Bijlage 2 F 335 - Voorlopige Jaarstukken 2020 VRHM E21.001743

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 31

Control; - ontwikkelen van prestatie-indicatoren – wel zijn strategische doelstellingen opgesteld en concept-indicatoren, welke in 2021 nader uitgewerkt worden met de afdeling proces-en projectondersteuning. - LEAN-traject mbt processen BGC is verplaatst naar 2021 (afhankelijk van Covid-19) – Dit heeft een lagere prio. - Vakbekwaamheids-registratie is opgepakt met RCB en een ‘tool’ hiervoor is getest. Om dit verder op te pakken met IM zal een voorstel worden opgesteld met RCB, welke begin 2021 de besluitvorming in gebracht zal worden. - Inzicht in beleidscycli van gemeenten: een projectplan hiervoor is opgesteld door afdeling strategie en beleid, uitvoering vindt in 2021 plaats. - Inzet BZ in niet opgeschaalde situaties: een scenario-uurtje hiervoor is voorbereid, het eerste scenario-uur wordt in 2021 gegeven. Ontwikkelen nieuwe wijze van meten: prestatiekader BZ is afgerond en op aanvraag kan opnieuw het kader worden ingevuld. Er is ook een monodisciplinaire evaluatietool opgesteld. Wat nog moet worden opgepakt is het door ontwikkelen van het dashboard Bevolkingszorg. Crisiscommunicatie Tijdige en adequate overheidscommunicati e bij van rampen of crises dragen bij aan de zelfredzaamheid in de samenleving en kunnen maatschappelijke onrust doen beperken.

De burgemeester wordt ondersteund door een 24/7 operationele regionale crisiscommunic atieorganisatie.

De crisiscommunic atieorganisatie is opgeleid, en geoefend om de crisiscommunic atie efficiënt en effectief uit te (doen) voeren door de burgemeester.

Uitvoeren jaarlijks werkplan van de regionale werkgroep risico- en crisiscommunicatie

Deels

Opstellen van een nieuw plan van aanpak voor crisiscommunicatie in het eerste uur.

Ja

Afstemming met afdeling risico- en crisisbeheersing over overdracht van taken en samenwerking over risico- en crisiscommunicatie.

Ja

Realisatie/toelichting op afwijking Uit het werkplan risico- en crisiscommunicatie is een groot aantal onderwerpen opgepakt en afgerond in 2020. Wat (mede vanwege Covid-19) is blijven liggen is: crisiscommunicatie in de nafase en het convenant met de regionale omroep (moet geactualiseerd worden). Verder is een aantal punten niet afgerond: versterken zelfredzaamheid (dit wordt deels opgepakt via de nieuwe crisiswebsite Hollandsmiddenveilig en er is een werkgroep zelfredzaamheid).

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 32

4.3 Lasten en baten

Het programma Oranje Kolom is binnen het budgettaire kader van de begroting 2020 gerealiseerd. De lagere kosten ten opzichte van de begroting worden voornamelijk veroorzaakt doordat er niet realistisch geoefend kon worden in 2020.

Kerngegevens

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 33

4 Overzicht Overhead

5.1 Algemeen Overhead bestaat uit alle loonkosten van de met name genoemde zogenaamde PIOFACH-functies, ook de ICT kosten van alle PIOFACH-systemen, alle huisvestingskosten, de uitbestedingskosten bedrijfsvoering en naar rato de rentekosten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces. Dat betekent dat in ieder geval de kosten in verband met de volgende elementen tot kosten van overhead worden gerekend en moeten worden opgenomen: - Financiën, toezicht en controle organisatie - Personeel en Organisatie - Inkoop (incl. aanbesteding en contractman.) - Interne en externe communicatie - Juridische zaken - Bestuurszaken en bestuursondersteuning - Informatievoorz. en automatisering PIOFACH - Facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging) - Documentaire informatievoorziening (DIV) - Managementondersteuning primair proces

Prestatieverloop en kerngegevens De totale overheadkosten 2020 bedragen € 12,2 mln. zijn € 1,0 mln. lager dan begroot. De voornaamste oorzaken zijn de verschillen tussen de begrote overheadkosten op de onderdelen ‘Personeel en organisatie’ ( € 0,7 mln.) en Facilitaire zaken en Huisvesting ( € 0,4 mln.). De lagere lasten op het onderdeel ‘Personeel en organisatie’ wordt voornamelijk veroorzaakt door de vacatureruimte op een aantal afdelingen gedurende 2020. Het verschil bij het onderdeel Facilitaire zaken en Huisvesting wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere afschrijvingslasten op uitgestelde investeringen/ projecten.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 34

Overhead

2018

2019

2020

Huisvesting

0,18

0,21

0,19

Salarissen

7,09

8,05

8,07

Overige P-kosten

2,64

2,23

1,80

ICT

1,17

1,52

1,54

(x € 1 mln.)

Overig overhead

0,52

0,42

0,64

Totaal

11,60

12,43

12,24

De totale Overheadkosten bedragen € 12,24 mln. en zijn in lijn met 2019. De apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie.

De totale apparaatskosten bedragen in 2020 € 44,43 mln. en zijn met € 1,38 mln. toegenomen ten opzichte van 2019. De voornaamste oorzaak is de toename van de salarislasten met € 1,29 mln. Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 35

Conform de CAO zijn de salarissen op 1 januari 2020, op 1 juli 2020 en op 1 oktober 2020 met 1% gestegen.

Apparaatskosten

2018

2019

2020

P/inwoner (€)

54,01

54,71

55,93

De beperkte toename van de kosten per inwoner wordt veroorzaakt door de sterkere toename van de apparaatskosten (+ 2,7%) dan de toename van het inwoneraantal (+0,9%).

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 36

5 Paragrafen

5.1 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing (artikel 11 BBV) 6.1.1 Algemeen Op grond van het Besluit BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen: • De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de VRHM beschikt of kan beschikken om niet-begrote kosten te dekken. • Alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De paragraaf betreffende weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat ten minste: • Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. • Een inventarisatie van de risico's. • Het beleid over de weerstandscapaciteit en de risico's. In de afgelopen jaren heeft de VRHM in het jaarbericht en in de begroting een gelijkluidende paragraaf opgenomen omdat beide documenten in dezelfde bestuursvergadering worden vastgesteld. In de paragraaf weerstandsvermogen worden vermeld: • De risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. • Het weerstandsvermogen en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen. Een nieuw Regionaal Beleidsplan 2020-2023 is opgesteld en op basis van dit beleidsplan zal een nieuwe risico-inventarisatie worden opgesteld.

6.1.2 Inventarisatie weerstandscapaciteit Het weerstandsvermogen is de mate waarin onvoorziene tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat de continuïteit van het bedrijf in gevaar komt. Het weerstandsvermogen kan worden uitgedrukt als de verhouding tussen de reëel aanwezige weerstandscapaciteit en de geïnventariseerde (en gekwantificeerde) risico's. De weerstandscapaciteit is de optelsom van in de organisatie aanwezige middelen om dit soort tegenvallers op te vangen. Deze middelen bestaan uit de algemene reserve, de bestemmingsreserves, de stille reserves en ook uit de nog niet ingevulde begrotingsruimte en de post onvoorzien. De belangrijkste component van de weerstandscapaciteit is het (vrije) eigen vermogen, dat wil zeggen de vrije componenten van de algemene reserve en van de bestemmingsreserves. De algemene reserve van de VRHM kent geen geoormerkte bestanddelen en is daarmee in haar geheel inzetbaar voor het afdekken van de financiële consequenties van risico’s. Ultimo 2020 bedraagt het saldo van de algemene reserve (voor resultaatbestemming 2020) € 920.000. Daarnaast beschikt de VRHM over bestemmingsreserves, waarvan de aard, de bestemming en het verloop in de Nota reserves 2017-2018 zijn aangegeven. De Nota reserves 20172018 was vorig jaar met 1 jaar verlengd en gold ook voor 2019.

