GEWIJZIGD Bijlage 2 - Verordening op de raadscommissies – was-wordt lijst

Verordening op de Raadscommissies – Was-Wordt lijst Verordening op de raadscommissies Zoetermeer 2018 Citeertitel Verordening op de raadscommissies Zoetermeer 2018

Verordening op de raadscommissies 2021

Artikel 1: begripsomschrijving a. lid: lid van een raadscommissie. Artikel 2: toelichting Op grond van artikel 82, eerste lid, van de gemeentewet kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Alle specifieke afspraken over de (indeling van) commissies zijn vastgelegd in de organisatieverordening.

Artikel 1: begripsomschrijving a. commissielid: lid van een raadscommissie. Artikel 2: toelichting Op grond van artikel 82, eerste lid, van de gemeentewet kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies.

Artikel 4 lid 2 De fracties mogen maximaal 2 niet-raadsleden, die voorkomen op de kandidatenlijst van hun eigen politieke groepering, waaraan bij de laatstgehouden verkiezingen van de gemeenteraad een of meer zetels zijn toegekend, voordragen om zitting te nemen in de raadscommissies.

Artikel 4 lid 2 De fracties mogen maximaal 2 personen die voorkomen op de kandidatenlijst van hun eigen politieke groepering, waaraan bij de laatstgehouden verkiezingen van de gemeenteraad een of meer zetels zijn toegekend, voordragen om als commissielid zitting te nemen in de raadscommissies. Artikel 5 lid 1 De leden van het presidium treden wisselend als voorzitter op.

De term niet-raadsleden vervangen door ‘commissieleden’.

Artikel 6 lid 4 Het lid bedoeld in artikel 4, tweede lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

Aanpassing aan de huidige praktijk.

Artikel 5 lid 1 De leden van het presidium (met uitzondering van de burgemeester) treden wisselend als voorzitter op. Artikel 6 lid 4 Het lid bedoeld in artikel 4, tweede lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke

Citeertitel Verordening op de raadscommissies 2021

Toelichting Citeertitel is in lijn gebracht met die van andere verordeningen. Daarnaast is het jaartal geüpdatet. In de verordening wordt de term ‘commissielid’ gehanteerd. Op 1 november 2021 heeft de gemeenteraad de organisatieverordening ingetrokken. Inzage in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt is in artikel 2 weggehaald. Hiervoor zijn in het Protocol geheimhouding nadere regels vastgelegd. Het ontbreken van een verplichting om raadscommissies in te stellen volgt uit de ‘kan’-bepaling in artikel 82 lid 1 Gemeentewet.

In lijn gebracht met de voorgestelde wijziging op de Verordening presidium 2021.

1

mededeling in of zoveel eerder als zijn opvolger is benoemd. Artikel 6 lid 5 Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van de artikelen 4 en 5.

Artikel 6 lid 5 Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4.

De verwijzing naar artikel 5 is onterecht.

Artikel 6 toelichting De zittingsperiode van de commissieleden/niet raadsleden is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. De leden 3, 4, 5 en 6 gaan over het ontslag van commissieleden die geen raadslid zijn.

Artikel 6: toelichting De zittingsperiode van de commissieleden is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. De leden 3, 4, 5 en 6 gaan over het ontslag van commissieleden die geen raadslid zijn

De term niet-raadsleden vervangen door ‘commissieleden’.

Artikel 8 lid 4 De vergaderingen vangen aan om 19:30 uur en eindigen uiterlijk om 23:30 uur. Omstreeks 23.00 uur overlegt de voorzitter met de raad of afronding binnen een redelijke tijd kan plaatsvinden, of dat een schorsing plaatsvindt.

Toevoeging. In de oude verordening werd geen beginof eindtijd gemeld.

Artikel 9 lid 1 De voorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

Artikel 9 lid 1 De voorzitter zendt bij voorkeur 21 dagen, maar ten minste 10 dagen voorafgaand aan een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

De inventarisatie omstreeks 23:00 uur biedt de mogelijkheid om als vergadering even stil te staan bij de wensen om al dan niet door te gaan of te schorsen. In geval van schorsing, komt het presidium met een behandelvoorstel De agenda van de raadscommissies kan veel eerder worden gepubliceerd dan nu het geval is. Vaak is ruim van tevoren al bekend welke onderwerpen op de agenda komen. De officiële agenda dient voor een goede voorbereiding en efficiënte besteding van tijd eerder te worden verspreid. Er worden ook teveel onderwerpen last-minute met spoed op de agenda van de commissie gezet, die trend is hopelijk te breken. Indien het merendeel van de vergaderstukken nog niet beschikbaar is, dan zal de agenda later dan 21 dagen, maar tenminste 10 dagen voor de vergadering worden 2

gepubliceerd. Het presidium kan hier een uitzondering op maken. Artikel 9: toelichting De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste 10 dagen voor de vergadering. Een schriftelijke oproep behelst tevens een digitaal gestuurde uitnodiging. Dit geldt evenzo voor het digitaal beschikbaar stellen van stukken middels een daartoe bestemd systeem. Als in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 3 x 24 uur voor een vergadering. De termijn is zo gekozen dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen.

