Bijlage 1 Beantwoording technische vragen inzake Herstelbesluit Treasurystatuut Z21.000707

*Z21.000707*

Memo

onderwerp Technische vragen CU/SGP herstelbesluit treasury ter attentie van

datum 16/03/2021

kenmerk Z21.000707

kopie aan

bijlage

afzender J.M. van Dijk

telefoon 0180-330300

e-mail m.dijk@zuidplas.nl

afdeling Bedrijfsvoering

De fractie van CU-SGP heeft technische vragen gesteld bij agendapunt 16, raadsvoorstel herstelbesluit Treasurystatuut, op de agenda van de raadvergadering van 23 maart 2021. Met dit memo worden de vragen beantwoord. Technische vragen fractie ChristenUnie/SGP In het Treasurystatuut 2020 dat in oktober door de raad is vastgesteld is onder andere opgenomen dat de administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat de uitvoering rechtmatig gebeurt (artikel 18.2) en dat de bevoegdheden via delegatie en mandaat nader schriftelijk worden vastgelegd (artikel 18.3). Er van uitgaande dat in het vorige treasurystatuut artikelen van gelijke strekking waren opgenomen: 1.) Wie heeft de bevoegdheid om het aangaan van langlopende leningen te autoriseren? Vraagt dit een collegebesluit of is dit gemandateerd aan de ambtelijke organisatie? Indien ambtelijk: kan één medewerker dit beslissen of geldt hierbij een dubbele autorisatie/4-ogen principe? 2.) Maakt het Treasurybeleid onderdeel uit van het interne controleplan 2020? Zo ja, heeft deze interne controle plaats gevonden? Zo ja, had dit daarbij aan het licht moeten komen?

Vraag 1. Wie heeft de bevoegdheid om het aangaan van langlopende leningen te autoriseren? Vraagt dit een collegebesluit of is dit gemandateerd aan de ambtelijke organisatie? Indien ambtelijk: kan één medewerker dit beslissen of geldt hierbij een dubbele autorisatie/4-ogen principe? Antwoord: De bevoegdheid om langlopende geldleningen te autoriseren is belegd bij het hoofd van de afdeling financiën. Dit is gemandateerd aan de ambtelijke organisatie (het hoofd van de afdeling financiën). Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden dat iedere transactie door minimaal twee functionarissen wordt geautoriseerd. Bij het aangaan van geldleningen zijn dit de treasurer en het hoofd van de afdeling financiën.

Vraag 2. Maakt het Treasurybeleid onderdeel uit van het interne controleplan 2020? Zo ja, heeft deze interne controle plaats gevonden? Zo ja, had dit daarbij aan het licht moeten komen?

Pagina 1 van 2

onderwerp

registratienummer

Technische vragen CU/SGP herstelbesluit treasury

Z21.000707

Antwoord. Ja, het Treasurybeleid maakt onderdeel uit van het Interne Controleplan 2020 en de verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden op het proces Treasury. Tijdens de uitvoering van de verbijzonderde interne controle op het proces Treasury is nauw overleg gevoerd over de aangetrokken geldlening tussen de adviseur AO/IC en de Treasurer. De desbetreffende lening is in eerste instantie gekwalificeerd als kasgeldlening. Artikel 8, lid 7 van het Treasurystatuut 2010 is daarbij niet van toepassing. De lening is aangegaan voor de periode van één jaar en één dag waardoor de kwalificatie kasgeldlening niet van toepassing is en we te maken hebben met een langlopende geldlening waarbij dit artikel wel van toepassing is. Hiermee is het Treasurystatuut 2010 niet volledig nageleefd. De accountant heeft dit terecht beoordeeld als rechtmatigheidsfout.

Pagina 2 van 2