Bijlag 2 F 730 Bijlages SAMH E24.000685

Aan de colleges en raden van de gemeentes Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas

Gouda, 23 februari 2024 ons kenmerk:

24.004

uw kenmerk: uw brief van:

nvt nvt

behandeld door: telefoonnummer:

Coretta Bakker 0182-589 812

betreft:

Streekarchief Midden – Holland / Wijziging Regeling

Geacht raden en colleges, De raden en colleges van de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas zijn deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland. De basis daarvoor is de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). Op 1 juli 2022 is de Wgr gewijzigd. Een aantal van deze wijzigingen is op 1 juli 2022 direct in werking getreden, een ander deel dient binnen twee jaar na inwerkingtreding verwerkt worden in alle gemeenschappelijke regelingen, waaronder in de Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (hierna: de regeling van het SAMH). Dit vergt een besluit van de deelnemers in de regeling. Deze brief bevat een toelichtende bijlage op de wijzigingen die in de regeling van het SAMH nodig zijn en worden voorgesteld aan de deelnemers. De juridische vertaling is weergegeven in een ontwerpwijziging van de regeling (2e bijlage). Voor het totaalbeeld is de versie van de regeling bijgevoegd waarin de voorgestelde wijzigingen zijn verwerkt (een geconsolideerde versie). U wordt gevraagd verdere besluitvorming te bevorderen. Graag verzoeken we u de gewijzigde concept-regeling voor te leggen aan uw raden voor een zienswijzeprocedure. Met vriendelijke groet, Coretta Bakker Secretaris en directeur-streekarchivaris GR Streekarchief Midden-Holland

Ontwerpwijziging Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Inleiding De raden en colleges van de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas zijn deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland. De basis daarvoor is de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) Op 1 juli 2022 is de Wgr gewijzigd. De wijziging heeft als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden in relatie tot gemeenschappelijke regelingen te versterken. Een aantal van deze wijzigingen is op 1 juli 2022 direct in werking getreden, een ander deel dient binnen twee jaar na inwerkingtreding verwerkt worden in alle gemeenschappelijke regelingen, waaronder in de Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland (hierna: de regeling van het SAMH). Dit vergt een besluit van de deelnemers in de regeling. Deze memo bevat een toelichting op de wijzigingen die in de regeling van het SAMH nodig zijn en worden voorgesteld aan de deelnemers. De juridische vertaling is weergegeven in een ontwerpwijziging van de regeling (bijlage). Voor het totaalbeeld is de versie van de regeling bijgevoegd waarin de voorgestelde wijzigingen zijn verwerkt (een geconsolideerde versie).

Proces De raden worden eerst in de gelegenheid gesteld om zienswijzen over de ontwerpwijziging van de regeling in te brengen bij het eigen college. Zij hebben daarvoor acht weken de tijd. De colleges worden verzocht de eventueel ingebrachte zienswijzen aan het Algemeen Bestuur van het SAMH te melden. De zienswijzen worden daarna behandeld. Dit leidt tot een definitief voorstel van het Algemeen Bestuur van het SAMH aan de deelnemers om de regeling te wijzigen. Voor een definitief besluit van de deelnemers om de regeling te wijzigen is toestemming van de raden vereist. Dit betekent dat de raden twee keer in het proces tot wijziging van de regeling worden betrokken.

Wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen De belangrijkste wijzigingen zijn: 1. Het versterken van de positie van de gemeenteraden bij besluitvorming; a. Invoeren zienswijzeprocedure bij treffen (en wijzigen) regeling b. Mogelijkheid zienswijzeprocedure bij andere besluiten dan de ontwerpbegroting c. Regionale gemeenschappelijke raadscommissie d. Afspraken over participatie in de gemeenschappelijke regeling e. Actieve informatieplicht van het bestuur van de regeling 2. Het invoeren/verduidelijken van controle-instrumenten; 1

3.

a. Recht van enquête b. Verduidelijking onderzoeksbevoegdheid lokale rekenkamers Het verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling; a. Afspraken over evaluatie b. Betere aansluiting begrotingscyclus op gemeentelijke cyclus c. Aanscherping afspraken uittreding

Gevolgen voor de regeling van het SAMH Bovenstaande wijzigingen worden hieronder uitgewerkt met daarbij vermeld wat de gevolgen zijn voor de regeling van het SAMH en welke aanpassingen nodig zijn. 1a. Invoeren zienswijzeprocedure bij treffen (of wijzigen) regeling Om de positie van de raden te verbeteren wordt aan deze organen het recht toegekend om bij het treffen of wijzigen van een regeling een zienswijze naar voren te brengen. Zij kunnen hun opvattingen over een ontwerpregeling binnen acht weken kenbaar maken bij hun college.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Zie artikel 34 en artikel 35 GR SAMH Deze wijziging volgt rechtstreeks uit de Wgr. De bepaling (opgenomen in artikel 1 van de Wgr) is op 1 juli 2022 direct in werking getreden. Vanwege deze bepaling wordt nu een ontwerpwijziging van de regeling aan de raden voorgelegd voor zienswijzen. 1b. Zienswijzeprocedure bij andere besluiten dan de ontwerpbegroting In de regeling moeten afspraken zijn gemaakt over welke besluiten van het bestuur van de regeling vatbaar zijn voor een zienswijze van de gemeenteraden (artikel 10, vijfde en zesde lid Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikel 8, lid 5 GR SAMH In de regeling van het SAMH is al een bepaling opgenomen over het voor zienswijzen voorleggen van besluiten van het algemeen bestuur tot het deelnemen in of oprichten van privaatrechtelijke rechtspersonen. Daarnaast is in de wet al geregeld dat de ontwerpbegroting aan een zienswijzeprocedure wordt onderworpen. Ook zienswijzen op besluiten over het opheffen van de regeling zijn in de regeling opgenomen. Andere besluiten van het SAMH die voor een zienswijzeprocedure in aanmerking kunnen komen zijn op voorhand niet te bedenken. Om in specifieke gevallen de mogelijkheid open te laten om raden toch vooraf te betrekken bij besluitvorming, wordt aan artikel 8 van de regeling van het SAMH een extra lid 5 toegevoegd. In dat lid wordt bepaald dat wanneer het algemeen bestuur daar aanleiding toe ziet, het bestuur kan besluiten tot een zienswijzenprocedure. 1c. Regionale gemeenschappelijke raadscommissie De gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om een regionale gemeenschappelijke adviescommissie in te laten stellen bestaande uit raadsleden. Een eventuele gemeenschappelijke adviescommissie is 2

