Bijlage 2 Werkafspraken aanlevering vergaderstukken BOPA-vergadering Z24.000362

*Z24.000362*

Memo

onderwerp Werkafspraken aanlevering vergaderstukken BOPA-vergadering ter attentie van Presidium

datum 13/02/2024

kenmerk Z24.000362

kopie aan Raad

bijlage

afzender M.L. Engelsman

telefoon 0180-330300

e-mail marielouise.engelsman@zuidplas.nl

cluster Griffie

Besproken in de Presidium-vergadering, 13 februari 2024. Toelichting De griffie heeft met de organisatie werkafspraken gemaakt om op deze manier de raad zo snel mogelijk van de juiste informatie te voorzien. Daar zit ook direct het dilemma, want door de beperkte tijd om het gehele proces te doorlopen is er op alle fronten tijdsdruk, zo ook bij de raad en dat zorgt voor ervoor dat er beperkt tijd is om kennis te nemen van de stukken. We zullen hier bij de evaluatie in het tweede kwartaal ook nadrukkelijk naar kijken. Procesafspraken De organisatie meldt in week 2/3 aan de griffie de BOPA aanvraag, met daarbij het onderwerp. Dit verwerkt de griffie in de concept agenda voor de BOPA-raadsvergadering welke richting het presidium zal gaan, ter vaststelling. Dit zal indien mogelijk aan de reguliere presidium agenda worden toegevoegd, mocht dit qua termijnen niet uitkomen dan volgt een schriftelijke ronde. Vervolgens kom in week 5 de BOPA aanvraag in het college. Afgesproken is dat het college dit onderwerp aan het begin van de agenda plaatst en dat er tussentijdse terugkoppeling vanuit het college (via de ambtelijke ondersteuning, naar de griffie) plaats vindt over de besluitvorming. Vervolgens zijn er twee scenario's mogelijk: 1. Het college besluit conform het voorstel. 2. Het college besluit aangepast conform het voorstel. Optie 1. Conform besloten.

Bij conform besloten krijgt de griffie de stukken per ommegaande via het college. Hierdoor kan de griffie dit ook zo spoedig mogelijk online zetten in het RaadsInformatieSysteem (RIS), echter dit vergt nog wel een aantal handelingen en in sommige gevallen ook verwerkingstijd. Houdt u hierbij rekening met publiceren op woensdag, uiteraard is e.e.a. afhankelijk van de hoeveelheid stukken en de omvang van deze stukken. Bij een beperkt aantal stukken/bijlagen, lijkt het op dit moment mogelijk dat de stukken dinsdags al gepubliceerd kunnen worden, maar dat moet blijken uit de praktijk, dit is mede afhankelijk van het aanlever tijdstip.

Pagina 1 van 2

onderwerp Werkafspraken aanlevering vergaderstukken BOPA-vergadering

registratienummer Z24.000362

Optie 2. Aangepast conform besloten. Wanneer een BOPA-aanvraag aangepast conform uit het college komt, houdt dit in dat er nog een aanpassing gedaan moet worden en de verantwoordelijk portefeuillehouder er nogmaals naar moet kijken, alvorens de griffie het ontvangt. Hierdoor is de verwachting dat publicatie dan later zal zijn, dan dinsdag. De verwachting is dat het stuk na wijziging en afstemming op woensdag doorgezet wordt richting griffie. Daarna zal de griffie het wederom zo snel als mogelijk koppelen. Houdt u hierbij rekening met publiceren op donderdag, uiteraard is eea afhankelijk van de hoeveelheid stukken en de omvang van deze stukken, zoals eerder beschreven.

Voor beiden gevallen geldt dat zowel organisatie als griffie zich bewust zijn van de tijdsdruk en proberen om zo snel mogelijk na vaststelling in het college de BOPA-aanvraag te publiceren, in het Raadsinformatiesysteem. Waarbij aan het publiceren prioriteit gegeven wordt. Zodra de stukken gepubliceerd zijn zal de griffie de raadsleden hierover actief informeren via de email.

Nadere beschrijving vindt u in de informatienota B1627- Nieuwe werkproces onder de Omgevingswet

Pagina 2 van 2