Raadsvoorstel overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2024

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2024 2024-021137

Auteur

Mirjam Rutters +31793469931 M.Rutters@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Hoen C.F. 't (Carlijn)

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

Programma 6 Dienstverlening en samenspraak

Eerdere besluitvorming

Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding – oktober 2023 d.d. 27 november 2023

Samenvatting

Op grond van artikel 4:3, lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd.

Bijlagen

1. Overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding is bekrachtigd in de periode 01/08/12 tot 01/03/24

Raadsbesluit Raadsvoorstel Overzicht geheime stukken en besluit geheimhouding - maart 2024 2024-021137 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 maart 2024 besluit 1. De geheimhouding op de volgende documenten op te heffen: 1.1 Bijlage bij rapport ‘Globale GREX Amerikaweg (behorende bij advies Gebiedsontwikkeling Amerikaweg)’ 2. De geheimhoudingstermijn van de volgende documenten te wijzigen: 2.1 ‘Bijlage 1 - rapport herziening grondexploitatie Cadenza 2’ en ‘Bijlage 2 - geheime bijlage bij raadsvoorstel herziening grondexploitatie Cadenza 2’.

De termijn wordt: Vanaf 9 april 2019 gedurende de looptijd van het project (ultimo 31-12-2026) 2.2 Gewijzigde ‘Bijlage 1 - rapport herziening grondexploitatie Cadenza 2’ De termijn wordt: Vanaf 9 april 2019 gedurende de looptijd van het project (ultimo 31-12-2026) 2.3 ‘Hoofdstuk 2 van het raadsmemo 'geheim memo Cadenza 2’ De termijn wordt: Vanaf 3 juni 2019 gedurende de looptijd van het project (ultimo 31-12-2026) 2.4 Bijlagen 2 (Grondexploitatie Markt 10), 4 (Globale kostenraming behorende bij de notitie Toetsing haalbaarheid parkeergarage Markt), 6 (Investeringsraming parkeergarage Markt behorende bij financiële waardering parkeergarage) en 9 (Financieel overzicht meerjarige exploitatie parkeergarage) bij raadsvoorstel 'Business case Markt 10' De termijn wordt: Vanaf 19 mei 2020 totdat de aanbesteding is afgerond (31-12-2025) 3. De geheimhouding op de overige documenten in het overzicht geheime stukken te handhaven. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat een andere dringende reden, namelijk (het opheffen van) geheimhouding, aanleiding is om geen referendum te houden. Dit besluit treedt in werking de dag na de vaststelling.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 22 april 2024 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Op grond van artikel 4:3 lid 3 van het Procotol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 wordt er twee keer per jaar een voorstel aan de raad voorgelegd over het al dan niet handhaven van de geheimhouding op bestuurlijke stukken die eerder door de raad is bekrachtigd. Volgens artikel 4:1 van dit protocol gebeurt het opheffen van geheimhouding door het bestuursorgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft oplegt dan wel bekrachtigd. Beoogd effect Een actueel overzicht van bestuurlijke stukken waarop geheimhouding rust. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Argumenten 1.1 Verplichting op grond van artikel 4:3 van het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. 1.2 Het project Amerikaweg is inmiddels afgerond Geheimhouding is niet langer nodig doordat het project is afgesloten. 2.1 t/m 2.3 De looptijd van het project Cadenza 2 is verschoven De geheimhoudingstermijn van de documenten over Cadenza 2 moet worden aangepast, omdat het einde van de looptijd van het project verschuift van 2023 naar 2026.

2.4 De aanbesteding moet opnieuw plaatsvinden De geheimhoudingstermijn van het document over Markt 10 moet worden aangepast omdat er een nieuw aanbestedingstraject doorlopen moet worden. 3.1 Voor de overige stukken is geheimhouding nog steeds nodig De andere documenten zijn gecontroleerd en de geheimhouding is nog steeds cruciaal. Kanttekeningen Geen. Financiën De besluitvorming over het opheffen of handhaven van geheimhouding heeft geen financiële gevolgen. Controleprotocol Het controleprotocol is niet van toepassing op besluitvorming over de geheimhouding. Participatie en Communicatie De documenten waarvan de geheimhouding wordt opgeheven worden als openbaar document opnieuw geplaatst in het raadsinformatiesysteem.

3

Duurzaamheid De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van duurzaamheid. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten De besluitvorming over de geheimhouding heeft geen gevolgen op het gebied van toegankelijkheid. Rapportage en evaluatie Planning In het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2021 is vastgelegd dat de raad twee keer per jaar een voorstel ontvangt om te besluiten over het handhaven of opheffen van de geheimhouding op documenten die eerder door de raad is bekrachtigd. Het volgende voorstel ontvangt de raad in oktober 2024.

4