Concept accountantsverslag jaarrekening 2022

Accountantsverslag 2022 Gemeente Zoetermeer

CONCEPT d.d. 11 mei 2023 – onder voorbehoud van het volgende: • • • • • •

Spendanalyse is op 4 april 2023 bij ons aangeleverd. Controle door PSA is nog niet afgerond. De door de GAD Den Haag gecontroleerde verantwoording Jeugdhulp 2022 (SbJH) ontbreekt nog en de review door Baker Tilly en PwC moet nog plaatsvinden. Wij hebben nog aanvullende informatie nodig met betrekking tot inZet, zijnde de gecontroleerde jaarrekening 2022. De foutenevaluatie is afhankelijk van de openstaande punten. Voorbehouden gelden specifiek voor geel gemarkeerde en rode teksten. Vervolgvragen moeten stellen over de Niet uit de balans blijkende verplichtingen.

Aan de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer Postbus 15 2700 AA ZOETERMEER

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Accountantsverslag 2022

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Zoetermeer is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 7 april 2023 hebben wij dit accountantsverslag afgestemd met uw concerncontroller, het afdelingshoofd F&C, een afvaardiging van de afdeling F&C en het directieteam. Op DATUM 2023 hebben wij dit accountantsverslag met de portefeuillehouder financiën afgestemd. Wij hebben een concept van dit accountantsverslag besproken op 23 mei 2023 met de auditcommissie.

Datum 11 mei 2023

Bij de jaarrekening 2022 hebben wij op DATUM 2023 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid.

Kenmerk 312021003.23.123

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ... 4

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat ............................. 9

Wouter Kalkman 06 – 2127 2977 wkalkman@psa-ra.nl Ralf van Hattem 06 – 1234 5175

3. Bevindingen eindejaarscontrole ......................... 15 4. Interne beheersing ............................................ 29 5. Overige aangelegenheden ................................. 34 6. Verplichte tabel SiSa .......................................... 43

rvanhattem@psa-ra.nl

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 29 september 2022 (kenmerk 312021003.22.248) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Zoetermeer. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 17 oktober 2022 vastgestelde ”Controleprotocol 2022”, inclusief het normenkader. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De bij onze controle van de jaarrekening 2022 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2022 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 4.782.000

€ 14.346.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 4

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s voor de jaarrekening 2022  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018.  De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”.

Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Zoetermeer.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: WMO).  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. Risico’s voor de komende jaarrekeningen  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (2023).  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen.

Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 5

De baten en lasten, alsmede balansmutaties, zijn rechtmatig

Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Op het programma 3. Leefbaarheid, duurzaam en groen, programma 4. Vrije tijd en op onderdeel Heffingsbedrag Vennootschapsbelasting is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Overigens merken wij op dat uw gemeenteraad in de planning- en controlcyclus door het college reeds is geïnformeerd over deze overschrijdingen van de lasten via de zogenoemde meldingen (zoals in het 1e en 2e Tussenbericht). Tevens is sprake van overschrijdingen op investeringskredieten die ook niet meewegen in ons oordeel. Het totaal aan kredietoverschrijdingen die niet meewegen in ons oordeel bedragen € 201.000. Voorts hebben wij onrechtmatigheden geïdentificeerd bij de naleving van de aanbestedingswet. Deze onrechtmatigheden zijn deels ook intern gesignaleerd. Wij gaan hier elders in dit verslag nader op in. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in materiële zin rechtmatig zijn in de jaarrekening 2022.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Zoetermeer. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van het BBV oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Zoetermeer zijn uiteengezet in de jaarstukken 2022 in onderdeel ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport. CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 6

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2022 van gemeente Zoetermeer een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2022 en het resultaat over 2022. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (vastgesteld door de gemeenteraad op 17 oktober 2022). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 7

2.

