Bijlage 3 Jaarstukken 2024 van Streekarchief Midden-Holland (795) E25.001812

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

25 van 55

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Verloop van de kengetallen Verslag 2023 -7,0% -7,0% 47,2% -0,3% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2024 -2,1% -2,1% 50,4% 0,1% n.v.t. n.v.t.

Verslag 2024 -9,2% -9,2% 48,6% 0,7% n.v.t. n.v.t.

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

3.2.3 Bedrijfsvoering Bestuur In 2024 waren er geen wijzigingen in de samenstelling van het Dagelijks en Algemeen Bestuur. Beide overleggen kwamen drie keer bij elkaar. Klantenraad Gebruikers van het archief zijn via de klantenraad vertegenwoordigd en praten zo mee over de archiefontwikkelingen. De website en zoekmogelijkheden blijven de voortdurende belangstelling hebben van de klantenraad. Daarnaast werd de klantenraad meegenomen bij de voorbereidende stappen voor het regionaal e-depot en het werkprogramma. De verslagen van de klantenraad zijn terug te vinden op de website van het streekarchief. Vriendenstichting De Stichting kwam zes keer bij elkaar. Voor de publicatie van het Goudse Librije kijk-, lees- en doeboek werd subsidie verleend. Aan het einde van het jaar werd het jaarboekje De Schatkamer uitgegeven. HRM Met het ODMH is er een lopende DVO voor dienstverlening aan het streekarchief voor de personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie. Het vormt onderdeel van een pakket waarin ook financiële en juridische ondersteuning zit. De ondersteuning verloopt naar volle tevredenheid en wordt regionaal gewaardeerd.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

26 van 55

Financiële bedrijfsvoering Het ODMH voert voor het grootste gedeelte de financiële bedrijfsvoering vanaf dit jaar ook de rechtmatigheidscontroles voor het streekarchief uit. De jaarlijkse financiële controle wordt gedaan door WeCountancy gevestigd te Oegstgeest. Huisvesting Gouwedepot Het Gouwedepot werd geconfronteerd met een langdurig defecte warmtepomp en compressor. Dit leverde geen direct grote problemen op voor het klimaat in de depots maar voor de werkplekken waren wel tijdelijke extra voorzieningen noodzakelijk voor een goed werkklimaat. Verder bleek dat de bekabeling van de zonnepanelen het had begeven. Chocoladefabriek De vervanging van de draaideur werd nog net in 2024 afgerond. De luchtbehandelingsinstallatie functioneerde over het algemeen dit jaar beter. Er zijn niet zulke hoge temperaturen gemeten als het afgelopen jaar toen de studiezaal zelfs een aantal keren gesloten moest worden ter bescherming van archiefstukken én medewerkers. Wel had het veranderde binnenklimaat invloed op de luchtvochtigheid in het handdepot. Voor de te hoge luchtvochtigheid zal in 2025 een oplossing gevonden moeten worden door de verhuurder van het pand. De heflift ten behoeve van het laden en lossen van de archiefstukken werd halverwege het jaar afgekeurd om vervangen te worden én niet meer geschikt geacht om te gebruiken als gedeelde persoonslift.

Dit laatste betekent dat in plaats van één medewerker er twee medewerkers ingezet moeten worden, een urenvermeerdering die het streekarchief zich eigenlijk niet kan veroorloven. De extra kosten voor het aanpassen van de heflift moeten worden gedragen door het streekarchief zelf. Informatievoorziening en automatisering Het telefonienetwerk van het streekarchief en het wifinetwerk van het Gouwedepot zijn inmiddels 10 jaar oud en aan vervanging toe. Er is dit jaar gekeken waar het streekarchief de komende jaren behoefte aan heeft en hoe we dit het beste kunnen realiseren. Een deel zal pas in 2025 uitgerold kunnen worden. Voor telefonie en de diverse benodigde apps zullen alle medewerkers een mobiele telefoon in bruikleen krijgen. Ook het wifinetwerk van het Gouwedepot zal volgend jaar worden uitgebreid. Het beheer en toezicht van het telefonie- en wifinetwerk zal worden ondergebracht bij de ICT-afdeling van het ODMH. Communicatie Door middel van sociale media, digitale nieuwsbrief en persberichten stond het streekarchief regelmatig in de belangstelling. Rechtmatigheidsverantwoording Sinds verslagjaar 2023 legt het dagelijks bestuur zelfstandig verantwoording af in de jaarrekening over de naleving van de financiële rechtmatigheid. Deze verantwoording is opgenomen in bijlage 1 bij de jaarrekening.

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

27 van 55

In navolging van het interne controleplan zijn verbijzonderde interne controles (VIC) uitgevoerd, waarbij we in nauwe samenspraak met de accountant de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald hebben. Met onze interne controles hanteren we de goedkeurings- en rapporteringstoleranties, zoals vastgelegd in het Controleprotocol 2023. Rapporteringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onduidelijkheden in de controle (% lasten)

Verantwoordingsgrens 1% 3%

Voor het jaar 2024 is de verantwoordingsgrens op basis van de werkelijke lasten vastgesteld op € 20.018. Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op over- en onderschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Vastgesteld wordt of er sprake is van dit soort over- en onderschrijdingen en of ze passen binnen het beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Bij de beoordeling wordt onderscheid gemaakt tussen over- en onderschrijdingen. Baten en lasten mogen niet worden gesaldeerd. a. Overschrijdingen van lasten zijn altijd onrechtmatig, maar kunnen acceptabel zijn op basis van gemaakte afspraken. In de rechtmatigheidsverantwoording worden de onrechtmatigheden weergegeven evenals het aandeel daarvan dat acceptabel is op basis van de afspraken. b. Onderschrijdingen van lasten en over- of onderschrijdingen van baten zijn in de aard niet onrechtmatig.