onderdeel van de gemeenschappelijke regeling en wordt daarom ingesteld door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) is verplicht om de commissie in te stellen als de raden hier unaniem om vragen (artikel 24a Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Deze bepaling volgt rechtstreeks uit de Wgr. 1d. Afspraken over burgerparticipatie en inspraak Participatie bij beleid wordt steeds belangrijker gevonden in Nederland. In elke regeling moet daarom worden opgenomen of, en zo ja op welke wijze, ingezetenen én belanghebbenden de mogelijkheid krijgen tot inspraak over beleidsmatige onderwerpen die bij de gemeenschappelijke regeling zijn belegd (artikel 10, zevende lid Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig door het toevoegen van een extra artikel betreffende de reeds bestaande adviescommissie/klantenraad. Zie artikel 45 GR SAMH. Burgerparticipatie bij beleid is van groot belang. Het SAMH beschikt sinds jaar en dag al over een adviescommissie/klantenraad (zie artikel 21 GR SAMH). Deze commissie is bevoegd tot het verstrekken van adviezen - gevraagd of ongevraagd - aan het algemeen bestuur over het beleid op het terrein van de zorg voor de archief- en documentatiebescheiden voor zover deze zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het streekarchief en vanuit het perspectief van de diverse gebruikersgroepen van het streekarchief over de inrichting en de kwaliteit van de bestaande en toekomstige dienstverlening en de presentatie naar buiten. De vergaderingen zijn openbaar en vezoekers van de studiezaal of de website kunnen hun op- en of aanmerkingen naar aanleiding van de agenda sturen aan de secretaris of voorzitter van de commissie. Tijdens de vergadering van de adviescommissie/klantenraad kan alvorens een agendapunt door de commissie besproken wordt, aan gebruikers van het streekarchief die geen lid zijn van de commissie, het woord verleend worden. Deze mogelijkheid wordt ook geboden bij vergaderingen van het algemeen bestuur 1e.

Actieve informatieplicht Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling heeft een actieve informatieplicht over wat er binnen de regeling speelt. Deze informatieplicht komt overeen met de informatieplicht die het college heeft ten opzichte van de gemeenteraad. In de gemeenschappelijke regeling moeten afspraken worden gemaakt over welke en de wijze waarop informatie wordt aangeleverd (artikel 17 Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikelen 22, 23, 24 en 25. In de regeling van het SAMH waren al bepalingen opgenomen over het (actief) informeren van de raden. Deze artikelen zijn nu concreter geformuleerd en ook is toegevoegd de manier waarop dit kan gebeuren. 2a. Recht van enquête De gezamenlijke gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om een enquête uit te 3

voeren naar de bestuursvoering van een regeling. Dat kan door zelf een regionale onderzoekscommissie in te stellen. Daarvoor is een unaniem besluit nodig van alle raden.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Deze bevoegdheid volgt rechtstreeks uit de Wgr. 2b. Verduidelijking onderzoeksbevoegdheid lokale rekenkamers Rekenkamers zijn al bevoegd onderzoek te verrichten bij gemeenschappelijke regelingen, inlichtingen in te winnen, documenten te vorderen en indien nodig bij de betrokken instelling een onderzoek in te stellen. In de Wgr wordt verduidelijkt dat de lokale rekenkamers, waaronder gezamenlijke rekenkamers, de mogelijkheid hebben om onderzoek te doen naar het gevoerde bestuur van een gemeenschappelijke regeling waaraan een gemeente deelneemt. ➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. Deze bevoegdheid volgt rechtstreeks uit de Wgr. 3a. Afspraken over evaluatie Het wordt verplicht om afspraken te maken over evaluatie van de gemeenschappelijke regeling om op die manier stil te staan bij het functioneren van de regeling. Er kan ook worden gekozen voor de afspraak om de regeling niet te evalueren (artikel 11a Wgr).

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikel 32 GR SAMH. Er wordt voor gekozen om in de regeling van het SAMH een specifieke bepaling over evaluatie van de regeling toe te voegen. Wijzigingen in relevante wetgeving kunnen altijd een logische aanleiding vormen om de regeling tegen het licht te houden. In de praktijk vindt evaluatie ook doorlopend plaats: binnen het bestuur, in de P&C-cyclus (begroting, maandrapportages en jaarrekening) en via het stellen van en toetsen aan kwaliteitscriteria. 3b. Aanpassing van de begrotingscyclus Bijdragen aan een gemeenschappelijke regeling zijn verplichte uitgaven voor de gemeente of provincie die moeten worden verwerkt in de eigen begroting. Om gemeenteraden meer positie te geven in de begrotingscyclus van een gemeenschappelijke regeling is ervoor gekozen de termijnen voor de indiening van de kadernota, ontwerpbegroting en begroting aan te passen. De eerste stap in de begrotingscyclus is het door het dagelijks bestuur van de regeling toezenden aan de gemeenteraad van de ontwerpbegroting voor zienswijzen. Dit moet twaalf weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Dat was voorheen acht weken. Nieuw is verder dat het voortaan verplicht is te reageren op de door de raden ingediende zienswijzen.

Het dagelijks bestuur moet schriftelijk én gemotiveerd terugkoppelen wat het van de zienswijzen vindt en tot welke conclusie dat heeft geleid. 4

De procedure gaat dan verder met de vaststelling van de ontwerpbegroting. Daarin verandert niets. Wat wel nog verandert, is dat de inzending van de vastgestelde begroting aan Provinciale Staten Zuid-Holland, als financieel toezichthouder, voortaan niet meer vóór 1 augustus hoeft te geschieden, maar vóór 15 september. Dat betekent dus dat er grofweg zes weken meer zijn voor de procedure, waarbij wel moet worden opgemerkt dat een deel daarvan binnen het zomerreces valt als er geen goed proces wordt uitgelijnd. Het SAMH is er voorstander van om de gehele begrotingscyclus steeds voor het zomerreces af te ronden en zal daarnaar streven.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: geen aanpassing nodig. De aanpassingen in de begrotingscyclus volgen direct uit de Wgr. In artikel 30 GR SAMH wordt reeds verwezen naar de wettelijke en van toepassing zijnde bepalingen (WGR, artikel 34, 34b en 35). 3c. Aanscherping afspraken uittreding In iedere regeling moeten afspraken worden gemaakt over de gevolgen van uittreden van een deelnemer voor het vermogen voor de rechtspersoon en de overige deelnemers (artikel 9, eerste lid Wgr). Daarbij moet in ieder geval worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen (alle directe kosten). Er kan niet meer worden volstaan met een algemene bepaling dat het algemeen bestuur de uittredingsvoorwaarden bepaalt.

➢ Gevolgen voor de regeling van het SAMH: aanpassing nodig. Zie artikel 37 tot en met 44 GR SAMH. De regeling van het SAMH bevat nu alleen een algemene bepaling over uittreding. Om te zorgen voor een rechtszekere situatie wordt extra bepalingen toegevoegd (artikel 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43 en 44 GR SAMH). Bij de vaststelling van de financiële gevolgen gaat het naast de financiële kant van de uittreding zelf (vermindering taken), ook om de overname van contracten (huurovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, inkoopcontracten e.d.). Daarbij zal vooral van belang zijn welke kosten toerekenbaar zijn. Wat tevens een rol zal spelen is de periode die de regeling nodig heeft zich aan te passen. Overigens wordt uittreden uit de regeling van het SAMH slechts als theoretische mogelijkheid ingeschat die zich in de praktijk niet snel zal verwezenlijken vanwege de wettelijk verplicht gestelde voorziening. Colleges van gemeenten zijn het namelijk verplicht om voor de uitvoering van de Archiefwet een voorziening te treffen.

