Memo accountant – Controle jaarrekening 2022 update 1 juni 2023

Aan de auditcommissie van de gemeente Zoetermeer Van Ralf van Hattem en Wouter Kalkman van Publieke Sector Accountants Datum: 1 juni 2023 Onderwerp: status controle jaarstukken 2022

Op 23 mei 2023 zijn de jaarstukken 2022 met het accountantsverslag 2022 van uw accountant behandeld in de auditcommissie. Conform de procedure en in overeenstemming met een verzoek van de griffie hebben wij in het memo van 11 mei 2023 de status van de controle per 11 mei 2023 toegelicht. In dit memo van 1 juni 2023 (rekening houdend met het resultatendebat van 5 juni 2023) informeren wij de auditcommissie over de status per 1 juni 2023. Jeugdzorg Een belangrijk deel van de Jeugdzorg is uitbesteed aan de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (SbJH, voorheen H10) voor een bedrag van ongeveer € 49 miljoen). De deelnemende gemeenten zijn afhankelijk van SbJH voor de eindverantwoording, waarbij de GAD (gemeentelijke accountantsdienst) van de gemeente Den Haag een controleverklaring afgeeft. Op dit moment heeft de GAD Den Haag nog geen controleverklaring afgegeven bij de financiële verantwoording Jeugdhulp Haaglanden 2022. De review op het werk van de GAD Den Haag zal pas daarna kunnen worden uitgevoerd. De afgesproken planning via de controlenotitie Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden 2022 is niet gehaald. De review vindt plaats door PwC als accountant van de gemeente Westland en door Baker Tilly als accountant van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Het is niet geheel duidelijk wanneer deze werkzaamheden worden afgerond.

Wij hebben de gemeente verzocht hiernaar te informeren bij het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Dit betekent dat controle van de kosten voor Jeugdhulp in de jaarrekening van de gemeente Zoetermeer nog niet kan worden afgerond. Status per 1 juni 2023: op 17 mei 2023 heeft de GAD Den Haag een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de financiële verantwoording Jeugdhulp Haaglanden 2022. De review door twee accountants van de H10-gemeenten zal volgende week, uiterlijk in de week erna worden afgerond.

Wmo Door 1 grotere aanbieder is in het kader van een overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp inmiddels verantwoording afgelegd aan uw gemeente. Het gaat om circa € 12,4 miljoen aan lasten Wmo. In 2022 zijn er ontwikkelingen die meer zekerheid geven over de door de externe aanbieder geleverde prestaties. Om voldoende inzicht te verkrijgen over de geleverde prestaties van deze aanbieder zijn er nog 2 elementen van belang: 1. Bij het vaststellen van de prestaties is er door de gemeente Zoetermeer afgeweken van de initiële afspraken die met de externe aanbieder zijn gemaakt via de ‘Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp’. Dit betreffen afwijkingen van het ’verantwoordings- en accountantsprotocol’ en de onderliggende toetsingscriteria. Wij hebben niet vastgesteld dat het college van de gemeente Zoetermeer heeft ingestemd met de aanpassingen op de overeenkomst met de externe aanbieder. Wij vragen de gemeenten daarom zorg te dragen voor de zichtbare bestuurlijke instemming met de aanpassing van de afspraken. 2. Er is door de accountant van deze externe aanbieder (nog) geen zekerheid gegeven bij de financiële verantwoording van de externe aanbieder. Wij hebben begrepen dat de externe aanbieder de gecontroleerde jaarrekening uiterlijk 1 juni bij de gemeente aanlevert.

Wij hebben begrepen dat het niet mogelijk is om eerder een controleverklaring bij de opgave van kosten te leveren. Om zekerheid te kunnen geven over de door de externe aanbieder geleverde prestaties is deze informatie essentieel in het kader van de afronding van de controle van de jaarrekening van gemeente Zoetermeer. Per 11 mei 2022 is het de verwachting dat deze financiële verantwoording (de jaarrekening) met controleverklaring van de accountant er uiterlijk is op 1 juni 2023. Daarmee zouden de onzekerheden, die nu in ons accountantsverslag staan, mogelijk opgelost zijn. Status per 1 juni 2023: de financiële informatie is ontvangen en de onzekerheid is daarmee komen te vervallen. Spendanalyse De spendanalyse is het hulpmiddel om vast te stellen door de interne en externe controle of de gemeente Zoetermeer heeft voldaan aan de regels rondom Europese aanbesteding. Deze spendanalyse is opgeleverd op 4 april 2023, 5 weken na de start van onze controle. De controle door ons is onderhanden, maar nog niet afgerond. In het accountantsverslag hebben wij de beste inschatting van de fouten opgenomen. Het overzicht van fouten kan nog wijzigen, maar zal naar onze inschatting per vandaag onder de goedkeuringsmaterialiteit blijven. Status per 1 juni 2023: naar verwachting komt nog 1 aanbestedingsfout bij voor een bedrag van circa € 265.000 (exclusief Btw).

De rechtmatigheidsfout stijgt dan tot € 1,2 miljoen en die blijft ruim binnen de goedkeuringsmaterialiteit van € 4,8 miljoen.

Samenvattend Bij de controle van de jaarrekening merken wij een paar posten en/of onderwerpen aan als onzeker. Deze onzekerheden passen binnen de 3% van de totale lasten, circa € 14,3 miljoen. Zie hiervoor ook ons accountantsverslag (in concept). Onderstaand hebben wij een voorlopige inschatting opgenomen van onzekerheden: • •

Onzekerheden besteding reguliere Wmo ZIN voor een bedrag van € 0,6 miljoen. Onzekerheden besteding jeugdzorg (via SBJH) voor een bedrag van € 1,1 miljoen

In totaal derhalve voor een bedrag van € 1,7 miljoen. Status per 1 juni 2023: voor het afronden van de controle zijn wij dus afhankelijk van de review bij de GAD Den Haag voor wat betreft de Jeugdzorg. Wij verwachten dat wij de controle in de week van maandag 5 juni 2023, maar uiterlijk in de week van maandag 12 juni 2023 kunnen afronden.