GEWIJZIGD Raadsvoorstel Subsidieregeling maatschappelijke initiatieven Zoetermeer 2040

Raadsvoorstel Onderwerp

GEWIJZIGD Raadsvoorstel Subsidieregeling maatschappelijke initiatieven Zoetermeer 2040

Zaakid

2022-000318

Auteur

Govert Buijs +31793469535 G.J.Buijs@zoetermeer.nl

Gemeentesecretaris

Huykman, B.J.D.

Directeur

A. Quentin

Portefeuillehouder

Wethouder Iedema

Medeverantwoordelijke(n)

Uiterste behandeldatum (+ reden) Programma(s)

Alle

Eerdere besluitvorming

Raadsvoorstel Afwegingskader Investeringsfonds op basis van Eneco-middelen d.d. 28 juni 2021 Motie 2106-10: Inwoners en organisaties in Zoetermeer doen mee! Toezegging 468

Samenvatting

Bij de oprichting van het Fonds Zoetermeer 2040 is aan de raad toegezegd om het voor inwoners en organisaties mogelijk te maken om op laagdrempelige wijze met eigen initiatieven in aanmerking te komen voor een bijdrage uit het investeringsfonds. Dit voorstel doet een beroep op het Fonds Zoetermeer 2040 om met een subsidieregeling, een laagdrempelig platform en een communicatiecampagne de randvoorwaarden hiervoor te kunnen creëren. 1. Begrotingswijziging

Bijlagen

Raadsbesluit 2022-000318 GEWIJZIGD Raadsvoorstel Subsidieregeling maatschappelijke initiatieven Zoetermeer 2040 De raad van de gemeente Zoetermeer; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 januari 2022 besluit 1. Een subsidieregeling vast te stellen met een omvang van € 300.000,- en een duur van drie jaar, gericht op het realiseren van plannen van inwoners en organisaties die passen in het Afwegingskader Zoetermeer 2040. 2. Vanuit de subsidieregeling maximaal € 100.000,- per jaar en maximaal € 10.000,- per initiatief beschikbaar te stellen als subsidie. 3. € 75.000,- beschikbaar te stellen uit het Fonds Zoetermeer 2040 voor het opzetten van een platform en de ondersteuning van bewoners en organisaties om op laagdrempelige wijze met eigen initiatieven in aanmerking te komen voor een bijdrage uit het Fonds Zoetermeer 2040. 4. € 25.000,- beschikbaar te stellen uit het Fonds Zoetermeer 2040 voor een campagne waarin de mogelijkheden van het platform in het licht van het Fonds Zoetermeer 2040 onder de aandacht worden gebracht, met name bij groepen die traditioneel lastig te bereiken zijn. 5. Motie 2106-10 en toezegging 468 als afgedaan te beschouwen. 6. De bij dit raadsvoorstel behorende begrotingswijziging vast te stellen. Over onderdeel 6 van dit besluit geen referendum mogelijk te maken, omdat het een begrotingswijziging betreft.

Dit besluit treedt in werking twee weken na de bekendmaking daarvan. Tenzij over de overige onderdelen van dit besluit een inleidend verzoek tot het houden van een referendum wordt gedaan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 21 februari 2022 de griffier,

de voorzitter,

drs. R. Blokland MCM

drs. M.J. Bezuijen

datum print: donderdag 20 januari 2022

2

Toelichting Probleemstelling en kader Inleiding Bij de oprichting van het Fonds Zoetermeer 2040 is aan de raad toegezegd om het voor inwoners en organisaties mogelijk te maken om op laagdrempelige wijze met eigen initiatieven in aanmerking te komen voor een bijdrage uit het investeringsfonds. In het Afwegingskader Investeringsfonds op basis van Eneco-middelen (hierna: afwegingskader) dat bij de oprichting van het Fonds is aangenomen is de mogelijkheid opgenomen om een aanvraag te doen voor een uitvoeringsregeling: een investeringsaanvraag in de vorm van een collectieve regeling voor individuele inwoners, organisaties of bedrijven. Dit voorstel doet een beroep op het Fonds Zoetermeer 2040 om een uitvoeringsregeling voor maatschappelijke initiatieven van inwoners en organisaties gericht op Zoetermeer 2040 op te zetten in de vorm van een subsidieregeling, en om met een laagdrempelig platform de randvoorwaarden hiervoor te kunnen creëren. Daarnaast voorziet het in de middelen om het Fonds Zoetermeer 2040 en de mogelijkheden die dit biedt voor inwoners en organisaties onder de aandacht te brengen in de stad.