Overige wijzigingen GR SAMH (niet voortkomende uit de gewijzigde WGR)

De tekst van de GR SAMH was in de loop der jaren wat ‘sleets’ geraakt, deels door het doorvoeren van meerdere wijzigingen, deels door inconsequenties, deels door taalgebruik wat duidelijker kan. Daarom is besloten de tekst van de GR SAMH extra op de schop te nemen bij deze derde wijziging en aan te passen naar de teksteisen van deze tijd. In de ontwerpwijziging zijn al deze wijzigingen opgenomen. 5

Er is verder nog éen inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd, namelijk: 4. Archiefverordening In zowel de Wet Open Overheid al in de Archiefwet is de eis opgenomen dat overheden documenten in goede, geordende toegankelijke staat moeten houden. In de huidige regeling (artikel 37, lid 1) wordt voor de uitvoering van deze taken en de daaraan verbonden voorschriften verwezen naar de geldende voorschriften van de gemeente Gouda. Omdat de gemeente Gouda wat betreft uitvoering van taken, werkwijze en omvang niet vergelijkbaar is met het streekarchief, dient dit artikel aangepast te worden. Voor het streekarchief wordt een eigen Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer opgesteld. Dit wordt opgenomen in de regeling.

6

3e Wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Ontwerp Het college van burgemeester en wethouder van de gemeente [NAAM] overwegende dat: •

Op 1 juli 2022 de Wet gemeenschappelijke regelingen is gewijzigd;

•

als gevolg van deze wet aanpassingen in de gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden-Holland vereist zijn;

•

er ook andere aanpassingen in de gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief MiddenHolland nodig zijn.

gelet op: artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel (oud 34; gewijzigd 35) van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland; en de toestemming van de gemeenteraden van alle deelnemende gemeentes, Besluit: De Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland als volgt te wijzigen:

De tekst van de aanhef als volgt te wijzigen: De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas, ieder voor zover zij voor de eigen gemeenten bevoegd zijn, overwegende dat: • • • •

het Streekarchief Midden-Holland is ontstaan uit een fusie van de streekarchieven Hollands Midden en Krimpenerwaard”, om te gaan samenwerken op het gebied van het archief; de gemeenschappelijke regeling “Regeling Streekarchief Midden-Holland” is aangegaan door de hierboven genoemde raden en colleges en dat deze op 1 januari 2005 in werking is getreden; bij de gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam is ingesteld; in verband met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen d.d. 1 juli 2022 het noodzakelijk is de huidige gemeenschappelijke regeling te wijzigen;

gelet op: ----- dit is een ontwerp -------

• • •

de Wet gemeenschappelijke regelingen; de Gemeentewet; de Archiefwet;

BESLUITEN: de “Regeling Streekarchief Midden-Holland”, zoals laatstelijk gewijzigd op 29 juli 2021, te wijzigen, waarvan de tekst als volgt komt te luiden: De begripsbepalingen in artikel 1, lid 1 te sorteren op alfabetische volgorde als volgt: a. archiefbescheiden: de bescheiden die behoren tot de ingevolge artikel 12, eerste lid en artikel 13, eerste lid van de Archiefwet overgedragen of nog over te dragen archieven, alsmede verzamelingen van documenten, welke tot toelichting op de bovengenoemde archieven kunnen dienen; b. Archiefwet: de Archiefwet 1995; c. college: het college van burgemeester en wethouders van een deelnemende gemeente; d. deelnemende gemeente: een aan de regeling deelnemende gemeente; e. Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland; f. raad: de gemeenteraad van een deelnemende gemeente; g. regeling: de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland; h. streekarchief : het rechtspersoonlijkheid bezittend lichaam als bedoeld in artikel 2 van de regeling; i. streekarchivaris: de functionaris die is belast met de dagelijkse leiding en de bedrijfsvoering van het streekarchief; j. Wgr: de Wet gemeenschappelijke regelingen.

In artikel 2 het volgende woord te wijzigen: <resp.> moet worden <respectievelijk> Artikel 4, lid 1 als volgt te wijzigen: Het streekarchief heeft tot doel de uitvoering van de gemeentelijke taken voor de deelnemende gemeenten in het kader van de Archiefwet. In artikel 4, lid 2 sub e. het volgende woord te wijzigen: <i.s.m.> moet worden <in samenwerking met> Artikel 4, lid 6 te laten vervallen. Artikel 4, lid 7 om te nummeren naar artikel 4, lid 6 en hierin te wijzigen het volgende woord: <derden> moet worden <externe opdrachtgevers> Artikel 4, lid 8 om te nummeren naar artikel 4, lid 7 en de tekst als volgt te wijzigen:

----- dit is een ontwerp -------

Voor zover de diensten vallen binnen het kader van de in dit artikel vermelde taken, is het streekarchief tot een maximum van 20% van haar omzet bevoegd tot het verrichten van diensten voor andere publiekrechtelijke of overheidsgedomineerde privaatrechtelijke rechtspersonen. Met deze rechtspersonen en organisaties moeten dienstverleningsovereenkomsten afgesloten worden. Het dagelijks bestuur dient in te stemmen met een dergelijke dienstverleningsovereenkomst. Artikel 5 als volgt te wijzigen: Door de raad van elke deelnemende gemeente worden twee leden uit het college van burgemeester en wethouders of de raad aangewezen. Artikel 6, lid 1 als volgt te wijzigen: De raden wijzen zo mogelijk in de eerste vergadering van elke zittingsperiode de leden van het algemeen bestuur aan. Aan artikel 6 een nieuw lid 2 toe te voegen, na nummer 1, waarvan de tekst luidt als volgt: De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een tijdvak gelijk aan dat van de leden van de gemeenteraad. Artikel 6, lid 2 tot en met 4 om te nummeren naar 3 tot en met 5. Artikel 7 als volgt te wijzigen: Een lid van het algemeen bestuur kan niet tevens medewerker in dienst van of op grond van een overeenkomst van opdracht werkzaam zijn voor het streekarchief dan wel in dienst van een deelnemende gemeente. Aan artikel 8 een nieuw lid toe te voegen dat luidt: 5.

Indien deze regeling of de WGR dat bepaalt, of indien het algemeen bestuur dat in voorkomende gevallen nodig acht, worden besluiten van het algemeen bestuur vooraf voor zienswijzen voorgelegd aan de gemeenteraden. Artikel 9, lid 3 komt te vervallen. Artikel 10, lid 1 en 2 als volgt te wijzigen: 1. Het aantal stemmen van een lid van het algemeen bestuur staat in relatie tot het aantal inwoners van de gemeente die hij vertegenwoordigt. Een lid uit een gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente steeds over één stem extra. 2.

Voor het vaststellen van de aantallen inwoners worden steeds de meest recente door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari gehanteerd.