Financiële positie en resultaat

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 8

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten in 2022 bedraagt € 23,7 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 6,5 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2022 € 30,2 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

354,8

343,0

239,6

246,2

245,6

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 6,5

-/- 3,5

98,9

-/- 11,0

-/- 9,1

Gerealiseerd resultaat

30,2

15,3

4,5

4,4

9,7

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

23,7

11,8

103,4

-/- 6,6

0,6

Eigen vermogen per 31 december

378,5

354,8

343,0

239,6

246,2

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 65% van het balanstotaal (op 1 januari 2022: 65% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2022. Wij verwijzen u naar deze toelichting. Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 9

dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2022 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 62%. De solvabiliteit in de jaarrekening 2022 komt uit op 65% en is derhalve 3 procentpunten hoger dan begroot. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2021 boven het gemiddelde van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2021: Gemeente Nederland Zuid-Holland Gemeenten met 100.000 tot 300.000 inwoners Den Haag Leiden Delft Leidschendam-Voorburg Lansingerland Pijnacker-Nootdorp

Solvabiliteit 2021 38% 44% 33% 38% 31% 40% 63% 58% 56%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2022 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2022 laat een voordelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 24 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 24 miljoen. Dit is een voordeel van € 48 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 30 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 10

Exploitatieresultaat (in € 1.000.000) Totale baten

449,7

Totale lasten

425,9

Gerealiseerde saldo van baten en lasten voordelig

23,8

Af: stortingen in reserves

52,4

Bij: onttrekkingen aan reserves

58,8

Saldo mutaties reserves, per saldo onttrekking

6,4

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

30,2

Het voordelige exploitatieresultaat 2022 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 66,3 miljoen (incl. grondzaken). burgemeester en wethouders kwalificeert het De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf Weerstandsvermogen (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft een indicatie van de weerstandsvermogen als financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het ruim voldoende om de geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij wordt een doorlopend inzicht gegeven in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn verdwenen en/of onderkende risico’s af te nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top kunnen dekken van de grootste risico’s.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 11

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit van € 24,9 miljoen, inclusief de risico’s van grondzaken van € 6,7 miljoen. De weerstandscapaciteit bedraagt € 66,3 miljoen. Het weerstandsvermogen bedraagt 2,7 en voldoet daarmee ruim aan de norm. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 12

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 13

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was niet tijdig gereed en op onderdelen voor verbetering vatbaar

De controle van boekjaar 2022 is de tweede controle van de jaarrekening door Publieke Sector Accountants. Bij de start van de controle op 1 maart 2023 waren de concept jaarstukken weliswaar gereed, maar waren nog niet de intern geconstateerde fouten aangepast in deze versie (invloed van circa €5 miljoen). De oplevering van de onderbouwende stukken was op 1 maart 2023 nog niet volledig. Om deze redenen konden wij de controle van de jaarstukken niet conform planning en niet efficiënt uitvoeren. De opmerkingen rondom de oplevering bestaan hoofdzakelijk uit:      



Het ontbreken van de interne analyse op de spendanalyse Europese aanbestedingen. De onderbouwingen van de overlopende activa en passiva. De onderbouwende documentatie ten aanzien van de SiSa-regelingen, met name door de enorme toename van het aantal regelingen De onderbouwingen van de grondexploitatie waren bij aanvang van de controle niet beschikbaar, waaronder het MPG. De onderbouwingen van de lonen en salarissen ontbrak, net als vorig jaar. Niet alle formats bij de overige onderdelen waren in toereikende mate ingevuld en onderbouwd; de kwaliteit verschilde per format. Wij begrijpen dat het werken met de formats voor uw gemeente nieuw is en dat er veel energie in is gestoken om dit op een goede manier te doen. De kwaliteit van de antwoorden op onze vragen moet naar onze mening worden verbeterd door bijvoorbeeld daar een interne kwaliteitstoets op uit te voeren.

Wat goed opgeleverd is de onderbouwing van de voorraad grondexploitatie en de onderbouwing van de spendanalyse Europese aanbestedingen (zie ook eerste bullet hiervoor). De af te wikkelen onderwerpen in het balansdossier zijn gedurende het controleproces afgewikkeld. Desalniettemin hebben wij op 28 februari jl. een start kunnen maken met de jaarrekeningcontrole. Wij hebben bij de controle van de jaarrekening de volledige en constructieve medewerking van uw organisatie gehad. Wij vragen voor de toekomst uw aandacht voor kwalitatieve en tijdige voorbereiding van de overige onderdelen van het accountantsdossier.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Zoetermeer betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s:

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 15

 

  

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn? Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch? U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV?

