Raadsvoorstel - Gewijzigde opzet rapportages Sociaal Domein - motie 2006-07

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel Gewijzigde opzet rapportages Sociaal Domein – afdoening motie 2006-07 0637615775

Versie Auteur

M.M. Sips 06 – 15.26.99.77 m.m.sips@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

Tomassen, J.F.A.

Portefeuillehouder

Wethouder Ter Laak

Medeverantwoordelijke(n)

Wethouder Van Driel Wethouder Groeneveld

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s) Eerdere besluitvorming Samenvatting

Programma 1 Onderwijs, economie en arbeidsparticipatie Programma 2 Samen leven en ondersteunen Moties1706-70 en 2006-07 In de derde rapportage sociaal domein over 2019 is voorgesteld om in overleg met de commissie in gesprek te gaan ‘over voortzetting van de informatieverstrekking op een manier die aansluit bij fase van de transformatie waarin we ons als gemeente bevinden’. Dit overleg vond, later dan voorzien, plaats op 14 april 2020 tijdens de eerste digitale vergadering van de commissie. Bij bespreking in de commissie van 2 juni 2020 werd motie 2006-07 ‘Wijzig de rapportage Sociaal Domein voorlopig niet’ aangenomen. Daarin wordt gevraagd scenario's uit te werken en deze in september 2020 ter bespreking aan de raad voor te leggen. Dit raadsvoorstel bevat de gevraagde scenario’s.

Bijlagen

Raadsbesluit 0637615775 Raadsvoorstel Gewijzigde opzet rapportages Sociaal Domein - motie 2006-07 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 september 2020 Besluit 1. In lijn met motie 2006-07 de volgende scenario’s ten aanzien van de rapportages sociaal domein voor te leggen aan de raad: 1a – ongewijzigd doorgaan 1b – doorgaan met aanpassingen 1c – anders informeren 2. De voortzetting van de rapportages sociaal domein te laten aansluiten op de rapportage sociaal domein die in oktober 2020 aan de raad wordt verstrekt. 3. Motie 2006-07 als afgedaan te beschouwen. Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 30 november 2020 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 8 oktober 2020

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Met het vaststellen van de nota “Het verschil is de bedoeling” heeft de raad een stip op de horizon gezet. De weg daarnaartoe vormt de input van de huidige rapportages Sociaal Domein. Het gaat om het volgen van de transformatie en het inlossen van de beloften van de transformatie. De Bestuurlijke monitor Jeugd, waarin specifiek ingezoomd wordt op het gebruik van jeugdhulp is inmiddels ruim 2 jaar onderdeel van de rapportage. De raad ontvangt de rapportage sociaal domein driemaal per jaar1, in mei, september en februari (n+1). De planning sluit aan op de P&C-cyclus. Elke rapportage wordt op verzoek van de raad aan de commissie technisch toegelicht en kort daarna besproken in de commissie. Het bereiken van de doelen van de decentralisaties, oftewel het inlossen van de zogenoemde ‘transformatiebeloften’ vergt zoals bij aanvang verwacht een lange doorlooptijd. Ook vraagt de complexiteit van de opgaven regelmatig om specifieke (vaak technische) bespreking in commissie en raad.

Tegelijkertijd roepen realisatie van de maatregelen in het kader van ‘Ombuigen en Vernieuwen’ en de effecten van de huidige crisis nieuwe vragen op: o Doen we de goede dingen? En o Doen we ze op de goede manier? Om deze vragen te kunnen ‘laden’ moet rekening worden gehouden o Met het maatschappelijk resultaat/de impact van onze inzet/keuzes o Met mogelijke stapeleffecten o En met aandacht voor ‘tellen en vertellen’ (verhalen en ervaringen uit het veld). In de derde rapportage sociaal domein over 2019 is voorgesteld om in overleg met de commissie in gesprek te gaan ‘over voortzetting van de informatieverstrekking op een manier die aansluit bij fase van de transformatie waarin we ons als gemeente bevinden’. Dit overleg vond, later dan voorzien, plaats op 14 april 2020 tijdens de eerste digitale vergadering van de commissie. Bij bespreking in de commissie van 2 juni 2020 werd motie 2006-07 ‘Wijzig de rapportage Sociaal Domein voorlopig niet’ aangenomen. Daarin wordt gevraagd scenario's uit te werken en deze in september 2020 ter bespreking aan de raad voor te leggen. Dit raadsvoorstel bevat de gevraagde scenario’s. Beoogd effect Het streven van het college is te komen tot een effectieve en efficiënte manier van informeren die past bij het stadium van de transformatie waarin we ons nu bevinden en die optimaal aansluit bij de informatiebehoefte van de raad.

In de bekende P&C-cyclus blijven we op de vertrouwde manier rapporteren. We stoppen niet met de huidige rapportagestructuur totdat er overeenstemming is over een mogelijk aangepaste wijze van informeren. We gooien geen oude schoenen weg voordat we nieuw passend schoeisel hebben gevonden.

1 (Motie 1706-70)

datum print: donderdag 8 oktober 2020

3

Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Ervaringen opgedaan tijdens onder andere de technische besprekingen van de rapportages en ook de sessies van de Leeragenda hebben ons laten zien dat een andere manier van informatieverstrekking over de transformatie in het sociaal domein aan de raad meerwaarde kan hebben. Dit inzicht is voor het college aanleiding geweest u voor te stellen over de toekomstige informatievoorziening en rapportagestructuur over het sociaal domein in gesprek te gaan. Uw informatiebehoefte is hierbij leidend. Om met de rapportages aangesloten te blijven op uw wensen is inzicht in wat u betrekking tot het sociaal domein belangrijk vindt en nodig heeft van belang. Gaat uw interesse uit naar de voortgang van de transformatie? Wilt u ook breder over beleid en uitvoering in het sociaal domein worden geïnformeerd? Heeft u een voorkeur voor informatie op hoofdlijnen of heeft u liever inhoudelijke verdieping? Wilt u op basis van de rapportages uw controlerende rol invullen? Of zoekt u naar meer inzicht en duiding? Uw voorkeuren op inhoud zijn mede van invloed voor de vorm waarop de informatieoverdracht het beste kan worden georganiseerd. Mondeling en/of schriftelijk? Thema-gebonden, een vaste indeling en/of op basis van de actualiteit? Scenario’s Aan de hand van bovengenoemde vragen is onderstaand een drietal scenario’s uitgewerkt. Deze zijn niet in beton gegoten.

Met deze selectie benadrukken we vooral de verschillende mogelijkheden. Meer varianten zijn denkbaar. In tegensteling tot de eerste twee scenario’s vormt het derde scenario een wezenlijk andere aanpak. De nadruk ligt daar nog meer op interactie en contact.

datum print: donderdag 8 oktober 2020

4

Scenario 1 Ongewijzigd doorgaan

Scenario 2 Doorgaan met aanpassingen

o Drie rapportages per jaar (gelijk met P&C-cyclus: mei, sep, feb (n+1)) o Ambtelijke bespreking o Bespreking in commissie

o o o o

Twee rapportages per jaar (Q2 & Q4) Tweemaal ambtelijke bespreking of werkbezoek (naar keuze) Tweemaal bespreking in commissie Jaarlijks een fysieke transformatiebijeenkomst (in te vullen met de raad)

Scenario 3 Anders informeren o Een jaarrapportage SD -breed over de stand van de transformatie; o Eenmaal ambtelijke bespreking o Eenmaal bespreking in commissie o Aanvullend op jaarrapportage jaarlijks twee fysieke bijeenkomsten (in te vullen in overleg met de raad).

Vragen bij opzet rapportages: Keuze raad:

Informatie op hoofdlijnen of inhoudelijke verdieping? Informatie ter controle of richten op inzicht en duiding? Mondelinge en/of schriftelijke informatieoverdracht?

o Thematische opzet of SD-breed? o Uitvoering, beleid, en transformatie of uitsluitend transformatie?

Hoofdlijnen

Verdieping

Controle

Inzicht & duiding

Overwegend schriftelijk

Overwegend via gesprek

NB: De in het overzicht door u te maken keuzen zijn minder zwart-wit dan in het overzicht weergegeven. In essentie is het doel dat de raad met de rapportages heeft in hoge mate bepalend voor de vorm waarin de informatieverstrekking het best kan worden georganiseerd. Verandering van de rapportagestructuur biedt de mogelijkheid om meer contact te krijgen met ‘het veld’. In scenario 2 vindt dit plaats naast de afgesproken commissiebesprekingen in de vorm van een jaarlijkse transformatiebijeenkomst. Bij scenario 3 wordt de focus op het sociaal domein meer van binnen (wat we doen) naar buiten verplaatst: doen we de goede dingen? En doen we het op de goede manier? Afhankelijk van uw keuze wordt, mocht dit nodig zijn, geleidelijk en in overleg met de raad toegewerkt naar de nieuwe rapportagestructuur.

Kanttekeningen Motie 2006-07 roept op in alle scenario's een voorstel uit te werken om een financiële verantwoording op te nemen, los van de jaarlijkse P&C-cyclus. Voor (bij)sturing en controle maakt de gemeente gebruik van een vaste P&C-cyclus. Begroting, tussenberichten en jaarrekening maken daar onderdeel van uit. Ook voor het sociaal domein is deze bijsturings- en controle cyclus van toepassing. Bij de commissiebehandeling van 15 juni 2020 heeft het college een aanvullende uitgebreide financiële verantwoording ontraden. Het college is van mening dat financiële verantwoording thuishoort in de P&C-cyclus. Het opnemen van gedetailleerde financiële informatie naast bestaande meldingen via onder andere de tussenberichten en de jaarrekening leidt tot een versnippering van de informatiestroom, vergroting van de kans op niet vergelijkbare financiële informatie en extra belasting van onze afdelingen financiën & control en sociaal domein. Het college is samen met de raad van mening dat, aanvullend op financiële verantwoording via de P&C-cyclus, in de rapportages duiding kan worden geven op financiële trends en ontwikkelingen die zich in het sociaal domein voordoen. De bestuurlijke monitor Jeugd is daarvan een goed voorbeeld. Tijdens de technische bespreking van de rapportage sociaal domein in de commissie op 7 september jl.

is benadrukt dat, als er informatie voor de raad ontbreekt, het zaak is deze aanvullende informatiebehoefte eerst helder te krijgen. Aansluitend kan worden bepaald op welke manier deze informatie aan de raad kan worden verstrekt. Financiën Niet van toepassing. Controleprotocol Niet van toepassing. Samenspraak en Communicatie Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Niet van toepassing. Rapportage en evaluatie De omstandigheden in het sociaal domein veranderen voortdurend. Voorgesteld wordt de af te spreken rapportagevorm twee jaar toe te passen en eind 2022 opnieuw te beoordelen. Planning Mocht tot een aangepaste rapportagestructuur worden besloten dan zal deze aansluitend op de tweede rapportage sociaal domein 2020, die in oktober 2020 voor de raad beschikbaar komt, worden geffectueerd.