----- dit is een ontwerp -------

Artikel 14 als volgt te wijzigen: Het dagelijks bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast. Het reglement wordt aan het algemeen bestuur ter kennis gebracht. Artikel 16, lid 3 en 4 als volgt te wijzigen: 3. De voorzitter vertegenwoordigt het streekarchief in en buiten rechte. De voorzitter kan de vertegenwoordiging aan een door hem gemachtigde schriftelijk opdragen. 4. Indien de voorzitter deel uitmaakt van het bestuur van een deelnemende gemeente die partij is in een geding of bij een buitengerechtelijke rechtshandeling, waarbij het streekarchief is betrokken, oefent één van de andere twee leden uit het dagelijks bestuur deze bevoegdheid uit, daartoe aangewezen door het dagelijks bestuur. Artikel 19 als volgt te wijzigen: Het algemeen bestuur regelt de verantwoordelijkheden en de positie van de secretaris nader in de organisatieverordening, bedoeld in artikel 27 lid 6 van deze regeling. In artikel 21 het volgende woord te wijzigen: <o.a.> moet worden <onder meer> Hoofdstuk VIII, artikel 22 tot en met artikel 24 als volgt te wijzigen: Artikel 22 1. Indien het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de voorzitter beschikt over informatie waarvan wordt ingeschat dat de raden van de deelnemende gemeenten die informatie nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, wordt deze informatie gedeeld door middel van: a.

rechtstreekse schriftelijke verzending aan de raden via de griffies, of b. mededeling te doen in een raadsinformatiebijeenkomst bij de deelnemende gemeenten. 2. Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur verstrekken aan de raden de door één of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen schriftelijk en zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk na de eerstvolgende bestuursvergadering. 3. In ieder geval worden actief, zonder dat daarvoor een verzoek van de raden noodzakelijk is, openbaar gemaakt de vergaderstukken en verslagen van het algemeen bestuur overeenkomstig het bepaalde in de Wet open overheid. Artikel 23 1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad die hem heeft aangewezen alle inlichtingen, die door de raad of één of meer leden daarvan worden verlangd, op een door die raad nader te bepalen wijze voor zover deze informatie niet al actief conform artikel 22 is overlegd. 2. Een lid van het algemeen bestuur is verantwoording verschuldigd aan de raad die hem heeft aangewezen voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid. 3. De raad kan een door hem aangewezen lid van het algemeen bestuur dat zijn vertrouwen niet meer bezit, als zodanig ontslag verlenen. Op het ontslagbesluit zijn de hoofdstukken 6 en 7 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing.

----- dit is een ontwerp -------

Artikel 24 1. Het dagelijks bestuur brengt aan de raden ter kennis de besluiten van het algemeen bestuur betreffende: a. de begroting, de rekening en het werkprogramma, zoals bedoeld in artikel 29, artikel 30 en artikel 4 lid 3 van deze regeling; b. het reglement van orde zoals bedoeld in artikel 9 lid 2 van de regeling, subsidiair artikel 16 van de Gemeentewet; c. de aankoop en verkoop van onroerende zaken. 2. Voor zover de besluiten bedoeld in lid 1 de goedkeuring behoeven van Gedeputeerde Staten, brengt het dagelijks bestuur de beslissing van dit college ter kennis van de raden. Artikel 25 1. De leden van het dagelijks bestuur verstrekken - tezamen dan wel afzonderlijk - aan het algemeen bestuur alle inlichtingen die door het algemeen bestuur dan wel één of meer leden daarvan, hetzij mondeling in een vergadering van het algemeen bestuur, hetzij schriftelijk worden verlangd en wel door: a. mondelinge beantwoording van de gestelde vragen in dezelfde vergadering van het algemeen bestuur; b. toezending van bepaalde aangewezen stukken zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek daartoe; c. schriftelijke beantwoording van de gestelde vragen zo spoedig mogelijk na ontvangst daarvan. 2. Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur of één lid daarvan, nadat inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, in een vergadering of schriftelijk ter verantwoording roepen.

3. Het dagelijks bestuur – de leden tezamen dan wel afzonderlijk – zijn aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur. 4. Een lid van het dagelijks bestuur kan door het algemeen bestuur worden ontslagen, indien dit lid het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezit. Artikel 25 om te nummeren naar artikel 26 Artikel 26 om te nummeren naar artikel 27 (Omgenummerd) artikel 27, lid 9 als volgt te wijzigen: De streekarchivaris informeert de voorzitter maandelijks over de voortgang van de taken uit lid 3. Artikel 27 om te nummeren naar artikel 28 (Omgenummerd) artikel 28, lid 4 als volgt te wijzigen: Op het personeel in dienst van het streekarchief is de CAO Samenwerkende gemeentelijke organisaties (CAO SGO) en zijn de lokale regelingen van het Streekarchief Midden-Holland (het Personeelshandboek van het Streekarchief Midden-Holland) van toepassing.

----- dit is een ontwerp -------

Artikel 28 om te nummer naar artikel 29 Artikel 29 om te nummeren naar artikel 30 (Omgenummerd) artikel 30, lid 2 en 5 te verwijderen en lid 1, 3, 4, 6, 7, 8 en 9 te hernummeren naar 1 tot en met 7. (Omgenummerd) artikel 30, lid 7 als volgt te wijzigen: Met betrekking tot wijziging van de begroting is het bepaalde in 3 en 6 van overeenkomstige toepassing. Artikel 30 om te nummeren naar artikel 31 In (omgenummerd) artikel 31, lid 1, te wijzigen: <Artikel 28> wordt <artikel 29> Na omgenummerd artikel 31 toe te voegen een hoofdstuk XII: Evaluatie en artikel 32, waarvan de tekst luidt als volgt: 1. Op gezamenlijk of afzonderlijk verzoek van de deelnemende gemeenten, kan het algemeen bestuur binnen iedere zittingstermijn, de in artikel 4 van deze regeling beschreven doelstelling en de in het kader daarvan uitgevoerde taken, evalueren. 2. De deelnemende gemeente die hiertoe verzoekt, zal het verzoek motiveren. 3. Het algemeen bestuur zal na een verzoek als bedoeld in lid 1 van dit artikel overgaan tot evaluatie indien alle deelnemende gemeenten instemmen met een evaluatie. Het algemeen bestuur stelt vervolgens vast op welke wijze de behartiging van de belangen van de regeling zal worden geëvalueerd en stelt de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten hiervan in kennis. 4.

