zal worden gehanteerd. Op basis hiervan is door ons vastgesteld dat de dotatie aan de voorziening in 2023 te hoog was. Deze dotatie is door de ambtelijke organisatie gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening.

•

Wij adviseren u om uw administratie te vereenvoudigen, bijvoorbeeld wat betreft het doorbelasten van de overhead naar de verschillende kostenplaatsen. Hierbij staat de volgende vraag centraal: Welke boekingsgangen zijn complex en kunnen op basis van de huidige informatiebehoefte worden vereenvoudigd? Ook het nut en de noodzaak van interne verrekeningen kunnen hierbij worden betrokken.

•

Van belang is een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie. Dit vraagt om een centrale kaderstelling richting de organisatieonderdelen, met vanuit die onderdelen een versterking van de informatievoorziening. Dit is bijvoorbeeld vorm te geven via: -

het verbeteren van de input voor een uniforme en consistente documentatie, o.a. ten aanzien van het bepalen van de voorziening dubieuze debiteuren door de diverse organisatieonderdelen;

het verbeteren van de projectbeheersing, om te komen tot een consistente werkwijze en tot dossiervorming per organisatieonderdeel;

het vormgeven van het risicomanagement voor het kwantificeren en afdekken van risico’s.

•

Via (thema)onderzoeken en interne controles besteedt uw gemeente passende aandacht aan de onderwerpen ‘fraude’ en ‘integriteit’. Wij hebben u in 2022 geadviseerd om de frauderisicoanalyse te actualiseren en deze ook op verschillende punten te versterken. Inmiddels is uw gemeente vergevorderd met deze actualisatie. Een nieuwe frauderisicoanalyse is reeds vastgesteld door het college en zal ook worden geagendeerd in de auditcommissie. Wij zijn overwegend positief over deze geactualiseerde frauderisicoanalyse en constateren dat onze eerdere aanbevelingen ter harte zijn genomen. Wel willen wij (nogmaals) benadrukken dat het voor een gedegen frauderisicoanalyse van belang is dat er wordt geredeneerd vanuit de mogelijkheden tot het plegen van fraude binnen het gehele landschap waarin de gemeente zich bevindt. In het verlengde hiervan adviseren wij u daarom om scherp te blijven op eventuele veranderingen in dit landschap. Het regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks, of tweejaarlijks) actualiseren van de analyse kan hierbij helpen.

•

Voor verdere observaties inzake fraude en met betrekking tot uw interne beheersing verwijzen wij tevens naar de boardletter 2023.

•

Wij hebben vastgesteld dat u op een adequate wijze opvolging geeft aan integriteitsmeldingen. Tijdens onze controle over 2023 zijn er door ons geen fraudegevallen geconstateerd.

•

In het najaar van 2023 hebben wij in samenwerking met de ambtelijke organisatie een ‘audit elevation lab’ georganiseerd, waarin het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2022 is geëvalueerd en een doorkijk naar de controle over 2023 is gemaakt. Naar aanleiding hiervan zijn er, waar nodig, aanscherpingen doorgevoerd in het interne ‘draaiboek’ voor het opstelproces en voor de werk- en planningsafspraken wat betreft de jaarrekeningcontrole. Desondanks is de controle, zoals eerder gemeld, onder meer vanwege het vervroegen van de start van de controle en als gevolg van het feit dat dit het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording betreft, relatief moeizaam verlopen ten opzichte van die situatie in eerdere jaren. Medio 2024 evalueren wij wederom het proces, om te bepalen op welke terreinen/aspecten er verbeteringen mogelijk zijn, teneinde het proces te optimaliseren.

•

De controle van de grondexploitaties (exclusief het ‘Middengebied’) is goed verlopen. Wij hebben vastgesteld dat de inschattingen van de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten adequaat zijn onderbouwd zijn en op een aanvaardbare wijze zijn ingeschat.

•

Wij hebben geen bevindingen geconstateerd ten aanzien van de SiSa-bijlage, maar wel wat betreft een met deze SiSa-bijlage samenhangende transitorische post. Om het opsteldossier van de SiSabijlage kwalitatief te verbeteren, adviseren wij u een SiSa-coördinator te benoemen.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Financiële positie

Realiteitsgehalte begroting

Kwaliteit verslaggeving

•

De financiële positie ultimo 2023 is verslechterd ten opzichte van 2022.

