Bijlage 2 Verslag van bevindingen Bedrijvenschap Regio Gouda 2022 A23.000065

Verslag van bevindingen 2022 Bedrijvenschap Regio Gouda

2 januari 2023

Sir Winston Churchilllaan 370 F442 2285 SJ Rijswijk (ZH) info@publiekbelangaccountants.nl www.publiekbelangaccountants.nl

Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Bedrijvenschap Regio Gouda Postbus 1086 2800 BB GOUDA

Datum:

Behandeld door:

Ons kenmerk:

2-1-2023

drs. R.D.H. Killeen RA MGA

23002

Onderwerp:

Verslag van bevindingen 2022

Geacht bestuur, Wij hebben de controle van de liquidatie jaarrekening 2022 voor de Gemeenschappelijke regeling Bedrijvenschap Regio Gouda uitgevoerd. Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Graag lichten wij onze rapportage nader aan u toe.

Publiek Belang Accountants B.V.

drs. M.E. Dubbelman RA Bijlagen: één

Verslag van bevindingen 2022 Inleiding

Met de opdrachtbevestiging van 9 juli 2022 heeft uw algemeen bestuur ons opdracht gegeven tot het controleren van de liquidatie jaarrekening 2022. Wij sturen de controleverklaring bij uw liquidatie jaarrekening 2022 afzonderlijk toe. Dit verslag bevat op grond van de Gemeentewet onder meer onze bevindingen over: • •

de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken (eventuele) onrechtmatigheden in de jaarrekening.

De goedkeuringstoleranties voor uw jaarrekening zijn opgenomen in onze controleverklaring. Voor ons verslag van bevindingen heeft uw bestuur een specifieke rapporteringstolerantie van € 10.000 vastgesteld.

Onze conclusie

Onze belangrijkste conclusie is dat uw liquidatie jaarrekening voldoet aan daaraan te stellen eisen. De beëindiging van een gemeenschappelijke regeling komt niet vaak voor. Daarom bestaat geen routine in de te nemen processtappen. Uw organisatie en bestuur hebben op een zorgvuldige manier toegewerkt naar de beëindiging en hebben zich hierbij door deskundigen laten ondersteunen. Deze voorbereiding is al langere tijd geleden begonnen met het maken van een gedetailleerd stappenplan met daarin de administratieve en juridische handelingen die nodig zijn. Het afgelopen jaar hebben uw medewerkers en wij steeds goed overlegd over bijzonderheden en de verwerking van specifieke posten in de administratie en jaarrekening. Deze grondige aanpak resulteert in een goede liquidatie jaarrekening en een soepel controleproces. Het belangrijkste is echter dat het bedrijvenschap een aantrekkelijk en hoogwaardig bedrijventerrein heeft ontwikkeld. Een prestatie om trots op te zijn!

Aandachtspunten

Balansstanden Om beëindiging per 31 december 2022 mogelijk te maken, bevat de jaarrekening de balansstanden per 19 november 2022. Tussen 20 november 2022 en 31 december 2022 zullen balansposities worden afgewikkeld door ontvangst of betaling en wordt de winst uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. De tabel in paragraaf ‘2.2.3.4 Financieringsbeleid’ van de jaarstukken geeft inzicht in deze verwachte financiële mutaties. Hierdoor zullen de feitelijke balansstanden per 31 december 2022 afwijken van de balansstanden per 19 november 2022 zoals opgenomen in deze jaarrekening. Dit heeft geen invloed op de hoogte van de winst en deze omstandigheid is toereikend toegelicht in de grondslagen van de jaarrekening. Bevestiging bij de liquidatie jaarrekening Wij hebben afgesproken dat de voorzitter van het bestuur op 31 december 2022 de bevestiging bij de jaarrekening afgeeft. De concept tekst is al in bezit van uw medewerkers. Wij zullen op dezelfde dag of uiterlijk 2 januari 2023 onze controleverklaring afgeven.

-1-

Verslag van bevindingen 2022 Onze risicoanalyse en controlewerkzaamheden

De controlestandaarden schrijven voor dat wij u informeren over de belangrijkste risico’s die wij bij onze controle hebben onderkend. Onze controle richt zich op de betrouwbaarheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Naast gebruikelijke controlerisico’s, zoals de volledigheid van opbrengsten, de juistheid van kosten, het voldoen aan verslaggevingsregels en de risico’s die samenhangen met doorbreking van functiescheiding door de leiding, geven wij in het bijzonder aandacht aan de juiste en volledige opname van vorderingen en schulden in de jaarrekening en de juiste berekening van de winst. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar het Controleplan 2022 dat wij op 17 augustus 2022 aan uw bestuur hebben verstrekt. Uitkomsten van onze controlewerkzaamheden met betrekking tot fraude Organisaties worden geconfronteerd met veel aan fraude gerelateerde interne, externe, regelgevings- en reputatierisico’s. Het is belangrijk hoe uw organisatie fraude-, omkopings- en corruptierisico’s beoordeelt, hoe u handelt ter voorkoming en opsporing van fraude en hoe u reageert op (aanwijzingen van) fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude berust bij het bestuur en directie.

Het is onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening als geheel geen materiële onjuistheden bevat, of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten. Omdat onze controle niet bestond uit een uitvoerige controle van alle transacties, die nodig zou zijn om fouten of fraude aan het licht te brengen, kan het zijn dat bij onze controlewerkzaamheden geen materiële fraude is geconstateerd. Al wordt door effectieve interne beheersingsmaatregelen de kans dat fouten of fraude voorkomen en onopgemerkt blijven, kleiner, die mogelijkheid is niet uitgesloten. Daarom kunnen wij niet garanderen dat eventuele fouten of fraude worden ontdekt. Tegen de achtergrond van het frauderisico werden controlewerkzaamheden uitgevoerd Zoals overeengekomen in onze controleaanpak omvatten onze werkzaamheden onder meer besprekingen met de directeur, de controller en het toezichthoudend orgaan over de interne beheersingsmaatregelen, managementschattingen, bijzondere transacties buiten de normale gang van zaken, de Wet Normering Topinkomens en memoriaal boekingen. Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd: • • •

het beoordelen en controleren van (significante) schattingen van het management het controleren van memoriaalboekingen overeenkomstig onze fraude risico inschatting het controleren van primaire functiescheidingen in het inkoopproces.

Tijdens onze controle van de jaarrekening 2022 zijn geen aanwijzingen voor fraude gesignaleerd.

Afsluitend

-2-

Wij zijn vele jaren met plezier uw accountant geweest. Vanuit onze discipline hebben wij mogen bijdragen aan de realisatie van een mooi project. Wij danken de medewerkers en het bestuur voor de prettige samenwerking.

Bijlage 1: De opdracht die u ons heeft verstrekt Binnen het kader van de overeenkomst tussen Gemeenschappelijke regeling Bedrijvenschap Regio Gouda en Publiek Belang Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging heeft uw algemeen bestuur ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim controle en de jaarrekeningcontrole. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeenschappelijke regeling mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeenschappelijke regeling en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering.

Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening door fraude of fouten. Interim-controle Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risicoinschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in uw controleprotocol en aanvullende afspraken over de reikwijdte van onze controle. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren.

Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de door het algemeen bestuur vastgestelde materialiteitsgrenzen. Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapporteringstolerantie overschrijden en aangelegenheden waarvan wij vinden dat deze voldoende belangrijk zijn om aan uw algemeen bestuur te rapporteren.