Het verslag van de evaluatie wordt in ieder geval toegezonden aan de raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. Hoofdstuk XII en artikel 31 om te nummeren naar hoofdstuk XIII en artikel 33, en de tekst te wijzigen als volgt: 1. Geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wgr worden eerst voorgelegd aan een eigen Geschillencommissie. 2. Deze Geschillencommissie bestaat uit drie personen, aan te wijzen door de partijen waartussen het geschil bestaat. Het bestuur faciliteert het instellen van de commissie. 3. De commissie hoort de bij het geschil betrokken bestuursorganen en het bestuur en brengt advies uit aan de betrokken partijen. 4. Na ontvangst van het advies treden de in het derde lid bedoelde partijen nogmaals in overleg om te trachten tot een gezamenlijke oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 28 van de Wgr, voor te leggen aan gedeputeerde staten. 5. De kosten voor de Geschillencommissie worden door de gemeenschappelijke regeling van het streekarchief en de betreffende deelnemer(s) ieder in gelijke delen gedragen. ----- dit is een ontwerp -------

Hoofdstuk XIII om te nummeren naar hoofdstuk XIV Artikel 32 om te nummeren naar artikel 34 Artikel 33 te laten vervallen Artikel 34 om te nummeren naar artikel 35 (Omgenummerd) artikel 35 de tekst als volgt te wijzigen: 1. Zowel het algemeen bestuur, op voorstel van het dagelijks bestuur, als de bestuursorganen der deelnemende gemeenten kunnen voorstellen tot wijziging van de regeling doen. 2. Aan een besluit van het algemeen bestuur daartoe kan eerst uitvoering worden gegeven, nadat het is bekrachtigd bij besluiten van de raden en burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. 3. De wijziging gaat in op de eerste dag van de maand volgend op die waarin het desbetreffende besluit is ingeschreven in de registers als bedoeld in artikel 136 van de Wgr. Artikel 35 om te nummeren naar artikel 36 Een nieuw hoofdstuk XV Uittreding toe te voegen, met artikel 37 tot en met 44, waarvan de tekst luidt als volgt: Artikel 37 1. Iedere deelnemer kan een aankondiging indienen tot uittreden. 2. De daartoe strekkende aankondiging tot uittreden van het college van burgemeester en wethouders, na toestemming van de raad, wordt terstond door toezending ter kennis gebracht van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. 3. De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het dagelijks bestuur de aankondiging heeft ontvangen. 4.

Het dagelijks bestuur zendt de aankondiging tot uittreding van een deelnemer aan de raden en colleges van de overige deelnemende gemeenten. 5. Alvorens een deelnemer tot een besluit tot uittreding komt, wordt over het verzoek daartoe eerst overleg met de andere deelnemers gevoerd. 6. Een besluit tot uittreding kan niet eerder worden genomen dan drie jaar na toetreding tot deze regeling. 7. Een uittredingsbesluit wordt van kracht twee kalenderjaren na het verstrijken van het jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen. Tenzij het dagelijks bestuur in overleg met de uittredende gemeente een kortere termijn bepaalt. 8. Het dagelijks bestuur draagt naar aanleiding van het uittredingsverzoek van een deelnemer zorg voor het opstellen en vaststellen van een concept uittredingsplan en een concept voorlopige uittreedsom. Het algemeen bestuur maakt het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom aan de deelnemende gemeente die wenst uit te treden kenbaar.

----- dit is een ontwerp -------

9. 10. 11. 12.

Het algemeen bestuur stelt het definitieve uittredingsplan en de voorlopige en definitieve uittreedsom vast. De bestuursorganen van een deelnemer kunnen eerst een definitief besluit tot uittreding nemen, indien het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom bekend zijn. Het dagelijks bestuur zendt het besluit tot uittreding aan de raden en colleges van de overige deelnemende gemeenten. Van een besluit van uittreding van een deelnemer wordt door het dagelijks bestuur kennis gegeven aan gedeputeerde staten.

Artikel 38 1. Het dagelijks bestuur stelt ten behoeve van het concept uittredingsplan en de bepaling van de concept voorlopige uittreedsom een projectgroep samen die onder leiding van een onafhankelijke (externe) deskundige het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom voorbereidt. 2. De projectgroep inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in het concept uittredingsplan en berekent een concept voorlopige uittreedsom. 3. Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die het directe gevolg zijn van de uittreding. 4. Het dagelijks bestuur wijst een onafhankelijke (externe) deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht dan wijst het dagelijks bestuur deze aan op basis van een bindende opdracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden, onder voorzitterschap van de voorzitter van het streekarchief, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger namens de uittredende deelnemer. De kosten voor het inschakelen van een externe deskundige zijn voor rekening van de uittredende deelnemer. 5.

Het dagelijks bestuur geeft, na oplevering van het concept uittredingsplan door de projectgroep, de accountant van het streekarchief opdracht om het door de projectgroep voorbereide concept uittredingsplan en het voorstel voor een concept voorlopige uittreedsom te toetsen. De kosten voor het toetsen zijn voor rekening van de uittredende deelnemer. 6. Het concept uittredingsplan met de concept voorlopige uittreedsom, wordt op voorstel van de projectgroep, vastgesteld en vrijgegeven voor het indienen van zienswijzen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur zendt daartoe het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen gedurende acht weken hun zienswijzen bij het dagelijks bestuur indienen. 7. Alvorens het dagelijks bestuur het concept uittredingsplan vast stelt en vrij geeft voor zienswijzen, stelt het een aanwezige ondernemingsraad van het streekarchief of een vertegenwoordiging van het personeel in de gelegenheid om advies uit te brengen over de personele en organisatorische gevolgen die voortvloeien uit het concept uittredingsplan.

----- dit is een ontwerp -------

8.

Het dagelijks bestuur voegt de ingediende zienswijzen bij het concept uittredingsplan en het voorstel voor de concept voorlopige uittreedsom, en zendt dit geheel ter besluitvorming aan het algemeen bestuur.

Artikel 39 1. Het uittredingsplan wordt, met in achtneming van het concept uittredingsplan en de ingediende zienswijzen, vastgesteld door het algemeen bestuur. In het uittredingsplan worden de systematiek en de specifieke condities, waaronder de financiële gevolgen van uittreding en de voorlopige uittreedsom geregeld, waarbij de belangen van de uittredende deelnemer en die van de achterblijvende deelnemers op evenwichtige wijze worden afgewogen. 2. Uiterlijk 8 maanden na het kenbaar maken van de aankondiging tot uittreden, stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. 3. Vaststelling van het uittredingsplan geschiedt bij unaniem besluit. 4. Het dagelijks bestuur informeert de uittredende en overige gemeenten over het door haar vastgestelde uittredingsplan en voegt de ingediende zienswijzen met reactie bij het uittredingsplan. 5. Het algemeen bestuur regelt de financiële verplichtingen alsmede de overige gevolgen van de uittreding. Tot deze financiële voorwaarden behoort de bepaling, dat een uittredende deelnemer nog twee jaar, vanaf het jaar van uittreding van het streekarchief, een bijdrage in de jaarlijkse (vaste) exploitatielasten van het streekarchief betaalt. De bijdrage kan worden omgezet in een éénmalige uittredingssom. 6.

Het uittredingsplan bevat de systematiek voor de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding, te betalen door de uittredende deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom. 7. Voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. 8. Uiterlijk 8 maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de systematiek als bedoeld in het eerste lid en op een gemiddelde van de jaarrekeningen van de voorafgaande vier begrotingsjaren. 9. Een uittredende deelnemer kan géén recht doen gelden op de overdracht van enig eigendom of zakelijk recht van het streekarchief. Wel kan de uittreding tot gevolg hebben dat deelnemende partijen nader onderhandelen over de eigendomspositie, zakelijke rechten of gezamenlijk aangehouden reserveposities, indien aanwezig, van het streekarchief. De uitkomst van onderhandelingen zal als bijlage worden toegevoegd aan het uittredingsplan. 10. Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende deelnemer gehouden al haar verplichtingen na te komen. Artikel 40 1.