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2022 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door uw college de verwachtingen bijgesteld. Daarbij is tevens beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen of winstnames moeten worden verwerkt. In exploitatie genomen gronden Uw gemeente heeft op peildatum 31 december 2022 19 in exploitatie genomen bouwgronden. Per jaareinde 2021 waren dat nog 21 projecten. In het boekjaar 2022 zijn er een tweetal projecten afgesloten. De actieve bouwgronden in exploitatie zijn verantwoord onder de voorraden op de balans. De projecten verschillen sterk in omvang, complexiteit en risico’s die aan de waardering van de grondexploitaties zijn verbonden. De totale boekwaarde per 31 december 2022 bedraagt € 19,4 miljoen. Op deze boekwaarde zijn verliesvoorzieningen in mindering gebracht voor in totaal € 17,6 miljoen. De waarde in de hoofdbalans voor het ‘onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie’ bedraagt daarom € 1,8 miljoen en is het saldo van eerder genoemde bedragen. Verder schrijft het BBV voor dat eventuele verliezen waarvoor de boekwaarde van het project niet toereikend is als credit-voorziening op de balans moet worden gepresenteerd.

Dit bedrag ziet u terug onder de voorzieningen als ‘voorziening nadelige complexen grondbedrijf’ voor in totaal € 5,6 miljoen. Deze voorziening betreft voornamelijk een deel van het verlies op het project ‘Palenstein herstructurering’. In 2022 is er € 7,4 miljoen winst genomen (2021: € 7,7 miljoen) op basis van de ‘percentage of completion methode’. De winsten over 2022 komen hoofdzakelijk voort uit het project Dwarstocht (€ 3,7 miljoen), Oosterheem (€ 2,7 miljoen) en Zegwaartseweg Noord (€ 1,4 miljoen). In 2022 zijn bij een aantal projecten de verwachte resultaten op de projecten veranderd ten opzichte van 2021. Hierdoor zijn bij een aantal projecten de verliesvoorzieningen gemuteerd. De totale verliesvoorzienig op de grondexploitaties is in 2022 € 23,1 miljoen (2021: 22,6 miljoen). Dit verschil wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de toename van de verliesvoorziening op het project Palenstein van € 1 miljoen. De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen, ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 16

kosten is hier een belangrijk factor in. In de huidige portefeuille van bouwgronden in exploitatie verwacht uw gemeente de komende jaren nog € 49,6 miljoen aan investeringen te doen (2021: € 54,5 miljoen) en moet er nog € 66,5 miljoen aan opbrengsten worden gerealiseerd (2021: € 116,7 miljoen). De meeste kosten zijn nog te realiseren bij de projecten Dwarstocht (€ 7,0 miljoen), Oosterheem (€ 12,7 miljoen), Palenstein (€ 5,7 miljoen) en Edisonpark (€ 12,1 miljoen). De meeste opbrengsten zijn nog te realiseren bij de projecten Oosterheem (€ 20,7 miljoen), Edisonpark (€ 20,4 miljoen) en Markt 10 (€ 7,3 miljoen). Risicoanalyse en controleaanpak Wij controleren de waardering van de grondexploitaties aan de hand van een risicoanalyse. In deze analyse betrekken wij de omvang van de nog te realiseren kosten en opbrengsten, de looptijd van de projecten, afwijkingen van het MPG ten opzichte van eerdere jaren, het effect van de parameters, programmering, winstnemingen en verliesvoorzieningen. Op basis van deze risicoanalyse zijn wij van mening dat de risico’s op de projecten afnemen, zeker in relatie tot de jaarrekening 2021. Op basis van onze werkzaamheden kwalificeren wij de volgende onderdelen het meest risicovol: 



Op termijn is het project Edisonpark het meest risicovol. De reden hiervan is dat dit project veruit de langste looptijd heeft (9 jaar) en dat binnen dit project sprake is van een hoge prognose van kosten en opbrengsten. Bij deze toekomstige baten en lasten is sprake van een hoge schattingsonzekerheid. Op dit project wordt een positief resultaat verwacht van € 4,6 miljoen. Het risico voor de jaarrekening 2022 is hierdoor beperkt. Bij het project Markt 10 is er door mislukte aanbesteding onduidelijkheid over concrete invulling van dit project. In potentie is dit project daarom meer risicovol. Ook bij dit project geldt dat er sprake is van een positieve eindwaarde (€ 1,2 miljoen). Het risico voor de jaarrekening 2022 is daarom beperkt.

