Bijlage 1 Aanbieding rapport onderzoek naar Indicatoren begroting A25.002261

Aan: de leden van de gemeenteraad van Zuidplas

Contactpersoon

Telefoon

Datum

M. ter Hoeve

06-15872064

17 juni 2025

onderwerp Aanbieding rapport onderzoek naar Indicatoren begroting

Geachte leden van de gemeenteraad van Zuidplas,

In juni 2024 heeft de Groene Hart Rekenkamer u geïnformeerd over de start van het rekenkameronderzoek naar indicatoren in begroting in uw gemeente. In het tweede half jaar van 2024 heeft onderzoeksbureau BMC dit onderzoek namens de Groene Hart Rekenkamer uitgevoerd. Hierbij bieden wij de gemeenteraad graag onze conclusies en aanbevelingen aan. In deze oplegnotitie beginnen wij met de achtergrond van het onderzoek en de onderzoeksvragen. Vervolgens delen wij onze conclusies en aanbevelingen. Tot slot schetsen we het vervolgproces om tot een afronding van dit onderzoek te komen. Voor de volledige analyse, aanleiding, doelstelling en onderzoeksverantwoording verwijzen wij u graag naar het bijgevoegd rapport Doelstelling van het onderzoek Met dit onderzoek wil de GHR een beeld krijgen of de indicatoren uit de begroting van de gemeente Zuidplas inzicht bieden in de realisatie van de doelen die de gemeente wil behalen en in de activiteiten die de gemeente daarvoor uitvoert. Daarnaast maakt dit onderzoek inzichtelijk welke sturingsmogelijkheden deze indicatoren bieden voor de gemeenteraden.

Onderzoeksvragen De hoofdvraag van dit onderzoek is als volgt: Bieden de indicatoren uit de begroting een bruikbaar inzicht in de doelen en activiteiten van de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas? De Groene Hart Rekenkamer heeft bij deze hoofdvraag een aantal deelvragen geformuleerd. Deze vragen treft u aan op pagina 4 en 5 van het bijgevoegde rapport. De aanpak van onderzoek kunt op vinden in hoofdstuk 2 van het bijgevoegde rapport. Technische reactie (ambtelijk wederhoor) en bestuurlijk wederhoor De conceptrapportage is op 25 januari 2025 aangeboden aan de ambtelijke organisatie voor een technische reactie. Dit betekent dat de ambtelijke organisatie de mogelijkheid heeft gekregen om de conceptbevindingen te controleren op feitelijke onjuistheden.

Op 24 april 2025 hebben we het college in de gelegenheid gesteld om een bestuurlijke reactie te geven op het conceptrapport inclusief de conclusies en aanbevelingen. Deze reactie treft u aan in de bijlage. Wij danken het college voor deze reactie. Wij zijn blij te lezen dat het college aan de slag wil gaan met de aanbevelingen. We beseffen ons dat er in maart verkiezingen zijn en het lastig kan zijn voor de verkiezingen alle aanbevelingen uit te voeren. We adviseren wanneer het niet lukt opvolging te geven voor de verkiezingen, deze aanbevelingen te betrekken bij de formatie van een nieuw college en/of coalitieakkoord. Conclusies van het onderzoek Op basis van het onderzoek dat de BMC uitvoerde trekt de Groene Hart Rekenkamer een aantal conclusies. In zijn algemeenheid concluderen we dat de gemeente een set aan wettelijke en eigen indicatoren in de begroting heeft opgenomen. Deze set sluit goed aan bij het coalitieakkoord. Echter, deze set aan indicatoren wordt momenteel niet optimaal gebruikt. Dat komt met name doordat er wel heel erg veel indicatoren gebruikt worden en de koppeling tussen P&C documenten en beleid beter kan. We hebben dit verder uitgeschreven in een aantal deelconclusies. 1. In de gemeente Zuidplas sluiten de doelen uit de begroting goed aan bij het coalitieakkoord, maar deze nog niet compleet en het leidt tot een te gedetailleerde uitwerking.