De voorlopige respectievelijk definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van directe kosten van uittreding (frictiekosten en desintegratiekosten), verminderd met het aandeel van de uittredende deelnemer in het eigen vermogen minus de bestemmingsreserves van het streekarchief op de datum van uittreding.

----- dit is een ontwerp -------

2. 3.

4.

5.

6.

7.

De frictiekosten en desintegratiekosten worden berekend op basis van de principes van goed koopmanschap en de principes van accounting. Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten te maken door de gemeenschappelijke regeling die het directe gevolg zijn van de beslissing tot uittreding van een deelnemer, zoals maar niet uitsluitend, de inhuur van deskundigen, een accountant en advocaat. Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de gemeenschappelijke regeling die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer, ontstaan als direct gevolg van de uittreding. Onder desintegratiekosten wordt mede verstaan alle kosten uit overige verplichtingen, zoals de afbouw van risico’s alsmede de door deelnemende gemeenten aangegane langlopende contractuele betalingsverplichtingen. Het vierde lid is van overeenkomstige toepassing op kosten te dragen door de gemeenschappelijke regeling die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan binnen een periode van 5 jaar vanaf het moment van uittreding als direct gevolg van de uittreding.

Het streekarchief brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van het eigen vermogen van de uittredende deelnemer minus de bestemmingsreserves van de gemeenschappelijke regeling zoals genoemd in lid 1, in rekening bij de uittredende deelnemende gemeente. De uittredende deelnemende gemeente is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, op de wijze zoals genoemd in artikel 44 van deze regeling. Kosten die de uittredende deelnemende gemeente maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van die uittredende gemeente.

Artikel 41 1. De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding. Beleidswijzigingen, wijziging van economische omstandigheden en wijziging van inzichten die zich voordoen of opkomen na het moment van de daadwerkelijke uittreding kunnen niet worden betrokken bij de bepaling van de hoogte van de definitieve uittreedsom. 2. Feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan na het moment van daadwerkelijke uittreding kunnen niet leiden tot wijziging van de hoogte van de uittreedsom, tenzij de uitgetreden deelnemende gemeente dan wel het algemeen bestuur kan aantonen dat de hoogte van de uittreedsom anders zou zijn bepaald indien: a. de wederpartij onjuiste inlichtingen heeft verstrekt waarvan deze diende aan te nemen dat de hoogte van de uittreedsom anders zou luiden, indien deze onjuiste inlichtingen niet zouden zijn verstrekt; b. de wederpartij inlichtingen die hem op het moment van het bepalen van de uittreedsom bekend waren niet heeft verstrekt, terwijl de wederpartij redelijkerwijs had moeten aannemen dat deze inlichtingen van invloed zouden kunnen zijn op de bepaling van de hoogte van de uittreedsom. 3.

De tussen de deelnemende gemeenten bestaande verhoudingen en afspraken met betrekking tot niet definitief afgehandelde of later alsnog ingediende schadeclaims op grond van schade ----- dit is een ontwerp -------

ontstaan binnen de periode van deelneming, zullen gedurende een periode van 30 jaren ongewijzigd gecontinueerd worden, als waren zij nog gezamenlijk deelnemende gemeenten aan het streekarchief. Het vorenstaande geldt voor wat betreft besluitvorming ten aanzien van vraagstukken betreffende schadeclaims, als ook financiële inbreng van de deelnemende gemeenten met betrekking tot de aan dit onderwerp verbonden kosten, voor zover die voor rekening en risico van het streekarchief komen en voor zover de bestemmings- en algemene reserves bezien vanuit de reservepositie van het streekarchief, niet toereikend zijn om die schade (geheel of gedeeltelijk) te dekken. Artikel 42 Na uittreding van de uittredende gemeente, zal de gemeenschappelijke regeling gewijzigd dienen te worden conform artikel 35 van deze regeling. Het dagelijks bestuur draagt hier zorg voor. Artikel 43 1. Het streekarchief en haar dagelijks en algemeen bestuur zijn gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittreedsom zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het dagelijks bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemende gemeente. 2.

De vertegenwoordiger van de uittredende gemeente in het algemeen bestuur, houdt gedurende de periode vanaf het besluit tot uittreding tot de daadwerkelijke uittreding, bij de beraadslaging en besluitvorming door het algemeen bestuur rekening met de belangen van het streekarchief zoals deze zich kunnen voordoen vanaf het moment van daadwerkelijke uittreding. Indien nodig onthoudt deze vertegenwoordiger zich van beraadslaging en besluitvorming. 3. De waarde van de formatie die de uittredende gemeente overneemt van het streekarchief wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom. Artikel 44 1. Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan en de concept voorlopige uittreedsom biedt het dagelijks bestuur de uitredende gemeente de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in één keer. In het uittredingsplan bepaalt het algemeen bestuur conform de voorkeur van de uittredende gemeente of de uittredende gemeente de uittreedsom in een aantal termijnen (het aantal termijnen zal naar redelijkheid door het bestuur bepaald worden) of in één keer dient te betalen. In geval van betaling in één termijn, dient die betaling binnen 6 maanden na uittreding plaats te vinden. 2. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom.

Een nieuw hoofdstuk XVI Burgerparticipatie toe te voegen met een artikel 45, waarvan de tekst luidt als volgt: Artikel 45 1. Het streekarchief beschikt over een adviescommissie van gebruikers van het streekarchief op grond van artikel 21, lid 2, van deze regeling. De adviescommissie geeft gevraagd en ----- dit is een ontwerp -------

2.

ongevraagd advies aan het algemeen bestuur over de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van taken van het streekarchief. Inwoners wordt de mogelijkheid geboden gebruik te maken van spreekrecht bij vergaderingen van het algemeen bestuur, conform het bepaalde in het Reglement van Orde van het algemeen bestuur. Hiertoe kan men in contact treden met de secretaris.

Hoofdstuk IV: Duur van de regeling om te nummeren naar hoofdstuk XVII Artikel 36 om te nummeren naar artikel 46 Hoofdstuk XV: Het archief om te nummeren naar Hoofdstuk XVIII Artikel 37 om te nummeren naar artikel 47 en de tekst van lid 1 als volgt te wijzigen 1. Voor de uitvoering van de Archiefwet en de daaraan verbonden voorschriften wordt door het Streekarchief een eigen Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer opgesteld. Hoofdstuk XVI: Overgangs- en slotbepalingen om te nummeren naar hoofdstuk XIX Artikel 38, 39, 40 en 41 te laten vervallen Een nieuw artikel 48 toe te voegen, waarvan de tekst luidt: 1. Dit besluit wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 42 van de Algemene wet bestuursrecht. Overeenkomstig artikel 26, lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen maakt het college van de gemeente Gouda de wijziging van de regeling tijdig bekend in het gemeenteblad. De wijziging van de regeling treedt in werking na deze bekendmaking 2. Dit besluit treedt in werking op de dag volgend op de opname in het register, bedoeld in artikel 26, tweede lid van de Wgr, maar uiterlijk en zo nodig met terugwerkende kracht per 1 januari 2005, gewijzigd per 1 januari 2016, 1 januari 2020, 1 juli 2024. 3. Dit besluit wordt aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland, 3e wijziging.

