Raadsvoorstel Burgerberaad over afvalbeleid

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel Burgerberaad over afvalbeleid 2023-093789

Auteur

Rolf Schuurman +31793469565 R.Schuurman@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Rijnders E.M.M.A. (Esther)

Portefeuillehouder

Wethouder Mertens

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

27 november 2023 in verband met de planning van het aansluitende proces van het burgerberaad. Wanneer deze datum opschuift loopt het starten van het burgerberaad vertraging op en wordt de geplande loting in het eerste kwartaal van 2024 niet haalbaar. Programma 3 Leefbaarheid, duurzaam en groen

Eerdere besluitvorming

Coalitieakkoord Zoetermeer 2022-2026 'Samen doen wat nodig is'

Samenvatting

In het coalitieakkoord ‘Samen doen wat nodig is’ is het starten van een burgerberaad over het afvalbeleid opgenomen. Het burgerberaad is een verregaande vorm van participatie waarbij inwoners meedenken over een bepaald onderwerp. Het burgerberaad over het afvalbeleid start in 2024. Door middel van loting gericht op representativiteit van de inwonerssamenstelling, worden tenminste 150 inwoners aangewezen die het burgerberaad vormen. In een vijftal bijeenkomsten gaan de inwoners, onder begeleiding van een extern bureau, met elkaar in gesprek. Het burgerberaad kan gedurende het proces kennis over het onderwerp van buitenaf aantrekken (experts bevragen). De inwoners stellen aan het eind van het traject met elkaar de voorwaarden op waaraan het toekomstige afvalbeleid moet voldoen. Het burgerberaad brengt vervolgens een zwaarwegend advies uit aan de raad. Zwaarwegend betekent dat de maatregelen overgenomen worden tenzij hiertegen aantoonbaar gegronde redenen zijn om het niet of anders te doen. Afhankelijk van het verloop en de evaluatie van dit burgerberaad wordt bekeken of het in de toekomst ook voor andere onderwerpen gebruikt kan worden. Bijlage 1: Notitie ‘vraagstelling en randvoorwaarden burgerberaad afvalbeleid’ Bijlage 2: Plan van aanpak burgerberaad Bijlage 3: Begrotingswijziging

Bijlagen

Raadsbesluit Raadsvoorstel Burgerberaad over afvalbeleid 2023-093789 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 oktober 2023 besluit 1. Akkoord te gaan met de start van het burgerberaad over het afvalbeleid 2. In te stemmen met de randvoorwaarden van het burgerberaad en het plan van aanpak ( bijlage 1 en 2) en deze mee te geven aan het burgerberaad. De randvoorwaarden zijn: a. Mandaat; b. Representativiteit; c. Expertise en ondersteuning; d. Toetsing advies; e. Transparantie en openheid; f. Tijd en middelen; g. Betrokkenheid brede publiek; h. Informeren politiek en bestuur. 3. In 2024 voor de uitvoering van een burgerberaad afvalbeleid een aanvullend budget beschikbaar te stellen van € 194.000 in programma Overzicht Overhead en dit bedrag te dekken door een onttrekking aan de vrij inzetbare reserve. 4. De bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen. Over onderdeel 4 van dit besluit geen referendum mogelijk te maken, omdat het een begrotingswijziging betreft. Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over de overige onderdelen van dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 27 november 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Het college wil inwoners in een eerdere fase van beleid betrekken en daarmee zorgen voor een goede aanvulling op de lokale democratie. Daarom heeft het college in haar coalitieakkoord ‘Samen doen wat nodig is’ het volgende opgenomen: Om het draagvlak in de stad voor grote besluiten te vergroten, starten wij een proef met een inwonersberaad. In dit beraad worden inwoners bij loting aangewezen om in het voortraject van besluitvorming de politiek te adviseren. Deze proef gaan we als eerste doen met het afvalbeleid. Wat is een burgerberaad? Het burgerberaad is een verregaande vorm van participatie en een aanvulling op het democratisch besluitvormingsproces door de raad. In het proces van het burgerberaad formuleren de deelnemers randvoorwaarden voor het nieuwe afvalbeleid. Deze leggen zij als een zwaarwegend advies voor aan de gemeenteraad. Voor het burgerberaad over afval gaan 150 inwoners, via loting verkregen, met elkaar in gesprek en formuleren samen maatregelen over dit thema. De gesprekken vinden plaats in circa vijf bijeenkomsten waarin kennis krijgen over het onderwerp, meningvorming en besluitvorming belangrijke onderdelen zijn.