In verband met de bijzondere omstandigheden in 2020 als gevolg van de Covid-19-crisis, is er in 2020 geen nieuwe Nota reserves opgesteld. In het 1ste kwartaal 2021 zal de nieuwe Nota reserves 2020-2023 ter besluitvorming aan het Dagelijks Bestuur worden aangeboden.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 37

Het beleid van de VRHM is er op gericht te werken met een structureel sluitende exploitatiebegroting en de bestemmingsreserves in te zetten waarvoor zij zijn ingesteld. In de bestemmingsreserves is daarom geen ‘vrij besteedbare ruimte’ opgenomen die benut kan worden als een risico manifest zou worden. 6.1.3 Inventarisatie risico’s In onderstaande overzicht zijn de risico's gepresenteerd met de hoogste bijdrage aan de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit.

Uit het resultaat van de uitgevoerde risicosimulatie (Monte-Carlosimulatie) volgt dat het voor 90% (norm NARIS) zeker is dat alle risico's kunnen worden afgedekt met een bedrag van € 917.322 (benodigde weerstandscapaciteit). Covid-19 De uitbraak van Covid-19 (Corona) eind februari 2020 heeft een enorme impact gehad op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidde tot ongekende omstandigheden. Het (pandemie) risico was niet meegenomen bij de risico-inventarisatie en de mogelijke financiële impact. In 2020 is gebleken dat Covid-19 geen financieel effect op het weerstandsvermogen heeft gehad. Gebleken is dat de hogere kosten die verband hielden met Covid-19 niet opwogen tegen de lagere ‘minderkosten’. Covid19 heeft derhalve geen negatieve impact gehad op het weerstandsvermogen. Zie hiervoor ook de (bijlage) ‘verantwoording Covid-19 kosten’.

6.1.4 Beleid over weerstandscapaciteit en risico´s Risicomanagement is erop gericht de schadelijke gevolgen van in kaart gebrachte risico’s zo veel mogelijk te voorkomen of te beperken. Dit kan worden gedaan door het vermijden van het risico (opheffen van de oorzaak), het verminderen van de impact van het risico (terugbrengen netto verwachte omvang en/of terugbrengen waarschijnlijkheid) of het overdragen van het risico (bijvoorbeeld door te verzekeren). De VRHM heeft diverse verzekeringspolissen afgesloten voor aansprakelijkheid, ongevallen personeel, schade aan opstallen, bedrijfsinventarissen en materieel. De VRHM voldoet hiervoor premie en kent per schade een beperkt eigen risico. Als de verwachte impact van het risico naar verhouding erg klein is, kan er ook voor gekozen worden het risico te accepteren. Als dat risico zich dan voordoet, draagt de VRHM de gevolgen zelf. Daar waar de VRHM een risico heeft verzekerd, maakt dit geen onderdeel meer uit van het vraagstuk rond het weerstandsvermogen. Immers het financieel risico is afgedekt en bij een derde, een verzekeringsmaatschappij, belegd.

6.1.5 Beoordeling verhouding kengetallen in relatie tot de financiële positie Het weerstandsvermogen is de mate waarin onvoorziene tegenvallers kunnen worden opgevangen De aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten staan er garant voor dat de VRHM te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen (art. 51 gemeenschappelijke regeling VRHM). Daarmee is het weerstandsvermogen in principe altijd 100%. Maar de VRHM heeft hierin ook een eigen verantwoordelijkheid en acht het vanuit normale Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 38

bedrijfsvoering onwenselijk om telkens als zich een onverwachte tegenvaller voordoet, de deelnemende gemeenten aan te moeten spreken om financieel bij te springen. Daarom kiest zij ervoor zelf een zekere weerstandscapaciteit op te bouwen die afdoende dient te zijn om (de belangrijkste) onvoorziene tegenvallers op te kunnen vangen.

6.1.6 Financiële kengetallen

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 39

5.2 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (artikel 12 BBV) De financiële verordening schrijft ten aanzien van het onderhoud van de kapitaalgoederen het volgende voor: − Tenminste eens in de vier jaar wordt het meerjarig onderhoudsplan voor het (de) bedrijfsgebouw(en) in eigendom geactualiseerd om de noodzaak tot aanpassing van de jaarlijkse storting in de voorziening groot onderhoud gebouwen vast te stellen; − Bij de begroting en de jaarstukken doet het Bestuur verslag over de voortgang van het geplande onderhoud aan bedrijfsgebouwen en, als de actualisering van het meerjarig onderhoudsplan daartoe aanleiding geeft, van de (financiële) gevolgen daarvan. De VRHM beschikt niet over de kapitaalgoederen wegen, riolering, water en groen. In de sfeer van gebouwen, inventaris, voertuigen en redgereedschappen is wel sprake van onderhoud van kapitaalgoederen. 6.2.1 Onroerend goed Object Brandweerkazerne Loods Crisisruimte RBT Crisisruimte ROT Voormalige GMK, kantoorpand Parkeerterrein Kantoorgebouw TNT Post ROB

Locatie 11 locaties Leiden, Gooimeerlaan 25 Leiden, Rooseveltstraat 4a Leiden, Rooseveltstraat 4a Leiden, Rooseveltstraat 4a Leiden, Rooseveltstraat 4a Leiden, Schipholweg 130 Waddinxveen, Noordeinde 48

Eigendomsvorm Volledig eigendom Opstal Gemeente Leiden Gemeente Leiden Volledig eigendom Volledig eigendom Volledig eigendom, inmiddels bouwlocatie Opstal

Bodegraven, nieuwbouw In 2020 is de nieuwbouw van de brandweerkazerne gerealiseerd en op 27 november 2020 in gebruik genomen. De officiële opening vindt mogelijk in 2021 plaats. Leiden, Rooseveltstraat 4a In januari 2020 is door het directieteam het besluit genomen om deze locatie voor minimaal 10 jaar aan te houden en de kantoorlocaties ingrijpend te verbouwen. De verbouwing is gepland in 2021. Leiden, Schipholweg 130 De start van de nieuwbouw heeft vertraging opgeleverd als gevolg van beroepsprocedures tegen de nieuwbouw van de kazerne Leiden-Noord. In het derde tertiaal van 2020 is de bouw gestart en is op 13 november 2020 de officiële eerste paal geslagen. Naar verwachting wordt de brandweerkazerne in het derde tertiaal 2022 in gebruik genomen. Leimuiden, verbouw In 2020 is de koopovereenkomst ondertekend en daarmee de brandweerkazerne overgedragen aan de VRHM. Door een aantal oorzaken is de verbouwing vertraagd. De planning is dat de verbouwing in het tweede tertiaal van 2021 wordt gerealiseerd. Driebruggen, nieuwbouw De huidige brandweerkazerne van Driebruggen wordt gehuurd van een particuliere partij. Deze partij wilt het huidige terrein ontwikkelen voor woningen, waardoor er samen met de gemeente gezocht is naar een nieuwe locatie voor de brandweerkazerne. Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 41

Schoonhoven, verbouwing Door het uitblijven van een geschikte nieuwbouwlocatie is de bovenverdieping van de kazerne Schoonhoven ingrijpend verbouwd. Een aantal werkzaamheden is door zelfwerkzaamheid van vrijwilligers uitgevoerd. Stolwijk, nieuwbouw In 2020 is het directieteam akkoord gegaan met de nieuwbouw voor Stolwijk. Het programma van eisen is afgestemd op het aantal vrijwilligers van deze brandweerkazerne. Voorschoten, verbouwing De verdieping van de brandweerkazerne is evenals in Schoonhoven ingrijpend verbouwd, mede ook door zelfwerkzaamheid van vrijwilligers. Waddinxveen, verbouwing In 2020 is met de gemeente afgesproken dat zowel de brandweerkazerne als het realistisch oefencentrum tot 2030 op de huidige locatie blijven. De komende jaren wordt gezocht naar een nieuwe locatie. Daarnaast zijn met de gemeente afspraken gemaakt om de brandweerkazerne te verduurzamen en wordt er komend jaar groot onderhoud uitgevoerd. Zwammerdam, nieuwbouw MFA De voorbereidingen voor de nieuwbouw van de Multifunctionele accommodatie (MFA) in Zwammerdam verlopen gestaag. De huidige brandweerkazerne staat op het terrein van Ipse de Bruggen. Zij hebben medio 2020 aangegeven dat het terrein in 2021 wordt verkocht aan een projectontwikkelaar. Samen met de gemeente wordt gezocht naar een tijdelijke locatie voor de huisvesting van de brandweer totdat de bouw van de MFA gereed is.