•

De beschikbare weerstandscapaciteit ultimo 2023 bedraagt € 29,4 miljoen (2022: € 26,4 miljoen). Deze weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente Zuidplas onderkende en aanwezige risico’s van € 8,3 miljoen (2022: € 7,3 miljoen).

•

Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen begroting en realisatie, en kent een nadelig rekeningresultaat 2023 ad € 0,5 miljoen (2022: voordelig € 7,9 miljoen).

•

Uit het overzicht van baten en lasten over 2023 blijken afwijkingen c.q. volumeverschillen in zowel de lasten, de baten als de saldi. Deze afwijkingen, in combinatie met de absolute omvang en de oorzaken van het nadelige resultaat van circa € 0,5 miljoen ten opzichte van gewijzigde begroting 2023, wijzen erop dat de gemeente Zuidplas de nodige stappen heeft gezet in het opstellen van een realistische begroting. In voorgaande jaren hebben wij gerapporteerd over de forse positieve jaarrekeningresultaten, als gevolg van het gebrek aan capaciteit om projecten tot uitvoering te brengen. Wel blijven wij benadrukken dat het van belang is om grip te blijven houden op het realiteitsgehalte van de begroting en de gevoteerde investeringskredieten.

•

Wij adviseren u om in 2024 nader onderzoek te doen naar de (structurele) oorzaken van het nadelige rekeningsaldo 2023 en na te gaan hoe het realiteitsgehalte en de voorspellende waarde van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening verder zijn te verbeteren. Een mogelijke aanpak hiervoor is het ‘zero based’ opbouwen van de begroting 2025. Feitelijk is dit het opzetten van de begroting ‘vanaf nul’, in plaats van – sterk vereenvoudigd gesteld – het indexeren van de begroting 2024, aangevuld met nieuwe projecten, investeringen en activiteiten. Dit dwingt de organisatie om opnieuw te kijken naar de taken die werkelijk moeten worden uitgevoerd en om deze te analyseren ten opzichte van de beschikbare personele capaciteit.

Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces om tot schattingen te komen, zoals bij de grondexploitatie en de voorzieningen. Bij de processen waarbij wij dat nodig achtten, hebben wij specialisten betrokken. Dit betrof de WNT-verantwoording, in verband met wijzigingen wat betreft de topfunctionaris(sen). Wij onderkennen in het kader van de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken de volgende aandachtspunten: •

De kwaliteit van de toelichtingen en analyses kan worden verbeterd. Zo ontbreken vaak de oorzaakanalyses en worden verschillen veelal cijfermatig verklaard. Als gevolg waarvan een afwijking is veroorzaakt en of deze al dan niet al eerder was te voorzien, blijkt in de meeste gevallen niet.

•

Een logische vervolgstap is het meer integreren van de doelen en euro’s in de beleidscyclus c.q. de kadernota’s, en vervolgens de begroting en de jaarrekening.

•

Het uitgangspunt is hierbij dat de toelichtingen en analyses betrekking hebben op de brutolasten en -baten. In diverse gevallen zijn deze echter gebaseerd op het saldo van baten en lasten (netto) en worden verschillende afwijkingen hierdoor onderbelicht of niet (geheel) verklaard, ook als gevolg van het tussentijds verrekenen hiervan met de reserves.

Wij hebben, ondanks de bovenstaande (verbeter)punten, wel vastgesteld dat de jaarstukken kwalitatief gezien voldoende zijn om het gewenste inzicht aan de gebruikers te verschaffen. Wij hebben tevens vastgesteld dat de jaarrekening voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor provincies en gemeenten.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Interne beheersing

Sociaal domein

Grondexploitatie

Overig

•

Op basis van de interim-controle 2023 hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de interne-beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met u (gemeenteraad) gedeeld via de boardletter 2023 (kenmerk 24026B6C1B/HV). In het voorliggende accountantsverslag vindt u onze bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.

