Raadsvoorstel overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - oktober 2023

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding oktober 2023 2023-091567

Auteur

Mirjam Rutters +31793469931 M.Rutters@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Hoen C.F. 't (Carlijn)

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Medeverantwoordelijke(n)

Het college van B&W

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

Programma 6 Dienstverlening en samenspraak

Eerdere besluitvorming

Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2023

Samenvatting

Op grond van artikel 4:3 lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd.

Bijlagen

1 - Overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding is bekrachtigd in de periode 01/08/12 tot 01/09/23

Raadsbesluit Raadsvoorstel overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - oktober 2023 2023-091567 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 oktober 2023 besluit 1. De geheimhouding op de volgende documenten op te heffen: 1.1. Financiële onderbouwing eindresultaat uitplaatsing SBU. Bijlage bij raadsvoorstel 'Definitief besluit tot uitplaatsing van Stadsbeheer Uitvoering (SBU)' 1.2. Memo ‘Uitkomst art. 12 procedure’. 1.3. Raadsmemo ‘notitie grondexploitatie Plataanhout d.d. 16 juli 2018. 2. De geheimhouding op de volgende documenten op te heffen, met uitzondering van de naam van de betrokken personen en/of organisaties: 2.1. Memo ‘protocol maatschappelijke onrust’. 2.2. Memo ‘Grensoverschrijdend gedrag’. 2.3. Memo 'Raadplegingsfase speelautomatenhalvergunning', inclusief de twee bijlagen. 2.4. Memo ‘Drugsincident'. 2.5. Memo 'Ongewenst gedrag'. 2.6. Memo ‘Vervolgmemo drugsincident'. 2.7. Raadsmemo casus openbare orde, september 2021. 3. De documenten in het overzicht geheime stukken d.d. 2 oktober 2023 te handhaven. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat een andere dringende reden, namelijk (het opheffen van) geheimhouding, aanleiding is om geen referendum te houden. Dit besluit treedt in werking de dag na de vaststelling.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 27 november 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 26 oktober 2023

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Op grond van artikel 4:3 lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd. Volgens artikel 4:1 van dit protocol gebeurt het opheffen van geheimhouding door het bestuursorgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft oplegt dan wel bekrachtigd. Beoogd effect Een actueel overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding rust. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Voor de onderstaande documenten (geel gearceerd in het bijgevoegde overzicht) wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen: 1.1 Financiële onderbouwing eindresultaat uitplaatsing SBU. Bijlage bij raadsvoorstel 'Definitief besluit tot uitplaatsing van Stadsbeheer Uitvoering (SBU)' 1.2 Memo ‘Uitkomst art. 12 procedure’. 1.3 Raadsmemo ‘notitie grondexploitatie Plataanhout d.d. 16 juli 2018. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat: 1.1: er is geen sprake meer van concurrentiegevoeligheid. 1.2: de rechter heeft uitspraak gedaan in deze zaak. De gerechtelijke uitspraak is openbaar. 1.3: de grondexploitatie is afgesloten.

Voor het onderstaande documenten (oranje gearceerd in het bijgevoegde overzicht) wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen, met uitzondering van de naam van de betrokken personen en/of organisaties: 2.1 Memo ‘protocol maatschappelijke onrust’. 2.2 Memo ‘Grensoverschrijdend gedrag’. 2.3 Memo 'Raadplegingsfase speelautomatenhalvergunning', inclusief de twee bijlagen. 2.4 Memo ‘Drugsincident'. 2.5 Memo 'Ongewenst gedrag'. 2.6 Memo ‘Vervolgmemo drugsincident'. 2.7 Raadsmemo casus openbare orde, september 2021. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat: 2.1 t/m 2.7: met uitzondering van de naam van de betrokken personen en/of organisaties bevatten de memo’s geen privacygevoelige informatie. Door de geheimhouding te handhaven op de namen van de betrokken personen en/of organisaties blijft hun privacy gewaarborgd. Het voorstel is om de geheimhouding op de overige documenten in het overzicht geheime stukken d.d. 2 oktober 2023 te handhaven.

datum print: donderdag 26 oktober 2023

3

Argumenten 1.1 Verplichting op grond van artikel 4:3 van het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. Kanttekeningen Geen. Financiën De besluitvorming over het opheffen of handhaven van geheimhouding heeft geen financiële gevolgen. Controleprotocol Het controleprotocol is niet van toepassing op besluitvorming over de geheimhouding. Participatie en Communicatie De documenten waarvan de geheimhouding wordt opgeheven worden als openbaar document opnieuw geplaatst in het raadsinformatiesysteem. Duurzaamheid De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van duurzaamheid. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van toegankelijkheid. Rapportage en evaluatie Planning In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. Het volgende voorstel ontvangt de raad in maart 2024.

datum print: donderdag 26 oktober 2023

4