Wanneer ze tijdig gemeld zijn bij het algemeen bestuur vervalt de onrechtmatigheid. Bij het streekarchief is de gebruikelijk gang van zaken dat onderschrijdingen in de jaarrekening vermeld worden. Dit voldoet aan de tijdige melding. Dit zal in 2025 in een geactualiseerde financiële verordening opgenomen worden. c. Reservemutaties zijn onrechtmatig als er geen besluit van het algemeen bestuur aan voorafgegaan is. Dergelijke besluiten moeten voor 31 december van het verslagjaar genomen zijn. d. Overschrijdingen van investeringskredieten zijn altijd onrechtmatig, maar kunnen acceptabel zijn op basis van gemaakte afspraken. In de rechtmatigheidsverantwoording worden de onrechtmatigheden weergegeven evenals het aandeel daarvan dat acceptabel is op basis van de afspraken. e. Onderschrijdingen van investeringskredieten zijn in de aard niet onrechtmatig. Wanneer ze tijdig gemeld zijn bij het algemeen bestuur vervalt de onrechtmatigheid. Bij het streekarchief is de gebruikelijk gang van zaken dat de onderschrijdingen in de jaarrekening vermeld worden. Dit voldoet aan de tijdige melding. Dit zal in 2025 in een geactualiseerde financiële verordening opgenomen worden.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

28 van 55

Tabel rechtmatigheidsverantwoording

Begrotingscriterium 1A Overschrijding lasten programma’s 1B Overschrijding investeringsbudgetten 2 Ongeautoriseerde reservemutaties 3 Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4 Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid. De niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden inhoudelijk in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht. Voorwaardencriterium 5 Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed M&O-criterium 6 Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

x € 1 duizend 7,7 -

7,7

7,7

7,7 7,7 -

In 2024 is voor een bedrag van € 7.744 aan acceptabele begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Tegenover deze overschrijding staan extra inkomsten, waarmee de overschrijding acceptabel is. Samenvattend zijn er in 2024 geen niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. In 2024 zijn controles uitgevoerd in het kader van de wet- en regelgeving voor de (Europese) aanbesteding en voor de WNT-verantwoording. Hierbij zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik. Veelal is M&O-beleid geïntegreerd binnen de processen. Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied kan daarom gebruik worden gemaakt van de procescontroles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

29 van 55

In 2024 zijn controles uitgevoerd op het gebied van treasury en de interne regelingen budgetverantwoording betalingsbevoegdheden. Bij de regeling betalingsbevoegdheden was in 2023 een geringe fout geconstateerd. De regeling schrijft voor dat maximaal € 750,- in de kas gehouden mag worden. Omdat klein geld echter alleen in grote hoeveelheden afgenomen kan worden bij de banken, is gedurende een aantal weken van het jaar het kasgeld beperkt hoger geweest dan het gesteld maximum. In 2024 is weer voldaan aan het maximum en zijn daarmee geen onrechtmatigheden geconstateerd. Conclusie Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Openbaarheid Op 1 mei 2023 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht bestuursorganen om op termijn verschillende categorieën documenten uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmakingsplicht). In de jaarlijkse verantwoording moet verslag worden gedaan van de uitvoering van de Woo. Het SAMH heeft als volgt invulling gegeven aan de verplichtingen uit de Woo.

De verplichte informatiecategorieën zijn openbaar gemaakt via de website en/of via de Woo-index waarop het streekarchief sinds 2024 ook is aangesloten.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

30 van 55

4

Jaarrekening

Hierna wordt via de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2024 gerealiseerde beleid.

4.1

Balans

ACTIVA

Ultimo 2024

Ultimo 2023

Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut

230.962 230.962

Totaal vaste activa

266.310 266.310

230.962

266.310

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kas- en banksaldi Overlopende activa - Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen - Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

253.294

168.014

18.895

46.728

228.140

95.052

6.260

26.234 104.628

104.628

177.886 177.886

42.985

25.138

6.456

2.322

36.530

22.816

Totaal vlottende activa

400.908

371.038

Totaal activa

631.870

637.349

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

31 van 55

PASSIVA

Ultimo 2024

Ultimo 2023

Vaste passiva Eigen vermogen - Egalisatiereserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat

117.373 175.840 13.710

306.923

Voorzieningen - Onderhoudsegalisatievoorzieningen

108.810

301.072 91.952 183.699 25.421

108.810

Totaal vaste passiva

100.385 100.385

415.733

401.456

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

41.975 41.975

103.617 103.617

174.163

174.163

132.275

132.275

Totaal vlottende passiva

216.138

235.892

Totaal passiva

631.870

637.349

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

32 van 55

4.2

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.

4.2.1 Informatie over de rechtspersoon Vestigingsadres en inschrijfnummer handelsregister Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland is feitelijk en statutair gevestigd op Klein Amerika 20, 2806 CA te Gouda en is ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 58613064.

4.2.2 Algemene toelichting De belangrijkste activiteiten van de rechtspersoon De activiteiten van Streekarchief Midden-Holland bestaan voornamelijk uit: het uitvoeren van gemeenschappelijke taken in het kader van de Archiefwet.