•

Wij hebben in 2023 een IT-audit uitgevoerd, waarover middels de boardletter 2023 aan u is gerapporteerd. Tijdens de fysieke bijeenkomst met de auditcommissie op 21 mei 2024 zullen wij tevens de resultaten naar aanleiding van ons IT-maturity assessment bespreken. Onze conclusie is dat er sprake is van tekortkomingen die van invloed zijn op de jaarrekening, de compliance en/of de operationele prestaties. Vanwege deze conclusie konden wij tijdens onze controle over 2023 niet zonder meer steunen op de IT-omgeving en/of op (informatie uit) de applicaties. Wij hebben daarom (extra) gegevensgerichte controlewerkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles. Hierbij zijn geen afwijkingen geconstateerd.

•

Wij trekken samen met uw gemeente op in het proces van het digitaliseren van de interim- en de jaarrekeningcontrole. Tijdens onze controle zetten wij hiertoe diverse tools in, bijvoorbeeld voor de controle van de memoriaalboekingen. In het najaar van 2024 zullen wij nader met u van gedachten wisselen over de vereisten in de automatiseringsomgeving en over de inrichting van uw financiële administratie, met als doel de diverse mogelijkheden van data-analyse maximaal te benutten.

•

Wat betreft het toekennen van zorg wordt samengewerkt met Stichting Zuidplas Ondersteunt (ZO!) en in het kader van het leveren van de zorg wordt in regioverband (RWO) samengewerkt. Wij hebben middels onze managementletter verbeterpunten ten aanzien van de interne beheersing gerapporteerd, maar hebben geen significante tekortkomingen geïdentificeerd die acute opvolging vereisen.

•

De gemeente voert zelf (aanvullende) werkzaamheden en analyses uit op het gebied van de prestatielevering van de zorg in het kader van de Wmo en de Jeugdwet. Ondanks deze aanvullende werkzaamheden is er voor één zorgaanbieder in het kader van de Wmo onvoldoende geschikte controle-informatie beschikbaar om de prestatielevering te kunnen vaststellen. Hierdoor ontstaat een onzekerheid ad € 0,13 miljoen.

•

Wat betreft de grondexploitatie hebben wij het proces, de dossiervorming en de onderbouwingen beoordeeld waarop het management de geactualiseerde schattingen heeft gebaseerd. Wij hebben onder andere de realisatie en de geactualiseerde schattingen ultimo 2023 versus de schattingen inzake de jaarrekening 2022 geanalyseerd (‘backtesting’).

•

Wij hebben kennisgenomen van de geclausuleerde besluitvorming rond het vaststellen van de nieuwe grondexploitatie Middengebied. Op basis van de aard en inhoud van deze besluitvorming is de ambtelijke organisatie tot het oordeel gekomen dat er nog geen sprake is van een actieve grondexploitatie in de context van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Wij zijn tot het oordeel gekomen dat dit de juiste interpretatie van het BBV is, en dat de gemaakte (plan)kosten ten aanzien van het Middengebied in 2023 terecht zijn verwerkt als onderdeel van het voorbereidingskrediet, onder de immateriële vaste activa. Wel hebben onze specialisten van Deloitte Real Estate de grondexploitatie getoetst zoals deze door de raad is vastgesteld bij opening. De resultaten naar aanleiding hiervan zijn separaat met de auditcommissie gedeeld en besproken.

•

Wij hebben specifiek aandacht besteed aan de impact van de veranderende (woning)markt op de grondexploitaties van de gemeente Zuidplas. Naar aanleiding hiervan hebben wij geen bevindingen geconstateerd. Wij constateren tevens dat de gemeente de specifieke kennis op het gebied van grondexploitaties (extern) inhuurt.

•

Wij zijn van mening dat de waardering van de grondexploitatie op basis van de hiervoor beschreven werkzaamheden en bevindingen juist is, en consistent met voorgaand jaar.

•

Uit bijlage A bij dit accountantsverslag blijkt welke (niet-)gecorrigeerde bevindingen, onzekerheden en tekortkomingen in de toelichtingen wij hebben geconstateerd.

•

In bijlage C is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Bevindingen jaarrekening

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is verslechterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2023 bedraagt € 3,2 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 2,7 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 circa € 0,5 miljoen nadelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 26% van het balanstotaal (ultimo 2022: 29% van het balanstotaal) en is verslechterd ten opzichte van 2022. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat.

Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in de reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in de reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming. Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.

Eigen vermogen (x € 1 miljoen)

2023

2022

2021

2020

Eigen vermogen per 1 januari

68,1

62,3

56,1

52,0

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 2,7

-/- 1,9

-/-0,3

3,7

Gerealiseerd resultaat

-/- 0,5

7,7

6,5

0,4

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten

-/- 3,2

5,8

6,2

4,1

Eigen vermogen per 31 december

64,9

68,1

62,3

56,1

Exploitatieresultaat (x € 1 miljoen)

Totale baten

152.241

Totale lasten

-/- 155.367

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten

-/- 3.125

Af: stortingen in reserves

-/- 9.667

Bij: onttrekkingen aan reserves

12.334

Saldo mutaties reserves

2.667

Gerealiseerd resultaat

-/- 459

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2023 laat een nadelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 3,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 14,1 miljoen (begroting na wijziging).

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen) 10

De jaarrekening 2023 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een nadelig gerealiseerd resultaat van circa € 0,5 miljoen.

In de programmaverantwoording geeft het college per programma op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. In de paragraaf Bedrijfsvoering heeft het college de rechtmatigheid van de begrotingsafwijkingen nader toegelicht. Er is geen sprake van overschrijdingen ten opzichte van de begroting na wijzigingen.

(5) 2020

2021

2022

2023

Mutaties in reserves (x € 1 miljoen) 5 3 1 (1)

(3) (5) 2020

2021

2022

2023

Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen) 10 8 6 4 2 (2) 2020

2021

2022

2023 Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/14

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor de gemeente Zuidplas (werkelijk over de periode 2020-2023)

Solvabiliteit De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Als sprake is van een forse schuld en veel eigen vermogen (totaal van algemene en bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de gemeente. Grondexploitatiequote De grondexploitatiequote geeft aan hoe groot de grondpositie (waarde van de grond) is ten opzichte van de totale baten van de gemeente. In de regel geldt: hoe hoger de grondexploitatiequote, hoe groter het risico dat de gemeente loopt.

Grondexploitatiequote

Solvabiliteit

30%

12%

29%

10%

28% 27%

26%

Netto schuldquote

25%

Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de ‘druk’ van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie.

24%

23%

2020

Structurele exploitatieruimte Voor het beoordelen van de financiële positie is het ook van belang om te kijken naar de structurele baten en lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit de onroerendezaakbelasting. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, waarbij de structurele baten en lasten worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van leningen) te dekken.

2021

2022

2023

2020

Werkelijk

2021

2022

2023

Werkelijk

Structurele exploitatieruimte

Netto schuldquote 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% 2020

2021

2022

2023

2020

Werkelijk

2021

2022

2023

Werkelijk Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/15

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Voorspellende waarde van uw begroting

Saldo baten en lasten | Begroting vs. realisatie (x € 1 miljoen)

De jaarrekening 2023 sluit met een negatief gerealiseerd resultaat van circa € 0,5 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad de financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college zijn beleid en doelen kan realiseren.

10 (10)

De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en de mogelijkheden. Daarmee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren.

(20) Begroting 2022

Uw organisatie is zich bewust van deze problematiek. In de afgelopen jaren heeft uw gemeente reeds maatregelen genomen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht hiervan dichter bij elkaar te brengen. Desondanks willen wij u adviseren om aandacht te houden voor dit onderwerp.

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Baten | Begroting vs. realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 200 150

Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken

100

Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2023 voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben de jaarstukken tijdens onze werkzaamheden integraal doorgenomen en hebben daarbij – behalve op de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken, vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses.