De verkiezingen van 2022 zijn in Zuidplas als kans aangegrepen om een nieuwe richting in te slaan door middel van een doelgericht coalitieakkoord en collegeprogramma. Dit is gedaan vanuit de nieuwe cyclus en vanuit de juiste politieke rollen en verantwoordelijkheden (opgavegericht sturen). Op basis van de 3W-systematiek zijn destijds doelen geformuleerd die, zo blijkt uit de interviews en de documenten, nog niet compleet zijn. Anders dan in de vorige programmabegrotingen, wordt er in de begroting van 2023 - 2026 gewerkt met de 'sporen- en programmastructuur' waarmee de gemeente aansluiting vindt op het coalitieprogramma op het niveau van de doelen. Vanaf 2023 zien we ook dat de doelen concreter worden geformuleerd, bijvoorbeeld door het gebruik van streefwaarden. Met de komst van het huidige coalitieprogramma is een grote stap gezet in het verder uitwerken van de visie. Echter, geeft de organisatie inmiddels terug dat het coalitieakkoord als basis te gedetailleerd is geweest. Daar waar er nu ook inspanningen zijn beschreven, biedt het akkoord een betere basis wanneer het enkel focust op het niveau van ambities. 2. De gemeente Zuidplas heeft een te grote hoeveelheid indicatoren Aan het begin van de onderzoeksperiode (2022) valt op dat de, middels de DIN-systematiek, geformuleerde doelen en indicatoren heeft geleid tot een teveel aan indicatoren.

In de begroting van 2022 waren dit er 100 (exclusief de door het BBV verplicht gestelde indicatoren). Dit illustreert het belang van een afgewogen selectie, zodat de relevantie behouden blijft en de indicatoren effectief bijdragen aan het monitoren van de voortgang richting de doelen. 3. Effectindicatoren en prestatie-indicatoren lopen door elkaar heen In de begrotingen in de periode 2022 – 2024 is zichtbaar dat afwisselend wordt gesproken over effectindicatoren en prestatie-indicatoren. Uit dit onderzoek is niet gebleken dat hier een weloverwogen beslissing onder ligt.

4. Er is onvoldoende integraliteit tussen het gebruik van indicatoren in de P&C-documenten en in beleidsdocumenten. De gemeente gebruikt indicatoren niet alleen in P&C-documenten, maar ook in andere beleidsdocumenten, waarbij de integraliteit tussen deze verschillende documenten en de P&C-documenten nog verbeterd kan worden. In P&C-stukken worden indicatoren doorgaans beknopt geformuleerd, terwijl beleidsdocumenten ruimte bieden voor een bredere uitwerking, met de P&C-documenten als leidraad voor het geheel. Hoewel er binnen de organisatie steeds meer aandacht is voor het werken met indicatoren, is het belangrijk dat dit structureel wordt verankerd. De zomer- en najaarsnota 2023 laten zien dat een structuur is gekozen die aansluit bij de begroting, wat zorgt voor herkenbaarheid en consistentie in de opzet. 5. Het samenspel tussen het college, raad en ambtelijke organisatie is bij het gebruik van indicatoren niet optimaal In de afgelopen periode is nagedacht over hoe het college en de ambtelijke organisatie effectief kunnen samenwerken op het gebied van doelen en indicatoren, wat een belangrijke pijler is geweest voor de ingezette ontwikkeling. Tegelijkertijd blijft het voor beleidsmakers een uitdaging om met indicatoren om te gaan, omdat resultaten soms lastig te vangen zijn in indicatoren of omdat relevante data moeilijk beschikbaar zijn om resultaten te duiden.

Het gesprek met de raad over doelen en indicatoren vindt nog beperkt plaats, waarbij raadsleden aangeven dat de integraliteit tussen doelstellingen, indicatoren en bepaalde resultaten ontbreekt; het gesprek richt zich vaak slechts op de indicatoren zelf. Daarnaast wijst de praktijk uit dat raadsleden meer waarde hechten aan de zomernota dan aan de jaarrekening, terwijl juist de jaarrekening van cruciaal belang is voor de controlerende rol van de raad. Beantwoording onderzoeksvragen De bovenstaande conclusies zijn getrokken op basis van uitvoerig onderzoek door BMC. Voor de beantwoording van alle onderzoeksvragen, verwijzen wij u naar hoofdstuk 3 en 4 van het rapport. Aanbevelingen Op basis van de bevindingen en conclusies doet de Groene Hart Rekenkamer de volgende aanbevelingen. We hebben daarbij onderscheid gemaakt tussen aanbevelingen die zich richten op het college en aanbevelingen die zich richten op de raad. Aan het college: 1. Behoud het coalitieakkoord als vertrekpunt Behoud het coalitieakkoord als vertrekpunt en zorg dat een volgend akkoord zich beperkt tot het bieden van een fundatie in de vorm van ambities. Hierop kan de organisatie op voort borduren met doelen en bijbehorende (prestatie)indicatoren. Aan het college en raad: 2. Maak expliciet welke activiteiten bijdragen aan welke doelen.

