Raadsvoorstel Controleprotocol 2025

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel Controleprotocol 2025 2025-082848

Auteur

Ivo van Dijk +31793468812 I.D.van.Dijk@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris a.i.

Meijer, A.S.

Afdelingshoofd

Meijer, A.S.

Portefeuillehouder

Wethouder Iedema

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

Programma 6 Dienstverlening en samenspraak

Eerdere besluitvorming

Geen.

Samenvatting

Met het jaarlijks vaststellen van het controleprotocol worden de kaders voor de accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording (inclusief het geactualiseerde normen- en toetsingskader) vastgelegd. Daarmee voldoen we aan de wettelijke eisen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). In het normenkader is alle regelgeving voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In het toetsingskader is het interne normenkader uitgewerkt in specifieke bepalingen waarvan de naleving wordt getoetst. Het controleprotocol wordt, inclusief het normen- en toetsingskader, ter vaststelling voorgelegd bij dit voorstel.

Bijlagen

1. Het controleprotocol 2025 2. Het normenkader 2025 3. Het toetsingskader 2025

Raadsbesluit Raadsvoorstel Controleprotocol 2025 (2025-082848) De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 juli 2025 besluit 1. Het controleprotocol 2025 vast te stellen. 2. De rapporteringsgrens (€ 100.000) en verantwoordingsgrens (1%) voor de rechtmatigheidsverantwoording ongewijzigd te continueren. 3. Het normenkader 2025 vast te stellen. 4. Het toetsingskader 2025 vast te stellen. Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 3 november 2025 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Met het jaarlijks vaststellen van het controleprotocol worden de kaders voor de accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording (inclusief het geactualiseerde normenen toetsingskader) vastgelegd. Daarmee voldoen we aan de wettelijke eisen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). In het normenkader is alle regelgeving voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In het toetsingskader is het interne normenkader uitgewerkt in specifieke bepalingen waarvan de naleving wordt getoetst. Het controleprotocol wordt, inclusief het normen- en toetsingskader, ter vaststelling voorgelegd bij dit voorstel. Bespreking in de auditcommissie volgt op 16 september 2025. Mochten daar nog wijzigingen uit voortkomen dan volgt er een gewijzigd voorstel aan de raad. Het controleprotocol (bijlage 1) bevat de kaders voor de accountantscontrole over 2025. Bij het controleprotocol hoort een normen-en toetsingskader. In het normenkader is alle regelgeving voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In het toetsingskader is het interne normenkader uitgewerkt in specifieke bepalingen waarvan de naleving wordt getoetst.

Het controleprotocol wordt, inclusief het normen- en toetsingskader, ter vaststelling voorgelegd bij dit voorstel. Op 21 maart 2025 zijn in het Staatsblad belangrijke wijzigingen gepubliceerd die betrekking hebben op het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Aanleiding hiervoor was geconstateerde imperfecties in wet- en regelgeving. De belangrijkste punten voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole zijn: 1. Definitieve introductie van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening (BBV) Het college van B&W was al zelf verantwoordelijk voor de verantwoording over de financiële rechtmatigheid. In plaats van de accountant, rapporteert het bestuur over fouten én onduidelijkheden. Nieuw vanaf het verslagjaar 2025 is dat fouten en onduidelijkheden die boven een verantwoordingsgrens uitkomen bij elkaar opgesteld moeten worden. Daarnaast is “nieuw” dat de verantwoordingsgrens maximaal 2% van de totale lasten, excl. de toevoegingen aan de reserves mag bedragen. Op 14 december 2020 heeft de raad de verantwoordingsgrens gesteld op 1% van de totaal begrote lasten en op 17 oktober 2022 is de rapporteringsgrens via een raadsbesluit vastgesteld op € 100.000,-. Daarmee is destijds aansluiting gezocht met het percentage dat de accountant hanteerde voor de goedkeuringstolerantie.

Nieuw is dat fouten en onduidelijkheden vanaf het verslagjaar 2025 bij elkaar opgeteld moeten worden. Dit lijkt voor Zoetermeer geen gevolgen te hebben. Ook met deze wijziging blijft Zoetermeer in vergelijking met fouten en onduidelijkheden uit voorgaande jaren binnen de tolerantiegrens die de accountant wettelijk moet hanteren voor het controlejaar 2025. Voorts heeft Zoetermeer de interne beheersing op orde en over een bewezen effectieve verbijzonderde interne controlefunctie te beschikken. Daarmee bestaat er geen aanleiding om de verantwoordingsgrens te verhogen naar 2%. Voorgesteld wordt de eerder door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens (1%) en rapporteringsgrens (€ 100.000) ongewijzigd te continueren. 3

2. Eén "nieuwe" goedkeuringstolerantie van 2% voor de accountant (BADO) Voorheen hanteerde de accountant aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%). Die worden nu samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan reserves). Dit onderdeel heeft betrekking op de strekking van de controleverklaring die de accountant afgeeft bij de jaarrekening. Voorheen hanteerde de accountant aparte toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%). Die worden nu wettelijk samengevoegd tot één goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (excl. toevoegingen aan reserves). Dit heeft geen inhoudelijke gevolgen voor de jaarrekeningcontrole in Zoetermeer. 3. Uniformering controle op specifieke uitkeringen (BBV/SiSa) De accountant geeft voortaan een expliciet oordeel over de rechtmatigheid van specifieke uitkeringen. Dit oordeel komt in een aparte sectie in de accountantsverklaring. Ook het college moet deze fouten/afwijkingen opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit onderdeel heeft betrekking op de controle op specifieke uitkeringen (SiSa) waarbij de accountant voortaan een expliciet oordeel geeft over de rechtmatigheid van specifieke uitkeringen. Het college moet fouten/afwijkingen opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit heeft geen inhoudelijke gevolgen voor de jaarrekeningcontrole in Zoetermeer.

