Raadsvoorstel - Aanwijzing accountant

Raadsvoorstel Onderwerp

Aanwijzing accountant

Zaakid

0637679536

Auteur

F.J. Schreuder f.j.schreuder@zoetermeer.nl 06-14861771

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

Drs. R. Blokland

Portefeuillehouder

Burgemeester Bezuijen

Medeverantwoordelijke(n)

Auditcommissie

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s) Eerdere besluitvorming

Maandag 15 maart, vanwege de voorlopige gunning op 16 maart

Samenvatting

In het najaar van 2020 heeft de raad een Programma van Eisen vastgesteld, waar de nieuwe accountant aan moet voldoen. De Auditcommissie heeft het programma van eisen en het verdere traject in overleg met het college en de griffie voorbereid. Dit traject heeft geleid tot een kandidaat (Publieke Sector Accountants B.V.) waaraan kan worden gegund. Het is een raadsbevoegdheid om deze kandidaat aan te wijzen zodat de opdracht accountantsdiensten aan PSA kan worden gegund.

Bijlagen

N.v.t.

N.v.t. Raadsvoorstel Programma van Eisen aanbesteding accountantscontrole

Raadsbesluit 0637679536 Aanwijzing accountant

De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van de Auditcommissie

Besluit 1. Publieke Sector Accountants B.V. aan te wijzen als de accountant van de gemeente Zoetermeer; 2. Publieke Sector Accountants B.V. de opdracht te geven de controle van de jaarrekeningen van de jaren 2021, 2022, 2023 en 2024 uit te voeren; 3. Over dit besluit geen participatie toe te passen omdat het besluit betrekking heeft op interne organisatorische aangelegenheden van de gemeente. Over dit besluit geen referendum mogelijk te maken omdat het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 15 maart 2021 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 25 februari 2021

2

Toelichting Probleemstelling en kader In artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de raad een accountant aanwijst en belast met de controle van de jaarrekening en het uitbrengen van een verslag van bevindingen alsmede het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring. Het contract met Deloitte besloeg de periode 1 oktober 2016 en eindigde van rechtswege op 31 december 2019. Binnen het contract met Deloitte is de opdrachtgever voorzien van de mogelijkheid om tweemaal voor een periode van één jaar onder gelijkblijvende condities te verlengen. Van deze mogelijkheid is door de gemeente Zoetermeer bij raadsbesluit van 18 februari 2019 één keer gebruik gemaakt waardoor de overeenkomst met Deloitte eindigt na de controle van de jaarrekening 2020. Het advies om niet opnieuw een jaar te verlengen is op 21 januari 2020 door de Auditcommissie geformuleerd en op 11 februari 2020 aan de raad gecommuniceerd. De achtergrond van dit advies is pragmatisch. Een nieuwe aanbesteding zou plaats moeten vinden tijdens verkiezingstijd (eind 2021/ medio 2022). Een dergelijk aanbestedingstraject vergt aanzienlijke capaciteit van de Auditcommissie, griffie en de organisatie. Aanbesteding telkens in het midden van een bestuursperiode lijkt daarom wanneer dat noodzakelijk is het beste.

Verder heeft de Auditcommissie haar voorkeur uitgesproken voor een overeenkomst van vier jaar waarin de mogelijkheid is opgenomen om één keer met vier jaar te verlengen. Op grond van artikel 2 lid 4 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie bereiden de Auditcommissie, de griffie en het college in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. In verband met de juridische aspecten die aan de orde zijn bij een Europese aanbesteding heeft de gemeenteraad op 30 november met de vaststelling van het Programma van Eisen besloten de griffier te mandateren om de administratieve afhandeling van het gunningsbesluit uit te voeren. Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s In het najaar van 2020 zijn in een Programma van Eisen de eisen en wensen waar de accountantsdienst aan moet voldoen geformuleerd, waarna deze op 30 november 2020 door de raad zijn vastgesteld. Met dit besluit heeft de gemeenteraad eveneens ingestemd met de instelling van een beoordelingsteam dat bestaat uit twee raadsleden, de griffier of diens plaatsvervanger, één medewerker van Financiën & Control en één medewerker van Concern Control. Dit team is bij haar werkzaamheden ondersteund door een specialist op het gebied van aanbestedingen namens het Cluster Inkoop.

Na het raadsbesluit over het Programma van Eisen is de Europese Aanbesteding Accountantscontrole Gemeente Zoetermeer -waarin het Programma van Eisen centraal staatgepubliceerd op Tendernet. De naar aanleiding van deze publicatie gestelde vragen zijn door het beoordelingsteam beantwoord en gepubliceerd als Nota van Inlichtingen via Tendernet respectievelijk op 8- en 20 januari 2021. Vervolgens zijn van drie ingeschreven partijen offertes ontvangen voor het vastgestelde moment van sluiting van de inschrijftermijn op 1 februari 2021, waaronder de offerte van Publieke Sector Accountants B.V. (PSA).

datum print: donderdag 25 februari 2021

3

Als eerste is getoetst of de drie partijen conform aanbestedingsrichtlijnen een volledige inschrijving hadden ingediend en in hoeverre er op grond van de geschiktheidseisen aanleiding was tot uitsluiting van deelname aan deze aanbestedingsprocedure. Vervolgens is gekeken of de kandidaten zich conformeerden aan de gestelde eisen in het Programma van Eisen. De drie partijen kwamen allen door deze twee selecties. Daarna is door het beoordelingsteam getoetst in hoeverre de drie kandidaten voldeden aan de in het Programma van Eisen opgestelde wensen. De toekenning van scores aan de drie kandidaten naar de mate waarin zij voldeden heeft geleid tot een rangschikking van de drie inschrijvers. PSA neemt op deze rangschikking de eerste positie in en voldoet daarom van de drie kandidaten het meest aan de door de raad vastgestelde eisen en wensen. Om de opdracht te kunnen gunnen aan PSA wordt de raad door de Auditcommissie aldus geadviseerd in te stemmen met de gunning van de opdracht accountantsdiensten aan PSA. Contract Overeenkomstig het aanbestedingsdocument en de vigerende regelgeving wordt de overeenkomst aangegaan voor vier boekjaren, van 2021 t/m 2024. Tevens is de optionele verlenging van 1 x 4 jaar onder gelijkblijvende voorwaarden met ingang van de controle van boekjaar 2025 (aanvang activiteiten medio 2025) in het contract opgenomen.

Deze verlenging dient voor 1 december 2024 te worden overeengekomen. De Auditcommissie legt hierover te zijner tijd een advies voor aan de raad. Het door de gemeenteraad vastgestelde Programma van Eisen maakt onderdeel uit van de overeenkomst. Na dit formele benoemingsbesluit door de gemeenteraad en de hieruit voortvloeiende definitieve gunning kan worden overgegaan tot ondertekening van het contract. Deze ondertekening door de griffier en de nieuwe gemeentelijke accountant vindt zo spoedig mogelijk plaats na de uit dit besluit voortvloeiende gunning. Financiën De overeengekomen prijsstelling past binnen het huidige beschikbare budget voor de accountant. Dit raadsvoorstel heeft daarom geen negatieve budgettaire gevolgen. Controleprotocol N.v.t Participatie en Communicatie N.vt. Duurzaamheid N.v.t. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten N.v.t. Rapportage en evaluatie De samenwerking tussen de gemeente Zoetermeer en PSA wordt aangegaan voor vier jaar. Na vier jaar heeft de gemeente de mogelijkheid de overeenkomst te verlengen voor de periode van eenmaal vier jaar tegen dezelfde voorwaarden.

datum print: donderdag 25 februari 2021

4