Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2023

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding maart 2023 2023-014820

Auteur

Mirjam Rutters +31793469931 M.Rutters@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Hoen C.F. 't (Carlijn)

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Medeverantwoordelijke(n)

Het college van B&W

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

Programma 6 Dienstverlening en samenspraak

Eerdere besluitvorming

Document Zoetermeer - Raadsbesluit Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2022 - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl)

Samenvatting

Op grond van artikel 4:3 lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd.

Bijlagen

1 - Overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding is bekrachtigd in de periode 01/08/12 tot 01/03/23

Raadsbesluit Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2023 2023-014820 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 maart 2023 besluit 1. De geheimhouding op de volgende documenten op te heffen: 1.1. ‘Evaluatie aankoop strategie plan 2012 incl. bijlagen’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.2. ‘Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2013 incl. bijlagen d.d. 8 april 2014’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.3. ‘Memo upgrade Stadshart’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat de onderhandelingen zijn afgerond en het project is uitgevoerd. 1.4. ‘Memo Stadshart juni 2015’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat de onderhandelingen zijn afgerond en het project is uitgevoerd. 1.5. ‘Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2014 inclusief bijlagen’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.6. ‘B&W voorstel "Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2015 inclusief bijlagen’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.7. ‘Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2016 incl. bijlagen’.

De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.8. 'Bijlage 1 - notitie grondexploitatie Toverberg' behorende bij raadsvoorstel ‘Woningbouw ontwikkeling Toverberg’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat de grondexploitatie is afgesloten. 2. Het volgende document te schrappen uit het overzicht geheime stukken omdat de geheimhouding is opgeheven op 20 februari 2023 via raadsbesluit 2023-008565: 2.1. ‘Raadsmemo Het Keerpunt gevolgen inflatie d.d. 29 november 2022’ 3. De geheimhoudingstermijn van de volgende documenten in het overzicht te wijzigen: 3.1. ‘Memo stand van zaken Rokkeveenseweg per november 2014’. De termijn wordt: voor onbepaalde tijd. 3.2. ‘Toelichting grondexploitatie en risicoanalyse GR Bleizo per 1-1-2018’. De termijn wordt: Vanaf 19 april 2018 tot het eind van de looptijd van de grondexploitatie. 3.3. 'Toelichting grondexploitatie en risicoanalyse Bedrijvenschap Hoefweg per 1-1-2018'. De termijn wordt: Vanaf 19 april 2018 tot het eind van de looptijd van de grondexploitatie. 3.4. ‘Toelichting op de grondexploitatie en risicoanalyse Gemeenschappelijke Regeling Bleizo per 1-1-2019’. De termijn wordt: Vanaf 16 april 2019 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie. 3.5. ‘Toelichting op de grondexploitatie en risicoanalyse Bedrijvenschap Hoefweg per 1-12019’.

De termijn wordt: Vanaf 16 april 2019 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie.

2

3.6. ‘Toelichting op de grondexploitatie en risicoanalyse Bedrijvenschap Hoefweg per 1-12020’. De termijn wordt: Vanaf 20 april 2020 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie. 3.7. ‘Bijlage 2 bij het raadsmemo Halfjaarrapportages GR Bleizo en Bedrijvenschap Hoefweg’. De termijn wordt: Vanaf 16 februari 2021 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie voor Hoefweg. 3.8. Bijlagen 1 (Halfjaarrapportage Bedrijvenschap Hoefweg 1-7-2021) en 2 (Halflaarrapportage GR Bleizo 1-7-2021) bij raadsmemo Halfjaarrapportages van GR Bleizo en Bedrijvenschap Hoefweg. De termijn wordt: Vanaf 5 oktober 2021 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie. 4. De geheimhouding op de overige documenten in het overzicht geheime stukken d.d. 9 maart 2023 te handhaven 5. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat een andere dringende reden, namelijk (het opheffen van) geheimhouding, aanleiding is om geen referendum te houden. Dit besluit treedt in werking de dag na de vaststelling.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 15 mei 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

3

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Op grond van artikel 4:3 lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd. Volgens artikel 4:1 van dit protocol gebeurt het opheffen van geheimhouding door het bestuursorgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft oplegt dan wel bekrachtigd. Beoogd effect Een actueel overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding rust. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Met betrekking tot het onderstaande document (geel gearceerd in het bijgevoegde overzicht) wordt voorgesteld de geheimhouding op te heffen: 1.1 ‘Evaluatie aankoop strategie plan 2012 incl. bijlagen’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.2 ‘Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2013 incl. bijlagen d.d. 8 april 2014’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.3 ‘Memo upgrade Stadshart’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat de onderhandelingen zijn afgerond en het project is uitgevoerd. 1.4 ‘Memo Stadshart juni 2015’.

