Raadsvoorstel Participatieproces herziening evenementenbeleid

Raadsvoorstel Onderwerp

Participatieproces herziening evenementenbeleid

Zaakid

2022-056034

Auteur

Elles Dietz +31793468564 e.dietz@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

E.C.R.H. Eijkelberg

Portefeuillehouder

Wethouder Iedema

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden)

12 september 2022, dan kunnen de afspraken en bijeenkomsten met de stad tijdig worden ingepland om uiteindelijk het bestuurlijke besluitvormingsproces van het nieuwe beleid nog dit jaar te kunnen laten plaatsvinden. Bovendien moeten eventuele financiële consequenties van dit beleid mee in de begrotingsbesprekingen in november.

Programma(s)

Programma 4 Vrije tijd

Eerdere besluitvorming Samenvatting

Raadsvoorstel Nota actualisering evenementenbeleid Het evenementenbeleid van Zoetermeer dateert uit 2016. Hierin staat dat het beleid na vijf jaar geëvalueerd. Daarom startte de gemeente in december 2021 met de de evaluatie van het huidige evenementenbeleid. De conclusie van dit proces is dat het evaluatiebeleid geactualiseerd moet worden. In dit raadsvoorstel wordt een voorstel gedaan voor een participatieproces waarin wordt beschreven hoe de gemeente de bewoners, bezoekers en stakeholders hierbij gaat betrekken.

Bijlagen

1. Procesvoorstel actualisering evenementenbeleid 2022

Raadsbesluit Raadsvoorstel Participatieproces herziening evenementenbeleid 2022-056034 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 juli 2022 besluit 1. Het proces van de participatie voor de actualisering van het evenementenbeleid vast te stellen, zoals beschreven in het bijgaand procesvoorstel participatie. 2. Het niveau van participatie met de betrokken partijen zoals, evenementenorganisatoren, bewoners, detailhandel, horeca, politie, de toegankelijkheidsraad en overige stakeholders vast te stellen op consulteren. Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 12 september 2022 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 18 augustus 2022

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Periodiek dient het evenementenbeleid van de gemeente geëvalueerd en geactualiseerd te worden. Het toekomstige evenementenbeleid moet aansluiten op de actuele visie en beleidskaders van de gemeente, zoals bijvoorbeeld de visie Zoetermeer 2040, het nieuwe citymarketingbeleid met het strategisch canvas en de cultuurvisie 2030. De wensen van de bewoners en bezoekers veranderen in de loop der tijd. Maar ook veranderen de technische eisen die worden gesteld aan de evenementen, zoals geluid, belasting op flora en fauna, duurzaamheid en dierenwelzijn. Daarom is in december 2021 na een periode van vijf jaar gestart met het evalueren van het evenementenbeleid. Dit staat ook zo vermeld in het huidige evenementenbeleid. De opbrengsten van deze evaluatie geven aanleiding om het evenementenbeleid te actualiseren. Het proces van deze actualisering zal na vaststelling van het procesvoorstel participatie in samenspraak met evenementenorganisatoren, culturele instellingen, bewoners, bezoekers en ondernemers worden opgestart. De input van deze partijen is van groot belang omdat het succes van evenementen afhangt van de komst van deze bezoekers. Daarnaast moet er ten behoeve van een goed woonklimaat een goede balans zijn tussen leefbaarheid en levendigheid.

En tot slot streeft de gemeente Zoetermeer naar een gevarieerd aanbod van veilige evenementen dat past bij de identiteit van de stad. Beoogd effect Het doel van de participatie is om input te verkrijgen ten behoeve van de inhoud van het nieuwe beleid. Doordat er intensief gebruik wordt gemaakt van de input van betrokkenen en belanghebbenden wordt de kwaliteit en het draagvlak van het nieuwe beleid vergroot. Het toekomstige evenementenbeleid moet aansluiten op de actuele visie en beleidskaders van de gemeente, zoals bijvoorbeeld de visie Zoetermeer 2040, het nieuwe citymarketingbeleid met het strategisch canvas en de cultuurvisie 2030, de sportagenda en de cultuurvisie 2030. Het moet aansluiten op de wensen van de bewoners en bezoekers. Het beleid moet ervoor zorgen dat er een goede balans is tussen levendigheid en leefbaarheid. Tot slot moet het beleid ondernemers en organisatoren voldoende mogelijkheden bieden om evenementen te organiseren. Juist in de komende tijd, nadat de coronaeffecten (hopelijk) zijn afgenomen, is dit belangrijk.

Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Het voorstel is om het proces voor de aanpak van de participatie bij de actualisering van het evenementenbeleid vast te stellen, zoals beschreven in het bijgaand procesvoorstel participatie en het niveau van participatie met de betrokken partijen zoals, horeca, evenementenorganisatoren, bewoners, ondernemers, politie, de toegankelijkheidsraad en overige stakeholders vast te stellen op consulteren. Argumenten 1.1 De verschillende betrokken partijen hebben tegengestelde belangen. In dit traject zullen er tegengestelde belangen aan de orde zijn. Zo moet er altijd gezocht worden naar een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Bezoekers en organisatoren willen een evenement vaak zo expressief mogelijk maken. Echter dit verstoort in meer of mindere mate de rust van bewoners en/of de flora en fauna in de directe omgeving. Ook kan een groot evenement dat vele bezoekers trekt, een negatief effect hebben op de bereikbaarheid van een deel van de stad. Zo zijn er nog meer voorbeelden te noemen.

datum print: donderdag 18 augustus 2022

3

2.1 Partijen moeten worden geconsulteerd om hun belangen en suggesties op een juiste manier te kunnen afwegen en verwerken. Om een goed beeld te krijgen van de verschillende wensen van de verschillende doelgroepen, is het belangrijk om alle partijen te consulteren. Hierbij verzamelt de gemeente wensen en argumenten maar ook suggesties voor de inhoud. Op die manier kan de gemeente uiteindelijk een goede afweging maken bij de besluiten en ambities zoals die uiteindelijk in het nieuwe beleid zullen worden vastgelegd. Kanttekeningen 1.1 Een dergelijk participatieproces kost tijd en inzet. Zowel ambtelijk als van de deelnemers. Echter de opbrengst van die proces, zowel inhoudelijk als qua draagvlak, lijkt op te wegen tegen deze inspanning. Financiën Het participatieproces ten behoeve van de evaluatie en herziening van het evenementenbeleid zal binnen de bestaande middelen worden gerealiseerd. Controleprotocol Niet van toepassing. Participatie en Communicatie In bijgaand voorstel wordt volgens de richtlijnen van het participatiebeleid, op diverse momenten met belanghebbende stakeholders afgestemd over de toekomstige inhoud van de evenementennota. Ook zal de beoogde inhoud van de nota bij de diverse stakeholders worden teruggelegd voordat deze het bestuurlijke besluitvormingstraject in gaat.

Duurzaamheid In het evenementenbeleid kunnen aanbevelingen worden gedaan aan organisatoren ten aanzien van duurzaamheid. Hiervoor worden experts geraadpleegd en zal naar best practices in andere steden worden gekeken. Ook wordt bekeken of via subsidiëring een duurzame aanpak kan worden gestimuleerd. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Uiteraard is de toegankelijkheid van evenementen voor iedereen ontzettend belangrijk. Daarom wordt in deze participatieaanpak ook de toegankelijkheidsraad als belangrijke stakeholder betrokken. Tevens zullen evenementenorganisatoren en horecaondernemers worden geconsulteerd over dit onderwerp. Tot slot wordt ook gekeken naar goede suggesties uit andere gemeenten. Rapportage en evaluatie Het verslag van de participatie zal als bijlage bij het raadsvoorstel voor de vaststelling van de actualisatie van het evenementenbeleid aan de raad worden aangeboden. Planning November 2021/ maart 2022 April /mei Mei/juni* Juni/juli* Augustus September/oktober September/oktober/november November/dec

opstellen planning en proces en eerste interne raadpleging van de betrokken ambtenaren en portefeuillehouder; raadpleging externe partijen en opstellen evaluatierapport inhoudelijke afstemming portefeuillehouder opstellen en vaststellen procesvoorstel participatie onderzoeken trends, ontwikkelingen en best practices participatie opstellen nieuw beleid vaststellen beleid door college en aanbieden aan raad

datum print: donderdag 18 augustus 2022

4

*in de periode mei/juni zal er een hele maand capaciteit uitvallen in verband met feestdagen en verlof

datum print: donderdag 18 augustus 2022

5