Raadsvoorstel Begroting implementatie Wet open overheid

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Begroting implementatie Wet open overheid 2022-080277

Auteur

Maaike Kohlen +31793469421 M.A.Kohlen@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

A. Quentin

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s) Eerdere besluitvorming Samenvatting

Programma 6 Dienstverlening en samenspraak

Sinds 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking. De wet beoogt een meer transparante, open overheid. Hiervoor hebben overheidsinstanties onder meer de verplichting om overheidsinformatie actief te openbaren. Om dit te kunnen doen, moeten processen en documenten worden aangepast. Daarnaast is het van belang om bewustwording te creeëren onder ambtenaren, zodat deze wet op een juiste wijze kan worden uitgevoerd. Voor de implementatie van de Wet open overheid heeft de gemeente Zoetermeer een financiële bijdrage toegekend gekregen vanuit het rijk. Dit raadsvoorstel verzoekt de raad om (een deel van) de financiële bijdrage beschikbaar te stellen aan de ambtelijke organisatie, voor de implementatie van de Wet open overheid.

Bijlagen

1. Begrotingswijziging

Raadsbesluit Raadsvoorstel Begroting implementatie Wet open overheid 2022-080277 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 december 2022 besluit 1. De implementatie van de Wet open overheid mogelijk te maken; 2. De volgende budgetten beschikbaar te stellen om uitvoering te geven aan de implementatie van de Wet open overheid: 2023: € 124.000,-; 2024: € 114.000,-; 2025: € 44.000,-; Vanaf 2026 structureel: € 10.000,-. 3. De budgetten toe te kennen aan Overzicht overhead. De budgetten worden gedekt uit de extra ingekomen gelden voor de implementatie van de WOO in het gemeentefonds (OAD). 4. De bij dit raadsvoorstel behorende begrotingswijziging vast te stellen.

Over besluitpunten 2, 3 en 4 geen referendum mogelijk te maken, omdat het een begrotingswijziging betreft. Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over de overige onderdelen van dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 30 januari 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Vanaf 1 mei 2022 is de nieuwe Wet open overheid (Woo) in werking. Deze wet heeft per direct de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De Woo gaat op het gebied van transparantie verder dan de Wob en verplicht overheidinstanties om ook een groot deel van de overheidsinformatie actief openbaar te maken. De Wet open overheid bestaat uit twee delen; een wetsdeel dat verplicht om verzoeken om openbaarmaking (passieve openbaarmaking) op de juiste wijze af te handelen en een wetsdeel dat verplicht om uiteindelijk bepaalde overheidsinformatie actief te openbaren. Dit openbaringsproces mag bij alle overheidsinstanties gefaseerd worden ingevoerd. Vanaf 1 mei 2022 voldoet de gemeente Zoetermeer aan de wettelijke eisen die gelden voor de passieve openbaarmaking. Voor de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie zijn er 11 categorieën van te publiceren documenten bepaald, die in de toekomst op een nieuw, landelijk platform zullen worden gepubliceerd. Dit vraagt om grote inspanning van alle overheidsorganisaties, ook van de gemeente Zoetermeer. Processen moeten anders gaan lopen en documenten moeten worden aangepast om actief openbaar gemaakt te kunnen worden. Door het aanpassen van de processen en de documenten kan de gemeente voldoen aan de wettelijke eisen binnen de actieve openbaarmaking van overheidsdocumenten.