4.2.3 Algemene grondslagen voor verslaggeving De standaarden op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. In de balans en het overzicht van baten en lasten zijn referenties opgenomen. Met deze referenties wordt verwezen naar de toelichting.

4.2.4 Grondslagen Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden, tenzij anders aangegeven, gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren (op grond van de Financiële verordening SAMH 2005 ex artikel 212 gemeentewet): - 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; - 30 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; - 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; - 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en groot onderhoud bedrijfsgebouwen; - 5 jaar: automatiseringsapparatuur; Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Vorderingen Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen de reële waarde van de tegenprestatie. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering. Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves zijn gewaardeerd op nominale waarde.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

33 van 55

Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De overige voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij anders vermeld. Voorziening voor groot onderhoud Voor uitgaven voor groot onderhoud en vervanging van de inrichting van het Gouwedepot wordt een voorziening gevormd om deze lasten gelijkmatig te verdelen over een aantal boekjaren. De toevoegingen aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Vaste schulden Vaste schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Vlottende passiva Vlottende passiva worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Grondslagen voor de bepaling van het saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en andere lasten over het jaar.

De opbrengsten op transacties worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. In het overzicht van baten en lasten zijn naast de cijfers over voorgaand boekjaar ook de cijfers van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting(en) opgenomen. Subsidiebaten Onder subsidie wordt verstaan de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en/of diensten.

4.2.5 Waarderingsgrondslagen WNT Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi)publieke sector (WNT) heeft de instelling zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing WNT.

4.2.6 Grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 27 november 2024 door het algemeen bestuur is vastgesteld;

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

34 van 55

o

-

Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt, indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld; o Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid, zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 1% (zijnde € 20.019) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapporteringstolerantie van € 10.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

35 van 55

4.3

Toelichting op de balans

ACTIVA 4.3.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit overige investeringen met een economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

230.962

266.310

230.962

266.310

Machines, apparaten en installaties

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen weer: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2023

Machines, apparaten en installaties

266.310

Totaal

266.310

Afwaardering

Bijdrage van derden

Afschrijvingen

Desinvesteringen

Investeringen

43.431 0

0

43.431

0

Boekwaarde 31-12-2024

8.083

230.962

8.083

230.962

Een deel van de kapitaallasten op de materiële vaste activa wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Dit betreft de inrichting van het Gouwe Depot. Voor het verloop van deze reserves wordt verwezen naar hoofdstuk 4.3.4 Vaste Passiva. De totale investeringen in heel 2024 worden in het hierna volgende overzicht getoond.

Beschikbaar gesteld krediet

Werkelijk besteed in 2024

Inventaris Automatisering

3.500 80.000

0 8.083

Totaal

83.500

8.083

Investeringsomschrijving

De investeringen in 2024 betreffen harddisks, een multiwerkplek, een laptop en een A3archiefscanner. Een groot deel van de investeringen schuift door naar 2025. De nieuwe bekabeling van het wifinetwerk kan door het installatiebedrijf pas in 2025 aangebracht worden. Telefonie en het archiefbeheersysteem zijn doorgeschoven in verband met de ontbrekende benodigde personeelsinzet in 2024 bij zowel het Streekarchief als bij de leveranciers. De vervanging van de stoelen is ook doorgeschoven naar 2025. Diverse inventaris van het depot functioneren nog prima. De keukenapparatuur wordt wellicht wel vervangen in 2025.

4.3.2 Vlottende activa Onder deze paragraaf lichten we de volgende zaken toe: • uitzettingen korter dan één jaar; • liquide middelen;

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

36 van 55

• overlopende activa.

Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Soort vordering

Saldo 31-12-2024

Voorziening voor oninbaarheid

Saldo 31-12-2023

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

18.895

0

46.728

228.140 6.260

0 0

95.052 26.234

Totaal

253.294

0

168.014

De uitstaande vorderingen betreffen voor het merendeel vorderingen op openbare lichamen, waartoe ook de deelnemende gemeenten en provincie behoren. Het restant betreft vorderingen op marktpartijen. Het SAMH heeft geen voorziening voor oninbaarheid. In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. Sinds 1 juli 2021 bedraagt deze drempel 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2024 buiten de schatkist is gehouden bedroeg:

1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

577.610 479.777 228.388 220.413

Het streekarchief heeft voldaan aan de norm.

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten:

Kassaldi Banksaldi

Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

413 104.215

675 177.211

104.628

177.886

De rekening-courantverhouding met het Rijk voor het schatkistbankieren is opgenomen onder de uitzettingen korter dan één jaar.

Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

37 van 55

Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

6.456

2.322

36.530

22.816

42.985

25.138

Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

In 2024 zijn al enkele bedragen betaald voor facturen met kosten van 2025.

PASSIVA 4.3.3 Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

117.373 175.840 13.710

91.952 183.699 25.421

306.923

301.072

Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

Het totale resultaat van het SAMH over het jaar 2024 bedraagt € 13.710 positief. In onderstaand overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de reserves. Hierin is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het resultaat 2024.