In motie 2106-10 werd het college verzocht: • Om inwoners en organisaties jaarlijks op actieve wijze uit te nodigen om voorstellen in te dienen voor verbeteringen in de stad die passen binnen de gestelde kaders van het Eneco afwegingskader; • Om inwoners en organisaties (indien gewenst) te ondersteunen bij het indienen van hun voorstellen • Om bij dit uitnodigingsbeleid ervoor te zorgen dat ook inwoners en organisaties worden bereikt die nu niet altijd meedoen bij de ontwikkeling van het beleid voor onze stad. In dit voorstel wordt invulling gegeven aan de motie door (jaarlijks) budget te reserveren voor het benaderen van inwoners via een communicatiecampagne, ze te ondersteunen bij indiening en speciale aandacht te besteden aan het bereiken van doelgroepen die nu niet altijd meedoen. De voorgestelde subsidieregeling maakt het voor inwoners en organisaties vervolgens mogelijk om op een laagdrempelige en begrijpelijke manier kennis te nemen van de visie Zoetermeer 2040 en daaraan bij te dragen met ideeën en initiatieven. In toezegging 468 heeft het college toegezegd om in de communicatie over het Fonds Zoetermeer 2040 mee te nemen hoe het college iedereen in de stad zo goed mogelijk probeert te bereiken en inzicht te geven in de verhouding 2020-2040.

Door de voorgestelde communicatiecampagne zo breed mogelijk op te zetten en daarbij de visie Zoetermeer 2040 begrijpelijk en laagdrempelig uit te leggen, evenals toe te lichten hoe vandaag kan worden bijgedragen aan de stad van de toekomst en hoe maatschappelijke initiatieven daarbij een rol kunnen spelen wordt deze verhouding duidelijk gemaakt. Gelet op bovenstaande wordt voorgesteld om met het aannemen van dit voorstel motie 2106-10 en toezegging 468 af te doen. Subsidieregeling De subsidieregeling heeft als doel om bij te dragen aan het realiseren van de visie Zoetermeer 2040 met maximale betrokkenheid van inwoners en organisaties. De regeling is bedoeld om de betrokkenheid van inwoners en organisaties bij het vormgeven van de toekomst van de stad te vergroten, innovatieve ideeën mogelijk te maken en impact te creëren door een positieve bijdrage aan de vier mechanismen die zijn beschreven in de visie Zoetermeer 2040.

datum print: donderdag 20 januari 2022

3

De regeling maakt het mogelijk voor inwoners, groepen van inwoners en organisaties uit Zoetermeer om aanspraak te maken op middelen uit het Fonds Zoetermeer 2040, met plannen en voorstellen die gericht zijn op het realiseren van de visie Zoetermeer 2040 en die passen binnen het vastgestelde Afwegingskader Fonds Zoetermeer 2040. Dit afwegingskader zal binnen de subsidieregeling worden vereenvoudigd om de drempel voor toegang te verlagen, het voor indieners duidelijk te maken welke plannen en ideeën kansrijk zijn en om de ingediende plannen uniform te kunnen toetsen. Plannen en voorstellen die binnen de subsidieregeling worden ingediend zullen ambtelijk aan de regeling (met daarin het vereenvoudigde afwegingskader) worden getoetst. Conform de huidige mandaatregeling kan de verantwoordelijke wethouder vervolgens de subsidie toekennen/afdoen.1 Daarbij zal een ‘vier-ogen-principe’ worden gehanteerd waarbij de wethouder financiën samen met de relevante vakwethouder over de subsidieaanvraag beslist. In gevallen waar de vakwethouder en de wethouder financiën dezelfde persoon zijn wordt een andere wethouder gevraagd om mee te besluiten. Rapportage aan de raad over plannen die zijn ingediend en bekostigd via de subsidieregeling vindt plaats via de gebruikelijke P&C-cyclus.

