Raadsvoorstel Vaststelling fractievergoedingen 2023

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel Vaststelling fractievergoedingen 2023 2024-080220

Auteur

Willemke van Vaals +31793468092 W.I.van.Vaals@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

drs. R. Blokland MCM

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

8 juli 2024. Het is gebruikelijk dat de gemeenteraad de verantwoording van het vorige jaar vaststelt voor het zomerreces van het lopende jaar. n.v.t.

Eerdere besluitvorming

n.v.t.

Samenvatting

De fracties in de gemeenteraad ontvangen op grond van de ‘Verordening geldelijke tegemoetkoming aan fracties 2021’ jaarlijks een vergoeding voor de kosten die zij maken. De niet bestede vergoeding mag tot maximaal 30% worden gereserveerd voor het volgende jaar. Artikel 8 van deze verordening schrijft voor dat de fracties via een verslag aan de raad verantwoording afleggen over de besteding van de fractievergoeding. De verantwoording wordt integraal gecontroleerd via een interne controle.

Bijlagen

De raad wordt voorgesteld de fractievergoedingen voor 2023, de reserveringen voor 2024 en het (indien van toepassing) terug te storten bedrag per fractie in het kader van de vergoeding 2023 vast te stellen. 1. Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2023 2. Richtlijnen Seniorenconvent 13 mei 2019

Raadsbesluit Raadsvoorstel Vaststelling fractievergoedingen 2023 2024-080220 De raad van de gemeente Zoetermeer; besluit 1. De declarabele uitgaven over 2023, de hoogte van de reserve voor 2024 en het terug te storten bedrag per fractie in het kader van de fractievergoeding 2023 als volgt vast te stellen:

Partij

Reserve van 2022

Vergoeding 2023

Totaal beschikbaar 2023

CDA CU-SGP D66 FVD GroenLinks LHN PDvZ PvdA PVV SP VVD Zó! Zoetermeer Zoetermeer Vooruit

(A) € € € € € € € € € € € € €

(B) € € € € € € € € € € € € €

(C=A+B) € € € € € € € € € € € € €

1.841,25 1.755,00 2.013,75 2.143,13 2.272,50 773,58 1.698,59 1.711,88 2.358,75 1.318,58 1.256,51

6.100,00 6.100,00 6.700,00 5.500,00 7.300,00 7.900,00 7.300,00 6.700,00 6.100,00 6.100,00 7.900,00 6.700,00 6.700,00

7.941,25 7.855,00 8.713,75 5.500,00 9.443,13 10.172,50 8.073,58 6.700,00 7.798,59 7.811,88 10.258,75 8.018,58 7.956,51

reserve voor 2023 (max. 30% v.d. terug te storten declarabele uitgaven vergoeding 2022) n.a.v. 2023 E=C-D of max 30% (D) van B F=D-C+E € 4.206,87 € 1.830,00 € -1.904,38 € 6.738,40 € 1.116,60 € € 3.640,73 € 2.010,00 € -3.063,02 € 2.940,25 € 1.650,00 € -909,75 € 6.729,07 € 2.190,00 € -524,06 € 6.533,20 € 2.370,00 € -1.269,30 € 7.078,64 € 994,94 € € 5.878,62 € 821,38 € € 5.013,49 € 1.830,00 € -955,10 € 229,82 € 1.830,00 € -5.752,06 € 7.545,34 € 2.370,00 € -343,41 € 6.644,68 € 1.373,90 € € 5.937,72 € 2.010,00 € -8,79

2. De vier aanbevelingen genoemd in het Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2023 over te nemen. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 8 juli 2024 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 30 mei 2024

2

Toelichting Probleemstelling en kader De fracties in de gemeenteraad ontvangen op grond van de Verordening Geldelijke tegemoetkoming aan fracties 2021 jaarlijks een vergoeding voor de kosten die zij maken. De niet bestede vergoeding mag tot maximaal 30% worden gereserveerd voor het volgende jaar. De vergoeding is gebaseerd op een bedrag per fractie en een bedrag per raadslid in de fractie. De verordening regelt naast de toekenning en maximale reservering ook zaken waaraan de vergoeding wel of niet mag worden besteed en de wijze van verantwoorden. De fracties leggen over de besteding van het vorige boekjaar jaarlijks voor het zomerreces van het huidige boekjaar verantwoording af aan de gemeenteraad. Voorafgaand hieraan wordt de afrekening van elke fractie door een interne controleur van de afdeling Finance en Control gecontroleerd. De raad heeft op 21 maart 2011 besloten de afrekeningen uitsluitend via een interne controle te laten controleren. Vóór 2011 werden de controles uitgevoerd door de accountant. De volgende richtlijnen zijn elk jaar van toepassing: 1. Alle uitgaven moeten door middel van betalingsbewijzen worden aangetoond en alle betalingen dienen geautoriseerd te worden door de penningmeester d.m.v. een paraaf op de betalingsbewijzen. 2. Alle bankafschriften van het betreffende jaar moeten worden getoond, inclusief de begin- en eindsaldi.

