Raadsvoorstel stille studieruimte in Gymworld

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel stille studieruimte in Gymworld 2023-035534

Auteur

Robbert Westerveld +31793468291 R.Westerveld@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Worp R.M.G.R. van de (Ronald)

Portefeuillehouder

Wethouder Van der Meer

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

Programma 7 Inrichting van de stad

Eerdere besluitvorming

Motie 2211-68A Maak weer ruimte voor stille studieruimte

Samenvatting

Voor het beschikbaar stellen van stille studieruimte is ruimte gevonden binnen het gemeentelijk vastgoed. Het multifunctioneel sportcomplex Gymworld heeft 3 vergaderruimtes en een horecagelegenheid die ingezet kunnen worden als stille studieruimte. In dit raadsvoorstel wordt aan de raad voorgesteld om in te stemmen met het inzetten van deze ruimtes en budget beschikbaar te stellen voor het realiseren van stille studieruimtes.

Bijlagen

N.v.t.

Raadsbesluit Raadsvoorstel stille studieruimte in Gymworld 2023-035534 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 juni 2023 besluit 1. De drie vergaderruimtes van Gymworld voor de duur van een jaar voor 16 uur per week beschikbaar te stellen als stille studieruimte; 2. Na 9 maanden gebruik te evalueren en de gemeenteraad hier over te informeren; 3. Een budget van € 26.000 beschikbaar te stellen in 2023 voor het geschikt maken van vergaderruimte als stille studieruimte op programma 4 Vrije tijd; 4. Een budget beschikbaar te stellen voor het beheer van de stille studieruimtes van € 4.000 in 2023 en € 10.000 in 2024 op programma 4 Vrije tijd; 5. De beslispunten 3 en 4 ten laste van het budget ‘‘potje van de raad’’ te brengen; 6. De uit dit besluit voortvloeiende begrotingswijziging vast te stellen. 7. Motie 2211-68A ‘Maak weer ruimte voor stille studieruimte’ als afgedaan te beschouwen.

Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over onderdelen 1, 2 of 7 van dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 11 september 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Tijdens de raadsvergadering van 7 november 2022 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen waarin het college wordt verzocht om: - Binnen het gemeentelijke vastgoed of met economische partners (zoals DIF), middels een pilot één of meerdere geschikte ruimtes voor een langere periode beschikbaar te stellen als stille studieruimte en het gebruik na één jaar te evalueren; - De gemeenteraad te informeren over de resultaten voor 1 april 2023 Voor het beschikbaar stellen van stille studieruimte is ruimte gevonden binnen het gemeentelijk vastgoed. Het multifunctioneel sportcomplex Gymworld heeft 3 vergaderruimtes en een horecagelegenheid die ingezet kunnen worden als stille studieruimte. In deze 3 vergaderruimtes, bestaande uit 2 kleine en 1 grotere vergaderruimte, kunnen 20 studenten tegelijkertijd gebruik maken van stille studieruimte. Naast de stille studieruimte biedt de horecagelegenheid van Gymworld ruimte voor studenten om onderling te overleggen of te studeren. In dit voorstel is rekening gehouden met het gedurende 16 uur per week beschikbaar stellen van de stille ruimtes op 2 vaste avonden in de week van 18:00 tot 22:00 en een dag in het weekend van 09:00 tot 17:00. Dit voor de periode van 12 maanden, het gebruik zal na een periode van 9 maanden worden geëvalueerd.

Afhankelijk van deze evaluatie kan er na deze periode een voorstel worden ingediend voor het beschikbaar stellen van de stille studieruimte voor een langere periode. Investering De beoogde ruimtes in Gymworld zijn momenteel ingericht als vergaderruimte. Om deze ruimtes geschikt te maken voor het gebruik als stille studieruimte, zijn aanpassingen nodig. Deze aanpassingen zien met name toe op het beschikbaar stellen van een goede openbare draadloze internetverbinding. De kosten voor het aanpassen van de bestaande digitale infrastructuur bedragen eenmalig € 26.000 met een maandelijks abonnement bedrag van €210. Exploitatie Het beschikbaar stellen van de beoogde ruimtes vraagt om beheer, schoonmaak en toezicht. Om de kosten voor het beheer en toezicht te dekken is een bedrag van € 14.000 per jaar benodigd. Promotie Om het aanbieden van de stille studieruimte te promoten zal er een persbericht uitgaan en informatie op de website van de gemeente worden geplaatst. Beoogd effect Door de vergaderruimtes en horecagelegenheid van Gymworld in te zetten als stille studieruimte is er meer gelegenheid voor Zoetermeerse studenten om te kunnen studeren. De stille studieruimte is met name bedoeld voor studenten die thuis of op school niet de

