Bijlage 2 Toelichting Verbeteragenda Z20.003537

*Z20.003537*

Memo

onderwerp Toelichting verbeteragenda

datum 06/04/2020

kenmerk Z20.003537

ter attentie van Gemeenteraad

kopie aan -

bijlage -

afzender I.A.C. de Groot

telefoon 0180-330300

e-mail irene.degroot@zuidplas.nl

afdeling Griffie

Inleiding In dit memo wordt een korte toelichting gegeven bij de vijf verbeterpunten in de verbeteragenda. In de verbeteragenda zelf zijn enkel de concrete actiepunten genoemd. In dit memo worden de acties toegelicht en wordt extra informatie gegeven over de reden dat er voor deze acties gekozen is. Heldere verwachtingen in participatie Het doel van dit verbeterpunt is om positieve participatie te stimuleren. Zoals in het agenderingsgesprek met de begeleidingsgroep QSLD naar voren kwam, bleek het vaak zo te zijn dat de verwachtingen van inwoners en de gemeente anders lagen. Er zijn bijvoorbeeld kaders waarbinnen participatie vormgegeven kan worden. Een voorbeeld hiervan is Zuidplas Aardgasvrij. De gemeente opereert binnen de Klimaatwet en Rijksbeleid. Als inwoners niet vooraf weten binnen welke kaders zij ideeën aan kunnen dragen, kan dit leiden tot frustratie. Het is daarom van belang dat vooraf duidelijk is wat er precies van inwoners gevraagd wordt en binnen welke kaders zij ideeën in kunnen brengen.

In een webinar van Democratie in Actie wordt aangegeven dat aan de voorkant van een participatietraject tenminste de volgende punten duidelijk moeten zijn:  het doel en de intentie van de participatie;  het niveau van de participatie, waarbij een keuze wordt gemaakt uit: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen, of een combinatie hiervan;  de kernvragen, de beïnvloedingsruimte en/of de inhoudelijke, financiële, procedurele en overige kaders voor de participatie en de wijze waarop deze kaders vooraf met de deelnemers worden gecommuniceerd;  de wijze waarop en het tijdvak waarin de deelnemers hun inbreng kunnen leveren;  de wijze waarop democratische waarden zoals inclusie, deliberatie, zeggenschap, transparantie en checks and balances in het proces worden gewaarborgd;  de begroting van de kosten van het participatieproces;  de wijze waarop de inbreng van bewoners zal doorwerken in de besluitvorming als bepaald in artikel 5. Wanneer bovenstaande punten helder zijn, zal een participatietraject voor alle partijen beter verlopen. Iedereen weet op dat moment vooraf wat te verwachten. In het Kader Participatie dat is opgesteld door het college is een checklist participatie opgenomen. Het doel van deze checklist is om de participatie vooraf duidelijk af te bakenen, zodat alle partijen weten waar zij aan toe zijn.

Pagina 1 van 3

onderwerp

registratienummer

Toelichting verbeteragenda_Z20.003537

Z20.003537

Een actiepunt bij dit verbeterpunt is ook om dit in de praktijk te brengen door middel van een pilot. Daarnaast wordt er voorgesteld in de Verbeteragenda om na ieder participatietraject een evaluatie uit te voeren. Op die manier wordt in kaart gebracht hoe succesvol het traject is verlopen en hoe participatietrajecten eventueel verbeterd kunnen worden in de toekomst. Communicatie vanuit inwonersperspectief Onder dit punt zijn zes concrete verbeterpunten opgenomen, namelijk:      

Het versterken van de aandacht in de organisatie voor wat communicatie met inwoners betekent Bij iedere vorm van burgerparticipatie wordt er teruggekoppeld naar de inwoners wat er met hun inbreng is gedaan Interactieve media wordt meer benut Er wordt onderzocht of er een aanspreekpunt kan komen voor maatschappelijke participatie Minder gebruik maken van vakjargon in communicatie met inwoners Een inloopspreekuur met collegeleden/raadsleden of met een bus door de verschillende dorpen rijden (laagdrempelig)

Er is gekozen om zes punten op te nemen omdat deze allen bij kunnen dragen aan het verbeteren van communicatie met inwoners. Het versterken van de aandacht in de organisatie voor communicatie met inwoners kan bijvoorbeeld via klassikale workshops op het nieuwe platform van de Zuidplas Academie. Het terugkoppelen naar inwoners na burgerparticipatie is iets dat voortaan standaard ingebouwd zou kunnen worden bij participatietrajecten. Het benutten van interactieve media geeft inwoners de kans om ook te reageren in plaats van enkel geïnformeerd te worden. Daarnaast is het aan te raden om meer bewust te letten op het gebruik van vakjargon in teksten richting inwoners. Het taalgebruik vanuit de gemeente is vaak ingewikkeld en ambtelijk. Woorden en zinnen zouden makkelijker geformuleerd kunnen worden. Deze actiepunten zijn verwerkt in het Kader Participatie. Er kwam duidelijk uit de vragenlijst van de Quick Scan naar voren dat er geen duidelijk aanspreekpunt is voor maatschappelijke initiatieven. Een suggestie is daarom om te onderzoeken of er een duidelijk aanspreekpunt kan komen. De gemeente kan ook nadenken over hoe zij inwoners beter kan faciliteren bij maatschappelijke initiatieven. Een laatste actiepunt dat wordt voorgesteld is het organiseren van een inloopspreekuur met collegeleden of raadsleden of met een bus door verschillende dorpen te rijden.

Het doel hiervan is om de zichtbaarheid in de samenleving te vergroten. De gemeente komt dan naar de inwoner toe in plaats van andersom. Inwoners kunnen zo laagdrempelig de gemeente aanspreken en hun vragen voorleggen. Het gebruik van een bedrukte bus zou goed zijn voor publiciteit. Startnotitie bij majeure thema’s Ter versterkingen van het eerste verbeterpunt in de verbeteragenda (heldere verwachtingen in participatie) wordt er voorgesteld om het instrument startnotitie te (her)ontwikkelen. Een startnotitie op grote thema’s geeft de raad aan de voorkant al de kans om kaders te stellen waarbinnen het college (en ook inwoners bij burgerparticipatie) kan bewegen. Dit zorgt voor minder discussie achteraf wanneer het daadwerkelijke raadsvoorstel voorligt. Het is dan vooraf al helder welke kant de raad op wil. Dit kan tevens de kaderstellende rol van de gemeenteraad versterken. Een aandachtspunt is de invloed van inwoners op startnotities. Er zou onderzocht kunnen worden of en hoe inwoners betrokken kunnen worden bij startnotities.

Pagina 2 van 3

onderwerp

registratienummer

Toelichting verbeteragenda_Z20.003537

Z20.003537

Taalcentrum-VU geeft al een aantal goede tips bij het schrijven van een startnotitie. Het TaalcentrumVU geeft daarnaast ook aan wat het belang is van het schrijven van startnotities. Versterken zichtbaarheid gemeenteraad Uit de vragenlijst van de Quick Scan en het agenderingsgesprek bleek dat de gemeenteraad niet altijd even zichtbaar is voor inwoners. Inwoners weten de gemeenteraad soms niet goed te vinden. Dit kwam al eerder naar voren in onderzoeken die bij de gemeente Zuidplas zijn gedaan naar de zichtbaarheid van de raad1. In een recent rapport van de Rekenkamer het Groene-Hart werd als aanbeveling aan de raad gedaan om de zichtbaarheid van de raad als collectief te vergroten. De conclusie uit het agenderingsgesprek gevoerd door de begeleidingsgroep QSLD was dan ook dat hier extra in geïnvesteerd moet worden. Dit kwam tevens naar voren in de feedback die vanuit raadsleden is ontvangen. Om de zichtbaarheid van de raad te versterken zijn vier verbeterpunten in de verbeteragenda opgenomen:  Open-deur-raad organiseren: periodiek krijgen inwoners/bedrijven de mogelijkheid om thema’s/onderwerpen aan te dragen aan de raad. Als de raad verder wil spreken over het thema of onderwerp, dan kan de raad dit agenderen voor een opiniërende raadsvergadering.

 Raad Erop Uit vaker organiseren: de Raad Erop Uit houdt in dat de raad als collectief uitstapjes maakt naar, bijvoorbeeld, organisaties in de gemeente. Zo wordt de zichtbaarheid van de raad vergroot en kunnen inwoners en organisaties de raad makkelijker aanspreken.  De raad zichtbaarder maken op sociale media: dit geeft inwoners de kans om de raad beter te leren kennen. Wat doet de gemeenteraad? Wat voor invloed heb ik als inwoner? Naast een informerend karakter, heeft sociale media natuurlijk ook een interactief karakter. Dit maakt dat de gemeenteraad als collectief makkelijker aangesproken kan worden. De griffie is momenteel bezig met het schrijven van een sociale media strategie, waarin de zichtbaarheid van de raad centraal staat.  Onderzoeken of inwoners met raadsleden kunnen spreken bij informatiebijeenkomsten. Inwoners willen dan graag met raadsleden in gesprek, maar momenteel is dat niet het doel van informatiebijeenkomsten. Het zou ook een goede gelegenheid zijn dat raadsleden rechtstreeks het gesprek aan kunnen gaan. Er zou standaard een moment in een informatiebijeenkomst gepland kunnen worden om in gesprek te gaan met aanwezige raadsleden. De griffie gaat dit punt intern bespreken met het college en kijken of dit een mogelijkheid is. Als dit een mogelijkheid is moeten we dit duidelijk invullen zodat de rollen helder zijn.

Het is in het algemeen van belang om deze duidelijkheid tevens te verschaffen aan inwoners, zodat zij ook weten wat procesafspraken binnen gemeente zijn.

Werkconferentie gemeenteraad – college – organisatie Uit de vragenlijst van de QSLD en het agenderingsgesprek met de begeleidingsgroep kwam naar voren dat het samenspel tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie verbeterd kan worden. Een manier om dat te doen is door het gesprek met elkaar aan te gaan. De verbeteractie is daarom om een werkconferentie met deze drie partijen te organiseren om te komen tot meer duidelijkheid over de rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen van de drie partijen.

1

Deze onderzoeken kunnen bij de griffie opgevraagd worden (griffie@zuidplas.nl)

Pagina 3 van 3