50 Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Lasten | Begroting vs. realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 200 150 100 50 Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023 Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/16

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Wij onderkennen in het kader van de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken de volgende aandachtspunten: 1. De kwaliteit van de toelichtingen en analyses behoeft verbetering. Oorzaakanalyses ontbreken vaak nog. Voorkomende verschillen worden bovendien veelal cijfermatig verklaard, waarbij in de meeste gevallen niet duidelijk wordt door welke oorzaak een afwijking is veroorzaakt en of deze al dan niet eerder was te voorzien. 2. Een logische vervolgstap is het meer integreren van de doelen en euro’s in de beleidscyclus c.q. de kadernota’s, en vervolgens in de begroting en de jaarrekening. 3. Het uitgangspunt is dat de toelichtingen en analyses betrekking hebben op de brutolasten en -baten. In diverse gevallen zijn deze echter gebaseerd op het saldo van baten en lasten (netto). Hierdoor, en ook vanwege het tussentijd verrekenen hiervan met de reserves, blijven diverse afwijkingen onderbelicht of worden deze niet (geheel) verklaard.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen) Het weerstandsvermogen is afgenomen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente geschatte risico’s. Beide zijn gemuteerd in 2023; de ratio weerstandsvermogen is met 0,5 afgenomen. Beschikbare weerstandscapaciteit

35 30 25 20

De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 25,6 miljoen (2022: € 26,4 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar.

15 10

Benodigde weerstandscapaciteit De inventarisatie van risico’s – die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen – geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen.

5 2020

2021

Benodigde weerstandscapaciteit

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 8,3 miljoen (2022: € 7,3 miljoen). Ten opzichte van 2022 is hiermee sprake van een toename. Uw weerstandscapaciteit van € 25,6 miljoen is toereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 8,3 miljoen. Dit is door het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag.

2022

2023

Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandscapaciteit

3,75

3,50

3,25

3,00

2,75 2020

2021

2022

2023

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 is het college verplicht in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen waarin het zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (inclusief de begrotingsrechtmatigheid). Een uitgebreidere toelichting op de onrechtmatigheden, en de vervolgacties om deze op te lossen/te voorkomen, is opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag. Verantwoordings- en rapportagegrens Via de controleverordening en op basis van een specifiek genomen raadsbesluit d.d. 16 mei 2023 heeft de gemeenteraad de verantwoordingsen rapportagegrens vastgesteld. Het college heeft de verantwoordingsgrens gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daarbij. Fouten en onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens niet overschrijden, zorgen voor een positieve uiting van het college, waaruit blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, evenals de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Begrotingscriterium

Voorwaardencriterium

Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. De financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (het begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij de investeringen heeft geautoriseerd. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting.

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan het uitvoeren van de financiële beheershandelingen. Deze eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

De gemeenteraad en het college hebben afspraken gemaakt over de situaties waarin lastenoverschrijdingen weliswaar onrechtmatig zijn, maar wel acceptabel (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel, wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering).

Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college blijken geen onrechtmatigheden die de verantwoordingsgrens te boven gaan.

Wij hebben vastgesteld dat het college specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium, zijnde een controle op programmaoverschrijdingen, waaronder een nulproef en een controle op kredietoverschrijdingen.

Normenkader

Kredietoverschrijdingen

Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door de gemeenteraad vastgesteld in haar vergadering d.d. 12 december 2023. Wij hebben vastgesteld dat het normenkader voor het college leidend is geweest bij het komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Er is sprake van een aantal overschrijdingen van de gevoteerde investeringskredieten. Omdat de rapportagegrens hierbij wordt overschreden, zijn deze kredietoverschrijdingen toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Uit onze werkzaamheden blijkt dat de kredietoverschrijdingen adequaat zijn toegelicht.

Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het college de financiële verordening en de controleverordening heeft geactualiseerd. Deze zijn door de gemeenteraad vastgesteld in de vergaderingen van 20 december 2022 en 16 mei 2023. In de financiële verordening zijn eveneens specifieke richtlijnen opgenomen voor de wijze en diepgang van het rapporteren over de rechtmatigheid en voor de wijze waarop het college moet omgaan met begrotingsafwijkingen. Deze komen hierna nader aan bod.