Het is, mede in verband met bezwaren door bewoners, nog onduidelijk wanneer de MFA wordt opgeleverd. Duurzaamheid In het Klimaatakkoord (2010) is afgesproken dat de CO2-uitstoot in 2030 met 49% moet zijn verminderd. De VRHM investeert extra met energiebesparende maatregelen, zoals zonnepanelen, warmtepompen, met name bij de nieuwbouw en verbouw van brandweerkazernes. Het streven is om energieneutraal (ENG) te bouwen wat verder gaat dan bijna energieneutraal (BENG), maar ook te bouwen zonder afhankelijk te zijn van aardgas. Voorziening groot onderhoud De voorziening groot onderhoud is gebaseerd op de uitgevoerde schouw. Hierbij is voor de komende 20 jaar aangegeven welke werkzaamheden per jaar per eigendomskazerne uitgevoerd moeten worden en een inschatting van de kosten. Jaarlijks wordt een vast bedrag aan de voorziening gedoteerd om, uitgaande van de stand van de voorziening per 31-12-2018, alle voorziene werkzaamheden aan de eigendomskazernes uit te kunnen voeren. Voorzien was dat in 2020 in totaal € 23.500 aan onderhoudsactiviteiten zou worden uitgevoerd. In 2020 is uiteindelijk voor in totaal € 21.600 aan onderhoudsactiviteiten uitgevoerd. De werkzaamheden hadden betrekking op: - Schilderwerk buitenkant; - Reiniging van de buitenkant; - Vervanging zonwering en - Vervanging van lampen voor LED-lampen.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 42

De stand van de voorziening groot onderhoud bedraagt per 31-12-2020 € 112.859. In voorgaande jaren zijn er geen onttrekkingen geweest. In de laatste maanden van 2020 gestart met het opstellen van een ‘huisvestingsvisie’, waarbij is gestart met het omschrijven van een aantal pijlers voor 2021. Er is gewerkt aan het vastleggen van een duurzaamheidsambitie (voor de gehele organisatie) en er is een eerste opzet van een stappenplan voor verduurzamen van vastgoed geschreven. Dit stappenplan start in 2021 onder andere met het verduurzamen van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Uiteindelijk leidt het tot een MJOP met onderhouds- en verduurzamingsmaatregelen. Dagelijks (gebruikers)onderhoud in kazernes en werkplaatsen Voor alle belangrijke kapitaalgoederen zijn in 2014 onderhoudsplannen vastgesteld en in 2020 geactualiseerd daar waar dit nodig was. Een belangrijk gedeelte van het onderhoud op mobiliteit en PFU (inspecties, klein onderhoud) voeren de gebruikers zelf in de kazernes uit. Om wachturen van het 24-uurs beroepspersoneel optimaal in te zetten, worden het onderhoud aan ademlucht, de reiniging van bluspakken, slangen en klein onderhoud aan de kazernes en voertuigen door deze collega’s uitgevoerd. Met ingang van januari 2019 is het onderhoudsprogramma “Bumper tot Bumper” ingevoerd en in het verslagjaar 2020 aangepast en verbeterd.

Dit behelst het onderhoud en controle aan de bepakking van alle tankautospuiten en andere grote voertuigen. Werkplaatsen zijn hiervoor voldoende geoutilleerd en voldoen aan de vigerende veiligheidseisen, ook aan de speciale vereisten die de Covid-19 pandemie van ons vraagt. De werkzaamheden binnen dit programma zijn in het verslagjaar opnieuw uitgebreid. Omdat de beschikbaarheid van 24-uurs personeel voor onderhoud altijd fluctueert, is er dagelijks facilitair personeel dat zich bezig houdt met onderhoud op de PFU-locaties en spoedeisend technisch onderhoud op locaties. Op een tweetal kazernes is een strategische voorraad ten behoeve van extreme weersomstandigheden voorhanden. Om het onderhoud en controle van alle brandweerslangen mogelijk te maken, is in 2019 een slangenwerkplaats in Alphen aan den Rijn ingericht en in 2020 operationeel gemaakt. Hiertoe is een slangen was- en controlemachine aangekocht en geïnstalleerd. Het werk in twee mobiliteitswerkplaatsen wordt volledig door 24-uurs personeel gedaan. In 2020 zijn alle werkprocessen ten aanzien van mobiliteit, PFU en logistiek opnieuw beschouwd en verbeterd. Hier zijn de medewerkers van Beheer en Onderhoud en de 24-uurs dienst betrokken geweest. Met deze procesbeschrijvingen wordt het eenduidig werken versterkt en de efficiency verbeterd.

6.2.2 Mobiliteit

A. Vervanging redvoertuigen In 2018 is het officiële startsein gegeven voor de vervanging van redvoertuigen. De publicatie voor de Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden. De aanbesteding is voltooid in 2020 en in 2021 wordt het eerste voertuig verwacht. B. Tankautospuiten Eind 2020 is het contract getekend voor de levering van 45 nieuwe tankautospuiten. Eind 2021 zal de eerste worden geleverd.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 43

C. Watertransportsysteem 500 Eind 2020 is het contract getekend voor de levering van 3 nieuwe waterwagens met een watertransport-systeem 500. De levering staat voor eind 2021 gepland. D. Autoladders Medio 2020 is het contract getekend voor de levering en onderhoud van 7 nieuwe autoladders. Eind 2021 zal de eerste worden geleverd.

E. Nieuwe werkvoertuigen voor Vakbekwaamheid en Beheer&Onderhoud De in 2019 bestelde voertuigen zijn in het verslagjaar 2020 afgeleverd en naar volle tevredenheid in gebruik genomen.

Financieel Onderhoudslasten (x € 1.000)

2018

2019

2020

Gebouw en

746

618

686

1.367

1.388

1.293

250

191

224

2.363

2.197

2.203

Vervoermiddelen Persoonlijke functionele uitrusting Totaal

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 44

5.3 Paragraaf financiering (artikel 13 BBV) 6.3.1 Risicobeheer van de financieringsportefeuille Het risicobeheer is opgenomen onder de treasury functie. De doelstelling van de treasury functie is als volgt geformuleerd: • Het beheersen van de financiële risico’s zoals renterisico’s, liquiditeitenrisico’s en kredietrisico’s. • Het continu verzorgen van voldoende liquiditeit voor de organisatie. • Het minimaliseren van de rentekosten en het maximaliseren van de renteopbrengsten. Het Treasury statuut vormt het kader voor het uitvoeren van de treasury functie onder de voorwaarden: • Gelden worden alleen uitgezet bij het Ministerie van Financiën in verband met de heersende Regelgeving Schatkistbankieren voor decentrale overheden; • Het aantrekken van leningen geschiedt door een offerte aan te vragen bij tenminste twee of meerdere financiële instellingen. • Er wordt geen gebruik gemaakt van derivaten. • De VRHM verstrekt zelf geen geldleningen. Met het oog op de voorgenomen nieuwe investeringen zal op basis van de liquiditeitsplanning worden beoordeeld tot welk bedrag aanvullende geldleningen benodigd zijn. Bij aanschaf van duurzame goederen worden de aangegane geldleningen qua looptijd zoveel mogelijk afgestemd op de economische levensduur van die activa.

