Bijlage 1 Memo plan van aanpak Motie advies inwinnen spelregels BOPA en Bindend advies raad Z24.001045.pdf

*Z24.001045*

Memo

onderwerp Memo plan van aanpak Motie advies inwinnen spelregels BOPA en Bindend advies raad ter attentie van presidium

datum 07/05/2024

kenmerk Z24.001045

kopie aan

bijlage

afzender J Verburg

telefoon 0180-330300

e-mail jessie.verburg@zuidplas.nl

cluster Griffie

Inleiding Per 1 januari 2024 is de omgevingswet in werking getreden. Het intreden van de omgevingswet heeft gevolgen voor de wijze waarop de gemeenteraad van Zuidplas zal vergaderen. De gemeenteraad heeft op 12 maart jl. unaniem ingestemd met de aparte set aan vergaderregels betreft de BOPAraadsvergaderingen en heeft daarbij unaniem de motie 2024M16 Advies Inwinnen Spelregels BOPA en bindend advies raad aangenomen. Deze motie vraagt om een gedegen plan van aanpak betreft de invulling van de uitvoering van deze motie. Plan van aanpak  Instellen werkgroep De motie roept op tot het instellen van een werkgroep in samenwerking met de griffie en ondersteund door de ambtelijke organisatie. De griffie stelt voor om conform het Reglement van Orde een werkgroep in te richten. Het Reglement van Orde, conform artikel 63, schrijft voor dat de raad de werkgroep instelt met daarbij een heldere omschrijving van het onderwerp, de opdracht en de termijn waarbinnen de werkgroep haar opdracht uitvoert.

Voorgesteld wordt om voor de raadsvergadering van 28 mei aanstaande een voorstel voor te bereiden waarin gevraagd zal worden de raadswerkgroep ‘BOPA’ in te stellen voor de duur van deze raadsperiode, ter uitvoering van de motie advies inwinnen spelregels BOPA en Bindend advies raad en maximaal vijf leden en/ of fractieadviseurs te benoemen tot lid van de werkgroep, waarbij de meerderheid van de leden van de werkgroep uit raadsleden zullen bestaan. De griffie zal op basis van procesondersteuning en advies deelnemen aan de werkgroep en de organisatie, in de vorm van de programmamanager omgevingswet, zal de werkgroep inhoudelijk ondersteunen. Daarnaast kan ook de portefeuillehouder op uitnodiging deelnemen aan de werkgroep.

 Doel van de werkgroep De raadswerkgroep, ondersteund door de griffie en de programmamanager omgevingswet, heeft als doel een bijdrage te leveren aan het inwinnen van advies betreft mogelijke sporen voor het BOPAproces en het proces met betrekking tot het bindend adviesrecht van de raad op BOPA-aanvragen. Daarnaast zal deze werkgroep een belangrijke rol spelen in het evalueren van de BOPAraadsvergadering en de set vergaderregels daarvoor. Met deelname aan de werkgroep vergroten de leden hun kennis van de Omgevingswet en worden zij actief meegenomen in het verdere implementatieproces ervan. De werkgroep zal met regelmaat aan de raad haar werkzaamheden terugkoppelen. Daarnaast dragen zij bij aan het besef wat deze grootschalige transformatie en integrale benadering van het ruimtelijk domein gaat betekenen voor de raad, maar ook inwoners.

Pagina 1 van 2

onderwerp Memo plan van aanpak Motie advies inwinnen spelregels BOPA en Bindend advies raad

registratienummer Z24.001045

 De raadswerkgroep ‘BOPA’ Aangezien een belangrijk aspect de evaluatie van de BOPA- raadsvergaderingen en de set vergaderregels zal zijn, is het voorstel de werkgroep een tijdelijk karakter te geven en te verbinden aan de huidige raadsperiode. De werkgroep kan tussentijds op basis van de evaluatie advies uitbrengen betreft de spelregels rondom BOPA-raadsvergaderingen. De evaluatie betreft de set vergaderregels voor de BOPA raadsvergaderingen zal in samenwerking zijn met de organisatie. Belangrijk voor deze evaluatie is om ten minste vier keer een BOPA – raadsvergadering meegemaakt te hebben. De inschatting van de organisatie is dat dit voor het zomerreces waarschijnlijk niet haalbaar zal zijn. Dit betekent niet dat er voor het zomerreces geen bijeenkomst gepland kan worden. In de eerste bijeenkomst is het belangrijk om als werkgroep een voorzitter aan te wijzen en centraal zal staan het concreet maken van de opdracht en het inventariseren van een nadere informatiebehoefte. De periode na deze eerste bijeenkomst en het zomerreces zou de griffie, in samenwerking met leden van de werkgroep en de organisatie, dan willen benutten om advies in te winnen met betrekking tot aspecten die in de motie staan beschreven bij verschillende partijen: juristen, de Vereniging van griffiers en andere griffies. Gedegen advies inwinnen is een belangrijk aspect van de uitvoering van de motie.

Na afronding van de evaluatie en deze evaluatie besproken te hebben in de gemeenteraad is het voorstel de werkgroep op te heffen. Praktische afspraken en randvoorwaarden  De werkgroep bestaat uit maximaal vijf leden die door de raad worden benoemd, waarbij de meerderheid van de leden uit raadsleden zullen bestaan.  Leden van de raad en fractie-adviseurs, niet zijnde lid van de werkgroep BOPA, kunnen de vergaderingen van de werkgroep als toehoorder bijwonen.  De werkgroep kiest uit haar midden een voorzitter. De voorzitter is raadslid. Op deze manier kan er in raadsvergaderingen ook terugkoppeling gegeven worden over de werkgroep.  De raadswerkgroep wordt ondersteund door de griffie (procesondersteuning en advies) en de programmamanager Omgevingswet (inhoudelijke ondersteuning). Het voorstel is wel om hierbij ruimte te houden voor het uitnodigen van extra specialiseren wanneer de werkgroep behoefte heeft aan bepaalde expertise en deskundigheid.  De portefeuillehouder neemt deel aan de bijeenkomsten van de werkgroep op uitnodiging.  De griffie verstuurt de agenda. Agendapunten kunnen op initiatief van de raadswerkgroep en vanuit de ambtelijke organisatie komen.  Uitgangspunt is dat informatie beschikbaar is voor de gehele gemeenteraad. Agenda’s en documenten worden in Notubox geplaatst.

 De vergaderfrequentie van de werkgroep is mede afhankelijk van de voortgang in het proces met betrekking tot de BOPA-raadsvergaderingen. Vooralsnog gaan we uit van 2 tot 4 keer per jaar. De werkgroep functioneert tot aan de gemeenteraadsverkiezingen in 2026. Het streven is dan om de aspecten in de motie uitgewerkt te hebben en met elkaar een passend proces gevonden te hebben, waar de volgende gemeenteraad weer van kan profiteren. De werkgroep zal aan het einde van haar functioneren een document opstellen met betrekking tot haar belangrijkste bevindingen.  De werkgroep zal de evaluatie verzorgen betreft de BOPA-raadsvergaderingen. De werkgroep kan dan ook op basis van de evaluatie al tussentijds advies uitbrengen betreft de spelregels rondom BOPAraadsvergaderingen.  De vergaderingen van de werkgroep zijn niet openbaar, tenzij de werkgroep anders bepaalt. Vervolg route vervolgproces  Het voorstel zal geagendeerd worden voor de raadsvergadering van 28 mei 2024.  Wanneer de gemeenteraad akkoord gaat met het raadsvoorstel kan de raadswerkgroep per 29 mei 2024 in werking treden.

Pagina 2 van 2