De subsidieregeling heeft in eerste instantie een looptijd van drie jaar waarbij het uitgangspunt is ‘wie het eerst komt die het eerst maalt’, met inachtneming van de limiet van € 100.000,- aan totale subsidie per jaar. Na tweeënhalf jaar wordt de impact en het gebruik van de regeling geëvalueerd en kan worden onderzocht of/hoe de regeling het beste een structureel of langjarig karakter kan krijgen. Gemeentelijke bijdrage De gemeentelijke bijdrage aan ingediende initiatieven is maximaal € 10.000,- per initiatief en € 100.000,- per jaar. Zoals is vastgesteld in het afwegingskader verdienen plannen waarbij ook middelen of menskracht van buiten de gemeente worden ingebracht de voorkeur en kunnen die dus rekenen op een positieve beoordeling op dit punt tijdens het afwegingsproces. Onderscheid met Wijk aan Zet Binnen de gemeente is al subsidie beschikbaar voor inwoners in het kader van Wijk aan Zet, die buurtbewoners kunnen aanvragen om activiteiten in de wijk te organiseren, gericht op het vergroten van de sociale samenhang. Het belangrijkste verschil met de voorgestelde subsidieregeling maatschappelijke initiatieven is dat deze laatste expliciet gericht is op het realiseren van de visie Zoetermeer 2040 en daarmee zowel breder ingestoken is als meer gericht op de langere termijn.

Zo komen vanuit de volle breedte van Zoetermeer 2040 niet alleen voorstellen in aanmerking voor subsidie die zijn gericht op het vergroten van sociale samenhang, maar ook bijvoorbeeld op het versterken van duurzaamheid (hoofdlijn 2 van de visie Zoetermeer 2040), het creëren van doorlopende ontplooiingskansen voor inwoners (hoofdlijn 4) of het bijdragen aan Zoetermeer als stad van toegepaste innovatie (hoofdlijn 5). Hiermee kan het schaalniveau van een idee of plan ook de hele stad zijn en niet per se alleen de buurt zoals bij Wijk aan Zet wel het geval is. Een ander belangrijk verschil tussen Wijk aan Zet en de subsidieregeling maatschappelijke initiatieven is de omvang van de beoogde projecten. Waar de eerste in de praktijk vooral wordt gebruikt voor (zeer) kleinschalige initiatieven is er in de subsidieregeling ruimte om ook relatief grotere projecten met een maximale gemeentelijke bijdrage van € 10.000,- euro per initiatief te ondersteunen.

1 In de huidige mandaatregeling kunnen subsidies t/m €50.000 euro door de verantwoordelijke wethouder

worden toegekend/afgedaan. Omdat de maximale gemeentelijke bijdrage voor voorstellen in de voorgestelde subsidieregeling €10.000,- is zullen alle eventuele subsidies dus binnen dit mandaat vallen.

datum print: donderdag 20 januari 2022

4

Grotere maatschappelijke initiatieven Het is uiteraard denkbaar dat er maatschappelijke initiatieven ontstaan waarbij een grotere bijdrage van de gemeente wordt gevraagd. Voor deze initiatieven is de ‘reguliere’ route van het Fonds Zoetermeer 2040 een optie. Daarvoor zal er afstemming met de gemeente moeten worden gezocht. In opdracht van leden van het college kan vervolgens een voorstel worden voorbereid dat wordt getoetst aan het afwegingskader en dat ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan de raad. Algemene Subsidieverordening (ASV) Binnen de voorgestelde subsidieregeling maatschappelijke initiatieven Zoetermeer 2040 worden subsidies verstrekt op basis van de Algemene Subsidieverordening (ASV). De ASV geeft het college de mogelijkheid om nadere subsidieregels vast te stellen, die in dit geval zullen bestaan uit het (vereenvoudigde) afwegingskader van het Fonds Zoetermeer 2040. Vervolgens voert het college de regeling uit waarbij zij gebruikt maakt van de mandaten die zij heeft, waarbij subsidies tot € 50.000,- door de verantwoordelijk wethouder mogen worden verstrekt. Platform Via een digitaal platform wordt informatie over de subsidieregeling beschikbaar gesteld en kunnen inwoners en organisaties ideeën aandragen en subsidie aanvragen.

