Raadsvoorstel Wijziging Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Wijziging Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2023-036739

Auteur

Margot de Vaal +31793469642 M.M.de.Vaal@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Worp R.M.G.R. van de (Ronald)

Portefeuillehouder

Wethouder Weerwag

Medeverantwoordelijke(n)

Burgemeester Bezuijen

Uiterste behandeldatum (+ reden)

8 juli 2024 besluitvorming door de raad, zodat er voldoende tijd is om de nieuwe manier van vergoeden goed in te regelen en per 1 januari 2025 in werking te laten treden. Programma 6 Dienstverlening en samenspraak

Programma(s) Eerdere besluitvorming

Samenvatting

Raadsvoorstel 10 maart 2014: Wijziging Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden i.v.m. invoering van de werkkostenregeling Raadsvoorstel 19 februari 2015: Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2015 Raadsvoorstel 4 juli 2016 Wijziging Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2015 Raadsvoorstel 15 juli 2019: Nieuw Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Raadsvoorstel 1 november 2021: Wijziging verordening Rechtspositie Raads- en Commissieleden Raadsvoorstel 13 juni 2022: Verordening op de gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Kwaliteit, Zoetermeer 2022 Raadsmemo 5 oktober 2022: Vergoeding Commissie Ruimtelijke Kwaliteit In het tweede kwartaal van 2022 werd bekend dat de vergoeding van de leden van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit en de stadsbouwmeester (hierna: leden van de CRK) mogelijk niet voldeed aan de fiscale vereisten. Vervolgens was in september 2022 ook duidelijk dat de vergoeding van de leden van de CRK, meer specifiek de vergoeding per uur, incl BTW ook in strijd is met het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (hierna Rechtspositiebesluit). Met dit raadsvoorstel wordt een nieuwe vergoedingsregeling voor de commissiewerkzaamheden van de leden van de CRK aan de raad voorgelegd. Daarnaast zijn in dit voorstel drie andere wijzigingen van de Verordening meegenomen.

De eerste gaat over het aanpassen van artikel 3 van de Verordening, omdat de Gemeentewet is gewijzigd. De tweede wijziging gaat over het schrappen van het woord ‘Rekenkamercommissie’ uit artikel 6, lid 1 van de Verordening, omdat de vergoeding van de Rekenkamer in een andere verordening wordt geregeld. De derde gaat over het aanvullen van artikel 7, lid 2, omdat

ook de gemeente Zoetermeer de ICT-middelen niet allemaal hergebruikt en er onder politieke ambtsdragers soms een wens is de ICT-middelen na schoning over te nemen. Het raads- of commissielid dient dan wel een vergoeding voor het ICT-middel te betalen die gelijk is aan de resterende waarde van het ICT-middel in het economisch verkeer. Bijlagen

1. Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2024 2. Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2024 – Was-wordt lijst

datum print: donderdag 23 mei 2024

2

Raadsbesluit Raadsvoorstel Wijziging Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2023-036739 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 april 2024 besluit 1. De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2024 (bijlage 1) vast te stellen. 2. De opslagpercentages voor de in de tabel genoemde soorten vergaderingen van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit als volgt vast te stellen: Naam commissie Percentage lid Percentage voorzitter Commissie Ruimtelijke 514 662 Kwaliteit Erfgoedcommissie 193 248 Stadsbouwmeester 100 662 3. De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2021 in te trekken. 4. Over dit besluit geen participatie toe te passen, omdat het een interne organisatorische aangelegenheid betreft (artikel 1.2 lid 6 sub c Participatieverordening Zoetermeer 2022). 5. De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2024 na de bekendmaking daarvan per 1 januari 2025 in werking te laten treden. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken, omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 17 juni 2024 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 23 mei 2024