Voor het project Palenstein geldt dat dit project binnen 3 jaar moet worden afgerond en er alleen nog investeringen gedaan moeten worden. Ondanks de effecten van de inflatie en toenemende bouwkosten zijn de risico’s bij dit project inmiddels te overzien. Bij het project Oosterheem geldt dat de opbrengsten vooral bestaan uit de woningprojecten Noordrand en T-strook en het bedrijventerrein Oosterhage. Deze opbrengsten zijn voor een deel onderbouwd met reeds gesloten overeenkomsten, referentietransacties en taxaties. Parameters De parameters die uw gemeente hanteert voor de kosten- en opbrengstenstijgingen binnen de grondexploitaties zijn vastgelegd in de parameterbrief. Voor de stijging van de kosten (GWW) wordt een parameter gehanteerd van 4% in 2023, 3% voor 2024 en 2025 en 2,5% voor 2026 en verder. Voor plankosten 6% in 2023 en 2,5% vanaf 2024. Voor de opbrengsten wordt bij sociale woningbouw een parameter gehanteerd van 0%. Voor bedrijventerrein wordt een opbrengstenstijging van 2% gehanteerd vanaf 2024. Voor wonen in de vrije sector wordt een opbrengstenstijging gehanteerd van 0% in 2023, 1% in 2024/2025 en 2% in 2026 en verder. Wij hebben deze parameters als passend aangemerkt. De berekening van de renteparameter en de doorrekening naar de grondexploitaties is in overeenstemming met het BBV. CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 17

Risico’s bij tussentijdse winstneming In 2019 heeft de commissie BBV de ‘notitie grondexploitaties’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat voor tussentijdse winstneming de ‘percentage of completion methode’ moet worden toegepast. Hierbij geldt dat, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, er winst moet worden genomen. Voor toepassing van de POC-methode is het van belang dat het resultaat betrouwbaar kan worden geschat. Bovendien moet sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. Uw gemeente heeft de POC-methode op een juiste manier toegepast. Bij de berekening van de winstname is het toegestaan om het resultaat van het project te verlagen voor project specifieke risico’s. Hierdoor wordt de uiteindelijke winstname lager en blijven er binnen het project middelen gereserveerd om deze risico’s op te vangen wanneer deze zich voordoen. Wij constateren dat er bij een aantal projecten correcties voor risico’s worden toegepast op de winstnameberekeningen, dit geldt met name bij het project Oosterheem. Bij Oosterheem wordt een correctie toegepast op de winstnameberekening van € 0,46 miljoen. Eén van deze risico’s heeft betrekking op het wegvallen van marktvraag en capaciteitsproblematiek, deze risico’s zijn naar onze mening niet project specifiek.

Wij adviseren u waarborgen te treffen dat de risico’s die uw gemeente corrigeert op de tussentijdse winstneming voldoende project specifiek worden gedefinieerd. Uw gemeente heeft dit niet aangepast ten opzichte van vorig jaar. Vooralsnog is het effect hiervan onder het door ons gehanteerde drempelbedrag.

Voorzieningen middelen derden afval en riool

Voor de activiteiten riolering en afval heeft uw gemeente voorzieningen ingesteld in het kader van artikel 44 lid 2 van het BBV, de zogenoemde voorzieningen middelen derden. Wij merkten bij onze controle van de jaarrekening 2021 op dat uw gemeente bij de inrichting van deze voorzieningen niet volledig aansluit op de eisen uit het BBV. In de jaarrekening 2022 heeft u dit opgelost en is het advies op dit punt door u opgevolgd Om het inzicht in de toereikendheid van de door uw gemeenteraad vastgestelde tarieven te kunnen beoordelen, is het van belang om van de activiteiten riool en afval het jaarresultaat te analyseren en vast te stellen of dit resultaat moet worden toegevoegd aan de voorziening of moet worden onttrokken aan de voorziening. Dit om te waarborgen dat de heffingen van de burgers beschikbaar blijven voor het doel waarvoor zij geheven zijn. Wij merken daarbij tevens op dat uw gemeente in de paragraaf Lokale heffingen de kostendekkendheid van riolering en afval niet heeft opgenomen. Dat is in strijd met het BBV en wij adviseren u om deze in de jaarstukken 2023 en verder op te nemen.