Maak ook expliciet welke indicatoren bij de activiteiten (prestatie-indicatoren) en welke indicatoren bij de doelen (effectindicatoren) horen.

Maak expliciet welke indicatoren, en dus welke activiteiten, bijdragen aan welke doelen. Dit vraagt van zowel het college als van de gemeenteraad om ook zicht te hebben op de lange termijn en het gesprek aan te gaan over de relatie tussen indicatoren en doelen. 3. Kies voor een beperkte set van indicatoren Kies nu eerst voor het werken met (een beperkte set van) prestatie indicatoren en werk, wanneer wenselijk, daarna aanvullende effectindicatoren uit. 4. Leg een expliciete verbinding tussen de indicatoren uit de P&C cyclus en beleidsdocumenten Zorg voor integraliteit tussen de indicatoren in P&C-documenten en indicatoren in de beleidsdocumenten, bijvoorbeeld door hyperlinks toe te passen. De P&C-documenten lenen zich dan voor een beknopte versie waarbij in beleidsdocumenten meer ruimte is voor een uitgebreide toelichting. Bij nieuw beleid moet altijd een beslispunt zijn met welke indicatoren wordt gemeten in hoeverre het doel wordt bereikt. Vervolg De Groene Hart Rekenkamer is van mening dat met het opleveren van de rapportage en deze oplegnotitie het vervolg nu aan de politiek is. De Groene Hart Rekenkamer adviseert de gemeenteraden om het rapport inclusief de aanbevelingen te agenderen in de raad(scommissie) en de conclusies en aanbevelingen door middel van een raadsbesluit te bekrachtigen.

We beseffen uiteraard dat het niet aan de Groene Hart Rekenkamer, maar aan de gemeenteraad zelf is om al dan niet over te gaan tot agendering van het onderzoeksrapport en het nemen van besluiten. Ons advies is daarbij om de aanbevelingen op te nemen in een raadsbesluit. Desgewenst zijn wij van harte bereid om met de griffie te kijken naar een goede formulering in het raadsvoorstel, indien de raad dat van ons vraagt. Toelichting op de rapportage Graag doen wij een toelichting aan de gemeenteraad of commissie. De onderzoekers zullen daarbij aanwezig zijn en al uw vragen zo goed mogelijk beantwoorden. Voor een geschikt moment treden wij in overleg met de griffie. Wij hopen u op deze manier voldoende te hebben geïnformeerd en u met het bijgevoegde rapport en de vergelijking tussen de vier gemeenten, te helpen in uw beeldvorming over dit belangrijke onderwerp. Als u nog vragen of opmerkingen heeft dan vernemen wij die uiteraard graag.

Wij zijn graag bij de bespreking van het onderzoek in uw raad(commissie) aanwezig. Wij ontvangen daarvoor graag een uitnodiging. Met vriendelijke groet, De rekenkamercommissie Groene Hart Rekenkamer, drs. B. Steur, voorzitter M. Ter Hoeve MSc, lid Drs. J.H. van Oort, lid

Bijlagen: Rapport onderzoek Indicatoren Bestuurlijke reactie Vergelijking vier gemeenten Voorbeeld raadsbesluit

Voorbeeld raadsbesluit De gemeenteraad van Zuidplas in vergadering bijeen, Gelezen het Groene Hartrekenkamerrapport ‘Indicatoren begroting’ Besluit De conclusies van de Groene Hartrekenkamer te onderschrijven: 1. In de gemeente Zuidplas sluiten de doelen uit de begroting goed aan bij het coalitieakkoord, maar dit leidt tot een te gedetailleerde uitwerking. 2. De gemeente Zuidplas heeft een te grote hoeveelheid indicatoren. 3. Effectindicatoren en prestatie-indicatoren lopen door elkaar heen. 4. Er is onvoldoende integraliteit tussen het gebruik van indicatoren in de P&C-documenten en in beleidsdocumenten. 5. De samenwerking tussen het college, raad en ambtelijke organisatie is bij het gebruik van indicatoren niet optimaal En verzoekt het College de aanbevelingen uit te voeren: 6. Behoud het coalitieakkoord als vertrekpunt 7. Maakt een expliciete verbinding tussen indicatoren en doelstellingen 8. Kies voor een beperkte set van indicatoren 9. Leg een expliciete verbinding tussen de indicatoren uit de P&C cyclus en beleidsdocumenten