Raadsvoorstel - Vaststelling fractievergoedingen 2020

Raadsvoorstel Onderwerp

Raadsvoorstel vaststelling fractievergoeding 2020

Zaakid

0637712449

Auteur

F.J. Schreuder f.j.schreuder@zoetermeer.nl 06-14861771

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

Blokland MCM, drs. R.

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Uiterste behandeldatum (+ reden)

12 juli 2021 De raad stelt de fractievergoedingen van het vorige boekjaar (2020) en de reserveringen van het huidige boekjaar (2021) altijd voor het zomerreces vast. Programma 6 Dienstverlening en samenspraak

Programma(s) Eerdere besluitvorming Samenvatting

Bijlagen

N.v.t. De fracties in de gemeenteraad ontvangen op grond van de Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties jaarlijks een vergoeding voor de kosten die zij maken. De niet bestede vergoeding mag tot maximaal 30% worden gereserveerd voor het volgende jaar. Artikel 8 van deze verordening schrijft voor dat de fracties via een verslag aan de raad verantwoording afleggen over de besteding van de fractievergoeding. De verantwoording wordt integraal gecontroleerd via een interne controle. De raad wordt voorgesteld de fractievergoedingen voor 2020 en de reserveringen voor 2021 vast te stellen 1. Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2020 2. Richtlijnen bij de besteding van de fractievergoeding

Raadsbesluit 0637712449 Raadsvoorstel - Vaststelling fractievergoedingen 2020 De raad van de gemeente Zoetermeer; Besluit 1. de declarabele uitgaven over 2020, de hoogte van de reserve voor 2021 en het terug te storten bedrag per fractie in het kader van de fractievergoeding 2020 als volgt vast te stellen:

Partij

CDA CU-SGP D66 Fractie Van den Berg GroenLinks LHN PdvZ PvdA PVV SP VVD Zoetermeer Vooruit Zó! Zoetermeer

reserve voor 2021 (max. 30% v.d. terug te storten Reserve van 2019 Vergoeding 2020 Totaal beschikbaar 2020 declarabele uitgaven vergoeding 2020) n.a.v. 2020 E=C-D of max 30% (A) (B) (C=A+B) (D) van B F=D-C+E € 1.989,00 € 6.745,00 € 8.734,00 € 1.645,00 € 2.023,50 € -5.065,50 € 1.662,00 € 5.635,00 € 7.297,00 € 4.933,74 € 1.690,50 € -672,76 € 2.152,00 € 7.300,00 € 9.452,00 € 6.366,16 € 2.190,00 € -895,84 € 163,50 € 555,00 € 718,50 € 21,05 € 166,50 € -530,95 € 2.152,50 € 7.300,00 € 9.452,50 € 5.373,09 € 2.190,00 € -1.889,41 € 2.152,50 € 7.300,00 € 9.452,50 € 5.421,17 € 2.190,00 € -1.841,33 € 860,36 € 5.080,00 € 5.940,36 € 2.839,94 € 1.524,00 € -1.576,42 € 452,20 € 5.635,00 € 6.087,20 € 6.512,63 € - € € 38,79 € 5.635,00 € 5.673,79 € 5.396,75 € 277,04 € € 1.498,50 € 5.080,00 € 6.578,50 € 538,69 € 1.524,00 € -4.515,81 € 2.090,83 € 8.410,00 € 10.500,83 € 3.499,61 € 2.523,00 € -4.478,22 € 236,28 € 5.635,00 € 5.871,28 € 3.911,75 € 1.690,50 € -269,03 € 1.662,00 € 5.635,00 € 7.297,00 € 6.004,14 € 1.292,86 € -

2. de vijf aanbevelingen genoemd in het Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2020 over te nemen. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 12 juli 2021 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: dinsdag 15 juni 2021

