Raadsvoorstel - Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2021

Raadsvoorstel Onderwerp

Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2021

Zaakid

0637660888

Auteur

Mirjam Rutters 079 – 346.99.31 m.rutters@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

P.W. Verhoeven

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Medeverantwoordelijke(n)

Wethouder Rosier Wethouder Van Driel Wethouder Paalvast Wethouder Groeneveld Wethouder Ter Laak Wethouder Iedema

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s) Eerdere besluitvorming

Programma 6 Dienstverlening en samenspraak Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding – oktober 2020 Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2020

Samenvatting

Bijlagen

Op grond van artikel 4:3, lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd. 1. Overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding is bekrachtigd in de periode 01/08/12 tot 01/02/21

Raadsbesluit Raadsvoorstel overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding – maart 2021 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 januari 2021 besluit 1. De volgende documenten te schrappen in het overzicht geheime stukken d.d. 18 januari 2021 omdat de geheimhoudingstermijn is verlopen: 1.1. Raadsmemo ‘Culturele instelling’ d.d. 16 december 2019 1.2. Raadsmemo ‘Stand van zaken voortgezet onderwijs d.d. 29 januari 2020’ 1.3. Raadsmemo ‘Culturele instelling’ d.d. 20 april 2020 1.4. Gewijzigd raadsmemo ‘Stand van zaken voortgezet onderwijs d.d. 11 maart 2020’ 1.5. Raadsmemo ‘Stand van zaken voortgezet onderwijs mei 2020’ 1.6. Raadsmemo ‘Stand van zaken voorgezet onderwijs juli 2020’ 1.7. Raadsmemo ‘Vervolg culturele instelling d.d. 21 juli 2020’ 1.8. Raadsmemo ‘Wijzigingen verhuur Gymworld’ 1.9. Raadsmemo ‘Voortgang voorgezet onderwijs’ 1.10. Raadsmemo ‘Geheimhouding culturele instelling d.d. 5 november 2020’ 2. De geheimhouding op de overige documenten in het overzicht geheime stukken d.d. 18 januari 2021 te handhaven. 3. De geheimhoudingstermijn van de volgende documenten te wijzigen: 3.1. ‘Grondexploitatie Katwijkerlaantracé’ (geheimhouding door de raad bekrachtigd op 4 november 2013). De termijn wijzigt van ‘bepaalde tijd: 31-12-2020 (looptijd grondexploitatie)’ naar ‘totdat de grondexploitatie is afgesloten’. 3.2.

Raadsmemo ‘Bericht aan de aandeelhouders GEHEIM’ (geheimhouding door de raad bekrachtigd op 26 november 2018 en op 18 maart 2019 gewijzigd via raadsbesluit 0637399157). De termijn wijzigt van ‘Tot verkoop Eneco (naar verwachting eind 2019)’ naar ‘totdat de aandeelhouderscommissie heeft geadviseerd dat de geheimhouding kan worden opgeheven’. 3.3. Raadsmemo ‘Stand van zaken Eneco december 2018’ (geheimhouding door de raad bekrachtigd op 29 januari 2019). De termijn wijzigt van ‘Tot verkoop Eneco (naar verwachting eind 2019)’ naar ‘totdat de aandeelhouderscommissie heeft geadviseerd dat de geheimhouding kan worden opgeheven’. 4. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat een andere dringende reden, namelijk (het opheffen van) geheimhouding, aanleiding is om geen referendum te houden. Dit besluit treedt in werking de dag na de vaststelling. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 15 maart 2021 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Op grond van artikel 4:3, lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd. Volgens artikel 4:1 van dit protocol gebeurt het opheffen van geheimhouding door het bestuursorgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft oplegt dan wel bekrachtigd. Beoogd effect Een actueel overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding rust. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Met betrekking tot de onderstaande documenten (in geel aangegeven in het bijgevoegde overzicht) wordt voorgesteld de documenten te schrappen uit het overzicht omdat de geheimhoudingstermijn is verlopen. 1.1. Raadsmemo ‘Culturele instelling’ d.d. 16 december 2019 1.2. Raadsmemo ‘Stand van zaken voortgezet onderwijs d.d. 29 januari 2020’ 1.3. Raadsmemo ‘Culturele instelling’ d.d. 20 april 2020 1.4. Gewijzigd raadsmemo ‘Stand van zaken voortgezet onderwijs d.d. 11 maart 2020’ 1.5. Raadsmemo ‘Stand van zaken voortgezet onderwijs mei 2020’ 1.6. Raadsmemo ‘Stand van zaken voorgezet onderwijs juli 2020’ 1.7. Raadsmemo ‘Vervolg culturele instelling d.d. 21 juli 2020’ 1.8. Raadsmemo ‘Wijzigingen verhuur Gymworld’ 1.9. Raadsmemo ‘Voortgang voorgezet onderwijs’ 1.10.

