Raadsvoorstel Jaarstukken 2023

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Jaarstukken 2023 2024-048314

Auteur

Esmeralda Walden +31793469401 E.M.Walden@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Pol R. van der (Reinier)

Portefeuillehouder

Wethouder Iedema

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s) Eerdere besluitvorming Samenvatting

Bijlagen

17 juni, om de uitkomsten van de jaarstukken mee te kunnen nemen in het voorjaarsdebat. Daarnaast moeten de jaarstukken (inclusief controleverklaring van de accountant) uiterlijk 15 juli bij de provincie zijn ingediend. Alle

Conform art. 197 van de Gemeentewet legt het college met de jaarstukken 2023 verantwoording af aan de raad over het gevoerde bestuur van het voorbije jaar. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn samengevoegd in één document: de jaarstukken. Naast het vaststellen van de jaarstukken en het resultaat 2023 zijn de voorstellen voor resultaatbestemming en -dekking en budgetoverheveling meegenomen bij de Perspectiefnota. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Jaarstukken 2023 Producten en prestaties 213a onderzoek evaluatie dienstverlening Zoetermeer Raadsmemo aanbieding jaarstukken Concept accountantsverslag Collegereactie concept accountantsverslag

Raadsbesluit Raadsvoorstel Jaarstukken 2023 2024-048314 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 april 2024 besluit 1. De jaarstukken 2023 onder voorbehoud van een goedkeurende controleverklaring vast te stellen 2. Het batig saldo van € 10.228.479,- toe te voegen aan de Vrij inzetbare reserve 3. Bij de Perspectiefnota het resultaat te bestemmen Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken, omdat het de vaststelling van de rekening betreft. Dit besluit treedt in werking de dag na de bekendmaking daarvan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 17 juni 2024 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Met het aanbieden van de jaarstukken legt het college verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur over het voorbije jaar. De jaarstukken vormen het laatste onderdeel van de jaarlijkse planning- en controlcyclus. Deze verantwoording volgt op eerdere tussentijdse verantwoordingen op hoofdlijnen in de Tussenberichten. De jaarstukken bestaan uit: • Het jaarverslag • De jaarrekening • De verslagen van het onderzoek evaluatie dienstverlening Zoetermeer (213aonderzoeken, Gemeentewet artikel 197) De formele grondslag voor de jaarstukken ligt vast in de Gemeentewet. Naast de Gemeentewet schrijft het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor een groot aantal onderdelen de inhoud van de jaarstukken –en dan met name het onderdeel jaarrekening– voor. De jaarstukken zijn als bijlage bij dit voorstel gevoegd. In 2023 heeft het college één onderzoek (evaluatie dienstverlening Zoetermeer) ex art 213a Gemeentewet uitgevoerd. Rapporten van onderzoeken ex artikel 213a maken verplicht onderdeel uit van de jaarstukken. De rapporten zijn als aparte bijlage aan de jaarstukken toegevoegd. De jaarstukken zijn via het digitaal portaal te lezen. Het adres voor de website/digitaal portaal is: https://zoetermeer.begrotingsapp.nl/ Nieuw in 2023 Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is d.d.

27 september 2022 aangenomen in de Eerste Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van deze wetswijziging en dat betekent dat met ingang van het verslagjaar 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening. Het college legt daarmee verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de organisatie. De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. In deze verantwoording zijn de geconstateerde afwijkingen opgenomen. Afwijkingen betreft posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen en posten waarbij een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Naast de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De externe accountant geeft vanaf 2023 een controleverklaring af met alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De accountant toetst niet uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst ook of de rechtmatigheidsverantwoording die in de jaarrekening is opgenomen dat is. De beoordeling van de accountant geeft aan dat er vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen.

3

Argumenten 1.1 Voor het vaststellen van de jaarstukken zijn het accountantsverslag en de controleverklaring een wettelijk vereiste. Wel is op basis van het resultatendebat een vaststelling van de jaarstukken onder voorbehoud van een goedkeurende controleverklaring mogelijk. De definitieve vaststelling van de jaarstukken vindt dan, zodra het accountantsverslag en -verklaring ontvangen zijn, plaats in een volgende gemeenteraad. De accountant biedt ten behoeve van het resultatendebat een nieuw verslag aan naar de situatie van de controle medio mei. Dit verslag wordt na ontvangst in iBabs geplaatst. 2.1 Tekorten en overschotten op de jaarrekening komen ten laste dan wel ten gunste van de Vrij inzetbare reserve. 3.1 Het definitief bestemmen van het resultaat gebeurt jaarlijks bij de Perspectiefnota. Hierdoor kan de gemeenteraad dit betrekken bij de integrale afweging van de verschillende beleidsvoornemens. Kanttekeningen 1.1 De jaarstukken worden vastgesteld onder voorbehoud van een goedkeurende controleverklaring. De accountant heeft nog geen verwachting uitgesproken of na afronding van de controle een goedkeurende verklaring op getrouwheid kan worden afgegeven. Rechtmatigheidsverantwoording Het college is van mening dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De verantwoordingsgrens is op 14 december 2020 door de raad vastgesteld op 1% van de begrote lasten. De totale lasten inclusief reservemutaties bedroegen € 582.350.839,-. Daarmee komt de verantwoordingsgrens op € 5.823.509,-. De afwijkingen groter dan € 100.000,- zijn gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering. Financiën Het rekeningresultaat 2023 is positief. Het financieel rekeningresultaat betreft voor het overgrote deel incidentele mee- en tegenvallers. Het structureel begrotingsbeeld blijft onverminderd negatief. Met andere woorden: een incidentele meevaller is helaas geen oplossing voor een structureel probleem. Het verschil tussen baten en lasten in 2023 - het rekeningresultaat - bedraagt € 10,2 mln. positief. In de begroting 2023 (na wijziging) was echter een begroot positief saldo van € 4,4 mln. opgenomen. De raad is in december in de raadsmemo Financiële afwijkingen na het Tweede Tussenbericht 2023 geïnformeerd over € 2.0 mln. aanvullende grote of bijzondere afwijkingen na het Tweede Tussenbericht. Het verschil tussen de verwachting en het in de jaarstukken gemelde resultaat bedraagt € 3,9 mln. positief. De hoofdlijn van deze verbetering is toegelicht in het eerste hoofdstuk van de jaarstukken. En in meer detail in het onderdeel jaarrekening.