3

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding In het tweede kwartaal van 2022 werd bekend dat de vergoeding van de leden van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit en de stadsbouwmeester (hierna: leden van de CRK) mogelijk niet voldeed aan de fiscale vereisten. Vervolgens was in september 2022 ook duidelijk dat de vergoeding van de leden van de CRK, meer specifiek de vergoeding per uur, incl BTW ook in strijd is met het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (hierna Rechtspositiebesluit). In oktober 2022 heeft het college besloten de huidige vergoedingsregeling uit de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden (hierna Verordening) toe te passen totdat een nieuwe regeling in werking is getreden. De reden van dit collegebesluit was dat in 2022 de leden van de CRK geen vergoeding meer ontvingen voor verrichte werkzaamheden. De raad is via een memo over dit collegebesluit geïnformeerd. Omdat het lastig bleek te zijn om een oplossing te vinden, heeft het een tijd geduurd voordat een nieuwe regeling aan de raad kon worden voorgelegd. Echter, met dit raadsvoorstel wordt een nieuwe vergoedingsregeling voor de leden van de CRK aan de raad voorgelegd.Daarnaast zijn in dit voorstel drie andere wijzigingen van de Verordening meegenomen. Voor een overzicht van de voorgestelde wijzigingen van de Verordening wordt verwezen naar de Was-wordt lijst in bijlage 2.

Beoogd effect Het doel van dit voorstel is om de vergoeding van de leden van de CRK in lijn te brengen met de fiscale regelgeving en het Rechtspositiebesluit. En om tegelijkertijd de hoogte van de vergoeding aan te laten sluiten bij de bijzondere deskundigheid en zwaarte van de taken van de leden van de CRK, de arbeidsmarkt en het bestaande dienstverleningsniveau van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit. Daarnaast is het doel van dit voorstel om de Verordening in lijn te brengen met de Gemeentewet en de Verordening op de Rekenkamer gemeente Zoetermeer 2023. Tot slot is het doel van dit voorstel om de Verordening aan te laten sluiten bij de wens van politieke ambtsdragers om ICT-middelen na schoning over te nemen. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s 1. De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2024 (bijlage 1) vast te stellen; 2. De opslagpercentages voor de in de tabel genoemde soorten vergaderingen van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit als volgt vast te stellen: Naam commissie Percentage lid Percentage voorzitter Commissie Ruimtelijke 514 662 Kwaliteit Erfgoedcommissie 193 248 Stadsbouwmeester 100 662 3. De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2021 in te trekken; 4. Over dit besluit geen participatie toe te passen, omdat het een interne organisatorische aangelegenheid betreft (artikel 1.2 lid 6 sub c Participatieverordening Zoetermeer 2022); 5.

De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2024 na de bekendmaking daarvan per 1 januari 2025 in werking te laten treden.

datum print: donderdag 23 mei 2024

4

Argumenten 1.1 Artikel 3 van de Verordening over reis- en verblijfskosten van raads- en commissieleden is gewijzigd Omdat de Gemeentewet is gewijzigd, is artikel 3 in lijn met de nieuwste versie van de modelverordening Rechtspositie raads- en commissieleden van de VNG (versie 2024) aangepast. 1.2 Het woord ‘Rekenkamercommissie’ is uit artikel 6 lid 1 van de Verordening geschrapt De vergoeding van de leden van de Rekenkamer wordt geregeld in een aparte verordening voor de Rekenkamer. Te weten de Verordening op de Rekenkamer gemeente Zoetermeer 2023. Om die reden is het woord ‘Rekenkamercommissie’ uit artikel 6 lid 1 sub c van de Verordening gehaald. 1.3

De Verordening wordt in lijn gebracht met het Rechtspositiebesluit en met de fiscale regelgeving Artikel 6 lid 3 is aangepast. In plaats van een vergoeding per uur, ontvangen de leden van de CRK een vergoeding per vergadering voor de taken en werkzaamheden die staan in artikel 2 van de Verordening CRK, Zoetermeer 2022. Ook kunnen de leden van de CRK voor deze taken en werkzaamheden geen BTW meer in rekening brengen. 1.4

Artikel 7 lid 2 van de Verordening is aangevuld, omdat ICT-middelen niet allemaal hergebruikt worden en politieke ambtsdragers deze ICT-middelen soms over willen nemen Artikel 7 lid 2 van de Verordening is in lijn met de nieuwste versie van de modelverordening Rechtspositie raads- en commissieleden van de VNG (versie 2024) aangevuld. De reden hiervoor is dat ook de gemeente Zoetermeer de ICT-middelen niet allemaal hergebruikt en er onder politieke ambtsdragers soms een wens is de ICT-middelen na schoning over te nemen. Het raads- of commissielid dient dan wel een vergoeding voor het ICT-middel te betalen die gelijk is aan de resterende waarde van de het ICT-middel in het economisch verkeer. 1.5 Artikel 6 van de Verordening is duidelijker opgeschreven Artikel 6 leden 1, 2 en 4 zijn aangepast, zodat in één oogopslag duidelijk is welke percentages en regels voor welke commissie gelden. 2.1