----- dit is een ontwerp -------

BEKENDMAKING Dit besluit wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht. Overeenkomstig artikel 26, lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen maakt het college van de gemeente Gouda de wijziging van de regeling tijdig bekend in het gemeenteblad. De wijziging van de regeling treedt in werking na deze bekendmaking. Dit besluit wordt aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland, 3e wijziging.

Bij besluit van (datum) door het college vastgesteld, na verkregen toestemming van de gemeenteraad

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente [NAAM] De burgemeester

de secretaris

----- dit is een ontwerp -------

REGELING Streekarchief Midden-Holland De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas, ieder voor zover zij voor de eigen gemeenten bevoegd zijn, overwegende dat: • • • •

het Streekarchief Midden-Holland is ontstaan uit een fusie van de streekarchieven Hollands Midden en Krimpenerwaard”, om te gaan samenwerken op het gebied van het archief; de gemeenschappelijke regeling “Regeling Streekarchief Midden-Holland” is aangegaan door de hierboven genoemde raden en colleges en dat deze op 1 januari 2005 in werking is getreden; bij de gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam is ingesteld; in verband met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen d.d. 1 juli 2022 het noodzakelijk is de huidige gemeenschappelijke regeling te wijzigen;

gelet op: • de Wet gemeenschappelijke regelingen; • de Gemeentewet; • de Archiefwet; BESLUITEN: de “Regeling Streekarchief Midden-Holland”, zoals laatstelijk gewijzigd op 29 juli 2021, te wijzigen, waarvan de tekst als volgt komt te luiden:

HOOFDSTUK I: Begripsbepalingen Artikel 1 1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: de bescheiden die behoren tot de ingevolge artikel 12, eerste lid en artikel 13, eerste lid van de Archiefwet overgedragen of nog over te dragen archieven, alsmede verzamelingen van documenten, welke tot toelichting op de bovengenoemde archieven kunnen dienen; b. Archiefwet: de Archiefwet 1995; c. college: het college van burgemeester en wethouders van een deelnemende gemeente; d. deelnemende gemeente: een aan de regeling deelnemende gemeente; e. Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland; f. raad: de gemeenteraad van een deelnemende gemeente; g. regeling: de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland; h. streekarchief : het rechtspersoonlijkheid bezittend lichaam als bedoeld in artikel 2 van de regeling; i. streekarchivaris: de functionaris die is belast met de dagelijkse leiding en de bedrijfsvoering van het streekarchief; j. Wgr: de Wet gemeenschappelijke regelingen. 20240206 GR SAMH Geconsolideerd concept

1 van 17

2.

In de regeling worden bepaalde artikelen van de Gemeentewet en van enkele andere wetten van toepassing verklaard. Waar in die wetsartikelen wordt gesproken van gemeente, raad, college van burgemeester en wethouders respectievelijk burgemeester, dient daarvoor te worden gelezen: het streekarchief, algemeen bestuur, dagelijks bestuur, respectievelijk voorzitter.

HOOFDSTUK II: Het Openbaar Lichaam Artikel 2 1. Er is een openbaar lichaam, genaamd "Streekarchief Midden-Holland". 2. Het Streekarchief Midden-Holland is gevestigd te Gouda. Artikel 3 Het bestuur van het streekarchief bestaat uit: a. het algemeen bestuur; b. het dagelijks bestuur; c. de voorzitter.

HOOFDSTUK III: Doelstelling, taken en bevoegdheden Artikel 4 1. Het streekarchief heeft tot doel de uitvoering van de gemeentelijke taken voor de deelnemende gemeenten in het kader van de Archiefwet. 2. In het kader van deze taakopdracht draagt het streekarchief zorg voor onder andere: a. de aanstelling van een streekarchivaris, die voor de deelnemende gemeenten geldt als de gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet; b. het in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet; c. het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. het toezicht op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, die nog bij de deelnemende gemeente berusten; e. integraal digitaal informatiebeheer (duurzaamheid, betrouwbaarheid en veiligheid) in samenwerking met de deelnemers; f. de inrichting en het beheer van een studiezaal ter raadpleging van archiefbescheiden; g. het (interactief) betrekken van diverse publieksgroepen en (werk)gemeenschappen bij de lokale en regionale geschiedbeoefening en archiefbeheer; h. de mogelijkheid van hergebruik van informatie (open data) en inbedding van de (digitale) collectie in externe platforms. 3. De per gemeente te verrichten werkzaamheden worden jaarlijks vastgelegd in een werkprogramma, waarin opgenomen: a.

een basispakket, bestaande uit algemene collectieve taken en standaardtaken, gekoppeld aan het aantal strekkende meters dat is overgedragen; b. taken op verzoek van een deelnemende gemeente, die uitdrukkelijk niet voor alle 20240206 GR SAMH Geconsolideerd concept

2 van 17

4.

5.

6.

7.

gemeenten worden uitgevoerd. Ten behoeve van een adequate voorbereiding en uitvoering van de hiervoor bedoelde taken zijn aan het streekarchief bevoegdheden van regeling en bestuur inzake de eigen huishouding, toegekend binnen de grens van artikel 30 van de Wgr. Aan het streekarchief is, ten behoeve van de in het eerste lid genoemde doelstelling, de bevoegdheid toegekend een of meer rechtspersonen op te richten en/ of deel te nemen in een of meer bestaande dan wel te vormen rechtspersonen. Het streekarchief kan taken en opdrachten, anders dan bedoeld in het eerste lid, uitvoeren voor één of meerdere deelnemende gemeenten of externe opdrachtgevers als deze daarom verzoeken en voor zover: a. deze redelijkerwijs aansluiten bij de in het eerste lid genoemde taken en doelstelling en deze de daar genoemde taken en doelstelling niet belemmeren; b. deze worden uitgeoefend tegen minimaal kostendekkende tarieven; c. van de opdrachtgever een bijdrage wordt verlangd in alle kosten van het aangaan dan wel beëindigen van de taken; d. van de opdrachtgever wordt verlangd dat hij zich verbindt de taken af te nemen gedurende een minimumperiode, al dan niet met een nader te bepalen opzegtermijn.

Voor zover de diensten vallen binnen het kader van de in dit artikel vermelde taken, is het streekarchief tot een maximum van 20% van haar omzet bevoegd tot het verrichten van diensten voor andere publiekrechtelijke of overheidsgedomineerde privaatrechtelijke rechtspersonen. Met deze rechtspersonen en organisaties moeten dienstverleningsovereenkomsten afgesloten worden. Het dagelijks bestuur dient in te stemmen met een dergelijke dienstverleningsovereenkomst.