Voorzieningen voor groot onderhoud

Gemeenten kunnen voor het groot onderhoud een voorziening ex artikel 44 lid 1 sub c instellen (kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren). Uw gemeente heeft een voorziening voor groot onderhoud voor de volgende objecten: CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 18

   

Schoolgebouwen gemeente Overige accommodaties Riolering Verzamelcontainers

In het kader van een goed financieel inzicht is het noodzakelijk dat uw gemeente beschikt over actuele beheerplannen voor het groot onderhoud. In 2023 zijn de beheerplannen door uw gemeenteraad vastgesteld. Aan de hand van deze beheerplannen hebben wij de toereikendheid van de onderhoudsvoorzieningen vastgesteld. Voor de komende jaren is het van belang dat bij het opmaken van de jaarrekening het saldo van de voorziening wordt aangesloten op het beheerplan. Verschillen dient u te analyseren en moet u vaststellen wat de gevolgen van eventuele afwijkingen voor het beheerplan en voor de stand van de voorziening is. Naar aanleiding van een aantal externe ontwikkelingen, zoals schaarste aan bouwmaterialen en de hoge inflatie, merken wij op dat de voorzieningen voor groot onderhoud als gevolg daarvan mogelijk niet toereikend zijn. Uw gemeente heeft de effecten daarvan nog niet geïnventariseerd. Om die reden is er sprake van onzekerheden, die toereikend zijn toegelicht in de balans bij de voorzieningen voor groot onderhoud.

Voorzieningen wethouderspensioenen

Op grond van de Wet Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) is een voorziening getroffen voor de pensioenverplichtingen aan wethouders. Jaarlijks worden de verplichtingen op basis van nieuwe actuariële berekeningen herijkt. Voor het bepalen van de hoogte van deze voorziening wordt de door het ministere van BZK voorgeschreven wettelijke overdrachtsrente gehanteerd. Eind 2022 is deze rente gestegen van 0,528% naar 2,472% en is rekening gehouden met de indexatie van de pensioenen. De berekeningen die u maakt voor de groep wethouders, die reeds pensioen krijgen, zijn gebaseerd op eigen ontwikkelde Excelberekeningen. Wij zien een risico dat in deze berekeningen niet alle parameters juist zijn opgenomen. Om deze reden adviseren wij u om periodiek deze berekening extern te laten toetsen door een actuaris, zoals een aantal ander gemeenten ook doen. Het college heeft aangegeven het risico op onjuistheden als beperkt in te schatten.

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Wij hebben aan de Europese aanbestedingen hand van een door uw gemeente uitgevoerde spendanalyse (analyse van alle uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur) over DIT IS NOG CONCEPT het gehele jaar 2022 een steekproef getrokken vanuit de te controleren uitgaven 2022. Uw VIC-medewerkers hebben de AANGEZIEN CONTROLE NOG geselecteerde uitgaven vervolgens gecontroleerd en de benodigde documenten verzameld. Wij hebben vervolgens de door uw VICLOOPT CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 19

medewerkers uitgevoerde werkzaamheden gecontroleerd en daarbij vastgesteld of de Europese aanbestedingswetgeving is nageleefd. Vanuit de controle is het volgende gebleken:

Rechtmatigheidsfouten ingevolge het niet naleven van EU-aanbestedingsregels

Omvang in €

Onrechtmatige uitgaven in 2022

774.000

Onrechtmatige uitgaven in 2022 met doorloop naar 2023

XXXXX

Onrechtmatige uitgaven in 2021 met doorloop naar 2022 (financiële beheershandeling 2021)

149.000

Totaal

923.000

De VIC-medewerkers hebben duidelijk een verbetering doorgevoerd in de vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden over en de aanlevering van de bijbehorende documentatie over 2022 ten opzichte van voorgaand jaar.

Effecten Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp

Op 1 mei 2021 is de ‘Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp’ (hierna: Overeenkomst) met een externe organisatie ondertekend en ingegaan. Dit betreft een overeenkomst met een nieuwe organisatie die in Zoetermeer optreedt als aanbieder voor welzijn, dagbesteding, begeleiding en preventieve jeugdhulp. Op grond van deze overeenkomst voert de organisatie in opdracht van de gemeente Zoetermeer diensten uit in het kader van de Wmo 2015 en de Jeugdwet. Het budget van de organisatie is gericht op een taakgerichte uitvoeringsvariant. Dit wil zeggen dat de variant bekostiging van zorg en verantwoording over de geleverde zorg niet op cliëntniveau plaatsvindt, maar dat er een taak wordt toegekend voor een vast budget, gericht op een specifieke (deel)populatie of opdracht, waarbij de gecontracteerde aanbieder(s) de ruimte krijgt/krijgen om de taak samen met de cliënt in te vullen. Initieel is afgesproken dat het college de dienstverlening zou beoordelen op basis van het sturings- en monitoringsmodel dat onderdeel is van de opdracht. Daarnaast was afgesproken dat er een gecontroleerde verantwoording zou worden overgelegd op basis van een overeengekomen controleprotocol. Vanwege ontbrekende controle informatie is het budget gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp bij de jaarrekeningcontrole 2021 door ons als onzeker aangemerkt.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 20