De geheimhouding kan worden opgeheven omdat de onderhandelingen zijn afgerond en het project is uitgevoerd. 1.5 ‘Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2014 inclusief bijlagen’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.6 ‘B&W voorstel "Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2015 inclusief bijlagen’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.7 ‘Evaluatie Aankoop Strategie Plan 2016 incl. bijlagen’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat het aankoop strategie plan niet meer gebruikt wordt voor strategische aankopen. 1.8 'Bijlage 1 - notitie grondexploitatie Toverberg' behorende bij raadsvoorstel ‘Woningbouw ontwikkeling Toverberg’. De geheimhouding kan worden opgeheven omdat de grondexploitatie is afgesloten. Het volgende document (# 134 in het bijgevoegde overzicht) te schrappen uit het overzicht geheime stukken omdat de geheimhouding is opgeheven op 20 februari 2023 via raadsbesluit 2023-008595: 2.1 Raadsmemo Het Keerpunt gevolgen inflatie d.d. 29 november 2022’ De geheimhouding van de volgende documenten (oranje gearceerd in het bijgevoegde overzicht) te wijzigen: 3.1 ‘Memo stand van zaken Rokkeveenseweg per november 2014’. De termijn wordt: voor onbepaalde tijd.

4

3.2 ‘Toelichting grondexploitatie en risicoanalyse GR Bleizo per 1-1-2018’. De termijn wordt: Vanaf 19 april 2018 tot het eind van de looptijd van de grondexploitatie. 3.3 'Toelichting grondexploitatie en risicoanalyse Bedrijvenschap Hoefweg per 1-1-2018'. De termijn wordt: Vanaf 19 april 2018 tot het eind van de looptijd van de grondexploitatie. 3.4 ‘Toelichting op de grondexploitatie en risicoanalyse Gemeenschappelijke Regeling Bleizo per 1-1-2019’. De termijn wordt: Vanaf 16 april 2019 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie. 3.5 ‘Toelichting op de grondexploitatie en risicoanalyse Bedrijvenschap Hoefweg per 1-1-2019’. De termijn wordt: Vanaf 16 april 2019 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie. 3.6 ‘Toelichting op de grondexploitatie en risicoanalyse Bedrijvenschap Hoefweg per 1-1-2020’. De termijn wordt: Vanaf 20 april 2020 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie. 3.7 ‘Bijlage 2 bij het raadsmemo Halfjaarrapportages GR Bleizo en Bedrijvenschap Hoefweg’. De termijn wordt: Vanaf 16 februari 2021 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie voor Hoefweg. 3.8 Bijlagen 1 (Halfjaarrapportage Bedrijvenschap Hoefweg 1-7-2021) en 2 (Halfjaarrapportage GR Bleizo 1-7-2021) bij raadsmemo Halfjaarrapportages van GR Bleizo en Bedrijvenschap Hoefweg.

De termijn wordt: Vanaf 5 oktober 2021 tot het einde van de looptijd van de grondexploitatie. 4. De geheimhouding op de overige documenten in het overzicht geheime stukken d.d. 9 maart 2023 te handhaven.

Argumenten 1.1 Verplichting op grond van artikel 4:3 van het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. 3.2 t/m 3.8 Consistentie eindjaar grondexploitatie Het eindjaar van de grondexploitaties voor Bleizo en Hoefweg is waar nodig in de geheimhoudingstermijn aangepast omdat niet overal hetzelfde eindjaar werd gehanteerd. De grondexploitatie Bleizo wordt naar verwachting in 2033 afgesloten en de grondexploitatie Hoefweg in 2024. Kanttekeningen Geen. Financiën De besluitvorming over het opheffen of handhaven van geheimhouding heeft geen financiële gevolgen.

5

Controleprotocol Het controleprotocol is niet van toepassing op besluitvorming over de geheimhouding. Participatie en Communicatie De documenten waarvan de geheimhouding wordt opgeheven worden als openbaar document opnieuw geplaatst in het raadsinformatiesysteem. Duurzaamheid De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van duurzaamheid. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van toegankelijkheid. Rapportage en evaluatie Planning In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. Het volgende voorstel ontvangt de raad in oktober 2023.

6