HOOFDSTUK IV: Het algemeen bestuur § 1. De samenstelling Artikel 5 Door de raad van elke deelnemende gemeente worden twee leden uit het college van burgemeester en wethouders of de raad aangewezen. Artikel 6 1. De raden wijzen zo mogelijk in de eerste vergadering van elke zittingsperiode de leden van het algemeen bestuur aan. 2. De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een tijdvak gelijk aan dat van de leden van de gemeenteraad. 3. Een lid van het algemeen bestuur treedt af wanneer: a. hij geen lid meer is van het college of de raad; b. hij als zodanig ontslag neemt; c. de raad die hem heeft aangewezen hem als zodanig ontslag verleent; d. de zittingsperiode van de raad eindigt. 4. Na het tussentijds ontstaan van een vacature in het algemeen bestuur wijst de betreffende raad in haar eerstvolgende vergadering een nieuw lid van het algemeen bestuur aan. 20240206 GR SAMH Geconsolideerd concept

3 van 17

5.

Van een aanwijzing tot lid van het algemeen bestuur geeft het college binnen een week kennis aan de voorzitter van het streekarchief

Artikel 7 Een lid van het algemeen bestuur kan niet tevens medewerker in dienst van of op grond van een overeenkomst van opdracht werkzaam zijn voor het streekarchief dan wel in dienst van een deelnemende gemeente. § 2. De bevoegdheden. Artikel 8 1. Alle bevoegdheden in het kader van de regeling, die niet aan het dagelijks bestuur, de voorzitter of de streekarchivaris zijn opgedragen, behoren aan het algemeen bestuur. 2. Bij de uitoefening van deze bevoegdheden zijn de bij de Gemeentewet voor de raad gestelde bepalingen zoveel mogelijk van toepassing. 3. Het algemeen bestuur kan besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zoals bedoeld in artikel 4, vijfde lid van deze regeling, dan wel het ontbinden daarvan of het beëindigen van deelname daaraan, voor zover dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. 4. Het besluit als bedoeld in het derde lid wordt niet genomen dan nadat aan de raden een ontwerpbesluit is toegezonden en deze in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen, overeenkomstig artikel 31a van de Wgr. 5.

Indien deze regeling of de WGR dat bepaalt, of indien het algemeen bestuur dat in voorkomende gevallen nodig acht, worden besluiten van het algemeen bestuur vooraf voor zienswijzen voorgelegd aan de gemeenteraden. § 3. De werkwijze. Artikel 9 1. Op het houden van de vergaderingen van het algemeen bestuur is artikel 22 van de Wgr van toepassing. 2. Het op grond van lid 1 door het algemeen bestuur vast te stellen reglement van orde wordt ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten. Artikel 10 1. Het aantal stemmen van een lid van het algemeen bestuur staat in relatie tot het aantal inwoners van de gemeente die hij vertegenwoordigt. Een lid uit een gemeenten tot en met 10.000 inwoners heeft twee stemmen. Op grond van iedere volgende 10.000 inwoners, of een gedeelte daarvan, beschikt het lid van een dergelijke gemeente steeds over één stem extra. 2. Voor het vaststellen van de aantallen inwoners worden steeds de meest recente door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari gehanteerd. 20240206 GR SAMH Geconsolideerd concept

4 van 17

HOOFDSTUK V: Het dagelijks bestuur § 1. De samenstelling. Artikel 11 Het dagelijks bestuur bestaat uit drie leden, die worden gekozen door en uit het algemeen bestuur. Artikel 12 1. De aanwijzing van de leden van het dagelijks bestuur vindt plaats in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling. 2. Een lid van het dagelijks bestuur treedt af wanneer: a. hij als zodanig ontslag neemt; b. het algemeen bestuur hem als zodanig ontslag verleent; c. hij ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn. 3. Een lid van het dagelijks bestuur dat ontslag neemt of moet aftreden overeenkomstig het in het tweede lid sub c. bepaalde, blijft zijn functie waarnemen, totdat onherroepelijk in zijn opvolging is voorzien. 4. Indien tussentijds een plaats in het dagelijks bestuur vacant komt en het openvallen van de plaats gaat gepaard met het openvallen van een plaats in het algemeen bestuur, dan stelt het algemeen bestuur het kiezen van een nieuw lid van het dagelijks bestuur uit, totdat de opengevallen plaats in het algemeen bestuur zal zijn bezet, doch voor niet langer dan drie maanden. § 2. De bevoegdheden Artikel 13 Aan het dagelijks bestuur van het streekarchief is opgedragen: a. het voorbereiden van hetgeen het algemeen bestuur ter overweging en beslissing moet worden voorgelegd; b. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur; c.

het toezicht op het beheer van de inkomsten en de uitgaven van het streekarchief; d. het toezicht op het beheer en het onderhoud van alle werken, inrichtingen en eigendommen van het streekarchief; e. het houden van toezicht op al hetgeen het streekarchief aangaat. § 3. De werkwijze Artikel 14 Het dagelijks bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast. Het reglement wordt aan het algemeen bestuur ter kennis gebracht.

HOOFDSTUK VI: Voorzitter en secretaris 20240206 GR SAMH Geconsolideerd concept

5 van 17

§ 1. De voorzitter Artikel 15 1. Het algemeen bestuur wijst in haar eerste vergadering in nieuwe samenstelling een van de drie in artikel 11 van deze regeling bedoelde leden van het dagelijks bestuur aan als voorzitter. 2. De voorzitter treedt af, wanneer a. hij als zodanig ontslag neemt; b. het algemeen bestuur hem als zodanig ontslag verleent; c. hij ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn. 3. De voorzitter die ontslag neemt of overeenkomstig het tweede lid sub c. moet aftreden, blijft zijn functie waarnemen, totdat onherroepelijk in zijn opvolging is voorzien. 4. Bij verhindering of ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door een ander lid van het dagelijks bestuur, aan te wijzen door het dagelijks bestuur. Artikel 16 1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 2. De voorzitter draagt er zorg voor dat de besluiten naar behoren worden uitgevoerd. 3. De voorzitter vertegenwoordigt het streekarchief in en buiten rechte. De voorzitter kan de vertegenwoordiging aan een door hem gemachtigde schriftelijk opdragen. 4.

Indien de voorzitter deel uitmaakt van het bestuur van een deelnemende gemeente die partij is in een geding of bij een buitengerechtelijke rechtshandeling, waarbij het streekarchief is betrokken, oefent één van de andere twee leden uit het dagelijks bestuur deze bevoegdheid uit, daartoe aangewezen door het dagelijks bestuur. § 2. De secretaris Artikel 17 1. De streekarchivaris wordt door het algemeen bestuur tevens aangewezen als secretaris van het algemeen en het dagelijks bestuur. 2. Het dagelijks bestuur benoemt op voordracht van de streekarchivaris een plaatsvervangend secretaris. 3. Artikel 103 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Artikel 18 1. Aan de secretaris van het streekarchief is opgedragen: a. het administratief voorbereiden en vastleggen van de vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur; b. het rapporteren over de uitvoering van de genomen besluiten; c. de uitvoering en bewaking van de procedurele verplichtingen die voortvloeien uit de gemeenschappelijke regeling. 2. De secretaris is bevoegd om deel te nemen aan de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur en aan eventuele commissievergaderingen. Hij heeft daarin een adviserende stem. 20240206 GR SAMH Geconsolideerd concept