Begrotingsrechtmatigheid

Gemeenten stellen via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s de kaders vast die van invloed zijn op de verslaggeving. Het gaat hierbij om het geven van invulling aan de ruimte die het BBV biedt voor de eigen gemeentelijke kaders. Denk hierbij aan de grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, en het omgaan met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en per definitie ook onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. De voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden evenmin opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij kan worden gedacht aan het nietnaleven van de voorwaarden met betrekking tot recht, hoogte, duur, termijnen, normbedragen, doelgroep en grondslag bij bijvoorbeeld bijstandsverlening, maatschappelijke ondersteuning, inkomensoverdrachten en het opleggen van belastingen, met als gevolg dat de bijhorende lasten of opbrengsten onjuist en/of onvolledig zijn. Het niet-naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening. Díe onderwerpen die niet onder het getrouwheidsoordeel van de accountant vallen, worden hierna nader toegelicht, inclusief de wijze waarop het college deze in zijn werkzaamheden heeft betrokken. Aanbestedingen

Wat betreft de begrotingsrechtmatigheid is het autorisatieniveau van de raad leidend bij het bepalen van de onrechtmatigheden. Het autorisatieniveau van de raad van de gemeente Zuidplas betreft het totaal van de baten en lasten op programmaniveau. Op dit niveau is er geen sprake van begrotingsoverschrijdingen. Derhalve heeft het college (terecht) geen begrotingsonrechtmatigheden meegewogen in de oordeelsvorming met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording.

Uw gemeente voert in het kader van de controle op het naleven van de aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatige totstandkoming van inkoopcontracten adequaat gecontroleerd is middels de door de ambtelijke organisatie uitgevoerde werkzaamheden. De (verbijzonderde) interne controlefunctie van uw gemeente heeft aan de hand van een risicoanalyse en hierop inspelende detailwerkzaamheden met voldoende diepgang de crediteuren beoordeeld, welke (mogelijk) aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen onderhevig zijn. Middels deze werkzaamheden is één onrechtmatig inkoopcontract geconstateerd, waarvan de uitgaven in 2023 de rapportagegrens overschrijden. Deze onrechtmatigheid is adequaat toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Ook zijn twee kleinere onrechtmatigheden geconstateerd, welke de rapportagegrens niet overschrijden. Wij willen erop aandringen om onrechtmatige inkoopcontracten zo snel als mogelijk te beëindigen. Uw gemeente heeft hier grotendeels al actie op ondernomen. Tevens zijn door de (V)IC een aantal inkoopcontracten geïdentificeerd welke in de nabije toekomst (opnieuw) zullen moeten worden aanbesteed. De gemeente heeft hierop reeds actie ondernomen, door de betreffende aanbestedingen op te nemen in een aanbestedingskalender. Zoals ook gerapporteerd in onze boardletter constateren wij nog mogelijkheden tot het (verder) optimaliseren van het inkoop-en aanbestedingsproces.

Het opvolgen van onze bevindingen in dit kader kan uw organisatie helpen in het (verder) terugdringen van aanbestedingsonrechtmatigheden.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Sociaal domein Sociaal domein | PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGB-verantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2023 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGB-bestedingen over 2023 bedragen circa € 1,3 miljoen (2022: € 1,3 miljoen).

In één geval is geconstateerd dat een zorgleverancier onvoldoende informatie heeft verstrekt aan de gemeente Zuidplas, met als gevolg een onzekerheid inzake de getrouwheid van de verantwoorde lasten. De hiermee samenhangende onzekerheid in de jaarrekening van de gemeente Zuidplas bedraagt € 0,13 miljoen.

Uw organisatie heeft, evenals in voorgaande jaren, de aanvullende internebeheersingsmaatregelen en interne controles ook over 2023 gehandhaafd c.q. uitgevoerd. Hiermee is er voldoende zekerheid verkregen over de prestatielevering en de rechtmatigheid van de PGB-bestedingen. In dit kader is er onder andere nader onderzoek uitgevoerd bij een representatief aantal gebruikers van de PGB-gelden. Met de getroffen beheersingsmaatregelen en uitgevoerde interne controles is er voor de PGB-bestedingen over 2023 voldoende zekerheid verkregen over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van deze bestedingen. Sociaal domein | Jeugdzorg en Wmo Uw gemeente voert het aan cliënten verstrekken van de voorzieningen in het kader van de Wmo en de Jeugdwet volledig in eigen beheer uit. Ten aanzien van deze onderdelen is uw gemeente voor het getrouw en rechtmatig kunnen verantwoorden van de hiermee samenhangende lasten (deels) afhankelijk van de gecontroleerde productieverantwoordingen en/of bestuursverklaringen waarmee de zorgleveranciers aan de gemeente Zuidplas verantwoording afleggen over de bestedingen. In lijn met de landelijke trend zijn de kosten voor de jeugdzorg ook bij uw gemeente in de afgelopen jaren (fors) gestegen. Verwacht wordt dat deze ontwikkeling ook in de komende jaren nog doorzet.