Rechtmatigheidscontrole De controle op rechtmatigheid is gericht op: 1. de naleving van wettelijke kaders, zoals opgenomen in de kolom “Externe regelgeving” van het normenkader. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 2. de naleving van de volgende gemeentelijke kaders: • de begroting; • de gemeentelijke regelgeving zoals opgenomen in de kolom “Interne regelgeving” van het normenkader, voor zover deze betrekking hebben op directe financiële beheershandelingen. Bij gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die hoogte, duur en object/doelgroep (recht) van financiële beheershandelingen betreffen. Er wordt alleen op die bepalingen getoetst. Hierbij worden hoofd- en bijzaken onderscheiden. Het normenkader is uitgewerkt in bijlage 2. In het normenkader zijn alle gemeentelijke verordeningen benoemd. De onderdelen A (kritisch) en B (niet kritisch) bevatten verordeningen die in het kader van de toetsing op rechtmatigheid worden betrokken in de verbijzonderde interne controle door de gemeente. Het onderscheid in categorie A en B is van invloed op de frequentie waarin de verbijzonderde interne controle (jaarlijks of met een lagere periodiciteit) wordt uitgevoerd.

De verordeningen onder categorie C bevatten geen bepalingen waaruit (belangrijke) feitelijke beheerhandelingen met financieel gevolg voortkomen. Het toetsingskader is uitgewerkt in bijlage 3. In het toetsingskader wordt aangegeven aan welke bepalingen uit de regelgeving in het normenkader al dan niet financiële consequenties worden verbonden en welke daarmee onderdeel vormen van controle in het kader van rechtmatigheid.

4

Beoogd effect Met het vaststellen van het controleprotocol (incl. het normen- en toetsingskader) worden de kaders voor de accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd, waardoor een effectieve toets uitgevoerd kan worden op het rechtmatig handelen door onze organisatie. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s 1. Het controleprotocol 2025 vast te stellen. 2. De rapporteringsgrens (€ 100.000) en verantwoordingsgrens (1%) voor de rechtmatigheidsverantwoording ongewijzigd te continueren 3. Het normenkader 2025 vast te stellen 4. Het toetsingskader 2025 vast te stellen Argumenten 1.1 Het controleprotocol is een vereiste voor de accountantscontrole Het controleprotocol dient in het kader van de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording jaarlijks vastgesteld te worden door de raad. 2.1 Met deze verantwoordingsgrens continueren wij onze eigen, strengere, grenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording De rapporterings- en verantwoordingsgrens is bij besluit d.d. 14 december 2020 respectievelijk 17 oktober 2022 al vastgesteld door de raad. Het voorstel om deze grenzen te continueren volgt uit de eerder genoemde wijziging in de BBV (2025) waarbij de keuze bestaat om een verantwoordingsgrens van maximaal 2% te hanteren.

Daar bestaat geen aanleiding voor omdat Zoetermeer de interne beheersing op orde heeft en over een bewezen effectieve verbijzonderde interne controlefunctie beschikt. Daarnaast blijft Zoetermeer in vergelijking met fouten en onduidelijkheden uit voorgaande jaren binnen de tolerantiegrens die de accountant wettelijk moet hanteren voor het controlejaar 2025. 3.1 Het normenkader dient in het kader van de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording jaarlijks vastgesteld te worden door de raad In het normenkader zijn alle gemeentelijke verordeningen benoemd. De onderdelen A (kritisch) en B (niet kritisch) bevatten verordeningen die in het kader van de toetsing op rechtmatigheid worden betrokken in de verbijzonderde interne controle door de gemeente. 4.1 Er bestaat een raakvlak tussen het normenkader en het toetsingskader In het toetsingskader wordt aangegeven aan welke bepalingen uit de regelgeving in het normenkader al dan niet financiële consequenties worden verbonden en welke daarmee onderdeel vormen van controle in het kader van rechtmatigheid. Het vaststellen van het normenkader is wettelijk verplicht. Het vaststellen van het toetsingskader is dat niet. Vanwege het raakvlak tussen de kaders wordt ervoor gekozen om het toetsingskader ook door de raad vast te laten stellen. Kanttekeningen Geen kanttekeningen.

Financiën Niet van toepassing Informatiebeveiliging, privacy en informatiebeheer (IPI) Niet van toepassing. Controleprotocol

5

Het controleprotocol is onderwerp van dit besluit. Participatie en Communicatie Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Niet van toepassing. Rapportage en evaluatie De resultaten van de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording maken onderdeel uit van de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening). Planning Niet van toepassing.

6