Het platform moet het mogelijk maken om laagdrempelig kennis te nemen van Zoetermeer 2040 en inzichtelijk maken hoe men met eigen initiatieven een bijdrage kan leveren aan het realiseren van de toekomstvisie voor onze stad. Het voorstel is om op basis van kosteneffectiviteit en snelheid hiervoor een bestaand platform/product te gebruiken, zoals DoeMee, OpenStad.org, voorjebuurt en/of de gouden loper. Initiatieven van inwoners en organisaties die voldoen aan de voorwaarden komen in aanmerking voor subsidie. Daarnaast is het ook mogelijk om minder uitgewerkte ideeën/plannen aan te dragen en advies te krijgen van medewerkers van de gemeente (in eerste instantie de adviseur Maatschappelijke Initiatieven en waar nodig medewerkers van vakafdelingen) over de kansrijkheid van ideeën en de stappen die nodig zijn om te komen tot een volwaardige subsidieaanvraag. Campagne Als laatste wordt voorgesteld om middelen vrij te maken om de mogelijkheden van de subsidieregeling en het platform in het licht van het Fonds Zoetermeer 2040 extra onder de aandacht te brengen, met name bij groepen die traditioneel lastig te bereiken zijn. Daarbij zal ook aandacht worden besteed aan de bredere context van het Fonds, namelijk het toekomstbeeld voor de stad zoals dat is verwoord in de visie Zoetermeer 2040.

Beoogd effect De visie Zoetermeer 2040 realiseren met maximale betrokkenheid van inwoners en organisaties. Inwoners en organisaties in staat stellen om eigen ideeën gericht op het realiseren van de visie Zoetermeer 2040 in te dienen, zodat deze -bij voldoende steun- uitgewerkt en ondersteund kunnen worden. Partners en inwoners betrekken bij wat er leeft in de stad en bij belangrijke vraagstukken. Luisteren: horen wat inwoners en partners belangrijk vinden voor de stad.

datum print: donderdag 20 januari 2022

5

-

Leren van elkaar en kennis benutten voor andere/volgende samenwerkingsprocessen. Het college wil de subsidieregeling en het bijbehorende platform de komende jaren gebruiken om te leren hoe de betrokkenheid van inwoners en organisaties bij het realiseren van Zoetermeer 2040 verder kan worden vergemakkelijkt en versterkt. Daarvoor zal opgedane kennis steeds gaandeweg al zoveel mogelijk worden toegepast in het platform. Een voorbeeld van een veelbelovend initiatief dat hiervoor inspiratie kan opleveren is de proeftuin op het gebied van participatie die momenteel in samenwerking met de Haagse Hogeschool wordt ingericht in de wijk Buytenwegh.

Voorstel/keuzemogelijkheden/risico’s 1. Een subsidieregeling vast te stellen met een omvang van € 300.000,- en een duur van drie jaar, gericht op het realiseren van plannen van inwoners en organisaties die passen in het Afwegingskader Zoetermeer 2040. 2. Vanuit de subsidieregeling maximaal € 100.000,- per jaar en maximaal € 10.000,- per initiatief beschikbaar te stellen als subsidie. 3. € 75.000,- beschikbaar te stellen uit het Fonds Zoetermeer 2040 voor het opzetten van een platform en de ondersteuning van bewoners en organisaties om op laagdrempelige wijze met eigen initiatieven in aanmerking te komen voor een bijdrage uit het Fonds Zoetermeer 2040. 4. € 25.000,- beschikbaar te stellen uit het Fonds Zoetermeer 2040 voor een campagne waarin de mogelijkheden van het platform in het licht van het Fonds Zoetermeer 2040 onder de aandacht worden gebracht, met name bij groepen die traditioneel lastig te bereiken zijn. 5. Motie 2106-10 en toezegging 468 als afgedaan te beschouwen. 6. De bij dit raadsvoorstel behorende begrotingswijziging vast te stellen. Argumenten 1.2. Met het vaststellen van een subsidieregeling wordt duidelijk gemaakt wat de regels zijn om in aanmerking te komen voor subsidies en kunnen deze bij ideeën die voldoen aan de regeling relatief snel worden toegekend. Daarbij is er ruimte om een vereenvoudigd afwegingskader onderdeel te laten zijn van de toetsing.