Omschrijving

Saldo aan het Bestemming begin 2024 resultaat vorig jaar

Saldo begin 2024 na resultaatbestemming

Toevoegingen

Vrijval

Onttrekkinge Vermindering Saldo ultimo n ter dekking 2024 van afschrijving

Algemene Reserve Algemene reserve

Totaal Algemene Reserve

91.952

25.421

117.373

91.952

25.421

117.373

117.373

0

0

0

0

117.373

Bestemmingsreserves 7.859

175.840

Totaal Bestemmingsreserves

BR Nieuwbouw depot

183.699 183.699

0

183.699 183.699

0

0

0

7.859

175.840

Totaal Reserves

275.650

25.421

301.072

0

0

0

7.859

293.213

Resultaat Resultaat

25.421

-25.421

0

0

Totaal Resultaat

25.421

-25.421

0

0

0

0

0

13.710 13.710

Totaal Eigen Vermogen

301.072

0

301.072

0

0

0

7.859

306.923

De onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot vindt plaats ter dekking van de afschrijvingslasten van de inrichting van het depot. Dit is een structurele onttrekking.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

38 van 55

Algemene reserve De algemene reserve is bedoeld voor het opvangen van schommelingen in het bedrijfsresultaat zodat deelnemende gemeenten niet ieder jaar worden geconfronteerd met een naverrekening, omdat de in de jaarrekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming. Het saldo van de baten en lasten kan ten bate of ten laste van de algemene reserve gebracht worden zolang het in de gemeenschappelijke regeling streekarchief gestelde maximum van 10% van het begrotingstotaal (totaal bijdragen) niet is bereikt en/of zolang het fonds over voldoende middelen beschikt Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Deze reserve dient ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen (o.a. aanschaf van stellingen en inventaris) voor het nieuwe depot en de overige verhuiskosten.

Voorzieningen Voorzieningen zijn in de volgende categorieën in te delen: 1 onderhoudsvoorzieningen; 2 bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 3 verplichtingen of verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 4 van derden verkregen middelen welke specifiek besteed moeten worden.

Onderhoudsegalisatievoorzieningen

Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

108.810

100.385

108.810

100.385

De voorziening gebruikersonderhoud wordt gevormd als egalisatievoorziening voor toekomstig periodiek onderhoud, reparatie en vervanging van het gebruikersdeel van de inrichting van het Gouwedepot. Deze voorziening behoort tot categorie 1. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op de meerjaren onderhoudsplannen huurdersdeel welke in 2013 zijn opgesteld. Deze meerjaren onderhoudsplannen voor de locatie Gouwedepot is opgesteld voor de periode 2014 tot en met 2053. Op grond van deze onderhoudsbegroting bedraagt de jaarlijks noodzakelijke dotatie voor het Gouwedepot € 8.425. Van de gevormde voorziening geldt als buffer € 20.000 (in 2014 als minimum ingesteld). In 2023 zou het meerjarenonderhoudsplan al geactualiseerd worden, waarmee ook voor de dotatie ten behoeve van het huurdersdeel een nieuwe berekening gemaakt zou worden. Helaas heeft de gemeente Gouda nog geen nieuwe berekening gemaakt. In het hierna volgende overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de voorziening.

Voorzieningen

Saldo 31-12-2023

Voorziening gebruikersonderhoud

100.385

Totaal voorzieningen

75.110

Onttrekkinge n

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

Toevoegingen

Vrijval

0 0

Vermindering ter dekking van afschrijving

Saldo 31-12-2024

8.425

0

108.810

8.425

0

108.810

39 van 55

4.3.4 Vlottende passiva Op basis van het BBV dienen niet-bestede middelen van uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel als ‘vooruitontvangen middelen’ op de balans verantwoord te worden onder de overlopende passiva. Verder zijn onder de vlottende passiva ook kortlopende schulden opgenomen. Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

41.975 174.163

103.617 132.275

216.138

235.892

Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

41.975

103.617

41.975

103.617

Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

174.163

132.275

174.163

132.275

Overige schulden < 1 jaar Overlopende passiva

Kortlopende schulden < 1 jaar De samenstelling van de kortlopende schulden is als volgt:

Crediteuren

Overlopende passiva De post overlopende passiva kan als volgt onderscheiden worden:

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) zijn de volgende schulden:

Af te dragen premies en sociale verzekeringen Overige nog te betalen bedragen

Boekwaarde 31-12-2024

Boekwaarde 31-12-2023

90.325 83.838

77.941 54.334

174.163

132.275

De overige nog te betalen bedragen zijn kosten van 2024, die pas in 2025 betaald worden. Veelal zijn dit facturen over de maand december, waarvan de facturering achteraf plaatsvindt. Ook de nog te

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

40 van 55

betalen administratie- en accountantskosten voor het opstellen van de jaarrekening zijn hierin meegenomen.

4.3.5 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het SAMH is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: Huurverplichtingen Met de gemeente Gouda is een huurovereenkomst afgesloten voor de huur van de bedrijfsruimte (depot) gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, gemeente Zuidplas. De overeenkomst is ingegaan per 10 juni 2014 met een looptijd van 25 jaar. De basishuur exclusief servicekosten en exclusief BTW bedraagt op jaarbasis € 174.305. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumenten- prijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Met de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda is een (onder)huurovereenkomst afgesloten voor de huur van kantoorruimte in het gebouw De Chocoladefabriek, Klein Amerika 20 te Gouda. Het gehuurde deel van de bedrijfsruimte is gelegen op de begane grond en de eerste verdieping en is groot ca. 488 m2 BVO. De overeenkomst is aangegaan voor de duur van 9 jaar en 11 maanden en eindigt per 1 april 2024. Vanaf 1 januari 2025 wordt een nieuw huurcontract afgesloten, waarbij de huurprijs over een periode van 3 jaar wordt verhoogd naar een marktconforme huurprijs.