• Het enkel voor beleggingsdoeleinden kopen van aandelen is in de verordening uitgesloten, behalve voor zover deze gekocht worden in het kader van de uitoefening van de publieke taak. Aandelen zullen nooit worden gekocht zonder voorafgaand advies van het DB. De VRHM is te typeren als een geld vragende instelling en treedt niet als partij op om eventueel tijdelijk overtollige middelen om te zetten in beleggingsproducten. De VRHM houdt zich aan de in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden vermelde normen ten aanzien van de renterisiconorm en de kasgeldlimiet. Binnen de taken van der VRHM is geen sprake van grondexploitatie.

6.3.2 Kasgeldlimiet De gemiddelde vlottende schuld, over drie maanden gezien, is voor een gemeenschappelijke regeling gelimiteerd op 8,2% van het begrotingstotaal. Een GR mag twee kwartalen achter elkaar deze limiet overschrijden. In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de kasgeldlimiet in 2020 weergegeven: Kasgeldlimiet (bedragen x € 1.000) Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

Gemiddeld netto Ruimte of vlottende schuld Kasgeldlimiet Overschrijding -9.752 -23.751 -14.114 -32

4.731 4.731 4.731 4.731

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

-14.483 -28.482 -18.845 -4.763

Pagina 45

In heel 2020 was er sprake van een vordering en daardoor geen sprake van een overschrijding van het kasgeldlimiet. De wet FIDO schrijft voor dat de toezichthouder vooraf geïnformeerd moet worden als de kasgeldlimiet drie opeenvolgende kwartalen wordt overschreden.

6.3.3 Renterisiconorm Over de langlopende schuld mogen de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de renterisiconorm in 2020 weergegeven: Renterisiconorm (bedragen x € 1.000)

2020

Begrotingstotaal (primitief) Wettelijk percentage Renterisiconorm Bedrag waarover renterisico wordt gelopen (aflossingen) Ruimte onder renterisiconorm

2019

57.696

56.426

20%

20%

11.539 -4.439 7.100

11.285 -7.452 3.833

Het bedrag aan langlopende leningen, waarover de VRHM een renterisico loopt, blijft ruimschoots binnen de wettelijke norm (volgens de wet FIDO), zoals blijkt uit de tabel. 6.3.4 Financiering De ontwikkeling van de leningenportefeuille is in onderstaande tabel gegeven: Ontwikkeling leningenportefeuille (bedragen x € 1.000)

2020

Stand per 1 januari 2020 Nieuwe leningen Reguliere aflossingen Vervroegde aflossingen Stand per 31 december 2020

22.686 -4.439 18.247

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 46

Overzicht leningenportefeuille BNG Leningnummer BNG 40.102390 BNG 40.106332 BNG 40.106460 BNG 40.106461 BNG 40.106462 BNG 40.110863 BNG 40.110864 NWB 10030215 BNG 40.113461 Totaal

Hoofdsom Loop- Einddatum Rente tijd 2.500.000 20 15-12-2026 4,00% 2.300.000 10 27-1-2021 3,11% 1.000.000 10 24-2-2021 3,46% 3.930.000 10 24-2-2021 4,00% 3.230.000 9 24-2-2020 3,89% 4.000.000 7 1-12-2023 0,28% 3.000.000 15 1-12-2031 0,88% 4.000.000 20 1-8-2039 0,57% 7.000.000 20 19-12-2039 0,45% 30.960.000

Saldo 1-1-2020 875.000 345.000 150.000 3.144.000 2.584.000 2.285.714 2.400.000 3.902.439 7.000.000 22.686.153

Nieuw

Aflossing

-

125.000 230.000 100.000 98.250 2.584.000 571.429 200.000 195.122 335.410 4.439.210

Rente boekjaar 34.737 1.166 3.102 122.422 15.146 6.808 22.764 21.502 30.591 258.240

Saldo 31-12-2020 750.000 115.000 50.000 3.045.750 1.714.286 2.200.000 3.707.317 6.664.590 18.246.943

In 2020 zijn geen nieuwe geldleningen aangetrokken. Een lening met een looptijd welke was gekoppeld aan een verkoop van een kazerne is versneld afgelost. Inmiddels is besloten de kazernes niet terug te verkopen aan gemeenten. 6.3.5 Rentemethodiek en renteresultaat Voor de toerekening van de rentelasten maakt de VRHM gebruik van de rente-omslag-methode. Het totaal van de rentelasten wordt ‘omgeslagen’ over het geheel van de investeringen. De rentelasten betreffen het totaal van de rentelasten op de langlopende geldleningen. Door toepassing van de rente-omslag-methode worden de rentelasten aan de hand van de stand van de investeringen toegerekend aan de prestaties. De achterliggende gedachte is hierbij dat de gehanteerde omslagrente een reëel percentage is. Hieronder een overzicht van het renteresultaat:

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 47

Renteresultaat (bedragen x € 1.000)

2020

De externe rentelasten De externe rentebaten Saldo rentelasten en rentebaten

258 258

Doorbelaste rente Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

258

Rente over eigen vermogen Rente over voorzieningen Rente over het eigen vermogen en de voorzieningen

-

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente

258

Aan taakvelden toegerekende rente

-258

Renteresultaat op het taakveld Treasury

-

Bij de gehanteerde rentesystematiek wordt de betaalde rente omgeslagen over het totaal aan activa. Voor 2020 bedraagt dit 0,9%. Dit percentage wordt de omslagrente genoemd. Omslagrente (bedragen x € 1.000)

2020

Aan taakvelden toe te rekenen rente Waarde vast activa per 1 januari 2020 Gemiddelde rente

258 28.565 0,90%

Keuze voor de omslagrente

0,90%

6.3.6 Schatkistbankieren

Op grond van de wet Verplicht schatkistbankieren houdt VRHM haar overtollige middelen gedurende het jaar aan bij de schatkist. Het gemiddelde saldo van de overtollige middelen van een kwartaal mag het drempelbedrag niet overschrijden. Dat is in 2020 ook niet gebeurd.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 48

Berekening (bedragen x € 1.000) 2020

Drempelbedrag

433 Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

274

315

302

324

Ruimte onder het drempelbedrag

159

118

130

109

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

Berekening dempelbedrag

Begrotingstotaal verslagjaar

57.696

Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen

57.696

Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

nihil

Drempelbedrag

433

Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal

25.227

28.673

27.828

29.804

92

91

92

92

274

315

302

324

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

6.3.7 Overig

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 49

Complexe financiële producten De VRHM maakt geen gebruik van complexe financiële producten zoals derivaten. Geldstromenbeheer De betalingen van de gemeente vinden zo veel mogelijk via de BNG plaats. Met de BNG is daartoe een ruime kredietfaciliteit van € 2 miljoen overeengekomen.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 50

6.4 Paragraaf verbonden partijen (artikel 15 BBV lid 2 BBV) a. Naam en vestigingsplaats Veiligheidsregio Hollands Midden, Leiden b. Openbaar belang dat behartigd wordt De Veiligheidsregio behartigt, op grond van de vastgestelde gemeenschappelijke regeling, de gemeenschappelijke belangen van de deelnemende gemeenten op de volgende terreinen: • De brandweerzorg. • Het inrichten en in stand houden van de gemeenschappelijke meldkamer. • De geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen. • De multidisciplinaire rampenbestrijding en crisisbeheersing. • De samenwerking bij de gemeentelijke crisisbeheersing en rampenbestrijding. c. Belang per gemeente

