Bijlage 1 Beantwoording technische vragen rv voorbereidingsbesluit Stichting ZO! Z21.000979

*Z21.000976*

Memo

onderwerp Beantwoording technische vragen raadsvoorstel aanvullend voorbereidingsbudget stichting ZO!

datum 13/04/2021

kenmerk Z21.000976

ter attentie van

kopie aan

bijlage

afzender S. Blair-Zuijderhoff

telefoon 0180-330300

e-mail S.blair-zuijderhoff@zuidplas.nl

afdeling Uitvoering Samenleving en Veiligheid

In deze nota gaan we in op de beantwoording van de technische vragen zoals gesteld door de fracties van D66 en SP. Technische vragen van de fractie van D66 1. Voor de verhoging van het voorbereidingsbudget worden in de tekst onder de kop ‘Aanleiding’ de zogenoemde ‘meerkosten’ onderverdeeld in: 

Additionele inzet kwartiermaker



Extra inzet op het gebied van ICT



Verlenging van de inzet op het gebied van HR en financiën

Daarnaast worden in die tekst de eerdere start van de directeur-bestuurder en noodzakelijke opleiding en ontwikkeling van medewerkers als kostenpost benoemd. Vraag: Kunt u deze vijf posten per post specificeren want het overzichtje onder ‘Financiën’ correspondeert niet met de indeling in de tekst.

In de door u genoemde tabel (zie onder) zijn de extra inzet op het gebied van ICT en op het gebied van HR, financiën, JZ enz. samengevoegd tot de derde post. Ongeveer de helft van dat bedrag is bestemd voor ondersteuning op het gebied van ICT.

Post

Bedrag

Toelichting

1. Verlenging inzet kwartiermaker

40.000

Verlenging kwartiermaker totdat warme overdracht met bestuurder heeft plaatsgevonden.

Pagina 1 van 4

onderwerp

Beantwoording technische vragen raadsvoorstel aanvullend voorbereidingsbudget stichting ZO! registratienummer Z21.000976

2. Inzet bestuurder voorafgaande aan start ZO!

17.500

Ivm uitstel zal bestuurder eerder beginnen dan de formele start van ZO! dit betreft 1,5 maand extra inzet bestuurder.

3. Inzet externe capaciteit en expertise tbv ICT, HR, financiën, JZ

62.500

Zoals in de tekst omschreven is verlenging van de huidige ondersteuning dan wel aanvullende expertise op de diverse gebieden noodzakelijk voor een zorgvuldige voorbereiding.

4. Ontmoeting, opleiding en ontwikkeling medewerkers ZO!

15.000

Gelet op het uitstel van de start van ZO! gaan we voorafgaande aan de start medewerkers opleiden en ontwikkelen. Deze kosten worden in mindering gebracht op de frictiekosten.

2. Is onze conclusie correct dat de extra kosten voor de inzet van de nieuwe bestuurder vanaf 15 mei – 30 juni 2021 en de ‘ontmoeting, opleiding en ontwikkeling van de medewerkers’ niet voor rekening van de gemeente zouden zijn gekomen als de startdatum 1 april was geweest? Zo nee, graag uitleg. Nee, deze conclusie is niet terecht. Deze kosten zouden anders hebben plaatsgevonden vanaf 1 april en daarmee onderdeel hebben uitgemaakt van de begroting van ZO! dan wel de frictiekosten en niet van het voorbereidingsbudget. Ref. kanttekening 1.2 : kunt u toelichten welke ‘inverdieneffecten’ worden verwacht en voor wie (gemeente, stichting, anderen?) en deze specificeren in € ? Met inverdieneffecten is bedoeld dat specifieke kosten anders zouden hebben plaatsgevonden vanaf 1 april en daarmee onderdeel hadden uitgemaakt van de begroting van ZO! dan wel de frictiekosten en niet van het voorbereidingsbudget. 3.

Hoeveel extra kosten komen er per saldo voor rekening van de gemeente door het uitstel van de startdatum naar 1 juli 2021 als gevolg van de onvoorziene juridische complicaties? Als ZO! wel op 1 april was gestart waren naar alle waarschijnlijkheid ook extra inspanningen nodig voor de afhechting van de voorbereidingsprocessen, een precies bedrag is daarmee niet te noemen, maar het betreft kosten op het gebied van de extra inzet en inspanningen op het gebied ICT, HR, JZ en financiën en kwartiermaker. 4. Op welke datum zijn deze complicaties gerapporteerd aan de stuurgroep/het college? Op diverse momenten in januari en februari zijn de ICT complicaties besproken met de Stuurgroep. Dit heeft geleid tot een juridisch ‘second opinion’ en de uiteindelijke keuze voor uitstel in februari jl. 5. Wilt u dit rapport aan de raad beschikbaar stellen? Zo nee, waarom niet? Er is niet één overkoepelend rapport wat ten grondslag ligt aan de keuze tot uitstel maar een combinatie van adviezen en besprekingen in de Stuurgroep.