De aanvangshuurprijs bedraagt op jaarbasis exclusief BTW en exclusief servicekosten € 38.804. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumentenprijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Leaseverplichtingen Met Multilease B.V. is een operational leaseovereenkomst afgesloten voor een Opel Combo. De overeenkomst is aangegaan op 22 juni 2020 en heeft een looptijd van 72 maanden. De overeengekomen leaseprijs bedraagt ca € 3.499 per jaar exclusief brandstof. Beheerovereenkomst Met de medegebruikers van het depot gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, te weten het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn en gemeente Gouda afdeling Archeologie, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat het streekarchief namens de participanten de coördinatie van het beheer van de gemeenschappelijke ruimten op zich neemt voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd.

Met de hoofdhuurder van de Chocoladefabriek, de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda gelegen aan het adres Klein Amerika 20, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat de Bibliotheek Gouda zal optreden als coördinator beheer van de Chocoladefabriek voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd. Overige overeenkomsten Met Preservica Ltd. is een overeenkomst afgesloten voor een E-depotvoorziening voor de initiële looptijd van vier jaar, met als startdatum 01-05-2023 met de mogelijkheid voor het streekarchief de

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

41 van 55

overeenkomst telkens stilzwijgend met één jaar te verlengen. Verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden. Na vier jaar is jaarlijkse indexering toegestaan. Voor een nieuw archiefbeheersysteem wordt met Vitec Memorix een transitieproject uitgevoerd, wat leidt tot de vervanging van het contract met Data Matters/ScopeArchiv. Vitec Memorix werkt met jaarlijkse abonnementskosten. Met dip Webarchief is een jaarlijks abonnement afgesloten voor het archiveren van diverse website, ten bedrage van € 500 per jaar. Met Gio Coffee B.V. is een overeenkomst afgesloten voor de huur van een koffieautomaat. De overeenkomst is ingegaan per 29 juli 2019 en heeft een looptijd van 60 maanden. De overeengekomen huurprijs bedraagt circa € 348 op jaarbasis.

4.4

Overzicht van baten en lasten

Samen met de balans vormt het overzicht van baten en lasten de jaarrekening 2024. De jaarrekening geeft inzicht in het financiële eindresultaat 2024 met een analyse en toelichting op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting. NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.

Overzicht van baten en lasten

Rekening 2023

Programmabegroting 2024

Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

26.799 836.608 337.527 222.599 478.577 645 0 1.902.754

-128.380 -923.984 -537.255 -308.100 0 -10.898 0 -1.908.617

-101.581 -87.376 -199.728 -85.501 478.577 -10.253 0 -5.863

28.669 825.727 370.568 194.362 543.563 0 0 1.962.889

-136.631 -993.191 -556.556 -266.439 0 -5.000 0 -1.957.817

-107.962 -167.464 -185.988 -72.077 543.563 -5.000 0 5.072

0 0

-19.559 -19.559

-19.559 -19.559

0 0

-7.998 -7.998

-7.998 -7.998

Resultaat

1.902.754

-1.928.176

-25.422

1.962.889

-1.965.815

-2.926

Overzicht van baten en lasten

Begroting 2024 ná wijziging

Omschrijving Programma Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Lasten

Resultaat

Rekening 2024

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

0 2.014.309

-148.274 -964.606 -597.156 -271.414 0 -25.000 0 -2.006.450

-116.320 -140.148 -183.601 -67.080 540.008 -25.000 0 7.859

31.015 815.484 411.988 212.078 531.291 0 0 2.001.857

-147.343 -964.578 -594.556 -274.250 -1 -26.981 0 -2.007.708

-116.328 -149.093 -182.568 -62.172 531.291 -26.981 0 -5.851

0 0

-7.859 -7.859

-7.859 -7.859

0 0

-7.859 -7.859

-7.859 -7.859

2.014.309

-2.014.309

0

2.001.857

-2.015.567

-13.710

31.954 824.458 413.555 204.334 540.008

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

42 van 55

4.4.1 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2024 Het overzicht van baten en lasten 2024 beslaat de periode 1 januari tot en met 31 december 2024. In 2023 is de programmabegroting 2024 vastgesteld. De baten van het streekarchief bestaan voor het overgrote deel uit de vaste bijdragen van de deelnemende gemeenten. De lasten van het streekarchief zijn grofweg in 2 categorieën op te delen, namelijk personeelskosten en apparaatskosten. De apparaatskosten maken onderdeel uit van de overheadkosten en bestaan voor een groot deel uit huisvestingslasten, automatiseringslasten en afschrijvingslasten. Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Gouwedepot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het streekarchief vrijgesteld is van aangifte.