In 2022 zijn er ontwikkelingen die meer zekerheid geven over de door de externe aanbieder geleverde prestaties. Om voldoende inzicht te verkrijgen over de geleverde prestaties van deze aanbieder zijn er nog 2 elementen van belang: 1.

2.

Bij het vaststellen van de prestaties is er door de gemeente Zoetermeer afgeweken van de initiële afspraken die met de externe aanbieder zijn gemaakt via de ‘Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp’. Dit betreffen afwijkingen van het ’verantwoordings- en accountantsprotocol’ en de onderliggende toetsingscriteria. Wij hebben niet vastgesteld dat het college van de gemeente Zoetermeer heeft ingestemd met de aanpassingen op de overeenkomst met Inzet. Wij vragen de gemeenten daarom zorg te dragen voor de zichtbare bestuurlijke instemming met de aanpassing van de afspraken. Er is door de accountant van de externe aanbieder (nog) geen zekerheid gegeven bij de financiële verantwoording van de externe aanbieder. Wij hebben begrepen dat de externe aanbieder de gecontroleerde jaarrekening uiterlijk 1 juni bij de gemeente aanlevert. Wij hebben begrepen dat het niet mogelijk is om eerder een controleverklaring bij de opgave van kosten te leveren. Om zekerheid te kunnen geven over de door de externe aanbieder geleverde prestaties is deze informatie essentieel in het kader van de afronding van de controle van de jaarrekening van gemeente Zoetermeer.

Na ontvangst van bovengenoemde informatie zullen wij de door de externe aanbieder uitgevoerde werkzaamheden opnieuw beoordelen. Indien deze informatie niet (tijdig) kan worden verstrekt, zullen wij het aan de externe aanbieder ter beschikking gestelde budget ad € 12,4 miljoen over 2022 als onzekerheid betrekken in ons oordeel over de jaarrekening 2022 van uw gemeente.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 21

gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 438 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 426 miljoen aan werkelijke lasten in 2022. Dit is in totaal een onderschrijding van € 12 miljoen (3%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 413 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 450 miljoen aan werkelijke baten in 2022.

Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 24 miljoen voordelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de programma’s:   

Programma 3 Leefbaarheid, duurzaam en groen voor een bedrag van € 2,9 miljoen Programma 4. Vrije tijd voor een bedrag van € 0,7 miljoen Onderdeel Heffingsbedrag Vennootschapsbelasting voor een bedrag van € 1,0 miljoen

Overigens merken wij op dat uw gemeenteraad in de planning- en controlcyclus door het college reeds is geïnformeerd over deze overschrijdingen van de lasten via de zogenoemde meldingen (zoals in het 1e en 2e Tussenbericht). Naast overschrijdingen van lasten op deze programma’s, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De overschrijdingen op de lasten zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel van de accountant. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2022 voorgedaan, maar tellen niet mee in ons oordeel. Wij adviseren u om eventuele dreigende overschrijdingen op investeringen meer expliciet onder de aandacht te laten brengen van uw gemeenteraad. In 2022 is dat naar onze mening niet expliciet genoeg gecommuniceerd met uw gemeenteraad.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 22

Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in paragraaf Bedrijfsvoering, waarin een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2022 is opgenomen.

Vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college heeft voor 2022 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend van € 2,4 miljoen. Deze VPB-last wordt met name gevoed door resultaten op de grondexploitaties en voor een kleiner deel door reclameopbrengsten Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf nog steeds door de ondernemerspoort gaat.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2022 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2022 stelden wij vast dat er geen sprake was van een zichtbaar gemaakte interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wel is zijn er aspecten van de WNT-verantwoording meegenomen in de verbijzonderde interne controle.