De Verordening biedt in artikel 6 lid 1 de mogelijkheid om de vergoeding van commissieleden te verhogen met een standaard opslagpercentage in verband met bijzondere deskundigheid of zwaarte van de taak In artikel 6 van de Verordening is een verhoging van het presentiegeld voor een aantal commissies mogelijk gemaakt. De voorzitter van die commissies ontvangt 180% van het bedrag per bijgewoonde commissievergadering en een lid van een dergelijke commissie 150% of 100% van het bedrag per bijgewoonde commissievergadering. Het standaard opslagpercentage is mogelijk als het commissielid op grond van bijzondere beroepsmatige deskundigheid op het taakgebied van de commissie is aangetrokken en/of als het commissielid een vergoeding ontvangt die niet in redelijke verhouding staat tot de zwaarte van de taak en/of de omvang van de te verrichten arbeid. In het geval van de leden van de CRK zijn beide gronden van toepassing, terwijl al één van de gronden voldoende is om het standaard opslagpercentage van 150% voor de leden en 180% voor de voorzitter toe te passen. 2.2

De leden van de CRK zijn aangetrokken juist vanwege hun bijzondere beroepsmatige deskundigheid op het taakgebied van de commissie In artikel 3 van de Verordening CRK Zoetermeer 2022 is bepaald dat de leden van de CRK worden benoemd op grond van onder andere hun professionele deskundigheid. De disciplines die de leden in gezamenlijkheid vertegenwoordigen zijn: cultuurhistorie, bouw- en

datum print: donderdag 23 mei 2024

5

architectuurhistorie, restauratiearchitectuur, landschapsarchitectuur, stedenbouw en architectuur. 2.3

Een standaard vergoeding of een vergoeding van 150% voor de leden en 180% voor de voorzitter staat niet in een redelijke verhouding tot de zwaarte van de taak en/of de omvang van de door de leden van de CRK te verrichten arbeid De vergaderduur van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit is per commissievergadering langer (gemiddeld 6 uur) dan de vergaderduur van vergaderingen van andere commissies (gemiddeld 2,5 uur). Daarmee is de omvang van de taak aanmerkelijk groter dan de taak van de commissies die genoemd zijn in artikel 6 lid 1 sub c van de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2021. En deze commissieleden ontvangen veelal een vergoeding van 150%. De voorzitters ontvangen een vergoeding van 180% van de standaardvergoeding. Ook de zwaarte van de taak is groot, omdat een goede omgevingskwaliteit een maatschappelijke doel is van de Omgevingswet (zie artikel 1.3 Omgevingswet). De taak van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit, stadsbouwmeester en erfgoedcommissie is het adviseren van het gemeentelijke bestuur over een goede omgevingskwaliteit (zie artikel 2 lid 1 van de Verordening CRK Zoetermeer 2022). Tot slot wordt van de commissieleden niet alleen professionele deskundigheid gevraagd, maar ook dat zij maatschappelijke kennis en ervaring hebben, goede communicatieve vaardigheden en een constructieve houding (zie artikel 3 van de Verordening CRK Zoetermeer 2022).