4.4.2 Verschillenanalyse overzicht baten en lasten In de volgende tabel worden de verschillen getoond tussen de begrote en de gerealiseerde baten en lasten.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

43 van 55

Verschillenanalyse

Begroting 2024 na wijziging

Jaarrekening 2024

Saldo

V/N

In bewaring nemen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat In bewaring nemen

-148.274 31.954 -116.320 0 -116.320

-147.343 31.015 -116.328 0 -116.328

931 -939 -8 0 -8

N V V V

Bewaren en beheren Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Bewaren en beheren

-964.606 824.458 -140.148 0 -140.148

-964.578 815.484 -149.093 0 -149.093

28 -8.973 -8.945 0 -8.945

N V V V

Ontsluiten/beschikbaar stellen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Ontsluiten/beschikbaar stellen

-597.156 413.555 -183.601 0 -183.601

-594.556 411.988 -182.568 0 -182.568

2.601 -1.567 1.034 0 1.034

N V N N

Educatie, advisering en toezicht Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Educatie, advisering en toezicht

-271.414 204.334 -67.080 0 -67.080

-274.250 212.078 -62.172 0 -62.172

-2.836 7.744 4.908 0 4.908

V N N N

Overhead Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Overhead

0 540.008 540.008 -7.859 532.149

-1 531.291 531.291 -7.859 523.432

-1 -8.717 -8.718 0 -8.718

V V V V

Treasury Baten Lasten Resultaat Treasury

-25.000 0 -25.000

-26.981 0 -26.981

-1.981 0 -1.981

V V

0

-13.710

-13.710

V

Resultaat

De verschillenanalyse toont geringe verschillen in de baten en lasten. Ten opzichte van de begroting sluit het jaar met een positiever resultaat van € 13.710. Omdat geen enkele afwijking groter is dan € 10.000 volgt geen nadere toelichting.

4.4.3 Onvoorzien In de programmarekening dient inzicht gegeven te worden in het gebruik van een eventueel geraamd bedrag voor onvoorzien. In de begroting 2024 van het streekarchief was geen post onvoorzien geraamd. In geval van onvoorziene kosten die de exploitatie overstijgen wordt dekking gevonden in de algemene reserve, dan wel zijn de deelnemende gemeenten en aansprakelijk.

4.4.4 Structurele mutaties in de reserves De structurele mutaties in de reserves zien er als volgt uit:

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

44 van 55

Structurele mutaties in de reserves

Begroting 2024 na wijziging

Jaarrekening 2024

Structurele onttrekkingen Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot

7.859

7.859

Totaal structurele reservemutaties

7.859

7.859

De structurele onttrekking betreft de jaarlijkse onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot. Deze structurele onttrekking wordt ingezet ter dekking van de eveneens structurele afschrijvingslasten op de investeringen voor de inrichting van het Gouwedepot.

4.4.5 Incidentele baten en lasten Het hierna volgende overzicht toont de hiervoor genoemde incidentele baten en lasten. Dit zijn baten en lasten die zich maximaal 3 jaar achtereen voordoen.

Incidentele baten en lasten

Begroting 2024 na wijziging

Jaarrekening 2024

Incidentele baten Projectbaten

-19.000

-22.240

Totaal incidentele baten

-19.000

-22.240

Incidentele lasten Projectlasten

17.000

21.916

Totaal incidentele lasten

17.000

21.916

Totaal

-2.000

-324

Programma

Educatie

Educatie

In 2023 is gestart met een tweetal tijdelijke projecten voor de gemeente Gouda. Deze brachten ook in 2024 extra, incidentele inkomsten en uitgaven met zich mee.

4.5

Structureel begrotingssaldo

Het structurele begrotingssaldo van het SAMH ziet er als volgt uit:

Presentatie van het structureel begrotingssaldo Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structrueel begrotingssaldo

Rekening Begroting Rekening 2023 2024 2024 -5.862 7.859 -5.851 -19.559 -7.859 -7.859 -25.421 0 -13.710 -21.748 -2.000 -324 -3.673 2.000 -13.386

Het totale rekeningsaldo van het SAMH is € 13.710 positief. Als de incidentele baten en lasten hieruit gehaald worden, resteert een resultaat van € 13.386 positief.

4.6

Wet Normering Topinkomens

Op grond van de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT) moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de jaarstukken per individuele

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

45 van 55

functionaris aangeven wat het belastbare loon en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn zijn, indien deze uitgaan boven de WNT-norm (in 2024: € 233.000). Voor elke topfunctionaris moeten deze gegevens sowieso vermeld worden. Ook als de WNT-norm niet overschreden wordt. In 2024 heeft binnen het SAMH geen overschrijding plaatsgevonden van het maximum salaris als bedoeld in de WNT. De functionarissen die bij het SAMH onder deze wet vallen zijn de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Met uitzondering van directeur zijn alle leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur onbezoldigd binnen het SAMH. Om deze reden wordt het belastbaar loon van deze leden niet benoemd. Het SAMH heeft geen beloningen aan de leden betaald. De specificatie van het belastbaar loon topfunctionarissen luidt als volgt: Gegevens 2024 bedragen x € 1

C.A. Bakker - Wijbrans

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2024 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

207.111

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 98.909

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2023

N.v.t. N.v.t.

bedragen x € 1

84.979 13.930 98.909

C.A. Bakker - Wijbrans

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2023 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

198.222

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 94.161

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. N.v.t.