Tijdens de bijeenkomsten heeft het burgerberaad de mogelijkheid om gebruik te maken van expertise van buitenaf en kan het de gekozen maatregelen laten toetsen op haalbaarheid en uitvoerbaarheid door de ambtelijke organisatie. Wanneer het burgerberaad niet kiest voor een toetsing van de maatregelen tijdens het proces dan gebeurt dit achteraf. Uiteindelijk resulteren de sessies in een advies aan het college en de raad. Dit advies omvat de voorwaarden waaraan toekomstig beleid moet voldoen. Het advies is zwaarwegend, wat betekent dat er uitsluitend gemotiveerd van kan worden afgeweken. De proef met een burgerberaad wordt bewust ingezet voor het onderwerp afvalbeleid. Dit onderwerp is gekozen omdat het van groot belang is dat nieuw te maken afvalbeleid kan rekenen op voldoende draagvlak bij de inwoners. In navolging van het referendum over het Afval- en grondstoffenbeleidsplan, de inwonerspeiling en het onderzoek over bron- en nascheiding, biedt een burgerberaad alle ruimte voor de diversiteit aan standpunten en de kans om gedragen afvalbeleid te realiseren. In het voortraject heeft het college zich laten adviseren door een extern bureau over de vraagstelling en de kaders. De gemeente Zoetermeer is als één van de acht pilotgemeenten aangesloten bij het landelijk intiatief van de VNG over burgerberaden.

De VNG heeft daarmee als doel gemeenten te ondersteunen bij het opzetten van burgerberaden. De VNG heeft voor die ondersteuning externe adviesbureaus ingeschakeld met ervaring in dit proces.De vraagstelling en kaders zijn te vinden in bijlage 1 en worden door het college overgenomen. Op 5 september bent u tijdens een technische bijeenkomst door een extern adviesbureau, namens de VNG, geinformeerd over wat een burgerberaad inhoudt en zijn de kaders met u gedeeld. Het college is, als uitvloeisel van het coalitieakkoord, opdrachtgever van het burgerberaad. Omdat de uiteindelijke verantwoordelijkheid over het beleid bij de raad ligt, legt het college de uitkomsten van het burgerberaad in zijn geheel neer bij de raad. Door uw raad vindt besluitvorming plaats over het zwaarwegend advies van het burgerberaad.

3

Het burgerberaad kan na afloop van het advies van het burgerberaad, als zij dit wenselijk acht, een klankbordgroep instellen. Dit om tussentijds het conceptadvies te laten toetsen en om te volgen wat er met de resultaten uit het burgerberaad wordt gedaan. Het burgerberaad is een proef. We evalueren na afloop en kijken dan ook of en zo ja, onder welke voorwaarden, een burgerberaad voor andere onderwerpen in de toekomst ingezet kan worden. De begeleiding van het burgerberaad is door de gemeente aanbesteed op basis van prijs en plan van aanpak. Deze opdracht is gegund aan het bureau EMMA. Het plan van aanpak in bijlage 2 is afkomstig van dit bureau. Namens de VNG heeft EMMA eerder geadviseerd aan het college en de raad over de randvoorwaarden, vraagstelling en mandaat.

Beoogd effect Door het instrument ‘burgerberaad’ uit te proberen, hopen we een hoge mate van participatie van de inwoners te bereiken en daarmee het draagvlak te vergroten.

Voorstel 1. Akkoord te gaan met de start van het burgerberaad over het afvalbeleid 2. In te stemmen met de randvoorwaarden en het plan van aanpak van het burgerberaad ( bijlage 1 en 2) en deze mee te geven aan het burgerberaad. De randvoorwaarden zijn: a. Mandaat; b. Representativiteit; c. Expertise en ondersteuning; d. Toetsing advies; e. Transparantie en openheid; f. Tijd en middelen; g. Betrokkenheid brede publiek; h. Informeren politiek en bestuur. i. Vraagstelling 3. In 2024 voor de uitvoering van een burgerberaad afvalbeleid een aanvullend budget beschikbaar te stellen van € 194.000 in programma Overzicht Overhead en deze te dekken uit de vrije inzetbare reserve; 4. De bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen. Argumenten 1.1 Door akkoord te gaan met de start van het burgerberaad geeft de raad invulling aan het coalitieakkoord. Door akkoord te gaan wordt gekozen voor een nieuwe vorm die het hoogste niveau van participatie heeft. Hierdoor wordt gedragen besluitvorming verkregen op het onderwerp afval. Na evaluatie kan dit instrument mogelijk toegepast worden op toekomstige vraagstukken. 2.1 a. Het geven van het mandaat aan het burgerberaad, waarbij het advies van het burgerberaad als zwaarwegend geldt, is cruciaal voor een succesvol burgerberaad.