2

Toelichting Probleemstelling en kader De fracties in de gemeenteraad ontvangen op grond van de Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties jaarlijks een vergoeding voor de kosten die zij maken. De niet bestede vergoeding mag tot maximaal 30% worden gereserveerd voor het volgende jaar. De vergoeding is gebaseerd op een bedrag per fractie en een bedrag per raadslid in de fractie. De verordening regelt naast de toekenning en maximale reservering ook zaken waaraan de vergoeding wel of niet mag worden besteed en de wijze van verantwoorden. De fracties leggen over de besteding van het vorige boekjaar jaarlijks voor het zomerreces van het huidige boekjaar verantwoording af aan de gemeenteraad. Voorafgaand hieraan wordt de afrekening van elke fractie door een interne controleur van Financiën en Control gecontroleerd. De raad heeft op 21 maart 2011 besloten de afrekeningen uitsluitend via een interne controle te laten controleren. Voor 2011 werden de controles uitgevoerd door de accountant. De volgende richtlijnen zijn elk jaar van toepassing: 1. Alle uitgaven moeten door middel van betalingsbewijzen worden aangetoond en alle betalingen dienen geautoriseerd te worden door de penningmeester d.m.v. een paraaf op de betalingsbewijzen. 2. Alle bankafschriften van het betreffende jaar moeten worden getoond, inclusief de begin- en eindsaldi.

Bij digitaal bankieren dient maandelijks een afdruk te worden gemaakt en door de penningmeester geparafeerd. 3. Indien betalingen niet rechtstreeks aan een leverancier worden gedaan maar via een ander fractielid, dan dient ook de betaling aan de leverancier door het desbetreffende fractielid te worden aangetoond. Omdat dit vaak lastig is, bijvoorbeeld bij contante betalingen, wordt gebruik gemaakt van een standaard declaratieformulier dat door declarant en penningmeester wordt getekend. 4. Betalingen dienen gedeclareerd te worden in het jaar, waarin de goederen of diensten zijn afgenomen. 5. Er mogen geen uitgaven worden gedaan buiten de bestedingsdoelen, zoals vastgelegd in de verordening en de lijst van wel en niet toegestane bestedingen van de fractievergoeding zoals goedgekeurd door het Seniorenconvent en vastgesteld in de raad van 13 mei 2019. Deze richtlijnen zijn als bijlage 2 aan dit raadsvoorstel toegevoegd.1 6. Het is van belang om een ordentelijke administratie van de uitgaven bij te houden. Dit scheelt veel werk bij de interne controle. De controle op de fractievergoedingen voor het jaar 2020 heeft plaatsgevonden en is afgerond. U vindt de observaties, conclusies en aanbevelingen in het Verslag Interne Controle Fractievergoedingen 2020 (bijlage 1). 1 De raad heeft op 13 mei 2019 nadere richtlijnen voor de besteding van de fractievergoeding vastgesteld. Deze

richtlijnen worden gehanteerd vanaf de controle over 2018. Met deze richtlijnen wordt artikel 3 van de verordening nader uitgewerkt om houvast te bieden aan de penningmeesters.

datum print: dinsdag 15 juni 2021

3

De door de fracties ingediende declaraties zijn door de interne controleur getoetst aan de hand van de bovenstaande zes richtlijnen. Dit heeft in een aantal gevallen, na overleg met de betreffende penningmeester, geleid tot een aanpassing van de declaratie. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s De raad wordt voorgesteld de netto declarabele uitgaven over 2020, de hoogte van de reserve voor 2021 en het terug te storten bedrag per fractie in het kader van de fractievergoeding 2020 vast te stellen conform de tabel in het raadsbesluit. Naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle over 2020 zijn de volgende aanbevelingen geformuleerd: 1. De in de raad van 13 mei 2019 vastgestelde richtlijnen bij de besteding van de fractievergoeding altijd als leidraad te nemen. 2. Bij twijfel over rechtmatigheid vóóraf contact op te nemen met de griffie of de interne controleur. 3. Bankafschriften/bonnen/actuele overeenkomsten met fractieassistenten zorgvuldig te archiveren ten behoeve van de verantwoording. 4. De uitgaven te declareren waarvan de geleverde prestatie en/of de ontvangst van de goederen uitsluitend in het boekjaar van de afrekening vallen. 5. Een zakelijke bankrekening op naam van de fractie te openen. Dit is in het kader van het waarborgen van de rechtmatige besteding van publieke gelden.

Het gebruiken van een particuliere rekening voor besteding van de fractievergoeding kan gepaard gaan met risico’s.

Financiën Er zijn geen financiële consequenties, behalve de terugbetalingen die gedaan moeten worden. De penningmeesters ontvangen hierover bericht. Controleprotocol N.V.T. Participatie en Communicatie N.V.T. Duurzaamheid N.V.T. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten N.V.T. Rapportage en evaluatie Ieder jaar wordt een Rapportage Interne controle fractievergoedingen opgesteld. Bij geconstateerde gebreken zal gevraagd worden wat fracties gedaan hebben met de aanbevelingen.

datum print: dinsdag 15 juni 2021

4