4.7

81.897 12.264 94.161

Taakvelden

Met ingang van begrotingsjaar 2018 zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht om een overzicht op te nemen waarin de lasten en baten van de regeling verdeeld worden naar (hoofd)taakvelden. Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

46 van 55

Deze (hoofd)taakvelden zijn door het Rijk vastgesteld. Via dit overzicht kunnen overheden makkelijker met elkaar vergeleken worden. De jaarrekening 2024 ingedeeld naar taakvelden ziet er als volgt uit:

TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

Programmabegroting 2024 Lasten 1.419.326 543.563 0 0 2.926 1.965.815

Baten -1.952.817 0 -5.000 -7.998 0 -1.965.815

Jaarrekening 2024 Lasten 1.470.566 531.291 0 0 13.710 2.015.567

Baten -1.980.726 -1 -26.981 -7.859 0 -2.015.567

Gewijzigde begroting 2024 Lasten 1.474.301 540.008 0 0 0 2.014.309

Baten -1.981.450 0 -25.000 -7.859 0 -2.014.309

Verschil jaarrekening t.o.v. gewijzigde begroting Lasten Baten -3.735 724 -8.717 -1 0 -1.981 0 0 13.710 0 1.258 -1.258

47 van 55

5

Vaststelling jaarrekening 2024

Het Streekarchief Midden-Holland gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 20 maart 2025.

BESLUIT: De balans en de rekening van baten en lasten welke gecontroleerd zijn door de accountant voor het jaar 2024 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur d.d. 11 juli 2025.

De directeur,

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

De voorzitter,

48 van 55

Bijlage 1 Verantwoording rechtmatigheid Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 27 november 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 1% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 20.019. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024. Bevinding Het dagelijks bestuur stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 111.734 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 20.019. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 111.734 acceptabel op basis van door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen betreffen: -

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

49 van 55

Tabel rechtmatigheidsverantwoording

Begrotingscriterium 1A Overschrijding lasten programma’s 1B Overschrijding investeringsbudgetten 2 Ongeautoriseerde reservemutaties 3 Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4 Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid. De niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden inhoudelijk in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht. Voorwaardencriterium 5 Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed M&O-criterium 6 Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

x € 1 duizend 7,7 -

7,7

7,7

7,7 7,7 -

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

50 van 55

Bijlage 2 Bijdragen 2024 Verdeelsleutels 1 2 Organisatie

Inwoners

Bijdragen 2024 1

Aantal m

per 1-1-2023 per 1-1-2023 Verdeelsleutel

Personeels-

Overige

Kosten

kosten (€)

kosten (€)

e-depot (€)

1

2

1 en 2

Overige bijdragen (€)

Totale bijdragen (€)

Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas ODMH RMH

75.304 29.506 57.691 32.598 46.977 -

4.417 432 2.694 702 1.286 -

326.067 127.761 249.803 141.150 203.411

235.770 23.059 143.800 37.471 68.644

96.147 25.810 67.357 30.567 46.557 2.000

3.001 9.137 5.874 456 750 3.000

660.986 185.767 466.834 209.644 318.612 2.750 3.000

Totaal baten en lasten

242.076

9.531

1.048.193

508.744

268.438

22.217

1.847.593

De extra bijdragen voor het jaar 2024 betreffen additionele dienstverlening in de vorm van: - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda ad € 2.318; - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpen aan den IJssel ad € 7.901; - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 2.154; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen ad € 456; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda ad € 683; - Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 3.720; - Advisering pre-depot gemeente Krimpen aan den IJssel ad € 244; - Voorschot restauratie gemeente Krimpen aan den IJssel ad € 992.

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

51 van 55

Bijlage 3 Overzicht activiteiten Onderwijs en werkplaatsen over archiefonderzoek • Stamboomcafé in de Chocoladefabriek (10 keer) • Stamboomcafé bij de Bibliotheek aan den IJssel (ongeveer tweemaandelijks) • Stamboomonderzoek voor beginners bij de Volksuniversiteit Gouda (drie lessen) • Cursus Oud schrift voor beginners (8 lessen) • Transcriptiecafé (tweewekelijks) • Schoonhovologie, archiefintroductie • Goudologie, archiefintroductie (2 keer per jaar) • Goudologie II: buiten de singels, introductie archiefonderzoek doen • Librijecafé (1 keer) Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd en jongvolwassenen Basisonderwijs • Tijdjagers (3 klassen) • Goudazoekers (8 klassen) • Haastrechtspeurders (2 klassen) • Fairtrade wereldreis cacao (5 klassen) • Open Monumenten Klassendag (2 klassen) Voortgezet en Hoger onderwijs • Driestar PABO voor literatuuronderzoek Gouda en het water (3 klassen) • Goudse Waarden voor thema ‘Opstand’ (1 klas) • GSG Leo Vroman thema ‘Emblemata’ (2 klassen) Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen • Lezing door kunsthistorica Janita Baron over de Schoonhovense kunstenaar Han van der Kop en zijn tijd • Vaste bezoekersbijeenkomst (twee keer) • Gesprek over Keti Koti mt Janice Deul in samenwerking met de Bibliotheek Gouda • Collegereeks ‘tot op de draad’ in samenwerking met Bibliotheek Gouda (vier keer) • Wandeling ‘Sporen van het

koloniale en slavernijverleden in de Goudse binnenstad’ (twee keer, in samenwerking met Enora Stam, masterstudente Geschiedenis en Publiek aan de Universiteit Utrecht) • Lezing genealogie voor de St Jansgemeente • Gouda Tijdmachinecafé (vijf keer) • Lezing Marianne Lambregts Goudse Librije voor het Goudse Gidsengilde • Presentatie Marianne Lambregts Goudse Librije voor een particuliere groep • Presentatie Marianne Lambregts Goudse Librije/Latijnse school voor ouders van leerlingen van het Coornhert gymnasium • Lezingen in verzorgingstehuizen o Gouwestein: Op stap met de stoomtram Gouda – Schoonhoven o Souburgh tijdelijke locatie Gouda: Treinspoor Gouda – Alphen aan den Rijn Tentoonstellingen in de Chocoladefabriek • De bestrijding van pokken, een gevaarlijke kinderziekte (door Sabine Wiesmeijer, studente van het Honours-programma van de Universiteit Leiden) Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