Daarnaast is het belangrijk om in te zetten op bewustwording binnen de ambtelijke organisatie, aangezien de Woo ook een integrale gedragswijziging in de omgang met informatiestromen betreft. Hiervoor wordt onder meer de afdeling communicatie betrokken. Tevens is het proces rond de aanschaf van goed passende anonimiseringssoftware gestart, zodat deze software de afdelingen kan ondersteunen bij het aanpassen van de documenten. In de meicirculaire 2021 zijn stucturele en incidentele bijdragen aangekondigd voor de implementatie en uitvoering van de Woo. Om instanties te compenseren voor de kosten die zij de komende jaren zullen maken voor de implementatie van de Woo, heeft de rijksoverheid een financiële bijdrage toegekend aan alle overheidsinstanties. De gemeente Zoetermeer ontvangt van 2022 tot en met 2025 vanuit het rijk een bijdrage van € 210.000,- per jaar om de implementatie van de Wet open overheid te kunnen bekostigen. Beoogd effect Een van de achterliggende gedachten bij de Wet open overheid is dat een Woo- verzoek om informatie te ontvangen, minder vaak nodig zal zijn doordat een groot deel van de overheidsinformatie op den duur actief openbaar gemaakt wordt. Met de inwerkingtreding van de Woo in mei 2022 heeft de gemeente een aantal zaken rondom de passieve openbaarmaking direct doorgevoerd.

De processen rondom actieve openbaarmaking zijn anders van aard en hier wordt alle overheidsinstanties meer tijd voor geboden. De fasering van de uitrol van de informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt worden, wordt door de rijksoverheid bepaald en aangegeven. De overheidsinformatie die actief openbaar gemaakt wordt, dient te worden geplaatst op een landelijk platform; PLOOI. Plooi is nog niet in werking en de fasering van de uitrol is nog niet bekend, maar verwacht wordt dat dit in 2023 kan starten. De gemeente Zoetermeer zal, in lijn met de door de rijksoverheid opgestelde fasering, de documenten publiceren.

3

Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s 1. De implementatie van de Wet open overheid mogelijk te maken; 2. De volgende budgetten beschikbaar te stellen om uitvoering te geven aan de implementatie van de Wet open overheid: 2023: € 124.000,-; 2024: € 114.000,-; 2025: € 44.000,-; Vanaf 2026 structureel: € 10.000,-. 3. De budgetten toe te kennen aan Overzicht overhead. De budgetten worden gedekt uit de extra ingekomen gelden voor de implementatie van de WOO in het gemeentefonds (OAD). 4. De bij dit raadsvoorstel behorende begrotingswijziging vast te stellen. Argumenten 1.1 Om uitvoering te kunnen geven aan de implementatie van de Woo zijn budgetten nodig. Deze budgetten kunnen gedekt worden uit OAD, de extra ingekomen gelden voor de implementatie van de Wet open overheid. De gemeente Zoetermeer ontvangt binnen de algemene uitkering een bijdrage van € 210.000,- per jaar van 2022 tot en met 2025 om de implementatie van de Wet open overheid te kunnen bekostigen. Kanttekeningen Geen kanttekeningen. Financiën De Woo is per 1 mei 2022 van kracht geworden. In 2022 is reeds gestart met de voorbereiding en een deel van de implementatie. De kosten kunnen gedekt worden binnen het beschikbare budget. Voor de verdere implementatie is budget nodig vanaf 2023. Onderstaande tabel geeft een specificatie van de benodigde middelen.

Omschrijving Projectleiding WOO Communicatiemiddelen Anonimiseringssoftware (incidenteel) Personele kosten vakafdeling Subtotaal incidentele kosten Anonimiseringssoftware (structureel) Totale kosten WOO

2023 50.000 4.000 20.000 40.000 114.000 10.000

2024 50.000 4.000

2025

2026

4.000

50.000 104.000 10.000

30.000 34.000 10.000

10.000

124.000

114.000

44.000

10.000

Voor deze kosten is dekking aanwezig vanuit de door het rijk extra beschikbaar gestelde middelen (OAD) voor de implementatie van deze wet.

4

Controleprotocol Niet van toepassing. Participatie en Communicatie Niet van toepassing. Duurzaamheid Dit raadsvoorstel heeft geen betrekking op duurzaamheid. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Een betere ontsluiting en vindbaarheid van overheidsinformatie komt ten goede aan de toegankelijkheid voor alle inwoners. Rapportage en evaluatie Het college rapporteert jaarlijks over de voortgang van de implementatie van de Wet open overheid.

5