Meerdere raadsleden hebben aangegeven het afwegingskader voor het fonds Zoetermeer 2040 (te) complex te vinden. Binnen een subsidieregeling gericht op inwoners en organisaties kan dit kader op een meer laagdrempelige en begrijpelijke wijze worden uitgewerkt. Doordat de verantwoordelijk wethouder kan besluiten over aanvragen voor subsidies die in het kader van de subsidieregeling worden ingediend en de raad via de gebruikelijke P&C-cyclus wordt geïnformeerd over het gebruik van de subsidieregeling voorkomt dit buitenproportionele administratieve lasten voor relatief kleine bedragen en kan er sneller worden gehandeld. 2.1 Met € 100.000,- per jaar is er financiële ruimte om substantieel te investeren in goede ideeën van inwoners en organisaties. Het bedrag dient daarmee als benchmark voor een eventueel vervolg na drie jaar. 2.2 Door een maximum van € 10.000,- aan subsidie per initiatief toe te kennen is er ruimte voor het realiseren van meerdere projecten, zonder dat de regeling met één voorstel direct kan worden uitgeput. Eerdere ervaringen met maatschappelijke initiatieven leert dat projectideeën vaak onder de € 10.000,- blijven. Daarom wordt een inschatting gemaakt dat € 10.000,- per aanvraag een passende maximale omvang is.

datum print: donderdag 20 januari 2022

6

3.1. Dit bedrag dekt de kosten om het platform technisch en inhoudelijk te onderhouden en inwoners en organisaties te ondersteunen in hun aanvragen. Hiervan kunnen de volgende zaken worden bekostigd: Technisch inrichten en onderhouden van een digitaal platform op basis van de specifieke criteria die gelden voor projecten die worden ingediend voor het Fonds Zoetermeer 2040 Uren medewerkers voor beoordelen ideeën die worden ingediend aan de hand van het Afwegingskader Fonds Zoetermeer 2040. Uren medewerkers voor adviesgesprekken met en ondersteuning van indieners voor de uitwerking van een volwaardig voorstel. NB: Voor relatief eenvoudige voorstellen kan dit binnen bestaand budget (via de adviseur maatschappelijke initiatieven). 3.2. De termijn van drie jaar is lang genoeg om een platform op te zetten en de regeling uit te voeren en biedt ruimte voor evaluatie richting de toekomst. De intentie is om het platform voor de totale looptijd van het Fonds Zoetermeer 2040 te gebruiken. Door in eerste instantie financiering aan te vragen voor drie jaar hoeft hiervoor geen structurele kostenpost te worden opgenomen (dat kan immers niet met het incidentele geld van het Fonds Zoetermeer 2040) en is er ruimte om na tweeënhalf jaar te evalueren wat wel en niet werkt, zodat dit kan worden meegenomen in een nieuw raadsvoorstel waarin nieuwe middelen worden aangevraagd voor de subsidieregeling.

4.1. Met dit bedrag kan een campagne worden gevoerd die ervoor zorgt dat inwoners en organisaties ook daadwerkelijk op de hoogte zijn van de mogelijkheden van de subsidieregeling. Het inrichten van het platform zelf zal onvoldoende zijn om zoveel mogelijk inwoners en organisaties te bereiken. Daarom is het nodig een informerende campagne te voeren. Dat zou in het eerste jaar uitgebreid kunnen, maar met ook nog aandacht voor het onderwerp in de daaropvolgende jaren. 4.2. Door in de campagne specifiek aandacht te hebben voor lastig te bereiken groepen vergroten we de kans dat zij ook ideeën aandragen. Dit kan bijvoorbeeld door de communicatiemiddelen af te stemmen op de beoogde doelgroep(en), of door langs te gaan op plaatsen waar de doelgroep(en) vaak aanwezig zijn (bijv. op scholen om jongeren te bereiken). Hiermee wordt invulling gegeven aan motie 2106-10 en toezegging 468 waarin het college o.a. wordt verzocht om inwoners en organisaties actief uit te nodigen voorstellen in te dienen en om daarbij ook inwoners en organisaties te bereiken die nu niet altijd meedoen bij de ontwikkeling van het beleid voor onze stad. 4.3. Hoge zichtbaarheid van de subsidieregeling draagt bij aan de effectiviteit van de subsidieregeling.