Naam gemeente Alphen aan den Rijn Bodegraven-Reeuwijk Gouda Hillegom Kaag en Braassem Katwijk Krimpenerwaard Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Oegstgeest Teylingen Voorschoten Waddinxveen Zoeterwoude Zuidplas Totaal

Aantal Inwoner Percentage stemmen bijdrage 6 2 4 2 2 4 3 6 2 2 2 3 2 2 2 2 1 3 50

12% € 6.347.244 4% € 2.168.265 8% € 4.565.723 4% € 1.180.078 4% € 1.701.361 8% € 3.449.348 6% € 3.282.503 12% € 9.935.450 4% € 1.638.492 4% € 1.402.183 4% € 1.550.814 6% € 2.882.073 4% € 1.304.128 4% € 1.947.365 4% € 1.344.608 4% € 1.473.975 2% € 648.390 6% € 2.338.728 100% € 49.160.728

Percentage 13% 4% 9% 2% 3% 7% 7% 20% 3% 3% 3% 6% 3% 4% 3% 3% 1% 5% 100%

Bovenstaande gegevens worden indicatief verstrekt aan gemeenten. Conform Artikel 51 van de Gewijzigde Gemeenschappelijke regeling VRHM geldend per 1 januari 2014 staan gemeenten garant voor exploitatie- en begrotingstekorten van de VRHM.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 51

Artikel 51 Waarborg/Garantstelling 1. 2.

3.

De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat de Veiligheidsregio te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Indien aan het algemeen bestuur blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven in de begroting op te nemen, doet het algemeen bestuur onverwijld aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van artikel 194 en 195 Gemeentewet. De aan deze regeling deelnemende gemeenten waarborgen dan wel stellen zich garant voor de Veiligheidsregio voor betaling van rente en aflossing van de door de Veiligheidsregio aangegane leningen en voor dekking van eventuele exploitatie- of begrotingstekorten van de Veiligheidsregio. Een en ander vindt plaats binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders en procedures.

d. Omvang van het vermogen1 x € 1.000

Eigen vermogen 1/1/2020 Eigen vermogen 31/12/2020 Vreemd vermogen 1/1/2020 Vreemd vermogen 31/12/2020

€ 6.222 € 7.519 € 35.932 € 34.497

e. Omvang van het financiële resultaat 20201 x € 1.000

Resultaat 2020

6.5

€ 1.758

positief

Paragraaf bedrijfsvoering (artikel 14 BBV)

De verantwoording is opgenomen onder ‘Deelprogramma Bedrijfsvoering’ (blz. 20). Dit is conform de indeling van de programmabegroting 2020. 6.6

COVID-19 paragraaf

1.

Algemeen

Van 12 maart tot 1 december 2020 functioneerde de crisisorganisatie van de Veiligheidsregio Hollands Midden op het hoogste regionale crisisniveau (GRIP 4). Dit was in alle 25 veiligheidsregio’s in Nederland het geval. Vanaf 1 december 2020 is afgeschaald naar GRIP 2. Bij GRIP 2 en 4 heeft de voorzitter van de veiligheidsregio de bijzondere bevoegdheden op grond van de Wet veiligheidsregio’s. Deze noodbevoegdheden van de voorzitter van de veiligheidsregio zijn, conform de Wet veiligheidsregio’s, gericht op de directe maatregelen die nodig zijn in het kader van de bestrijding van COVID-19. 2.

Korte termijneffecten op de VRHM

1 Op basis van de Voorlopige Jaarstukken 2020.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 52

Hoewel een substantieel deel van het Jaarplan 2020 (als onderdeel van het Beleidsplan 2020-2023) kon worden gerealiseerd, heeft COVID-19 vanuit capaciteitsbeslag een grote invloed gehad op de organisatie. Zo moesten er projecten in tijd naar achter worden geschoven. 3.

Verwachte lange termijneffecten op de VRHM

De opgedane inzichten in de COVID-19-crisis worden verwerkt bij het moderniseren van de crisisorganisatie. Zoals de ontwikkeling van een werkwijze voor scenario-denken en de ervaringen met netcentrisch werken. Een extern bedrijf gaat de werking van de crisisorganisatie gedurende COVID-19 evalueren. De inzichten hieruit helpen om de crisisorganisatie nog toekomstbestendiger te maken. De verwachting is dat na deze crisis medewerkers structureler thuiswerken en digitale informatie steeds belangrijker wordt. De urgentie wordt hoger om snel de juiste informatie bruikbaar en veilig binnen handbereik te krijgen. 4.

Totaal van de financiële effecten

Boekjaar 2020 kent een positief rekeningresultaat van ongeveer € 1,758 mln. Dit resultaat is incidenteel van aard, waarbij COVID-19 een grote invloed heeft gehad op dit resultaat. Er kon minder worden opgeleid, minder worden getraind en (realistisch) worden geoefend, zowel door de brandweer als voor het multidisciplinair Opleidings- Trainings- en Oefenprogramma. Activiteiten als korpsavonden, open dagen en wedstrijden zijn grotendeels stilgelegd. Door het jaar heen zijn er vacatures ontstaan welke minder snel konden worden ingevuld. Veiligheidsregio’s kunnen de meerkosten van COVID-19, onder saldering van minder uitgaven, declareren bij VWS. Op 11 december 2020 is de zogeheten ‘Verantwoordingsinstructie 2020 Meerkosten COVID-19 VR-VWS’ gepubliceerd door de werkgroep GGD/VR, het Ministerie van VWS en de Sector commissie Decentrale overheden van de NBA. Conform deze Verantwoordingsinstructie bedragen de specifieke meerkosten COVID-19 in boekjaar 2020 € 381.980. De minder uitgaven bedragen echter € 1.066.951. Aangezien de minder uitgaven de meerkosten overschrijden kunnen de specifieke meerkosten COVID-19 boekjaar 2020 VRHM niet bij het ministerie van VWS worden gedeclareerd. Voor een nadere detaillering van bovenstaande bedragen en toelichting wordt verwezen naar bijlage 4. 5.

Inzet van de ambtelijke organisatie

De veiligheidsregio is, bestuurlijk en operationeel, voorbereid op een langdurige crisis. Het Regionaal Beleidsteam (RBT), waarin alle burgemeesters zitting hebben, vergadert gemiddeld 1 keer in de 2 weken. De voorzitter van de veiligheidsregio, samen met de burgemeester van Alphen aan den Rijn (de plaatsvervangend voorzitter veiligheidsregio), de ambtelijke RBT-adviseurs en de operationeel leider ROT-C vergadert (ten minste) één keer per week als kern-RBT. Het Regionaal Operationeel Team Covid (ROT-C), het operationeel overleg tussen de hulpdiensten en gemeenten, komt wekelijks bij elkaar om de laatste stand van zaken (o.a. handhaving noodverordening en continuïteit hulpdiensten en gemeenten) te monitoren, indien nodig hierop acties te ondernemen en de verdere bestuurlijke besluitvorming voor te bereiden. Gezien de langdurige inzet zijn 2 ROT-C teams gevormd die elkaar om de 3 weken vervangen. Ook binnen gemeenten en hulpdiensten zijn afzonderlijke teams bezig om de vele maatregelen uit te voeren, de vele vragen te beantwoorden en de vele overige ‘regeldingen’ op te lossen. De hulpverleningsdiensten hebben in het kader van COVID-19 specifieke aandacht om de continuïteit van de hulpverlening te kunnen waarborgen. Ook bij gemeenten is het continuïteitsplan geactiveerd. Daarbij gaat een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden ‘gewoon’ door. 6.

