Raadsvoorstel Actualisatie Financiële verordening 2023

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel Actualisatie Financiële verordening 2023 2023-103118

Auteur

Monica Grims +31793469940 M.G.Grims@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Pol R. van der (Reinier)

Portefeuillehouder

Wethouder Iedema

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

18 december 2023 vanwege nieuwe wetgeving met ingang van verslagjaar 2023 met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording college. Alle

Eerdere besluitvorming

Financiële verordening gemeente Zoetermeer 2021

Samenvatting

Voorstel voor actualisatie van de financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Deze aanpassing is nodig vanwege nieuwe wetgeving op het gebied van rechtmatigheidsverantwoording en openbaarmaking van documenten (open overheid). Ook zijn enige technische wijzigingen verwerkt.

Bijlagen

Met de verordening 212 stelt de raad de kaders voor het financieel beleid, het financieel beheer en de hoofdlijnen voor de inrichting van de financiële organisatie vast. De raad bewaakt met de financiële verordening de kwaliteit van de financiële functie en stelt de kaders voor de verantwoording van het college aan de raad vast. De nadere inrichting en uitvoering is een zaak van het college. Bijlage 1. Financiële verordening 2023 Bijlage 2. Toelichting op de Financiële verordening 2023

Raadsbesluit Raadsvoorstel Actualisatie Financiële verordening 2023 2023-103118 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 oktober 2023 Besluit 1. De Financiële verordening als volgt te wijzigen:

a.

b.

c.

Oude tekst

Nieuwe tekst

Artikel 3. Programmabegroting lid 8 Investeringsvoorstellen met een dekking uit de Reserve Investeringsfonds 2030 vergen altijd een afzonderlijk raadsbesluit. Artikel 5. Informatieplicht lid 2 De raad wordt actief geïnformeerd over een omvangrijke afwijking in de uitvoering van de begroting, dat wil zeggen financieel boven het bedrag van 5% van het programmatotaal of boven een bedrag van € 500.000.

Artikel 3. Programmabegroting lid 8 Investeringsvoorstellen met een dekking uit de Reserve Fonds Zoetermeer 2040 vergen altijd een afzonderlijk raadsbesluit. Artikel 5. Informatieplicht lid 2 De raad wordt actief geïnformeerd over een omvangrijke afwijking (positief of negatief) in de uitvoering van de begroting, dat wil zeggen financieel boven het bedrag van 5% van het programmatotaal of boven een bedrag van € 500.000. Artikel 6. Jaarstukken Lid 2 Het college biedt voor 1 mei in het jaar na het begrotingsjaar de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) aan de raad aan. Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording Het college biedt, indien bijstelling nodig is, een voorstel voor een geactualiseerde hoogte van de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de rapportagegrens waarboven over afwijkingen omtrent rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt gerapporteerd. Artikel 9. Normenkader rechtmatigheid Het college biedt jaarlijks een normenkader rechtmatigheid aan ter vaststelling door de raad. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien (controleprotocol). Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik Artikel is verschoven naar het nieuwe hoofdstuk 3 Rechtmatigheidsverantwoording Artikel 12.

Overheveling programmabudget lid 2

Artikel 6. Jaarstukken lid 2 Het college biedt voor 25 april in het jaar na het begrotingsjaar de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) aan de raad aan.

d.

e.

f.

Artikel 28. Misbruik en oneigenlijk gebruik

g.

Artikel 12. Overheveling programmabudget lid 2

2

Wanneer bij de jaarrekening blijkt dat het resultaat van de budgetoverheveling afwijkt ten opzichte van het eerder door de raad genomen besluit, dan moet dit, voorzien van een toelichting, in de jaarstukken worden gemeld. Indien bij de jaarrekening (in uitzonderingssituaties) nog nagekomen (nieuwe) budgetoverhevelingen nodig zijn, kan het college deze, met onderbouwing, in het voorstel tot bestemming van het rekeningsresultaat opnemen.

Wanneer bij de jaarrekening budgetoverhevelingen nodig zijn, kan het college deze, met onderbouwing, in het voorstel tot bestemming van het rekeningsresultaat opnemen.

h.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen lid 2 De Reserve Investeringsfonds 2030 (= Rif)

i.

Artikel 18. Grondslag voor kostprijsberekening, tarieven en heffingen lid 3a bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa. Artikel 20. Bedrijfsvoering Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf Bedrijfsvoering verslag van actuele en/of bijzondere onderwerpen die aandacht behoeven.