Om het draagvlak bij de bevolking te vergroten is het belangrijk dat de uitkomsten van een burgerberaad serieus worden genomen. Daarom worden de uitkomsten van het burgerberaad gezien als een zwaarwegend advies. Dit betekent dat er slechts vanaf geweken wordt als daar duidelijke redenen voor zijn. Op deze manier wordt het advies van het burgerberaad echt serieus genomen.

4

2.2 b. De samenstelling van het burgerberaad moet een goede afspiegeling zijn van de bevolking. Om een door de bevolking gedragen resultaat te krijgen is het belangrijk dat de diversiteit aan deelnemers een afspiegeling is van de totale bevolking van Zoetermeer. Er wordt om die reden gestreefd naar het verkrijgen van 150 deelnemers die geselecteerd zijn op basis van geslacht, woonsituatie (hoog en laagbouw), opleiding en geografische spreiding over de stad. 2.3 c. Het burgerberaad stuurt zelf op de kwaliteit van het advies. Het burgerberaad bepaalt zelf of en wanneer er van expertise van buitenaf gebruikt wordt gemaakt. Met de verkregen informatie over het onderwerp afval kan het beraad tot adviezen komen. Het burgerberaad heeft ook de mogelijkheid om de maatregelen te toetsen op haalbaarheid/ geschiktheid. Als het beraad die toetsing niet doet zal dit achteraf na het advies gedaan worden. 2.4 f. Het burgerberaad moet gefaciliteerd worden om goed het werk te kunnen doen en de raad van relevant advies te kunnen voorzien. De deelnemers moeten daarom toegang krijgen tot alle relevante informatie. Het college zorgt voor voldoende tijd en middelen om het burgerberaad op een inclusieve, grondige en zorgvuldige wijze te laten plaatsvinden.

Bij beschikbaar stellen van de middelen gaat het over de keuze van de locatie en de faciliteiten ter plaatse, technische en inhoudelijke ondersteuning, communicatiemiddelen en een vergoeding voor de deelnemers. 2.5 i. Een goede vraagstelling voor het burgerberaad bepaalt in belangrijke mate de waarde van de uitkomsten. Belangrijk is welke hoofdvraag door het burgerberaad beantwoord wordt. Om een optimaal resultaat te verkrijgen, moet de vraag aan de volgende criteria voldoen: - De vraag moet open, specifiek en begrijpelijk zijn; - Niet met ja of nee te beantwoorden zijn; - Niet te breed en niet te smal geformuleerd zijn; - De vraag moet relevant zijn en impact hebben. Uiteindelijk is door het externe bureau na gesprekken met de voorbereidingsgroep en het college de volgende vraagstelling geformuleerd: ‘Aan welke voorwaarden moet het nieuw te ontwikkelen afvalbeleid van de gemeente Zoetermeer voldoen?’ In de notitie (bijlage 1) kunt u de verdere inkadering lezen. 3.1 Om het burgerberaad mogelijk te maken is een extra budget van € 194.000 nodig. Bovenop op het al aanwezig budget is aanvullend nog € 194.000 nodig. Om de hoogte van de kosten te bepalen, is advies ingewonnen bij een aantal externe bureaus en gemeenten met ervaring met burgerberaden in de vorm zoals die nu in Zoetermeer gaat plaatsvinden.

Immers met minder geld komt een gedragen en degelijk advies onder druk te staan. Kanttekeningen 1.1 In de uitwerking van het voorstel wordt ervan uitgegaan dat de uren voor de ambtelijke ondersteuning gedekt zijn in de begroting. Het is echter niet in te schatten wat er vanuit het proces burgerberaad aan ambtelijke inzet gevraagd gaat worden. Mocht er onverhoopt ingehuurd moeten worden om de ambtelijke uren te compenseren dan zal hier in de reguliere P&C-cyclus over gerapporteerd worden. Financiën In de begroting 2023 is als uitwerking van het coalitieakkoord een bedrag van € 100.000 opgenomen voor de start van een inwonersberaad/ burgerberaad. Met dit inwonersberaad betrekt gemeente Zoetermeer haar inwoners bij de plannen voor afvalinzameling. Zij krijgen zo de kans om de politiek te adviseren.