Verwachtingen voor 2021 en verder Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 53

De verwachting is dat COVID-19, zoals ook in 2020, een incidenteel (positief) effect gaat hebben op het rekeningresultaat. Zeker in de 1e helft van 2020 kunnen een aantal activiteiten in het kader van oefenen, trainen en opleidingen nog geen doorgang vinden. Een substantieel deel van het Jaarplan 2021 (als onderdeel van het Beleidsplan 2020-2023) zal wel worden gerealiseerd. De regeling van de vergoeding van de meerkosten is ook van toepassing voor 2021.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 54

Jaarrekening 2020

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 55

Balans per 31 december 2020 Activa

31-12-2020

31-12-2019

(x € 1.000) Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut Totaal

26.164

28.565 26.164

Financiële vaste activa - Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Totaal

8.252

Totaal vaste activa

28.565

8.553 8.252

8.553

34.416

37.118

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd k orter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen ´s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Totaal Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi Totaal

201

323

6.151 6

3.219 6.358

2 309

3.543

7 300 311

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal

931

Totaal vlottende activa

Totaal activa

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

307

1.187 931

1.187

7.600

5.036

42.016

42.154

Pagina 56

Passiva

31-12-2020

31-12-2019

920 4.841 1.758

1.455 4.221 546

(x € 1.000) Vaste passiva Eigen vermogen - Reserves a. Algemene reserve b. Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat Totaal

7.519

Voorzieningen - Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's - Voorziening ter egalisatie van kosten Totaal

7.602 1.070

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer - Onderhandse leningen van a. Binnenlandse banken en overige financiële instellingen b. Openbare lichamen Totaal

18.247

6.222

7.827 949 8.672

Totaal vaste passiva

8.776

22.685 18.247

22.685

34.438

37.683

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd k orter dan één jaar - Overige schulden Totaal Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren a. Voorschotten van het Rijk Totaal

6.496

3.343 6.496

974

1.023

108

Totaal vlottende passiva

Totaal passiva

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

3.343

105 1.082

1.128

7.578

4.471

42.016

42.154

Pagina 57

Overzicht van baten en lasten over 2020

Taakveld

Primair

Wijziging

Saldo

Realisatie 2020 Saldo

0.1 0.5 1.1 1.2 8.3

50 801 41.942 188 50

95 -

50 801 42.037 188 50

82 261 40.916 203 33

-32 540 1.121 -15 17

43.031

95

43.126

41.495

1.631

859 859 615 615 13.191 13.191 57.696

95

859 859 615 615 13.191 13.191 57.791

1.185 1.185 554 554 12.375 12.375 55.609

-326 -326 61 61 816 816 2.182

0.9

-6.099 -1.545 -49.107 -193 -56.944 752 -752 -

95 -95 -

-6.099 -1.545 -49.107 -193 -56.944 847 -847 -

-6.314 -1.619 -48.772 -203 -56.907 -1.298 -459 -1.758 -

215 74 -335 10 -37 2.145 -388 1.758 -

0.11

-

-

-

-1.758

1.758

Programmabegroting 2020

Totaal VRHM ( x € 1.0 0 0 )

LASTEN Brandweer en crisisbeheersing

Totaal Brandweer en crisisbeheersing MBHM Totaal MBHM Oranje Kolom Totaal Oranje Kolom Overhead Totaal Overhead Onvoorzien Totaal Lasten BATEN (Algemene dekkingsmiddelen) Rijksbijdrag (BDUR) Bijdragen van derden Gemeentelijke bijdr, primair Gem bijdr, Veiligheidshuis Totaal Baten Voor bestemming Mutatie reserves Brw en Crisisb Mutatie reserves MBHM Na bestemming VPB Na belasting

1.1 1.1 0.4 0.8

1.1 1.1 1.1 1.2

0.10 0.10

Verschil Saldo

Het resultaat voor 2020 komt uit op € 1.757.869 positief. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door € 2.182.000 lagere lasten, want de opbrengsten zijn per saldo nagenoeg gelijk aan de programmabegroting. De personele lasten voor kantoor- en beroepspersoneel blijven ruim binnen budget. De ruimte wordt met name veroorzaakt door vacatureruimte gedurende het jaar. Ook zijn de kosten voor bovenschaligheid en bovenformativiteit wat afgenomen vanwege verloop van personeel. Binnen de materiële lasten is ook sprake van een onderschrijding. Een van de oorzaken is het doorschuiven van een aantal geplande investeringen. Verder zien we ook een onderschrijding binnen opleiden en oefenen, als gevolg van het tijdelijk stilleggen van het oefenprogramma. Ook op overige onderdelen heeft COVID invloed op de uitgaven. Er is ook € 388.000 minder onttrokken aan de reserves. Het extra bedrag vanwege de uitstel van de nieuwe kazerne Leiden Schipholweg bleek gezien het jaarrekeningresultaat 2020 niet nodig (€ 436.500). Zie voor meer toelichting de taakveldoverzichten per programma.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 58

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 1. 2.

3.

4.

5.

De jaarrekening is opgesteld overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeid gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, verlofaanspraken en dergelijke. Indien er sprake is van (eenmalige) effecten van grote omvang dient een verplichting opgenomen te worden.

Materiële vaste activa: Investeringen met economisch nut worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Op grondbezit met economisch nut (buiten de openbare ruimte) wordt niet afgeschreven. De afschrijving start in de maand na ingebruikname van de activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen (op basis van de lineaire afschrijvingsmethode) bedragen in jaren: Soort activum Gronden en terreinen Bedrijfsgebouwen Vervoermiddelen Overige bedrijfsmiddelen

6. 7.

8.

9.

Jaren 5-40 5-15 5-20

Voor het bepalen van de afschrijvingstermijnen is het bepaalde in artikel 9.5 lid 9 Waarderen en afschrijven van vaste activa van het Financieel Statuut VRHM van toepassing. De minimale activeringsgrens is € 25.000 voor aangeschafte (groep) activa vanaf 1 januari 2017. Financiële vaste activa: Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer worden gewaardeerd tegen de contante waarde. Vorderingen en overlopende activa worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht. Liquide middelen en overlopende posten worden tegen nominale waarde opgenomen. De voorziening voor egalisatie van de onderhoudskosten is gebaseerd op een meerjarenraming van het uit te voeren grootonderhoud aan de kapitaalgoederen. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in het jaarverslag is het beleid nader uiteengezet. De voorziening FLO wordt gewaardeerd tegen contante waarde. Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. De voorziening FLO wordt gewaardeerd tegen contante waarde.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 59

10.

Vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Na wijziging van het BBV op 10 juli 2007 omvatten de overlopende passiva ook de van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen maar nog niet bestede voorschotbedragen voor overdrachten met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren en waarvoor bij niet-besteden een terugbetalingsverplichting bestaat.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 60

Toelichting op de balans per 31 december 2020 (bedragen x € 1.000) Vaste activa Materiële vaste activa (bedragen x € 1.000) Gronden en terreinen Bedrijfsgebouwen Vervoermiddelen Overige materiële vaste activa Totaal

Saldo 1-1-2020 4.492 13.978 7.384 2.711 28.565

Investe- Desinvesteringen steringen

Afschrijvingen

Bijdragen van Afwaarderden deringen

2.743 2.366 923 363 3.651

2.743

788 1.455 650 2.893

402 14 14

402

Saldo 31-12-2020 1.749 15.154 6.838 2.424 26.164

De VRHM heeft alleen vaste activa met economisch nut in eigendom. Investeringen De investeringen in gebouwen bestonden voornamelijk uit de onderhanden projecten voor de nieuw te bouwen kazerne aan de Schipholweg in Leiden € 770.000 en de kazerne Bodegraven € 1,3 miljoen (inclusief 2019 totaal € 1,4 miljoen). In 2020 is voor bijna € 600.000 aan dienstbussen, € 243.000 aan dienstvoertuigen en € 81.000 in piketvoertuigen geïnvesteerd. Onder de post 'overige materiële vaste activa' zijn investeringen verantwoord voor de ICT-projecten Vakbekwaamheid en Inzet Management Systeem (VIMS)-nazorg (€ 133.000), Zaak, Omgevings- en Risicogericht werken (€ 339.000) en Facilitair Management Systeem (FMS) (€ 170.000). Desinvesteringen De desinvestering gronden en terreinen bestaat uit de verkoop van de grond aan de Schipholweg. Tevens zijn er appartementsrechten ontstaan voor de nieuwe brandweerkazerne en appartementen. Bijdragen van derden Deze bijdrage is de verkoopprijs van een voertuig. Afwaarderingen Voor de frictiekosten van de oude Meldkamer in Leiden aan de Rooseveltstraat is van de RAV een bijdrage ontvangen van € 402.000.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 61