3

mogelijkheid hebben om in rust te studeren. In de voorgestelde ruimtes kunnen ongeveer 20 studenten tegelijkertijd gebruik maken van een stille studieruimte gedurende 16 uur per week. De ruimtes zullen op 2 vaste avonden in de week van 18:00 tot 22:00 en een dag in het weekend van 09:00 tot 17:00 beschikbaar worden gesteld. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s 1. De drie vergaderruimtes van Gymworld voor de duur van een jaar voor 16 uur per week beschikbaar te stellen als stille studieruimte; 2. Na 9 maanden gebruik te evalueren en de gemeenteraad hier over te informeren; 3. Een budget van € 26.000 beschikbaar te stellen in 2023 voor het geschikt maken van vergaderruimte als stille studieruimte op programma 4 Vrije tijd; 4. Een budget beschikbaar te stellen voor het beheer van de stille studieruimtes van € 4.000 in 2023 en € 10.000 in 2024 op programma 4 Vrije tijd; 5. De beslispunten 3 en 4 ten laste van het budget ‘‘potje van de raad’’ te brengen; 6. De uit dit besluit voortvloeiende begrotingswijziging vast te stellen. 7. Motie 2211-68A ‘Maak weer ruimte voor stille studieruimte’ als afgedaan te beschouwen. Argumenten 1.1 Door het aanbieden van stille studieruimte in Gymworld wordt de accommodatie beter benut. De 3 vergaderruimtes van Gymworld worden momenteel verhuurd als ontmoetingsruimtes.

De ruimtes worden voornamelijk gebruikt als vergaderruimte voor de sportverenigingen in Gymworld. Er is nog ruimte in het verhuurrooster om 16 uur aan stille studieruimte aan te bieden, zonder dat dit de huidige activiteiten in de weg zit. 2.1 De verwachting is dat er behoefte is in de stad aan stille studieruimte, de omvang van de behoefte is nog niet bekend. Het voorstel is om de stille studieruimtes voor de duur van een 12 maanden aan te bieden. Na 9 maanden wordt het gebruik geëvalueerd en wordt de raad op de hoogte gebracht van deze evaluatie. 3.1 In een stille studieruimte is een goede internetverbinding nodig. De drie vergaderruimtes en de horecaruimte van Gymworld beschikken, net als de overige ontmoetingsruimtes van de gemeente, niet over draadloos internet. Voor studenten is een goede internetverbinding nodig om te kunnen studeren. 3.2 Het aanbrengen van openbaar draadloos internet vergroot de verhuurbaarheid van de vergaderruimtes in Gymworld voor andere doeleinden. De vergaderruimtes en de horecagelegenheid in Gymworld worden aantrekkelijker om te gebruiken. 4.1 Op het gebruik van de ruimtes zal gedurende openingstijden toezicht moeten worden gehouden, de voorzieningen dienen te worden beheerd en de ruimtes dienen schoon gehouden te worden. Om deze kosten te dekken is een jaarlijks bedrag van €14.000 nodig.

Kanttekeningen 1.1 Met het beschikbaar stellen van de ruimtes in Gymworld als stille studieruimte zijn deze ruimtes niet meer beschikbaar om verhuurd te worden voor andere doeleinden.

4

Momenteel is er ruimte in het rooster van de vergaderruimtes om deze voor 16 uur per week aan te bieden als stille studieruimte. Er is sprake van een theoretische inkomstenderving van 16 uur per week. Deze ruimte is hiermee dan niet meer beschikbaar voor verhuur. Financiën Aan het budget voor de exploitatie van Gymworld wordt eenmalig een bedrag toegevoegd van € 26.000 in 2023 om de kosten van functionele aanpassingen te dekken. Daarnaast wordt een bedrag toegevoegd van € 4.000 in 2023 en € 10.000 in 2024 voor beheer, schoonmaak en toezicht. De totale kosten worden gedekt uit het budget ‘potje van de raad’. Dit budget wordt belast voor een bedrag van € 30.000 in 2023 en € 10.000 in 2024. Controleprotocol •

Niet van toepassing.

Participatie en Communicatie Om het aanbieden van de stille studieruimte te promoten zal er een persbericht uitgaan en informatie op de website van de gemeente worden geplaatst. Duurzaamheid N.v.t. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Het gebouw Gymworld beschikt over een ITS-certificaat. De stille studieruimtes zijn toegankelijk. Rapportage en evaluatie Na 9 maanden gebruik zal een evaluatie plaatsvinden van het aanbieden van de stille studieruimte in Gymworld. Bij deze evaluatie zal aan studenten worden gevraagd naar de tevredenheid. Naast de tevredenheid zal ook de opkomst van het aantal studenten worden gemeten. Planning Na besluitvorming in september zullen de ruimtes geschikt gemaakt worden om aan te bieden als stille studieruimte. Hier is ongeveer 2 maanden voor nodig, de ruimtes kunnen dan vanaf 1 november in gebruik genomen worden.

5