Aannemelijk is dat meer initiatieven worden gesubsidieerd dan zonder campagne het geval zou zijn en dat de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente en het realiseren van de visie Zoetermeer 2040 daarmee zijn gediend. Kanttekeningen 1.1. Het is van tevoren lastig in te schatten wat het exacte animo voor de subsidieregeling zal zijn. De € 300.000,- die beschikbaar wordt gesteld voor subsidies is een inschatting, waarbij rekening wordt gehouden met circa 10 projecten per jaar van circa € 10.000,-. In de praktijk kan blijken dat het bedrag veel te hoog of veel te laag is. Door eerst voor 3 jaar geld beschikbaar te stellen kan na tweeënhalf jaren worden geëvalueerd welk bedrag passend is. Mocht de regeling binnen de eerste drie jaar zeer snel zijn uitgeput dan is er ook altijd nog de mogelijkheid om te

datum print: donderdag 20 januari 2022

7

bezien of goede voorstellen en ideeën via de reguliere route van het Fonds Zoetermeer 2040 kunnen worden uitgewerkt en aan de raad worden voorgelegd. Financiën Dit voorstel doet een beroep op het Fonds Zoetermeer 2040 met drie onderdelen: 1. € 300.000,- voor een subsidieregeling waar inwoners en organisaties gebruik van kunnen maken. 2. € 75.000,- voor het inrichten en onderhouden van een platform. 3. € 25.000,- voor een publieke campagne. Het totaal van de aanvraag bedraagt hiermee € 400.000,-. In tussenbericht 2 van 2021 is € 60.000.000,- toegevoegd aan het fonds Zoetermeer 2040. Budget is voldoende om deze uitgave te kunnen dekken. Globale verdeling per jaar: 2022 Uitvoeringsbudget/subsidies € 100.000,Personeel/inhuur € 25.000,Voorlichting/campagne € 15.000,Totaal € 140.000,-

2023 € 100.000,€ 25.000,€ 5.000,€ 130.000,-

2024 € 100.000,€ 25.000,€ 5.000,€ 130.000,-

Controleprotocol Geen gevolgen voor het controleprotocol Participatie en Communicatie Voor dit voorstel wordt geen participatie toegepast op basis van artikel 2, lid 6.d. De realisering van dit voorstel leidt naar verwachting tot meer participatie van ingezetenen in de vorm van coproductie. Duurzaamheid Duurzaamheid heeft in de visie Zoetermeer 2040 een nadrukkelijke plek. Initiatieven van bewoners en organisaties die in lijn met Zoetermeer 2040 en gericht op duurzaamheid worden ingediend via het in te richten platform komen daarom -bij voldoende steun- in aanmerking voor financiering. Toegankelijkheid en bruikbaarheid voor gehandicapten In de opzet van het digitale platform zal expliciet worden gekeken of de toegankelijkheid en bruikbaarheid voldoende is geborgd, zodat alle doelgroepen hiervan gebruik kunnen maken. Hiernaast is er in het afwegingskader specifiek een zinsnede opgenomen over toegankelijkheid en bruikbaarheid van de stad voor gehandicapten die het mogelijk maakt om aanvragen op dit vlak in te dienen. Rapportage en evaluatie Rapportage over de uitvoering en voortgang van dit voorstel vindt plaats via de reguliere P&Ccyclus.

Evaluatie van de subsidieregeling vindt plaats na tweeënhalf jaar, zodat er na afloop van de regeling (na drie jaar) een met redenen omkleed advies beschikbaar is over het wel of niet doorzetten van de regeling en over zaken die goed gaan of beter kunnen en de continuïteit kan worden gewaarborgd.

datum print: donderdag 20 januari 2022

8

Planning 17 januari 2022 21 februari 2022 Q2/Q3 2022 Q3 2022

Spoedprocedure na eerdere besluitvorming in het college Behandeling in de raad Vereenvoudiging afwegingskader en inrichten platform Opening Subsidieregeling

datum print: donderdag 20 januari 2022

9