5

Voor de uitwerking van een burgerberaad is een kostenraming opgesteld. Bij de uitvoering van een burgerberaad komen er veel kosten bij kijken, zoals de huur van een geschikte locatie, vervoer voor de deelnemers, een honorarium en kinderopvang. Deze kosten kunnen niet worden gedekt uit het budget van € 100.000 omdat dit budget bestemd is voor de inhuur van een extern bureau voor de organisatie van het burgerberaad (het moderaten, begeleiden, inhuren experts, verslaglegging, etc.). Naast deze kosten zijn er ook kosten voor het projectmatig aanpakken van het burgerberaad: de uren projectmanagement. De totale projectkosten (inclusief de kosten voor het projectbureau) voor het burgerberaad zijn in 2024 geraamd op in totaal € 328.000. De kosten voor de initiatieffase in 2023 van € 84.000 worden gedekt uit het reguliere budget ‘Samenspraak’. Voor de uitvoeringskosten is in 2024 een budget nodig van € 194.000. Onderstaand tabel geeft een specificatie van de totale kosten in 2024, de dekking en de benodigde middelen. Totale uitvoeringskosten 2024

Kosten

Inhuur extern bureau

€

100.000

Huur locatie en catering/Honorarium deelnemers

€

76.500

Inhuur externe voorzitter

€

12.000

Huren: vervoer naar de locatie (Touringcar)/Kinderopvang/Inhuur experts

€

15.500

Personele inzet

€

109.000

Onvoorzien

€

15.000

Totale kosten inwonersberaad 2024

€

328.000

Coalitieakkoord

€

100.000

Samenspraak

€

34.000

Totaal ongedekt Inwonersberaad 2024

€

194.000

Dekking

De kosten in 2024 voor de uitvoering zijn € 328.000 waarvan € 34.000 gedekt uit het regulier budget ‘Samenspraak’ en het budget uit het coalitieakkoord van € 100.000. Voor de extra kosten van € 194.000 zijn geen middelen opgenomen in de begroting. Voor een volledige dekking van de kosten wordt voorgesteld om in 2024 een bedrag van € 194.000 beschikbaar te stellen en dit bedrag te dekken door een eenmalige onttrekking aan de vrij inzetbare reserve. Voor de uit het coalitieakkoord gereserveerde bedrag van € 100.000 wordt bij het bestemmen van het rekeningresultaat een voorstel tot budgetoverheveling gedaan. Controleprotocol • Niet van toepassing. Participatie en Communicatie Het burgerberaad is een participatie instrument op zichzelf. Stads brede communicatie over het proces van het burgerberaad is belangrijk en dat verloopt via de gemeentelijke

6

communicatiekanalen, zoals persberichten, Stadsnieuws, doemee.zoetermeer.nl en sociale media. Het college en de raad worden tijdens het proces op de hoogte gehouden via een begeleidingsgroep waarin een vertegenwoordiging van de raad, de betrokken wethouder en een vertegenwoordiging van de deelnemers van het burgerberaad de voortgang toetsen. Toetsing gebeurt aan de hand van de vooraf gestelde randvoorwaarden. De begeleidingsgroep maakt geen deel uit van het burgerberaad. Duurzaamheid Duurzaamheid is één van de aspecten die meegewogen worden in het advies door het burgerberaad aan de gemeenteraad. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Dit onderwerp maakt onderdeel uit van de toetsing van het advies van het burgerberaad. Bij de selectie van deelnemers en de keuze van de locatie wordt nadrukkelijk rekening gehouden toegankelijkheid en inclusiviteit. Rapportage en evaluatie Nadat het burgerberaad haar advies heeft ingediend wordt het proces geëvalueerd. Planning Het proces van het burgerberaad start in 2024. Tot en met kwartaal 3 is het burgerberaad bezig met het proces om tot een advies te komen. In kwartaal 4 worden de resultaten aan het college en raad aangeboden en vindt er besluitvorming plaats.

7