Raadsvoorstel - Investeringsbudget projectmanagementtool tbv projectmatig werken

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel investeringsbudget projectmanagementtool tbv projectmatig werken 0637651099

Auteur

Bout, J. 06-14861692 j.m.bout@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

Huykman, B.J.D

Portefeuillehouder

Wethouder Rosier

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

Programma 7 Inrichting van de stad

Eerdere besluitvorming

Programmabegroting 2021

Samenvatting

Ten behoeve van de ondersteuning van de professionalisering van projectmatig werken wordt een Projectmanagementtool aangeschaft. In de Programmabegroting is hiervoor € 100.000 gereserveerd. Dit voorstel wordt ingediend om het investeringsbudget beschikbaar te stellen. 1. Begrotingswijziging

Bijlagen

Raadsbesluit Raadsvoorstel investeringsbudget projectmanagementtool tbv projectmatig werken De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 december 2020 besluit 1. Software aan te schaffen ter ondersteuning van het projectmatig werken en de daaraan gekoppelde projectbeheersing; 2. Een investeringsbudget beschikbaar te stellen van € 100.000 en dit af te schrijven in 5 jaar 3. Voor de afschrijvingslasten die uit onderdeel 2 van dit besluit voortvloeien een budget beschikbaar te stellen (te beginnen in 2022 met € 19.216,- en ieder jaar oplopend) op Programma 7; 4. Voor de rentelasten die uit onderdeel 2 van dit besluit voortvloeien een budget beschikbaar te stellen (te beginnen in 2022 met € 2.000,- en ieder jaar aflopend) op het Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen (OAD); 5. De genoemde afschrijvings- en rentelasten van € 21.216,- uit onderdeel 3 en 4 van dit besluit te dekken binnen de bestaande begroting in Programma 7; 6. De uit dit besluit voortvloeiende begrotingswijziging vast te stellen. Over onderdeel 6 van dit besluit geen referendum mogelijk te maken, omdat het een begrotingswijziging betreft. Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over de overige onderdelen van dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 25 januari 2021

de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 17 december 2020

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Naar aanleiding van het raadsbesluit ‘procesevaluatie Holland Outlet Mall’ (HOM) is een proces in gang gezet om de Zoetermeerse werkwijze projectmatig werken (ZWPW) op punten aan te passen en zijn voorstellen ontwikkeld om deze werkwijze te implementeren in de gehele gemeentelijke organisatie zodat deze ook consequent toegepast kan gaan worden. Om de volgende fase, de uitvoeringsfase, daadwerkelijk te realiseren, is een plan van aanpak opgesteld waarvoor in de Programmabegroting van 2020 en verder middelen zijn gereserveerd. Met dit voorstel wordt een onderdeel van de uitvoeringsfase ingesteld en wordt budget gevraagd voor de aanschaf van een projectmanagementtool. Beoogd effect De aanschaf van de software past in het bredere doel om te komen tot hoogwaardig projectmanagement, een eenduidige werkwijze ZWPW die centraal staat, een heldere rol- en taakverdeling, goed opdrachtgeverschap, samenhang tussen projecten die vaak meerdere domeinen raken (fysiek, sociaal en economisch) en projectmanagers de ondersteuning bieden die zij nodig hebben om dat resultaat te bereiken. Projectmatig werken draagt bij aan het realiseren van het beeld dat de stad heeft voor 2040 en het bereiken van de nodige resultaten.

Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Een budget van € 100.000, - beschikbaar te stellen voor de aanschaf van ondersteunende software; Argumenten 1.1.1 De tool draagt bij aan projectmanagement en betere projectbeheersing Professionalisering van projectmatig werken, en de hieraan gekoppelde projectbeheersing vragen om ondersteuning door een softwaretool. Deze zorgt voor automatisering en daarmee een verhoogde efficiëntie van het projectmanagement- en beheerproces. Met behulp van deze tool kan gemakkelijker de volgende producten worden opgesteld: projectopdrachten, voortgangsrapportages en tussenrapportages rondom projectbeheersing voor elk project. De beoogde projectmanagementtool wordt naar verwachting in de loop van 2021 aangeschaft en in gebruik genomen door alle projectmanagers. 1.2

Het succes van projectmatig werken hangt ook samen met de ontwikkeling van kwalitatieve informatievoorziening en informatiebeheer voor projecten Goede informatievoorziening stelt medewerkers in staat om met een compleet en chronologisch overzicht te werken aan de volgende stap van een project. Goed informatiebeheer stelt de gemeente in staat om projectinformatie snel terug te vinden en projecthistorie eenvoudig te reproduceren. Daarmee zijn informatievoorziening en informatiebeheer van belang voor de uitvoerende organisatie.

Kanttekeningen

datum print: donderdag 17 december 2020

3

1.1

Via de invoering van projectmatig werken komen doelen dichterbij Met de oprichting van het Projectenbureau komen de doelen dichterbij, projectmanagers versterken elkaar bij de standaard manier van werken. De heldere afspraken die in de ZWPW zijn vastgelegd maar nu nog niet tot de haarvaten van de organisatie doorgedrongen zoals de afspraken tussen de lijn en projectmanagement zullen zich als een olievlek door de organisatie verspreiden. Projectmanagers steunen elkaar straks meer dan daarvoor bij het toepassen van de standaard werkwijze en het gebruik van standaardsoftware, maar de ZWPW valt of staat met het daadwerkelijk op deze manier willen werken. Goede informatievoorziening is ook afhankelijk van het juist, volledig en tijdig invoeren van data en het willen gebruiken van de software.

1.2

De tool draagt bij aan betere informatievoorziening en beheer Naast de nog op te leveren projectmanagementtool zijn er nog meer hulpmiddelen die de gemeente stimuleren om consistent, volgens dezelfde processen, aan projecten te werken. Sommige hulpmiddelen, zoals Microsoft Teams, Sharepoint en Key to Finance, worden al gebruikt. Mogelijk komen we in de toekomst tot de conclusie dat meer hulpmiddelen nodig zijn en geïmplementeerd moeten worden. Het komen tot volwaardige informatievoorziening en informatiebeheer is een voortgaand proces waarin de gemeente nog stappen moet gaan zetten.

Financiën In de Programmabegroting 2020 zijn in het kader van projectmatig werken middelen gereserveerd die het mogelijk maken om een software tool aan te schaffen en de daarbij behorende kapitaallasten en onderhoud en beheerlasten te kunnen dekken. Voor de aanschaf is € 100.000 geraamd en voor de jaarlijkse kapitaalslasten en onderhoud en beheerlasten is jaarlijks een bedrag van € 30.000 gereserveerd. Het voorstel is om nu het investeringsbudget beschikbaar te stellen en dit te dekken ten laste van de gereserveerde middelen. Participatie en Communicatie Niet van toepassing Duurzaamheid Niet van toepassing Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Niet van toepassing Rapportage en evaluatie Dit project zal volgens de nieuwe werkwijze voor projectmatig werken voldoen aan de rapportagevereisten. Begrotingswijziging Zie bijlage

datum print: donderdag 17 december 2020

4