Pagina 2 van 4

onderwerp

Beantwoording technische vragen raadsvoorstel aanvullend voorbereidingsbudget stichting ZO! registratienummer Z21.000976

6. Wat is de verklaring dat de complicaties niet eerder zijn gebleken, nu de relevante wet- en regelgeving - w.o. aanbestedingsrecht en privacyregelingen als AVG - die ten grondslag ligt aan de juridische complicaties die tot uitstel hebben geleid, sinds het collegebesluit tot oprichting van stg. ZO! d.d. 27 juli 2020 niet is gewijzigd? Gedurende de oorspronkelijke voorbereidingen en besluitvorming oprichting ZO! is niet of onvoldoende rekeningen gehouden met de samenwerking tussen de gemeente Zuidplas en de gemeente Gouda op het gebied van ICT. Deze samenwerking heeft geleid tot de niet eerdere voorziene complicaties. 7. Wat is de actuele stand van zaken in het plan om per 1 juli a.s. met de Stichting ZO! te starten? Kunnen de plannen om de gekozen ICT-oplossingen AVG-proof op tijd gerealiseerd zijn? Zijn er (andere) voetangels en klemmen die deze datum bedreigen en zo ja, welke? Op dit moment is de planning volledig gericht op het starten met Stichting ZO! op 1 juli 2021, er is geen aanleiding om te denken dat deze datum niet gehaald gaat worden.

Technische vragen SP In augustus 2019 is een kwartiermaker aangesteld om voorbereidingen voor de start van de stichting ‘ter hand te nemen’. 1.

Wat heeft de kwartiermaker tot nu toe bereikt? De voortgang zoals tot nu bereikt zijn steeds toegelicht in de Informatienota’s. De voorbereidingen voor de start van ZO! bevinden zich in een vergevorderd stadium. Zo is onder meer de overgang van de medewerkers voorbereid, zijn werkprocessen op elkaar afgestemd, zijn de financiën in kaart gebracht, zijn afspraken gemaakt met partners en leveranciers enz.

2. Welke kosten heeft het aanstellen van deze kwartiermaker tot nu toe met zich meegebracht? De kosten voor de kwartiermaker tot 1 april 2021 vallen ruim binnen het budget wat daarvoor is opgenomen in het door de raad vastgestelde voorbereidingsbudget. De kosten voor de periode 1 april – 1 juli zijn opgenomen in hete voorstel aanvullend voorbereidingsbudget. 3. In 2019 is men gestart met de werving en selectie van een directeur-bestuurder voor de stichting. Sinds wanneer is deze daadwerkelijk in dienst getreden/gaat deze daadwerkelijk in dienst treden? Op 15 mei a.s. start de nieuwe directeur-bestuurder.

Pagina 3 van 4

onderwerp

Beantwoording technische vragen raadsvoorstel aanvullend voorbereidingsbudget stichting ZO! registratienummer Z21.000976

4. Is het logisch dat de bestuurder eerder wordt ingezet terwijl de start van de stichting uitstel heeft?

Ja, dit betekent dat de nieuwe directeur-bestuurder kan inwerken en er een warme overdracht kan plaatsvinden met de kwartiermaker voorafgaande aan de officiële start van Stichting ZO! 5. Zorgt het genoemde inverdieneffect later dat een deel van het nu extra gevraagde budget terug vloeit naar de algemene reserve? Het genoemde inverdieneffect betekent dat bepaalde kosten niet hoeven te worden opgenomen in de begroting van ZO! (zie ook vraag 2 en 3 van D66)

6. Als de raad geen extra budget beschikbaar stelt, wat gebeurt er dan met de stichting? Dan is er onvoldoende capaciteit beschikbaar om de voorbereidingen voor de start van de stichting op een kwalitatief hoogwaardige wijze en tijdig op te pakken.

7. Wat is het ICT vraagstuk wat opgelost dient te worden? De samenwerking van de gemeente Zuidplas met de gemeente Gouda op het gebied van ICT leidde tot onvoorziene juridische complicaties. De gemeente Gouda kan zonder passend juridisch construct geen diensten verlenen aan Stichting ZO!

8. Wat is er tot nu toe wél bereikt met het voorbereidingsbudget? De voortgang zoals tot nu bereikt zijn steeds toegelicht in de Informatienota’s. De voorbereidingen voor de start van ZO! bevinden zich in een vergevorderd stadium. Zie ook Antwoord vraag 1.

Pagina 4 van 4