Dit wordt gevraagd vanwege de benodigde onafhankelijke houding van de adviseurs ten opzichte van het ambtelijk apparaat en het bestuur. En dit wordt ook gevraagd van de commissieleden vanwege een dienstverlenende houding richting initiatiefnemers van ruimtelijke ontwikkelingen. 2.4 De hoogte van de vergoedingen sluit aan bij de hoogte van de vergoedingen in de markt Uit een rondvraag blijkt dat veel andere gemeenten nog per uur betalen voor deskundige advisering aan het bestuur over een goede omgevingskwaliteit: a. 59 gemeenten aangesloten bij Dorp, Stad en Land, waarvan velen in Zuid-Holland, betalen € 107,- per uur voor zowel de voorzitter als de overige leden. Voorbereidingstijd wordt betaald en reistijd is voor 50% uurtarief declarabel. Voorbeeld van gemeenten die bij Dorp, Stad en Land zijn aangesloten: Gouda, Leiden, Alphen aan de Rijn, LeidschendamVoorburg, Pijnacker-Nootdorp. b. van 17 andere gemeenten zijn recente gegevens ontvangen via de Federatie Ruimtelijke Kwaliteit: i. Voorzitter/stadsbouwmeester: Amsterdam betaald € 125,- voor de voorzitter. Amsterdam betaalt geen reistijdvergoeding, wel voorbereidingskosten/verslag maken van 2 uur per vergadering. Andere gemeenten die ook in deze orde van grootte zitten qua vergoeding per uur voor de voorzitter, betalen (in principe) geen voorbereidingstijd. Dit zijn Maastricht (€ 129,25) en Utrecht (€ 125,-). ii.

Voor de commissieleden betalen de meeste gemeenten meer dan € 100,- per uur. Echter de gemeenten Weert, Assen, Sittard-Geleen en Roermond betalen € 80,- tot € 90,per uur. Venray en Hilversum betalen € 100,- per uur. Als voor de vergelijking de voorgestelde opslagpercentages worden omgerekend naar een vergoeding per uur, dan ontvangen de leden van de CRK afgerond € 97,- per uur en de stadsbouwmeester afgerond € 125,- per uur. Bij die berekening wordt voor de vergadering van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit uitgaan van 8 uur in totaal. Dit is 6 uur voor de vergadering en 2 uur voor de voorbereiding en verslaglegging etc. 2.5

De hoogte van de voorgestelde vergoeding is vrijwel gelijk aan de vergoeding per uur die de leden van de CRK ontvingen op basis van artikel 6 lid 3 van de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2021 De leden van de CRK ontvangen nu € 97,- per uur en de stadsbouwmeester € 125,- per uur. Deze uurtarieven worden in ieder geval gehanteerd sinds 2019. datum print: donderdag 23 mei 2024

6

Het is van belang om de hoogte van de nieuwe vergoeding vrijwel gelijk te houden aan de vergoeding die de leden nu ontvangen. Daarmee wordt namelijk voorkomen dat de gemeente de volgende risico’s loopt: a. Afbreukrisico voor de continuïteit van de advisering over omgevingskwaliteit en advisering over erfgoed doordat de huidige leden van de CRK opzeggen. De benoemingstermijn van 5 van de 6 leden van de CRK (waaronder de stadsbouwmeester) eindigt in 2024. b. Afbreukrisico voor de kwaliteit van de adviseurs die in de toekomst geworven worden voor de CRK/als stadsbouwmeester. c. Aansprakelijkheidsrisico, als de hoogte van de nieuwe vergoeding niet vrijwel gelijk is aan de huidige vergoeding, dan kan een commissielid daartegenop komen. Om de vergoeding qua hoogte vrijwel gelijk te houden is bepaald dat de stadsbouwmeester alleen een vergoeding ontvangt voor een vergadering van de erfgoedcommissie als deze niet op dezelfde dag plaatsvindt als de vergadering van de stadsbouwmeester of de vergadering van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit. 3.1

De Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2021 vervalt niet van rechtswege Omdat de Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden 2021 niet automatisch vervalt, is het nodig om te besluiten dat deze verordening wordt ingetrokken. 4.1

Het betreft de hoogte van de vergoeding van de leden van de CRK en drie wetstechnische aanpassingen Er wordt op dit voorstel geen participatie toegepast, omdat dit voorstel over de hoogte van de vergoeding van de leden van de CRK gaat. De hoogte van vergoedingen voor commissiewerkzaamheden is een interne organisatorische aangelegenheid. Ook het overnemen van ICT-middelen door politieke ambtsdragers is een interne organisatorische aangelegenheid. Verder betreft het twee wetstechnische aanpassingen, vanwege een wijziging van de Gemeentewet en het in lijn brengen van de Verordening met de Verordening op de Rekenkamer gemeente Zoetermeer 2023. 5.1