Bij digitaal bankieren dient maandelijks een afdruk te worden gemaakt en door de penningmeester geparafeerd. 3. Indien betalingen niet rechtstreeks aan een leverancier worden gedaan maar via een ander fractielid, dan dient ook de betaling aan de leverancier door het desbetreffende fractielid te worden aangetoond. Omdat dit vaak lastig is, bijvoorbeeld bij contante betalingen, wordt gebruik gemaakt van een standaard declaratieformulier dat door declarant en penningmeester wordt getekend. 4. Betalingen dienen gedeclareerd te worden in het jaar, waarin de goederen of diensten zijn afgenomen. 5. Er mogen geen uitgaven worden gedaan buiten de bestedingsdoelen, zoals vastgelegd in de verordening en de lijst van wel en niet toegestane bestedingen van de fractievergoeding zoals goedgekeurd door het Seniorenconvent en vastgesteld in de raad van 13 mei 2019. Deze richtlijnen zijn als bijlage 2 aan dit raadsvoorstel toegevoegd1. 6. Het is van belang om een ordentelijke administratie van de uitgaven bij te houden. Dit scheelt veel werk bij de interne controle. De controle op de fractievergoedingen voor het jaar 2023 heeft plaatsgevonden en is afgerond. U vindt de observaties, conclusies en aanbevelingen in het Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2023 (bijlage 1).

De door de fracties ingediende declaraties zijn door de interne controleur getoetst aan de hand van de bovenstaande richtlijnen. Dit heeft in een aantal gevallen, na overleg met de betreffende penningmeester, geleid tot een aanpassing van de declaratie. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s De raad wordt voorgesteld de netto declarable uitgaven over 2023, de hoogte van de reserve voor 2024 en het terug te storten bedrag per fractie in het kader van de fractievergoeding 2023 vast te stellen conform de tabel in het raadsbesluit.

1 De raad heeft op 13 mei 2019 nadere richtlijnen voor de besteding van de fractievergoeding

vastgesteld. Deze richtlijnen worden gehanteerd vanaf de controle over 2018. Met deze richtlijnen wordt artikel 3 van de verordening nader uitgewerkt om houvast te bieden aan de penningmeesters.

datum print: donderdag 30 mei 2024

3

Naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle over 2023 zijn de volgende aanbevelingen geformuleerd: 1. De in de raad van 13 mei 2019 vastgestelde richtlijnen bij de besteding van de fractievergoedingen altijd als leidraad te nemen. 2. Bij twijfel over rechtmatigheid vóóraf per mail contact op te nemen met de griffie of de interne controleur. 3. Bankafschriften/bonnen/actuele overeenkomsten met fractieassistenten zorgvuldig te archiveren ten behoeve van de verantwoording. 4. De uitgaven te declareren waarvan de geleverde prestatie en/of de ontvangst van de goederen uitsluitend in het boekjaar van de afrekening vallen. Financiën Er zijn geen financiële consequenties, behalve de terugbetalingen die gedaan moeten worden. De penningmeesters van de fracties zullen voor de terugbetaling een betaalverzoek ontvangen nadat de raad de declarabele uitgaven voor 2023, de reserves voor 2024 en de terugbetalingen van de fractievergoedingen 2023 heeft vastgesteld. Controleprotocol n.v.t. Participatie en Communicatie n.v.t. Duurzaamheid n.v.t.

Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten n.v.t. Rapportage en evaluatie Ieder jaar wordt een Rapportage Interne Controle Fractievergoedingen opgesteld. Bij geconstanteerde gebreken zal gevraagd worden wat fracties gedaan hebben met de aanbevelingen.

datum print: donderdag 30 mei 2024

4