Artikel 9: toelichting De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken bij voorkeur 21 dagen voor de vergadering. Een schriftelijke oproep behelst tevens een digitaal gestuurde uitnodiging. Dit geldt evenzo voor het digitaal beschikbaar stellen van stukken middels een daartoe bestemd systeem. Als in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 3 x 24 uur voor een vergadering. De termijn is zo gekozen dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen.

Artikel 13 lid 3 Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is.

Artikel 13 lid 3 Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden niet zijnde geagendeerde onderwerpen alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties aanwezig is. Artikel 14 lid 2 Het woord kan niet gevoerd worden: a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. over een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

Artikel 14 lid 2 Het woord kan niet gevoerd worden over: a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend

Een verduidelijking van het artikellid.

De praktijk heeft uitgewezen dat toevoeging van de uitsluitingsgronden onder sub d, e en f nodig is. Gelijk aan het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad.

3

d. voor het aanprijzen van commerciële zaken (reclame); e. over ambtenaren, noch in functie noch in naam; f. door een commissielid of raadslid. Artikel 16: toelichting Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Soms is wenselijk dat een commissielid namens een subcommissie, bestuurscommissie of andere werkgroep, zoals de auditcommissie, werkgeverscommissie etc. Zij kunnen daartoe apart het woorden voeren en extra spreektijd krijgen. Artikel 18 lid 3 Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 18: toelichting Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder

Artikel 16: toelichting Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Redactionele aanpassing van de toelichting

Soms is wenselijk dat een commissielid het woord voert namens een subcommissie, bestuurscommissie of andere werkgroep, zoals de auditcommissie, werkgeverscommissie etc. Zij kunnen daartoe apart het woord voeren en extra spreektijd krijgen. Artikel 18 lid 3 Als een voorstel van orde wordt gedaan geeft de indiener direct zijn argumenten voor het voorstel van orde. Daarna kan de voorzitter aan de andere fracties de gelegenheid geven om eenmaal andere argumenten voor of tegen te geven. Daarna wordt gestemd. Artikel 18: toelichting Ieder lid heeft te allen tijde het recht om een gemotiveerd voorstel van orde te doen. De voorzitter legt aan de commissie ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Als een voorstel van orde wordt

De mogelijkheid wordt gecreëerd om argumenten te wisselen, alvorens tot stemming over te gaan.

Toelichting in lijn gebracht met de wijziging van artikel 18 lid 3.

4

beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.

Artikel 20 lid 1 De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

Artikel 20: toelichting Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens

gedaan, geeft de indiener direct zijn argumenten voor het voorstel van orde. De voorzitter kan andere fracties in de gelegenheid stellen om eenmaal voor- of tegenargumenten te geven, waarna de raadscommissie besluit. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze Artikel 20 lid 1 De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. De raadscommissie kan tevens beslissen om over meerdere (raads-)voorstellen gezamenlijk te beraadslagen. Artikel 20: toelichting -

Toevoeging zodat 20:1 overeenstemt met de huidige praktijk.

Vervalt

5

twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd. Artikel 21 lid 5 In het advies aan de raad worden naast het meerderheidsstandpunt ook de afwijkende standpunten opgenomen. Artikel 21: toelichting De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad worden zowel het meerderheidsstandpunt als per fractie de minderheidsstandpunten opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad. Artikel 22 lid 3 Vragen voor de rondvraag kunnen tevoren aan de griffie worden gestuurd. Dit is niet verplicht.

-

Aanpassing aan de huidige praktijk.

Artikel 21: toelichting De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Uitgezonderd beslissingen met betrekking tot de orde van de vergadering, de beslotenheid van een commissievergadering en het opleggen van geheimhouding neemt een raadscommissie geen beslissingen. Een raadscommissie bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies.

Aanpassing aan de huidige praktijk en uitzonderingen omtrent de orde van de vergadering, het in beslotenheid vergaderen en het opleggen van geheimhouding toegevoegd.

Artikel 22 lid 3 Het lid dat bij het agendapunt rondvraag vragen wil stellen, meldt de vragen de dag van de vergadering uiterlijk om 10.00 uur, schriftelijk bij de griffie.

Gelijkstelling rondvraag commissie en mondelinge vragen raad.

Artikel 23: toelichting Over de openbaarheid van de vergaderingen gaat artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Stukken waarop geheimhouding is gelegd, worden behandeld in

Artikel 23: toelichting Over de openbaarheid van de vergaderingen gaat artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het

Toelichting in overeenstemming gebracht met modelverordening VNG. De overige informatie inzake besloten vergaderen is te vinden in het Protocol geheimhouding.

6

een besloten vergadering. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijke standpuntenlijst opgemaakt, die niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist. Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 24 lid 2 Dit concept wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van de standpuntenlijst.

Artikel 24 lid 2 Dit concept wordt in de volgende commissievergadering ter vaststelling aangeboden. Indien het concept ongewijzigd kan worden vastgesteld kan dit direct gebeuren. Indien er wijzigingen besproken moeten worden wordt aansluitend aan de openbare vergadering een besloten vergadering toegevoegd om de besluitenlijst vast te stellen.

Het vaststellen van de conceptbesluitenlijst in de eerstvolgende openbare vergadering komt de snelheid van de vaststelling ten goede.

7