Raadsmemo ‘Geheimhouding culturele instelling d.d. 5 november 2020’ 2.1. Voor de overige documenten is het voorstel de geheimhouding te handhaven. Voor de onderstaande documenten (in oranje aangegeven in het bijgevoegde overzicht) wordt voorgesteld de geheimhoudingstermijn te wijzigen: 3.1. ‘Grondexploitatie Katwijkerlaantracé’ (geheimhouding door de raad bekrachtigd op 4 november 2013). De termijn wijzigt van ‘bepaalde tijd: 31-12-2020 (looptijd grondexploitatie)’ naar ‘totdat de grondexploitatie is afgesloten’. 3.2. Raadsmemo ‘Bericht aan de aandeelhouders GEHEIM’ (geheimhouding door de raad bekrachtigd op 26 november 2018 en op 18 maart 2019 gewijzigd via raadsbesluit 0637399157). De termijn wijzigt van ‘Tot verkoop Eneco (naar verwachting eind 2019)’ naar ‘totdat de aandeelhouderscommissie heeft geadviseerd dat de geheimhouding kan worden opgeheven’. 3.3. Raadsmemo ‘Stand van zaken Eneco december 2018’ (geheimhouding door de raad bekrachtigd op 29 januari 2019). De termijn wijzigt van ‘Tot verkoop Eneco (naar verwachting eind 2019)’ naar ‘totdat de aandeelhouderscommissie heeft geadviseerd dat de geheimhouding kan worden opgeheven’. Argumenten 1.1. De geheimhoudingstermijn is verlopen op 31 december 2020 1.2. De geheimhoudingstermijn is verlopen op 1 oktober 2020 1.3. De geheimhoudingstermijn is verlopen op 31 december 2020 1.4.

De geheimhoudingstermijn is verlopen op 1 oktober 2020 1.5. De geheimhoudingstermijn is verlopen op 1 oktober 2020 1.6. De geheimhoudingstermijn is verlopen op 1 oktober 2020 1.7. De geheimhoudingstermijn is verlopen op 31 december 2020 3

1.8. 1.9. 1.10.

De geheimhoudingstermijn is verlopen op 21 september 2020 De geheimhoudingstermijn is verlopen op 1 oktober 2020 De geheimhoudingstermijn is verlopen op 31 december 2020

2.1.

Verplichting op grond van artikel 4:3 van het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. 3.1. Geheimhoudingstermijn aanpassen aan looptijd grondexploitatie De verwachting was dat de grondexploitatie Katwijkerlaantracé eind 2020 afgesloten zou worden. De grondexploitatie is echter nog niet afgesloten en dus kan de geheimhouding op de grondexploitatie nog niet opgeheven worden. 3.2. en 3.3. Afwachten onderzoek aandeelhouderscommissie over opheffen geheimhouding stukken Eneco Alle 44 aandeelhoudende gemeenten hebben destijds geheimhouding op deze documenten opgelegd. De aandeelhouderscommissie onderzoekt of de geheimhouding op de documenten door de gemeenten opgeheven kan worden en zal de gemeenten daarover adviseren. Indien de gemeente Zoetermeer eenzijdig de geheimhouding op de betreffende documenten opheft, kan dit de financiële belangen van de andere 43 gemeenten schaden. Kanttekeningen Geen. Financiën De besluitvorming over het opheffen of handhaven van geheimhouding heeft geen financiële gevolgen. Controleprotocol Het controleprotocol is niet van toepassing op besluitvorming over de geheimhouding.

Samenspraak en Communicatie De documenten waarvan de geheimhouding wordt opgeheven worden als openbaar document opnieuw geplaatst in het raadsinformatiesysteem. Duurzaamheid De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van duurzaamheid. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van toegankelijkheid. Rapportage en evaluatie Planning In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2019 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. Het volgende voorstel ontvangt de raad in oktober 2021.

4