Wij vragen uw aandacht voor de inhoudelijke controle, bijvoorbeeld het beoordelen van de juistheid van de looncodes die wel of niet zijn meegenomen en de zichtbare vastlegging van het uitgevoerde controlewerk. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2021 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 23

Fouten en onzekerheden Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugd

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugdhulp (ZIN) zijn geleverd kan worden vastgesteld via de verantwoording van de zorginstelling. Bij deze verantwoordingen is op basis van het controleprotocol Wmo en Jeugd boven een bepaald grensbedrag een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling vereist. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Door het ontbreken van (goedkeurende) controleverklaringen bij geleverde zorg resteert een bepaalde massa waarbij geen zekerheid kan worden verkregen over de geleverde prestaties. Hierdoor resteren er onzekerheden in het kader van de uitvoering van de WMO en Jeugdwet. De onzekerheden bij WMO kunnen als onderstaand worden weergegeven:

De totale onzekerheid bij de WMO bedraagt op peildatum 28 april 2023 € 627.000. De totale onzekerheid bij jeugdzorg bedraagt € 1.027.000. Wij nemen deze onzekerheden mee in onze foutenevaluatie.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de nota verwachtingen accountantscontrole (en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol).

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 24

Identificatieplicht Wmo niet juist vastgelegd

Het uitvoeren van een verplichte identificatie met een identificatiebewijs (geldig reisdocument of rijbewijs) bij intakegesprekken is onderdeel van het proces, zoals u deze heeft ingericht voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Er vindt echter geen consistente vastlegging plaats van deze waarneming in het dossier, zodat achteraf niet meer is vast te stellen of deze controle daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Deze controle is wel een vereiste is vanuit de wetgever en maakt het documenteren van het identificatiebewijs in het dossier noodzakelijk. Een vastlegging dat de controle heeft plaatsgevonden kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de laatste vier tekens van het identificatiebewijs als uniek kenmerk vast te leggen.

Overlopende posten

De overlopende posten bestaan uit diverse categorieën op basis van BBV artikel 40a (overlopende activa) en artikel 49 (overlopende passiva). Voor de categorie (welke voor zowel de overlopende activa als de overlopende passiva is opgenomen) de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel geldt dat wij de mutaties en de eindstand als onderdeel meenemen in onze controle. Tijdens de controle hebben wij vastgesteld dat de administratie rondom deze ontvangen uitkeringen niet uniform plaatsvindt. Dit maakt het controleren, maar ook het beheersen ervan inefficiënt. De overige posten onder de overlopende activa en passiva controleren wij met name de eindstand. Bij de start van de controle was er geen specificatie aanwezig waaruit de individuele posten afgeletterd waren en welke aansluit op de concept jaarrekening. Het is van belang dat dit volgend jaar bij de start van de controle aanwezig is. Bovenstaande bevindingen hebben ervoor gezorgd dat het controleproces van de overlopende posten vertraging heeft opgelopen.

Meldingen investeringskredieten

Eén van de onderdelen van de accountantscontrole is de controle op de begrotingsrechtmatigheid, waaronder de investeringskredieten. Hierbij toetsen wij in hoeverre de investeringen passen binnen de door de raad vrijgegeven kredieten. Naast het reguliere systeem van begroting en begrotingswijzigingen wordt er binnen uw gemeente gebruik gemaakt van zogenaamde meldingen. Dit betekent dat het college in voorkomende gevallen een melding maakt indien kredieten overschreden dreigen te worden, bijvoorbeeld via een tussenbericht. Uiteraard is het van belang dat naast de begrotingen en de begrotingswijzigingen ook de meldingen accuraat en volledig in de administratie worden verwerkt om de rechtmatigheid op een goede manier te kunnen toetsen. Bij de controle is vastgesteld dat in één geval wel melding was gemaakt bij een investeringskrediet, maar dat deze niet in de administratie was verwerkt. Wij adviseren u om het college te laten zorgdragen voor een structurele interne controle op de juistheid en volledigheid van het verwerken van deze meldingen. Daarnaast adviseren wij u om deze meldingen periodiek om te zetten in een begrotingswijziging,

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 25

die is vastgesteld door uw gemeenteraad. Dat is een systematiek die beter past bij het onderwerp begrotingsrechtmatigheid. Dit geldt zowel voor investeringskredieten als voor de begroting van het overzicht van baten en lasten.