In het geval van het ontbreken van gecontroleerde productieverantwoordingen en/of bestuursverklaringen van zorgleveranciers is er in het beginsel geen sprake van voldoende en geschikte controle-informatie en blijft er dus onzekerheid bestaan over de getrouwe en rechtmatige verantwoording van de hiermee samenhangende lasten. De gemeente Zuidplas hanteert echter binnen het eigen beheersingssysteem een ‘controlemix’ die bij het ontbreken van de verantwoordingen toch voldoende zekerheid geeft over de getrouwheid en rechtmatigheid van deze lasten. © 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/22 Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) •

De voorraad onderhanden werk De balanspost waarbij sprake is van de belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie). Deze balanspost is vanwege het saldo ultimo 2023 ad € 5,7 miljoen relevant voor de accountantscontrole. Dit is echter ook het geval vanwege de schattingen die een rol spelen bij het ramen van de in 2024 e.v. nog te realiseren baten ad € 45 miljoen en lasten ad € 35,8 miljoen. Deze nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het verwachte resultaat bij het afsluiten van de projecten. Dit leidt tot een voorziening indien het college verwacht dat het project verlieslatend is en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. Voor het waarderen van de grondexploitatie dient de gemeente per individueel project te bepalen of zij de boekwaarde, plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar de beste schatting, kan terugverdienen. Ultimo 2023 gaat het om dertien individuele projecten, exclusief het Middengebied. De gemeente Zuidplas schat ultimo 2023 in dat de totale omvang van de niet terug te verdienen kosten op de gehele grondexploitatie circa € 3 miljoen bedraagt (2022: € 3,3 miljoen). Hiervoor is een voorziening getroffen.

Deze voorziening is voor een bedrag van € 2,4 miljoen in mindering gebracht op de bouwgronden in exploitatie. Het resterende deel van de verliesvoorzienig is aan de passivazijde van de balans gepresenteerd, in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording.

•

Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, met als gevolg dat de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen? Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen, en dus naar bouwcapaciteit, is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de daarbij horende prijsontwikkelingen? Parameters: zijn de parameters voor kosten- en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en vanuit de best mogelijke inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?

5.000

Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?

10 5

2020

2021

2022

2023

Ontwikkeling boekwaarde

35.000

De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot 5 P’s:

•

Overzicht nog te realiseren baten en lasten per project (x € 1 miljoen)

25.000

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.

De 5 P’s vormen de basis voor het actualiseren van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’.

Het controleproces inzake de waardering van de voorraad onderhanden werk

•

Totale boekwaarde bouwgronden in exploitatie (x € 1 miljoen)

15.000 (5.000)

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Nog te realiseren baten

Nog te realiseren lasten Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/23

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) In het kader van onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen wat betreft het actualiseren van de grondexploitaties (vooral de uitgangspunten voor planning (fasering), programmering en prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijgingen en de gehanteerde rekenrente (rente-omslagmethode)) hebben wij de volgende vragen in overweging genomen: •

•

Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd. Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op een passende wijze weerspiegelen; met andere woorden: is er sprake van consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?

•

Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.

•

Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).

De grondexploitaties zijn door het college voor de jaarrekening 2023 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), waarbij de verwachtingen, indien nodig, naar beneden zijn bijgesteld, waarmee tevens is nagegaan of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening noodzakelijk is. Tussentijdse winstneming In juli 2019 heeft de commissie BBV de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat gemeente voor tussentijdse winstneming de ‘Percentage Of Completion methode’ (POCmethode) moeten toepassen. Hierbij geldt dat gemeenten, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, tussentijds winst moeten nemen.