De uitgestelde inwerkingtreding is nodig om na besluitvorming de nieuwe vergoeding administratief in te regelen in de systemen van de gemeente Zoetermeer en de leden van de CRK hierover vooraf te informeren Zoals in de inleiding aangegeven, ontvingen de leden van de CRK in 2022 geen vergoeding meer voor verrichte werkzaamheden. Daarnaast werd in 2022 een ander administratief systeem ingevoerd. Ook dit verliep bij de leden van de CRK helaas niet goed. Daarom wordt voldoende tijd genomen om het deze keer administratief goed in te regelen, de leden van de CRK daar vooraf over te informeren en gelegenheid te geven om af te stemmen met hun boekhouders/accountants en vragen te stellen aan de gemeente. Kanttekeningen 2.1 Beroep op gelijkheidsbeginsel door leden van andere commissies Er is een risico dat leden van andere commissies ook een hogere vergoeding wensen te ontvangen en daarvoor een beroep doen op het gelijkheidsbeginsel. Het gelijkheidsbeginsel verlangt dat gelijke gevallen gelijk worden behandeld. Door alle argumenten genoemd in 2.1 tot en met 2.5 is de kans echter klein dat een beroep op het gelijkheidsbeginsel zal slagen. Daarvoor is namelijk nodig dat op de leden van een andere commissie ook al deze argumenten van toepassing zijn en er dus sprake zou zijn van een gelijk geval.

Financiën De leden van de CRK ontvangen na de wijziging van de Verordening een vergoeding per vergadering die vergelijkbaar is met de vergoeding die zij op grond van de Verordening

datum print: donderdag 23 mei 2024

7

rechtspositie raads- en commissieleden 2021 ontvangen. Deze kosten worden gedekt uit het budget Kosten welstandszorg. Bij het inplannen van extra commissievergaderingen ten behoeve van een specifiek project, moeten de kosten die hieraan verbonden zijn gedekt worden vanuit een projectorganisatie. De projectorganisatie moet in dat geval voor het benodigde budget zorgdragen. Controleprotocol Regelgeving wordt, als deze financieel van aard en van voldoende belang is, opgenomen in het normen- en toetsingskader voor de accountantscontrole en de interne controle. De vaststelling, wijziging of intrekking van de regelgeving heeft gevolgen voor het controleprotocol. Na besluitvorming wordt het controleprotocol aangepast. Participatie en Communicatie Omdat het een interne aangelegenheid is, is geen participatie toegepast en is het besluit niet referendabel. Het besluit gaat namelijk over de hoogte van geldelijke vergoeding van leden van een gemeentelijke commissie. Daarnaast zijn in dit voorstel drie andere wijzigingen van de Verordening meegenomen, waarvan er twee wetstechnisch zijn en een gaat over het overnemen van ICT-middelen door politieke ambtsdragers (ook een interne aangelegenheid). De gewijzigde verordening zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt door publicatie in het Gemeenteblad.

Verder zullen de leden van de CRK tijdens een besloten deel van de vergadering van de CRK en via een brief worden geïnformeerd over de wijziging. De gewijzigde verordening treedt na bekendmaking per 1 januari 2025 in werking, zodat er voldoende tijd is om de leden van de CRK mee te nemen in de wijzigingen van hun vergoeding en de redenen daarvoor. Ook is deze tijd nodig om de wijziging aan de zijde van de gemeente op een duidelijke manier administratief in te regelen. Tot slot levert het minder administratie op bij zowel de gemeente als de leden van de CRK om de wijziging in de vergoeding van de leden van de CRK aan het begin van een heel boekjaar door te voeren. Duurzaamheid Niet van toepassing. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten De verordening wordt bekendgemaakt in het elektronische Gemeenteblad. Dit elektronische Gemeenteblad staat op de website www.overheid.nl. Deze website voldoet aan het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Rapportage en evaluatie Niet van toepassing. Planning Besluitvorming door college en raad over dit voorliggende voorstel om de Verordening te wijzigen Bekendmaken van de gewijzigde Verordening Informeren leden van de CRK en het beantwoorden van vragen van de leden van de CRK Administratief inregelen van de nieuwe wijze van de vergoeding Inwerkingtreding gewijzigde Verordening datum print: donderdag 23 mei 2024

juli 2024 juli 2024 september en oktober 2024 oktober, november, december 2024 1 januari 2025 8

datum print: donderdag 23 mei 2024

9