In de Perspectiefnota wordt voorgesteld om totaal € 6,2 miljoen te bestemmen richting 2025 e.v., waardoor per saldo € 4,0 miljoen over zou blijven om te doteren aan onze vrij inzetbare reserve.

4

In onderstaande tabel duiden we op hoofdlijn het resultaat ten opzichte van de verwachting in 2023. Geplande activiteiten die niet uitgevoerd konden worden beïnvloeden het resultaat. In de duiding van het resultaat wordt vooruitgeblikt op het bestemmingsvoorstel.

De belangrijkste oorzaak van het positief rekeningresultaat is een voordeel van € 6,9 miljoen op het overzicht algemene dekkingsmiddelen. Daarvan is de raad in december in het memo 'Financiële afwijkingen na het Tweede Tussenbericht 2023’ geïnformeerd over een voordeel € 2,3 mln. door vrijvallen van de reservering voor loon- en prijsstijging. De toename na bovengenoemde memo heeft vooral te maken met de effecten van de septembercirculaire, herverdeeleffecten en de extra middelen die de gemeente heeft ontvangen voor de uitvoering van extra taken uit de decembercirculaire. Op de noodopvang van de ontheemde Oekraïners is een voordeel behaald van € 1,2 mln. In het memo Financiële afwijkingen na Tweede Tussenbericht 2023 was een (aanvullend) voordeel gemeld van € 750.000. De lagere kosten zijn ontstaan door de zelfredzaamheid van de Oekraïners, lagere organisatiekosten en lagere kosten levensonderhoud. Een andere oorzaak van het positief rekeningresultaat is een voordeel van € 1,0 mln. op bevorderen/behouden veiligheid en leefbaarheid in de wijk. Er is op basis van het coalitieakkoord ingezet op intensivering van de gemeentelijk handhavingscapaciteit. De uitbreiding van team handhaving is echter nog niet op orde, doordat náást de uitbreiding, we ook te maken hebben gehad met natuurlijk verloop, waardoor de formatie nog niet op volle sterkte is.

Het jaarrekeningresultaat van € 10,2 mln. wordt voor € 6,2 mln. positief beïnvloed door activiteiten die niet geheel in 2023 zijn uitgevoerd en doorschuiven naar een volgend jaar.1 Deze posten worden toegelicht in het voorstel resultaatbestemming bij de Perspectiefnota. Bij de Jaarstukken wordt hier geen besluit over genomen. Controleprotocol Niet van toepassing. Participatie en Communicatie Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing.

1 Het bedrag van € 6,2 mln betreft 19 onderwerpen waarvan de grootste betrekking hebben op:

Arbeidsmarktregio ZHC € 3,2 mln., Brede SPUK, combinatiefunctionarissen € 0,3 mln., Museum de Voorde € 0,4 mln., Flankerend beleid € 0,2 mln.

5

Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten De jaarstukken zijn via het digitaal portaal te lezen. Het adres voor de website/digitaal portaal is: https://zoetermeer.begrotingsapp.nl/. In het digitaal portaal is er rekening gehouden met de standaarden o.b.v. Web Content Accessibility Guidelines. Deze standaarden helpen bij het toegankelijk maken van websites voor een bredere doelgroep bezoekers, waaronder mensen met visuele beperkingen. Rapportage en evaluatie De toets op een juiste toepassing van het BBV, gericht op het weergeven van een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van baten en lasten en van de activa en passiva, voert de externe accountant in opdracht van de raad uit. De accountant toetst ook of de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. In opdracht van de raad wordt de jaarrekening 2023 gecontroleerd door Publieke Sector Accountants. De accountant verwacht in de tweede helft van mei het definitieve accountantsverslag aan de raad aan te kunnen bieden. Het resultatendebat is gepland op maandag 17 juni 2024. In de gemeentewet (artikel 200) is opgenomen dat het college de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar, volgend op het begrotingsjaar, aan gedeputeerde staten zendt.

6