Financiële vaste activa (bedragen x € 1.000)

Vordering gemeente Gouda Totaal

Saldo 1-1-2020

Ontvangst

8.553 8.553

-351 -351

Correctie Mutatie agv voorgaande contant jaren maken -350 -350

400 400

Saldo 31-12-2020

8.252 8.252

Bij de start van de VRHM is met de gemeente Gouda afgesproken dat de gemeente Gouda jaarlijks een vaste vergoeding betaald voor de FLO-rechten van hun oude medewerkers. De contante waarde van deze vordering staat op de balans als langdurige vordering (financieel vast actief) en loopt af in 2047. Tegenover deze langlopende vordering staan de FLO-verplichtingen aan de medewerkers. Deze zijn opgenomen in de voorziening FLO Gouda. In de jaarrekening 2019 zijn deze balansposten gevormd omdat toen duidelijk werd dat dit volgens de BBV een correcte verwerking was van de bestuurlijk gemaakte afspraken over het voormalige personeel van de gemeente Gouda. Het verschil is gestort in de reserve FLO Gouda. De correctie voorgaande jaren is de ontvangst van 2019 welke onterecht was toegevoegd aan de reserve FLO Overgangsrecht. Vanaf 2020 rekenen we met een vaste interne rente van 1% voor het financieel actief Gouda en de voorziening FLO Gouda. Vorig jaar was dit de werkelijke interne rente (1,27%), maar om schommelingen te voorkomen is de rente vastgezet op een redelijk rentepercentage. Dit effect had netto een positief voordeel van € 95.000; een positief effect van € 400.000 bij het financieel actief en een nadelig effect van € 305.000 bij de voorziening. Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar (bedragen x € 1.000) Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen ´s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen Totaal

Saldo Saldo 31-12-2020 31-12-2019 201

323

6.151 6 6.358

3.219 3.543

De vorderingen op openbare lichamen waren facturen voor detacheringen en subsidies. Deze zijn inmiddels ontvangen. De uitzettingen in ’s Rijks Schatkist betreffen de liquide middelen die conform de regeling Schatkistbankieren decentrale overheden binnen ’s Rijks Schatkist dienen te worden aangehouden. Hiermee voldoet de VRHM aan de drempelwaarde voor het aanhouden van gelden buiten ’s Rijks Schatkist. De drempelwaarde van € 433.000 is hierbij in 2020 niet overschreden. Voor het overzicht van de berekening van de benutting van het drempelbedrag schatkistbankieren wordt verwezen naar de paragraaf Financiering. In 2020 is het saldo toegenomen met bijna € 3 miljoen. Dit is ontstaan doordat de inkomsten hoger waren dan de uitgaven in 2020.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 62

Liquide middelen (bedragen x € 1.000)

Saldo Saldo 31-12-2020 31-12-2019

Kassaldi Banksaldi Totaal

2 309 311

7 300 307

Het per ultimo 2020 aangehouden saldo aan liquide middelen blijft binnen de normering van de ‘Regeling schatkistbankieren decentrale overheden’ Overlopende activa (bedragen x € 1.000)

Saldo Saldo 31-12-2020 31-12-2019

Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal

Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen ten laste van volgende begrotingsjaren komen (bedragen x € 1.000) Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen Overige Totaal

931 931

1.187 1.187

Saldo Saldo 31-12-2020 31-12-2019

582 337 12 931

718 393 76 1.187

Nog te ontvangen bedragen Dit betreft onder andere de (eind)afrekening van het tweede half jaar met betrekking tot de brandmeldabonnementen voor een bedrag van € 187.000 en een nog te factureren bedrag aan de RAV voor afhijsingen van € 198.000. Vooruitbetaalde bedragen Deze post bestaat hoofdzakelijk uit vooruitbetaalde licentie en onderhoudskosten uit doorlopende contracten. Vaste passiva Eigen vermogen (bedragen x € 1.000)

Saldo Saldo 31-12-2020 31-12-2019

Reserves Gerealiseerd resultaat Totaal

5.761 1.758 7.519

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

5.676 546 6.222

Pagina 63

Reserves (bedragen x € 1.000)

Saldo Saldo 31-12-2020 31-12-2019

Algemene reserve Bestemmingsreserves Totaal

Algemene reserve (bedragen x € 1.000)

Saldo 1-1-2020

Resultaat 2019

Overige Mutaties

Algemene reserve

1.455

202

-737

Totaal

1.455

202

-737

Dotatie

920 4.841 5.761

1.455 4.221 5.676

Onttrekking

Saldo 31-12-2020 920

-

-

920

Overige mutaties In de jaarrekening 2019 is ten laste van de algemene reserve de nieuwe reserve FLO-Gouda gevormd. Begrote onttrekking voor dubbele huisvestingslasten Er was een onttrekking begroot van € 407.000. Gezien het jaarrekeningresultaat 2020 is er geen aanleiding om de kosten, als gevolg van het langer openblijven van de kazernes Leiderdorp, LeidenNoord en Oegstgeest naar aanleiding van de vertraging van de nieuw te bouwen kazerne aan de Schipholweg, aan de reserves te onttrekken. De kosten konden binnen de begroting worden opgevangen.

Bestemmingsreserves (bedragen x € 1.000)

Saldo 1-1-2020

Resultaat 2019

Samenwerken loont Kwaliteitsprojecten Brandweer Flankerend beleid Multiteam/netcentrisch werken/LCMS Taakstelling Cebeon Versnelde organisatieopbouw Nieuwe brandweerconcepten Meldkamer Hollands Midden Reserve FLO Gouda Reserve FLO overgangsrecht 2018

419 137 692 37 466 15 250 2.205 -

343

Totaal

4.221

343

Overige mutaties

Dotatie

Onttrekking

Saldo 31-12-2020

150 12 218

419 137 627 37 466 250 2.055 725 125

460

4.841

65

15

737

737

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

-

Pagina 64

Toelichting per reserve Samenwerken loont Doel van de reserve: Ter dekking van de kosten van (multi)projecten ten behoeve van de kwaliteitsverbetering van de VRHM.

Mutaties 2020: Overige mutatie

Begroot Realisatie -100 -

Verschil -100

Toelichting mutaties 2020: De geraamde kosten voor projecten zijn niet gemaakt en daarom is er geen bedrag onttrokken uit deze reserve.

Kwaliteitsprojecten Brandweer Doel van de reserve: Ter dekking van de kosten van projecten ten behoeve van het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie en haar dienstverlening.

Flankerend beleid Doel van de reserve: Het treffen van maatregelen om negatieve gevolgen van organisatieontwikkelingen voor de organisatie en haar medewerkers op te vangen.

Mutaties 2020: Overige mutatie

Begroot Realisatie -160 -65

Verschil -95

Toelichting mutaties 2020: Uit de reserve is een bedrag van € 65.000 onttrokken voor nagekomen kosten agv de reorganisatie. De geplande activiteiten voor de doorontwikkeling Risicobeheersing en het leidinggevende programma zijn niet gedaan in 2020.

