Raadsvoorstel Actualisatie Accountantscontroleverordening

Raadsvoorstel Onderwerp Zaakid

Raadsvoorstel Actualisatie Accountantscontroleverordening 2023-104086

Auteur

Monica Grims +31793469940 M.G.Grims@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Afdelingshoofd

Pol R. van der (Reinier)

Portefeuillehouder

Wethouder Iedema

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

College 31 oktober 2023 en raad 18 december 2023 vanwege nieuwe wetgeving met ingang van verslagjaar 2023 met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording college. Alle

Eerdere besluitvorming

Accountantscontroleverordening 2016

Samenvatting

Voorstel voor actualisatie van de Accountantscontroleverordening (artikel 213 van de Gemeentewet). Deze aanpassing is nodig vanwege nieuwe wetgeving op het gebied van rechtmatigheidsverantwoording en openbaarmaking van documenten (open overheid). Ook zijn enige technische wijzigingen verwerkt.

Bijlagen

Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Hierbij stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruikmakend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden daartoe bieden. Ook wordt de opdrachtrelatie tussen gemeente en accountant geregeld. Bijlage 1. Accountantscontroleverordening

Raadsbesluit Raadsvoorstel Actualisatie Accountantscontroleverordening 2023-104086 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 oktober 2023 besluit 1. De Accountantscontroleverordening als volgt te wijzigen:

a.

Oude tekst

Nieuwe tekst

Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Accountant Een door de raad aangewezen: - registeraccountant of - organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, - belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

a. Accountant Een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

b. Accountantscontrole De controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet, in acht worden genomen.

b. Accountantscontrole De controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant.

c. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole

c. Rechtmatigheidsverantwoording

2

Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

De rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

d. Managementletter Accountantsrapport over de bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle van de administratie en het (financieel) beheer, bedoeld voor het management en het college.

d. Interim Managementletter Verslag van de accountant over de bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle van de administratie en het (financieel) beheer, bedoeld voor het management en het college. Artikel 2 Opdrachtverlening De naam auditwerkgroep is vervangen door auditcommissie. Artikel 3 Inrichting accountantscontrole De naam auditwerkgroep is vervangen door auditcommissie Artikel 4 Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole.

b. c. d.

Artikel 4 Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

e.

Artikel 5 Toegang tot informatie door accountant 1. De accountant belast met de controle is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, registers, notulen, brieven en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de vervulling van zijn controlefunctie nodig oordeelt. De accountant heeft daartoe toegang tot alle kantoren, magazijnen,

7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Artikel 5 Toegang tot informatie door accountant 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlwerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

3

werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

f.

g.

3. Alle organen en/of ambtenaren zijn gehouden de accountant alle informatie gevraagd en ongevraagd - te verstrekken, opdat deze de rechtmatigheid van de gevoerde financiële administraties en van het financieel beheer en de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie kan beoordelen. Artikel 6 Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. Artikel 7 Rapportage over de controle van de jaarrekening 1. Indien de accountant bij de controle van de jaarrekening afwijkingen constateert, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

3. Alle organen en/of ambtenaren zijn gehouden de accountant alle informatie – gevraagd en ongevraagd - te verstrekken, opdat deze zich een juist en volledig oordeel kan vormen over zowel het gevoerde financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 6 Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. Artikel 7 Rapportage over de controle van de jaarrekening 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. De accountant zendt, uiterlijk 4 weken voor verzending aan de raad, de accountantsverklaring bij de jaarrekening en de daarbij uitgebrachte concept verslagen van bevindingen aan het college, met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken aan de accountant te reageren. Voor wat betreft het tijdstip houdt de accountant rekening met de gemeentelijke planning van de jaarstukken.

2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren met een afschrift aan het college.

3. De accountant zendt de accountantsverklaring bij de jaarrekening en de daarbij behorende(definitieve) verslagen van bevindingen naar de raad, die het betrekt bij het onderzoek van de jaarstukken. 4. De accountant is voor een eventuele toelichting aanwezig bij de behandeling van de jaarstukken in de raadscommissie.

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken

4

het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

2.

De bij raadsbesluit van 18 april 2016 vastgestelde Accountantscontroleverordening in te trekken en tegelijkertijd de Accountantscontroleverordening 2023 vast te stellen.

Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft. Dit besluit treedt in werking de dag na de bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 18 december 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

5

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Hierbij stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruikmakend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden daartoe bieden (= Accountscontroleverordening). De Accountantscontroleverordening dient te waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. In de verordening wordt ook de opdrachtrelatie tussen gemeente en accountant geregeld. Vanwege nieuwe wetgeving op het gebied van rechtmatigheidsverantwoording is aanpassing van de Accountantscontroleverordening wenselijk. Ook zijn enige technische wijzigingen verwerkt. Nieuw: wetswijziging Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college Het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ is d.d. 27 september 2022 aangenomen in de eerste Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van deze wetswijziging. Het college is en blijft verantwoordelijk voor de (financiële) rechtmatigheid. Nieuw is dat vanaf het verslagjaar 2023 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording moet opstellen.

De verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het college en kan zo zijn controlerende taak beter vervullen. De externe accountant geeft vanaf verslagjaar 2023 een controleverklaring af met alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Deze verklaring is inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college, die in de jaarrekening wordt opgenomen. De beoordeling van de accountant geeft aan dat er vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen. Beoogd effect Een actuele en toekomstbestendige Accountantscontroleverordening door het: verankeren van de gevolgen van de wetswijziging waarbij het college verantwoordelijk is voor de rechtmatigheidsverantwoording; verwerken van enige technische wijzigingen en aanscherpingen in teksten. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s Argumenten Besluiten 1a, d, e, f en g De begrippen zijn in overeenstemming met wettelijke regelingen, en zijn aangepast als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording college en tekstueel aangepast aan de modelverordening, hetgeen de leesbaarheid/ helderheid van de verordening ten goede komt. Besluiten 1b en c De naam auditwerkgroep is vervangen door auditcommissie. Besluit 2 De Accountantscontroleverordening uit 2016 is verouderd.

Met de vaststelling van de aangepaste verordening 2023 is sprake van een actuele en toekomstbestendige verordening.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Financiën Niet van toepassing.

6

Controleprotocol Niet van toepassing. Participatie en Communicatie Het raadsbesluit wordt elektronisch bekend gemaakt in het Gemeenteblad en gepubliceerd op de interne - en externe website. Duurzaamheid Niet van toepassing. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten Niet van toepassing. Rapportage en evaluatie Niet van toepassing. Planning Geldig vanaf 1 januari 2024 vanwege nieuwe wetgeving met ingang van verslagjaar 2023 met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording college.

7