52 van 55

• • • • •

Han van der Kop (in samenwerking met Hans Fokker uit Schoonhoven) Slavernijverleden (in samenwerking met Enora Stam, masterstudente Geschiedenis en Publiek aan de Universiteit Utrecht) En route in de regio Henny van Dolder 90 jaar Expositie van vijf boeken van Gerard Leeu uit de Librijecollectie tijdens de Drukkersmarkt in de Chocoladefabriek

Overige activiteiten • Publicatie Het Goudse Librije kijk-, lees- en doeboek • Evenementen o Tijdmachines bouwen i.s.m. Techniekwerkplaats tijdens 10 jaar Chocoladefabriek 2 maart 2024 o Bijdrage aan de ‘Grote kun jij er Chocolade van maken Quiz’ Rondleidingen Gouwedepot • Rondleiding op aanvraag voor het NIVON • Rondleiding betrokken bij de Librije 2.0. • Rondleiding voor de redactie van ‘De Klinker’ uit Krimpen aan den IJssel • Rondleiding voor de cursisten stamboomonderzoek van de Volksuniversiteit Gouda • Rondleidingen voor cursisten ‘Gouda buiten de singels’ Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP) HOP Schoonhoven Lezingen & activiteiten • Lezing ‘AZS Meubelen’ door Aart Zwijnenburg • Lezing ‘Familieverhalen: de kunst van het herinneren’ door Dick van den Berg • Programma Open Joodse Huizen Schoonhoven, diverse sprekers en locatiehouders • Lezing ‘Sam van Deventer en het echtpaar Kröller-Müller’ door auteur Ariëtte Dekker (in samenwerking met het Zilvermuseum Schoonhoven) • Lezing ‘De watertoren van Schoonhoven’ door Leen Ouweneel • Schrijversbezoek Martin Hendriksma over zijn boek ‘De Rijn, biografie van een rivier’ • Historische filmochtenden (8 x) • Het HOP Schoonhoven biedt tevens onderdak aan de cursussen Schoonhovologie.

Tentoonstellingen • AZS Meubelen • Fotoportretten uit de collecties van het Streekarchief Midden-Holland • De watertoren van Schoonhoven HOP Bergambacht Lezingen en activiteiten • Lezing ‘Boerderijen en erven’ door Arie Bassa van de Stichting Boerderij & Erf • Lezing ‘Jan Blanken en de Hollandse IJssel’ door amateurhistoricus Siety Meijer • Lezing ‘Turf, het bruine goud’ door Gerdien Tober en Harry Berkhouwer • Fotoavond (2 keer) • Historisch café (5 keer)

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

53 van 55

HOP Krimpen aan de Lek Lezingen & activiteiten • Lezing ‘Op ontdekking door de Krimpenerwaard ‘ door Peter Sluisman • Lezing ‘De Bisdommen in het Hoogheemraadschap van de Krimpenerwaard’ door Marco Bakker van Museum Paulina Bisdom van Vliet • Filmochtend met filmochtend met beelden die zijn geschoten door Daan Dijkshoorn rond 1985 • Historisch café (10 x) Tentoonstellingen • Winters in Krimpen aan de Lek • Krimpen aan de Lek op een tekening • Historische feesten • Vervoer over de weg en het water HOP Ouderkerk aan den IJssel Foto-exposities • Een keuze uit de fotocollectie van het streekarchief • Steenplaatsen in beeld

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

54 van 55

Bijlage 4 Controleverklaring

Jaarstukken 2024, Streekarchief Midden-Holland

55 van 55

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland A. Verklaring over de in de Jaarstukken opgenomen jaarrekening 2024 Verklaring over de jaarrekening 2024 Ons oordeel Wij hebben de jaarstukken 2024 van Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland te Gouda gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van zowel de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2024 alsmede van het vermogen van Gemeenschappelijke regeling Streekarchief MiddenHolland op 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en bepalingen van en krachtens de WNT. De jaarrekening bestaat uit: 1. het overzicht van baten en lasten over 2024; 2. de balans per 31 december 2024; 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2024; en 4. de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2024 en het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief MiddenHolland zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel alsmede de balansmutaties en bij het vormen van ons oordeel hierover.

Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op EUR 20.010. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado50.

Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2024. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2024 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Controleaanpak frauderisico's Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in de organisatie en haar omgeving. Ook hebben wij de opzet en implementatie van het risicobeheer van de organisatie met betrekking tot fraude en het niet-naleven van wet en regelgeving onderzocht.

Onze procedures omvatten onder andere het verkrijgen van een begrip van de bedrijfscultuur die heerst binnen de organisatie en procedures om indicaties van mogelijke fraude en het niet-naleven te onderzoeken. Daarnaast hebben we procedures uitgevoerd om inzicht te krijgen in de juridische en regelgevende kaders die van toepassing zijn op de organisatie en hebben we geen specifiek gebied geïdentificeerd als zijnde het meest waarschijnlijk om een materieel effect te hebben op de financiële overzichten. We hebben de risicofactoren voor fraude en niet-naleving geëvalueerd om te toetsen of deze factoren wijzen op een risico van materiële onjuistheden in de financiële overzichten.