Multiteam/netcentrisch werken/LCMS Doel van de reserve: Met de introductie van netcentrisch werken wordt deze reserve gebruikte voor de transitie van MultiTeam naar LCMS.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 65

Taakstelling Cebeon Doel van de reserve: De Reserve Taakstelling Cebeon-norm is een voortzetting van de Reserve 1e tranche efficiency per 29 juni 2018. Deze reserve is bedoeld om eventuele (toekomstige) negatieve jaarrekeningresultaten op te kunnen vangen. Mutaties 2020: Overige mutatie

Begroot Realisatie -30 -

Verschil -30

Toelichting mutaties 2020: Gezien het jaarrekeningresultaat 2020 is er geen aanleiding om de kosten, als gevolg van het langer openblijven van de kazernes Leiderdorp, Leiden-Noord en Oegstgeest naar aanleiding van de vertraging van nieuwbouw Schipholweg, aan de reserves te onttrekken. De kosten konden binnen de begroting worden opgevangen.

Versnelde organisatieopbouw Doel van de reserve: Voor het behalen van de structurele efficiencywinst.

Versnelde organisatieopbouw Doel van de reserve: Voor het behalen van de structurele efficiencywinst.

Mutaties 2020: Onttrekking

Begroot -

Realisatie -15

Verschil 15

Toelichting mutaties 2020: In het voorstel tot resultaatbestemming is aangegeven deze reserve op te heffen. Het saldo van de reserve per 1 januari 2020 is daarom vrijgevallen in het boekjaar 2020.

Nieuwe brandweerconcepten Doel van de reserve: Voor de ontwikkeling van nieuwe brandweerconcepten met het oog op het behalen van structurele effectiviteitswinst bij de paraatheid en inzet van de Brandweer Hollands Midden.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 66

Meldkamer Hollands Midden Doel van de reserve: Dit betreft de samenvoeging van de reserves Specifieke risico's, Transitieakkoord en Meldkamer. Deze reserve is ingesteld omdat onbekend is of met het Ministerie van J&V en regionale partners tot overeenstemming kan worden gekomen over realisatie van de afspraken uit het Transitieakkoord (frictiekosten) . Anderzijds om uit eigen middelen, na besluit tot gebruik GMK Hollands Midden als kantoorgebouw, de benodigde substantiële bouw- en installatietechnische aanpassingen en investeringen ten behoeve van de inrichting uit eigen middelen te kunnen financieren.

Mutaties 2020: Onttrekking

Begroot Realisatie -150 -150

Verschil -

Toelichting mutaties 2020: Conform begroting is er een onttrekking gedaan.

Reserve FLO Gouda Doel van de reserve: De reserve dient ter egalisatie van de verschillen in de balansposten Financiële vaste activa FLO Gouda en Voorziening FLO Gouda, in het kader van het FLO-overgangsrecht voor de medewerkers in dienst van de gemeente Goude ten tijde van het instellen van het FLO-overgangsrecht. Deze verschillen kunnen ontstaan door veranderende (fiscale) wet- en regelgeving, stelselwijzigingen of wijzigingen in gehanteerde rekenrentes.

Mutaties 2020: Onttrekking

Begroot -

Realisatie -12

Verschil 12

Toelichting mutaties 2020: De onttrekking betreft een correctie volgend uit de resultaatbestemming 2019 voor het benodigde saldo in de reserve.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 67

Reserve FLO overgangsrecht 2018 Doel van de reserve: De reserve vangt de jaarlijkse schommelingen op in het verschil tussen de ontvangsten van gemeenten voor het FLO overgangsrecht 2018 en de lasten die de VRHM uitbetaalt aan de oud-medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn en Leiden.

Mutaties 2020: Onttrekking

Begroot -

Realisatie -218

Verschil 218

Toelichting mutaties 2020: Bij de resultaatbestemming 2019 was ten onrechte een bedrag in deze reserve gestort. Dit bedrag is in 2020 in mindering gebracht op het financieel actief FLO Gouda.

Voorzieningen (bedragen x € 1.000) FLO Tweede loopbaan beleid Groot onderhoud gebouwen Totaal

Saldo 1-1-2020 7.827 84 865 8.776

Toevoeging Aanwending

653 110 46 810

571 14 22 607

Vrijval

-307 -307

Saldo 31-12-2020 7.602 180 890 8.672

Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s Voorziening FLO Na afkoop van het FLO-overgangsrecht door de gemeente Gouda, komen de lasten van deze regeling voor rekening van de Veiligheidsregio Hollands Midden. De omvang van de voorziening is bepaald op basis van de toekomstige verplichtingen. Het financieel risico voor het beroepsbrandweerpersoneel afkomstig van de gemeenten Alphen aan den Rijn en Leiden ligt niet bij de Veiligheidsregio Hollands Midden. Voor betreffende gemeenten is geen voorziening noodzakelijk in de jaarrekening van de VRHM. De jaarlijkse verplichtingen en bijdragen hiervan zijn in het overzicht van baten en lasten verantwoord. De voorziening is berekend op basis van het Principeakkoord Reparatie FLO-overgangsrecht brandweerpersoneel en vervolgens contant gemaakt tegen een rekenrente van 1%. De rechten van personeelsleden inzake FLO-overgangsrecht zijn gebaseerd op de bepalingen uit hoofdstuk 9a tot en met 9f van de CAR. De FLO-rechten zijn gewaardeerd op basis van het bij de berekening bekende Cao-loon. In dit geval is dit de Cao 2019-2020. Voor het bepalen van de contante waarde van de verplichting van de toekomstige jaren is een jaarlijkse rekenrente gehanteerd van 1%.

Voorlopige jaarstukken 2020 VRHM

Pagina 68

In de berekening van de totale voorziening is geen rekening gehouden met de kans op het vervallen van rechten door natuurlijk verloop en het voortijdig uit dienst treden van het beroepsbrandweerpersoneel. De aanwending van € 571.000 bestaat uit de betaalde FLO-bedragen aan personeel in 2020. Het rentepercentage om de contante waarde te berekenen voor deze voorziening en het financieel actief was vorig jaar hoger, maar is vanaf 2020 vastgezet op 1%. Hierdoor ontstond een rente effect van € 305.000. Bij de financiële vaste activa was dit effect € 400.000. Naast de dotatie van de rente was nog € 348.000 dotatie nodig om de voorziening op het niveau te krijgen voor de toekomstige FLO verplichtingen. Per 1/1/2020 was er één jaar te veel opgenomen als verplichting. Dit bedrag is in 2020 vrijgevallen (€ 307.000).

Voorziening ter egalisatie van kosten Voorziening Tweede loopbaan beleid In 2020 is in de CAR-UWO opgenomen dat een (beroeps)brandweer een bezwarende functie is, welke maximaal 20 jaar vervuld mag worden. Dit betekent dat de werkgever de verplichting heeft om deze medewerkers de mogelijkheid te bieden om binnen de arbeidsperiode bij de VRHM zich te ontwikkelen voor een tweede loopbaan. Aan de voorziening ligt een berekening ten grondslag waarbij een inschatting is gemaakt van de toekomstige lasten per medewerker.

Voorziening Groot onderhoud gebouwen In het Financieel Statuut is vastgelegd dat voor gebouwen een meerjarenonderhoudsplanning wordt opgesteld. Er wordt één onderhoudsvoorziening aangehouden voor alle eigendomspanden. In 2018 zijn alle eigendomspanden geschouwd en jaarlijks wordt € 46.000 aan de voorziening gedoteerd om de toekomstige lasten voor groot onderhoud te kunnen dekken. Voor 2020 was voorzien dat een aantal activiteiten zou plaatsvinden van in totaal € 23.500. Er is € 21.600 aan de voorziening onttrokken, voor onder andere schilderwerk en reiniging aan de buitenzijde. Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer