Raadsvoorstel Evenementenbeleid 2023

Raadsvoorstel Onderwerp

Evenementenbeleid Zoetermeer 2023

Zaakid

2023-002721

Auteur

Dietz, E +31618999936 e.dietz@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

E.C.R.H. Eijkelberg

Portefeuillehouder

Wethouder Iedema

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden)

20 maart 2023, dit is conform de communicatie hierover richting de stad. Daarnaast kunnen de vervolgacties worden opgestart zodat die voor de aanleverdatum van de evenementenkalender in augustus 2023 kunnen worden afgerond.

Programma(s)

Programma 4 Vrije tijd

Eerdere besluitvorming

Raadsvoorstel Nota actualisering evenementenbeleid Raadsvoorstel Participatieproces herziening evenementenbeleid Zoetermeer werkt aan een ruim en toonaangevend evenementenaanbod. Waar mogelijk verbeteren we de kwaliteit van dat aanbod. We vergroten de levendigheid in de wijken door drempels bij de aanvraag weg te nemen en de organisatie van evenementen te stimuleren. We faciliteren evenementen in het groen door daarvoor heldere criteria vast te leggen. We stimuleren vernieuwing in het aanbod door middel van subsidiëring. We vergroten de activiteit bij organisatoren door slim en intensief samen te werken. De toonaangevende evenementen blijven behouden voor de stad door ze waar nodig te faciliteren.Tot slot verbeteren we de dienstverlening vanuit de gemeente. Dit evenementenbeleid met de titel ‘Samen genieten in een levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!’ (hierna: evenementenbeleid Zoetermeer 2023), is tot stand gekomen na een uitgebreid evaluatie- en participatieproces met alle betrokken partijen in de stad. Om de doelstellingen te bereiken zijn acties en onderzoeksvraagstukken geformuleerd en aanbevelingen gedaan die voor een groot deel in samenwerking met de stad worden opgepakt. 1. Evenementenbeleid Zoetermeer 2023 2. Verslag participatiebijeenkomsten evenementenbeleid 2023 3. Evaluatierapport actualisering evenementenbeleid 2016

Samenvatting

Bijlagen

Raadsbesluit Raadsvoorstel Evenementenbeleid Zoetermeer 2023 2023-002721

De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 januari 2023 besluit 1. Het evenementenbeleid Zoetermeer 2023, ‘Samen genieten in een levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!’, vast te stellen en daarmee de volgende doelstellingen te beogen: a. Levendigheid in de wijken; b. Evenementen in het groen (groenzones, water en parken); c. Behoud van toonaangevende evenementen; d. Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces; 2. Het college opdracht te geven tot het uitvoeren van de hieruit voortvloeiende acties, onderzoeksvraagstukken en aanbevelingen, met als belangrijkste punten: a. Een evenementencoördinator aan te stellen; b. Een brancheoverleg op te zetten met evenementenorganisatoren met als belangrijkste doelen het verbeteren van de samenwerking, aandacht voor de aanpak van sociaal maatschappelijke thema’s en het vervullen van een adviesrol op het gebied van evenementenorganisatie; c. Een inventarisatie van evenementenlocaties op te stellen; d. Een uitvoeringsprogramma voor de vervolgacties op te stellen; e. Een uitvoeringsregeling evenementen op te stellen; f. Het evenementenaanbod in kaart te brengen, te monitoren en waar nodig bij te sturen; g. Subsidieregelingen voor evenementen waar nodig aan te passen; h.

Een toegankelijke evenementenkalender met het totale evenementenaanbod in de stad op te stellen. 3. Het huidige evenementenbeleid ‘Actualisering evenementenbeleid 2016’ in te trekken. Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 20 maart 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 9 februari 2023

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Zoetermeer blinkt uit in een ruim en toonaangevend evenementenaanbod in de regio. Bewoners en bezoekers genieten samen van de vele gezellige, leuke en actieve evenementen in de stad. Van swingen bij een van de optredens op een plein op Bevrijdingsdag tot knutselen met je buurtgenoten. Van genieten van een akoestisch optreden op een kleedje in het park tot griezelen met Halloween in het stadshart. En wat dacht je van een gaming evenement… In Zoetermeer kun je het allemaal beleven. Het evenementenbeleid Zoetermeer 2023 sluit aan op de actuele visie en beleidskaders van de gemeente, zoals bijvoorbeeld de Visie Zoetermeer 2040, het citymarketingbeleid met het Strategisch canvas, de Sportagenda en de Cultuurvisie 2030. De doelstellingen van deze beleidsvelden worden ondersteund door het faciliteren en stimuleren van evenementen. Het evenementenaanbod sluit aan op de wensen van de bewoners en bezoekers. Maar ook op de inrichting van de stad en de mooie plekken die er zijn. Dit ambitieuze evenementenbeleid is door een intensief participatietraject met evenementenorganisatoren, culturele instellingen, bewoners, ondernemers, veiligheidsdiensten en belangenorganisaties tot stand gekomen. Zij hebben aangegeven wat er nodig is om het evenementenaanbod aantrekkelijk en toekomstbestendig te houden.

Daarnaast zijn er voorwaarden opgenomen om een goed woonklimaat te behouden met een goede balans tussen leefbaarheid en levendigheid. De gemeente Zoetermeer richt zich in dit evenementenbeleid op levendigheid in de wijken, beleving van evenementen in het groen, behoud van toonaangevende evenementen en vernieuwende programmering en actieve evenementen. Kortom, een evenementenaanbod dat past bij Zoetermeer! Beoogd effect Het doel van dit evenementenbeleid is om de kwaliteit van het evenementenaanbod waar mogelijk te verbeteren. We laten bewoners en bezoekers meer genieten van de mooie plekken die de stad rijk is. We willen dat mensen dit samen doen. Dat er meer levendigheid en activiteit komt in de wijken. Dat mensen genieten van het groen in de stad. Dat mensen uit de regio of zelfs andere delen van het land naar Zoetermeer komen om evenementen te bezoeken. We willen met evenementen het woongenot vergroten en daardoor mensen aan de stad binden. We stimuleren dat er vernieuwing komt in de organisatie van evenementen door meer samen te werken en bijvoorbeeld naar een andere manieren van inkoop en verduurzaming te kijken. Maar ook stimuleren we vernieuwend en onderscheidend aanbod. We doen dit samen met de stad. Daarom verbeteren we de dienstverlening en organiseren een structurele samenwerking met de stad.

We waarborgen een goede balans is tussen levendigheid en leefbaarheid in de stad. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s 1. Het evenementenbeleid Zoetermeer 2023, ‘Samen genieten in een levendige, groene en actieve omgeving, Zoetermeer is de plek!’, vast te stellen en daarmee de volgende doelstellingen te beogen: a. Levendigheid in de wijken; b. Evenementen in het groen (groenzones, water en parken); c. Behoud van toonaangevende evenementen; d. Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces; 2. Het college opdracht te geven tot het uitvoeren van de hieruit voortvloeiende acties, onderzoeksvraagstukken en aanbevelingen, met als belangrijkste punten: a. Een evenementencoördinator aan te stellen;

datum print: donderdag 9 februari 2023

3

b. Een brancheoverleg op te zetten met evenementenorganisatoren met als belangrijkste doelen het verbeteren van de samenwerking, aandacht voor de aanpak van sociaal maatschappelijke thema’s en het vervullen van een adviesrol op het gebied van evenementenorganisatie; c. Een inventarisatie van evenementenlocaties op te stellen; d. Een uitvoeringsprogramma voor de vervolgacties op te stellen; e. Een uitvoeringsregeling evenementen op te stellen; f. Het evenementenaanbod in kaart te brengen, te monitoren en waar nodig bij te sturen; g. Subsidieregelingen voor evenementen waar nodig aan te passen; h. Een toegankelijke evenementenkalender met het totale evenementenaanbod in de stad op te stellen. 3. Het huidige evenementenbeleid ‘Actualisering evenementenbeleid 2016’ in te trekken. Argumenten 1.1 Levendigheid in de wijk. We zetten in op het stimuleren en activeren van evenementen in de wijken. De levendigheid wordt hiermee vergroot. We doen dit door een aantal acties op te starten. Deze zorgen ervoor dat de organisatie van de kleine wijk- en buurtgerichte evenementen makkelijker wordt. Dat er meer spreiding van evenementen over de stad komt. Maar ook dat er voldoende rekening wordt gehouden met overlast. 1.2 Evenementen in het groen Evenementen bieden een uitgelezen kans om mensen te laten genieten van de vele groene plekken die de stad rijk is.

We formuleren acties die moeten leiden tot het geven van duidelijkheid over de voorwaarden waaronder evenementen in het groen kunnen plaatsvinden. Rekening houdend met de natuurlijke omgeving. Zo wordt duidelijk wanneer er waar welk type evenement kan worden georganiseerd. 1.3 Behoud van toonaangevende evenementen Wanneer je uit wilt blinken als stad in het evenementenaanbod, hoort daarbij een toonaangevend aanbod. Deze evenementen steken op een bepaalde manier boven de meeste andere evenementen uit. Dat kan bijvoorbeeld zijn op het gebied van het aantal bezoekers, de populariteit van een optreden of vernieuwing van de programmering van het evenement. Zoetermeer beschikt over een aantal van deze evenementen. Met het nieuwe beleid zorgen we ervoor om deze te behouden in de stad. Hiervoor gebruiken we de instrumenten die daarvoor beschikbaar zijn, zoals samenwerking, subsidiëring of inkoop. 1.4 Vernieuwing in het evenementenaanbod en in het organisatieproces We stimuleren mensen om nieuwe evenementen te organiseren. We zoeken meer evenementen waarbij bezoekers zelf interactief betrokken zijn bij het programma. En we stimuleren evenementen die onderscheidend zijn. Door intensieve samenwerking met- en tussen partijen gaan we op zoek naar vernieuwing in het organisatieproces van evenementen.

We onderzoeken samen met organisatoren mogelijkheden om goedkoper, duurzamer en slimmer te organiseren. 1.5 Verbeteren van de dienstverlening De samenwerking met de organisatoren wordt verbeterd door het aanstellen van een evenementencoördinator als aanspreekpunt. De evenementencoördinator richt zich primair op het op peil houden en waar mogelijk verbeteren van het evenementenaanbod in de stad. De evenementencoördinator organiseert periodiek een overleg met de evenementenorganisatoren. Met het opstellen van een overzicht evenementenlocaties wordt meer duidelijkheid gecreëerd over de voorwaarden waaronder op locaties evenementen kunnen worden georganiseerd. De processen en procedures van de gemeente worden onder de loep genomen en waar mogelijk verbeterd en verankerd in een uitvoeringsregeling evenementen.

datum print: donderdag 9 februari 2023

4

2.1 Uitvoeringplan Aan de hand van de in het beleid opgenomen acties, onderzoeksvraagstukken en aanbevelingen wordt een uitvoeringsplan opgesteld aan de hand waarvan deze worden opgepakt en uitgevoerd. 3.1 Dit is een logisch juridisch gevolg Door het nieuwe beleid vast te stellen, vervalt het oude beleidsstuk. Hiertoe dient de gemeenteraad echter wel expliciet te besluiten. Kanttekeningen 1.1 Initiatieven in de stad Het evenementenaanbod is voor het grootste deel afhankelijk van de initiatieven die organisatoren hiertoe ontplooien. 1.2 Onvoorziene omstandigheden Zoals we de afgelopen jaren hebben gezien, kunnen zich situaties voordoen zoals een pandemie of een langdurige periode van extreem weer die van invloed zijn op het succes van evenementen. Financiën De realisatie van de acties die benoemd staan in het evenementenbeleid worden betaald uit het evenementenbudget dat jaarlijks via de begroting beschikbaar wordt gesteld in programma 4. Controleprotocol Niet van toepassing. Participatie en Communicatie De participatie bij en communicatie over de totstandkoming van dit beleid heeft plaatsgevonden volgens het door de raad vastgestelde procesvoorstel participatie (zie bijlage 2). Het participatieproces is in goede samenwerking gegaan en heeft veel bruikbare informatie opgeleverd voor het evenementenbeleid.

Onder andere zijn de volgende punten in het participatieproces naar voren gebracht: • Het initiatief tot het gezamenlijk zoeken naar financiële voordelen door gezamenlijke inkoop; • Onderzoeksvraagstukken ten behoeve van verduurzaming zoals de aanleg van krachtstroom en stromend water op evenementenlocaties, en duurzaam eindvervoer om bezoekers te vervoeren van bijvoorbeeld parkeerplaatsen of stations naar de evenementenlocatie; • De noodzaak om voorwaarden te stellen voor het behoud van een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid; • Een pilot met betrekking tot een zichtbare beveiligingspost op het evenemententerrein om het veiligheidsgevoel van de bezoekers te vergroten. Er is bovendien, aanvullend op het door de raad vastgestelde participatieproces, een slotbijeenkomst georganiseerd. Gedurende deze bijeenkomst is het concept evenementenbeleid aan de deelnemers van het participatieproces toegelicht en zijn zij in de gelegenheid gesteld om nog te reageren. Het verslag van het participatieproces is bijgevoegd (zie bijlage 3). Duurzaamheid Bij de totstandkoming van het beleid is veel aandacht besteed aan de manier waarop evenementen kunnen worden verduurzaamd. Naast de Europese wetgeving die hierop van toepassing is, is een aantal acties, aanbevelingen en onderzoeksvraagstukken benoemd die de komende tijd worden opgepakt.

Afhankelijk van de technische en financiële haalbaarheid hiervan kunnen deze maatregelen worden ingevoerd. datum print: donderdag 9 februari 2023

5

Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten De Toegankelijkheidsraad Zoetermeer is intensief betrokken geweest bij de totstandkoming van dit beleid. In het evenementenbeleid is een aantal tips gegeven door de Toegankelijkheidsraad Zoetermeer voor het toegankelijk maken van evenementen voor gehandicapten. Deze zijn als aanbeveling opgenomen in het evenementenbeleid. Ook wordt bij het opstellen van het overzicht evenementenlocaties uitgebreid aandacht besteed aan de toegankelijkheid van evenementen voor gehandicapten. Rapportage en evaluatie In het beleid is aangeven dat er monitoring zal plaatsvinden op effecten van de acties uit het evenementenbeleid. Jaarlijks maken we een overzicht waarin de evenementen gerubriceerd worden weergegeven. Vanaf 1 april 2022 (herstart evenementen na coronapandemie) brengen we het totaalaanbod evenementen in kaart en analyseren en evalueren het op basis van kenmerken uit de beleidsdoelstellingen. Dit wordt jaarlijks herhaald om te zien of de kwaliteit van het aanbod minimaal gelijk blijft of verbetert. Hierbij wordt gekeken naar de waardering door de bewoners in de stadspeiling, het aantal toonaangevende evenementen en het aantal evenementen in de wijken en in het groen. De ambitie is om de waardering op peil te houden, om het toonaangevende aanbod in stand te houden en meer evenementen in de wijken en het groen te krijgen.

Waar nodig wordt bijgestuurd met de beschikbare instrumenten. Na een periode van 5 jaar evalueren we het evenementenbeleid. Planning Na vaststelling van dit beleid, starten we de acties op zoals die in het evenementenbeleid worden benoemd. De looptijd van de verschillende acties verschilt. De jaarlijkse monitoring door de gemeente start per direct, evenals de periodieke brancheoverleggen met de organisatoren.

datum print: donderdag 9 februari 2023

6