Artikel 17. Reserves en voorzieningen lid 2 De Reserve Fonds Zoetermeer 2040 (het fonds) Artikel 18. Grondslag voor kostprijsberekening, tarieven en heffingen lid 3a bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa. Artikel 23. Bedrijfsvoering Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf Bedrijfsvoering verslag van actuele en/of bijzondere onderwerpen die aandacht behoeven waaronder rechtmatigheid. Artikel 24. Wet open overheid Bij de begroting en de jaarstukken doet het college verslag in de paragraaf Wet open overheid over de passieve openbaarmaking (= openbaar maken van documenten op verzoek) en de actieve openbaarmaking (= informatie uit eigen beweging openbaar maken).

j.

k.

2.

De Financiële verordening gemeente Zoetermeer 2021 in te trekken en tegelijkertijd de Financiële verordening 2023 vast te stellen.

Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 18 december 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

3

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding In de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn bepalingen opgenomen over het gemeentelijk financieel beleid en beheer. In aanvulling op de algemeen geformuleerde kaders in Gemeentewet en het BBV is lokaal maatwerk mogelijk. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft ten aanzien van financiële kaderstelling en verantwoording. Deze aanvullende regels worden opgenomen in de financiële verordening. Deze verordening wordt ook wel de verordening 212 genoemd: een verwijzing naar het artikel in de Gemeentewet dat deze verordening verplicht stelt. Met de verordening 212 stelt de raad de kaders voor het financieel beleid, het financieel beheer en de hoofdlijnen voor de inrichting van de financiële organisatie vast. De raad bewaakt met de financiële verordening de kwaliteit van de financiële functie en stelt de kaders voor de verantwoording van het college aan de raad vast. Nieuw: wetswijzigingen a. Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is d.d. 27 september 2022 aangenomen in de eerste Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van deze wetswijziging. Het college is en blijft verantwoordelijk voor de (financiële) rechtmatigheid.

Nieuw is dat vanaf het verslagjaar 2023 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording moet opstellen. De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het college en kan zo zijn controlerende taak beter vervullen. De externe accountant geeft vanaf 2023 een controleverklaring af met alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Deze verklaring is inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college, die in de jaarrekening wordt opgenomen. De beoordeling van de accountant geeft aan dat er vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen. b. Wet open overheid De Wet open overheid (Woo) verplicht de gemeente om documenten op verzoek openbaar te maken (passieve openbaarmaking) en uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmaking).

Beoogd effect Een actuele en toekomstbestendige financiële verordening door het: - verankeren van de gevolgen van de wetswijziging waarbij het college verantwoordelijk is voor de rechtmatigheidsverantwoording; - opnemen verplichting van de uitvoering van de Wet open overheid; - verwerken van enige technische wijzigingen en aanscherpingen in teksten. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Argumenten 1a en 1h Dit is een technische wijziging. De Reserve Investeringsfonds 2030 is samengevoegd met en hernoemd tot de Reserve Fonds Zoetermeer 2040. 1c Artikel 6. Jaarstukken, Lid 2

4

De datum van 25 april blijkt in de praktijk nauwelijks haalbaar. De afgelopen jaren was dan ook meermaals sprake van het later aanleveren van de accountantsverklaring aan de raad. Door het opschuiven van de aanlevering van de jaarstukken met een week is de kans groter dat het college de jaarstukken meer compleet kan aanbieden aan de raad. 1d, 1e, 1f en 1j Deze aanpassingen geven invulling aan de wetswijziging die voorschrijft dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college moet plaatsvinden. 1g Dit is een technische wijziging.Tekst is eenvoudiger geformuleerd. 1i Grondslag voor kostprijsberekening, tarieven en heffingen, lid 3a Volgens de wet mogen bijdragen aan bestemmingsreserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa niet worden betrokken bij de kostprijsberekening. 1k Wet open overheid Deze toevoeging geeft gevolg aan de Wet open overheid (Woo) die de gemeente verplicht om documenten op verzoek openbaar te maken (passieve openbaarmaking) en uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmaking). 2. De Financiële verordening gemeente Zoetermeer 2021 in te trekken en Financiële verordening 2023 vast te stellen De Financiële verordening Zoetermeer 2021 is verouderd. Met de vaststelling van de Financiële verordening 2023 is sprake van een actuele en toekomstbestendige financiële verordening.

Kanttekeningen Niet van toepassing. Financiën Niet van toepassing. Controleprotocol Niet van toepassing. Participatie en Communicatie Het raadsbesluit wordt elektronisch bekend gemaakt in het Gemeenteblad en gepubliceerd op de interne - en externe website. Duurzaamheid Niet van toepassing. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Niet van toepassing. Rapportage en evaluatie Niet van toepassing. Planning Geldig vanaf 1 januari 2024 vanwege nieuwe wetgeving met ingang van verslagjaar 2023 met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording college.

5