Lonen en salarissen

De salarissen bij uw gemeente worden verwerkt door een derde partij. De derde partij levert tevens de journaalposten aan voor de financiële administratie. Desondanks moet u als gemeente de lonen en salarissen kunnen verantwoorden over het boekjaar. Hiervoor is het onder andere van belang dat de lonen en salarissen gesplitst kunnen worden naar relevante categorieën (zoals brutolonen, pensioenen en sociale premies), omdat de diverse categorieën een andere controleaanpak vragen. Bij de start van de controle was dit inzicht niet aanwezig. Op 3 mei 2023 is deze definitieve aansluiting met de diverse categorieën aangeleverd.

Administratie Sociaal Domein (bedrijf 40)

De financiële administratie van het sociaal domein wordt nog van oudsher geregistreerd in een apart onderdeel (bedrijf) in de financiële administratie. Dit zorgt ervoor dat er als het ware een consolidatie plaatsvindt per jaareinde van de gehele financiële administratie van de gemeente Zoetermeer en dit “bedrijf”. Bij de controle van posten waarin het sociaal domein terugkomt (lasten, baten en balansposten) heeft dit tot gevolg dat wij minder efficiënt kunnen controleren. Daarnaast merken wij op dat specificaties en onderbouwingen voor balansposten vanuit dit “bedrijf 40” vaak langer op zich laten wachten, wat zorgt voor een vertraging in de controle. Onze conclusie is dan ook dat dit het samenstellen van de jaarstukken ook in nadelige zijn beïnvloedt. Wij adviseren u het gebruik van een apart bedrijf in de financiële administratie te heroverwegen, waarbij wij voorstellen om zo snel mogelijk over te gaan tot het incorporeren van bedrijf 40 in de financiële administratie van de gehele gemeente.

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Er is vastgesteld dat een aantal posten onder de ‘niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen’ niet voldoende kunnen worden onderbouwd. Het is uw gemeente niet gelukt om dit in alle gevallen correct te actualiseren voor de jaarrekening 2022. Uw gemeente heeft dit in de jaarrekening toegelicht. Wij vragen uw aandacht voor de juistheid van de openstaande verplichtingen naar de stand per einde boekjaar. Deze opmerking hebben wij ook gemaakt bij uw jaarrekening 2021.

Normenkader 2023 moet door uw gemeenteraad worden vastgesteld

In de kadernota rechtmatigheid 2023 is bepaald dat gemeenten met ingang van 2023 het normenkader moeten laten vaststellen door de gemeenteraad. Ook over 2022 is het controleprotocol en het normenkader door uw gemeenteraad vastgesteld.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 26

M&O-beleid inzake de Wet Inburgering 2021 niet formeel vastgesteld

Op 1 januari 2022 is het nieuwe inburgeringsstelsel ingegaan waarin de Wet Inburgering 2021 wordt uitgevoerd door uw gemeente. Van uw gemeente wordt verwacht, dat in aanvulling op het bestaande M&O-beleid, specifiek aandacht wordt besteed aan de Wet Inburgering 2021. Van de externe accountant wordt verwacht dat zij de opzet van het M&O-beleid van de gemeente inzake de Wet Inburgering controleert of het toereikend is. Op basis van gesprekken met uw medewerkers stellen wij vast dat uw gemeente over een M&O-beleid beschikt, echter blijkt dat er geen sprake is van een formeel vastgesteld M&O-beleid specifiek voor de Wet Inburgering 2021. Wij hebben de opzet en bestaan derhalve niet vastgesteld.

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 27

4.

Interne beheersing

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 28

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Op 11 november 2022 hebben wij de managementletter 2022 aan u verstrekt. Deze managementletter is besproken met de directie, de wethouder Financiën en de Auditcommissie. Hieronder treft u de managementsamenvatting aan. controle

CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 29

Op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording 2023

In de meicirculaire 2018 (en de daarna verschenen informatie en besluiten) heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK) aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2023 het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld tot de jaarrekening 2023. Inmiddels is duidelijk dat dit ook het definitieve invoeringsjaar is. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven.

In onze managementletter 2022 zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: 

Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld.



In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.



De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2022 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de CONCEPT 11 MEI 2023 - 312021003.23.123 - 30

rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: 



De Kadernota rechtmatigheid 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het dagelijks bestuur niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. In de Kadernota rechtmatigheid 2023 wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.



De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.