Op grond van de POC-methode heeft uw gemeente in het boekjaar 2023 voor € 1,9 miljoen tussentijdse winst genomen op de grondexploitatie (2022: € 1,3 miljoen). Belangrijkste bevindingen inzake waardering grondexploitaties Als onderdeel van de controle op de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en van de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat, en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier bijvoorbeeld al contracten of overeenkomsten aan ten grondslag of niet). Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol. Zo zorgt binnenstedelijke herstructurering normaliter voor een grotere complexiteit, aangezien de gemeente de bestaande ruimte herontwikkelt. Dit type projecten is (financieel gezien) gevoeliger voor risico’s dan volledig nieuw uit te leggen locaties. Een langere doorlooptijd van de projecten zorgt voor een hoger risicoprofiel, doordat de schatting van de kosten en opbrengsten van de projecten subjectiever is naarmate de doorlooptijd toeneemt.

Op grond van onze risicoanalyse hebben wij geconcludeerd dat de grondexploitaties Esse Zoom Laag, Dorpsstraat 38, De Jonge Veenen en Swanla Verlaat de belangrijkste projecten binnen uw gemeente zijn, waarbij wij de grondexploitatie Swanla Verlaat voor onze controle op deelcomplexniveau hebben geanalyseerd en – waar wij dat noodzakelijk achtten op grond van onze professionele oordeelsvorming – hebben geselecteerd voor een nadere controle.

Van deze (deel)projecten hebben wij de aannemelijkheid van de nog te realiseren kosten en opbrengsten getoetst en is tevens de getroffen verliesvoorziening of de verantwoorde (tussentijdse) winstneming gecontroleerd. De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente:

•

Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten.

•

Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de in de grondexploitaties gehanteerde uitgangspunten.

•

Externe deskundigheid heeft ingeschakeld bij diverse projecten, ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten.

•

Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken planen civiele kosten.

De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt. Verder merken wij volledigheidshalve op dat wij voor de waardering van de grondexploitatie per 31 december 2023 de per die datum vastgestelde projectkaders en genomen besluiten hebben betrokken bij het controleren van de waardering. Er is geen rekening gehouden met de effecten van eventuele toekomstige, nog vast te stellen, ambities van uw gemeente.

Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat uw gemeente het resultaat betrouwbaar kan schatten. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en van gerealiseerde kosten. Accountantsverslag 2023 – 240610680F/DD/24 © 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 28 Jun 2024

Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Tijdens onze controle vragen wij u jaarlijks om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten als gevolg van fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, de omvang en de frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. In onze managementletter hebben wij uitgebreid gerapporteerd over fraude en integriteit, en over de stappen die uw gemeente hierin heeft gezet. Wij hebben de volgende observaties gedaan ten aanzien van uw frauderisicoanalyse: •

•

Uw interne frauderisicoanalyse is gericht op de geïdentificeerde risico’s op basis van de eigen kernprocessen. Naast de focus op de risico’s die worden geïdentificeerd via het perspectief en de processen van iedere afdeling, adviseren wij u om het gehele fraudelandschap bij de analyse te betrekken, om zo de kans te verkleinen dat er risico’s worden gemist of weggelaten. Hierbij kunnen bijvoorbeeld aspecten worden meegenomen als: de waarschijnlijkheid van omkoping en corruptie, mogelijkheden van fraude(sturing) in de financiële overzichten, en het risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management. In de frauderisicoanalyse ontbreekt nog een beschrijving van de restrisico’s en van de wijze waarop hiermee wordt omgegaan (bijvoorbeeld accepteren, mitigeren of vermijden). Het verdient aanbeveling om in te gaan op de risicobereidheid ten aanzien van fraudeen compliancerisico’s.

Wij merken op dat de huidige frauderisicoanalyse het proces van actualisatie reeds doorloopt en recentelijk ook door het college is vastgesteld. Deze analyse dient nog wel te worden geagendeerd in de auditcommissie en is zodoende niet door ons betrokken in de voorgaande observaties. Wel merken wij op dat het college onze observaties ter harte heeft genomen tijdens de actualisatie. Op grond hiervan zijn wij van mening dat de geactualiseerde frauderisicoanalyse een goede volgende stap is in het beheersen van de frauderisico’s.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14571554/1