Bijlage - Concept Accountantsverslag 2024 d.d. 5 juni 2025

Openstaande punten per 5 juni 2025: -

Review SBJH inzake de jeugdwet Laatste check op oplevering, waaronder overlopende activa en passiva en de niet uit de balans blijkende verplichtingen

Aan de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer Postbus 15 2700 AA ZOETERMEER Onderwerp Accountantsverslag 2024 Datum xx juni 2025 Kenmerk 312021003.25.265

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2024 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Zoetermeer is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 7 april 2025 hebben wij (een deel van) de bevindingen in dit accountantsverslag afgestemd met uw concerncontroller, het afdelingshoofd F&C, een afvaardiging van de afdeling F&C en het directieteam. Wij hebben een concept van dit accountantsverslag besproken op 28 mei 2025 met de auditcommissie. Bij de jaarrekening 2024 hebben wij op xx juni 2025 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2024. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave Contact: De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

Wouter Kalkman 06 – 2127 2977 wkalkman@psa-ra.nl

Managementsamenvatting..................................... 2 1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij .. 1 2. Financiële positie en resultaat ............................ 6 3. Bevindingen eindejaarscontrole ....................... 13 4. Interne beheersing ........................................... 27

Ralf van Hattem 06 – 1234 5175 rvanhattem@psa-ra.nl

5. Overige aangelegenheden ................................ 29 6. Aandachtspunten auditcommissie .................... 37 7. Bijlage: verplichte tabel SiSa ............................. 41

Managementsamenvatting

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Managementsamenvatting Algemeen beeld

Belangrijkste bevindingen en adviezen

De controle van uw gemeente verloopt over het algemeen goed. Uw organisatie is goed in staat om een kwalitatief goede jaarrekening op te stellen inclusief het bijbehorende balansdossier. Wij merken op dat een aantal dossiers hardnekkig niet voldoen aan de afspraken die wij daarover maken. Voorbeelden zijn de overlopende activa en passiva, de voorzieningen groot onderhoud en de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Daarnaast is er sprake van aandachtspunten met betrekking tot de tijdige oplevering van de rechtmatigheidsverantwoording en herhalen wij dat het aantal regelingen in de SiSa-bijlage onverminderd hoog blijven. De samenwerking hebben wij als prettig ervaren.

Centraal in onze controle staan risico’s die verband houden met schattingen en/of fraude. Schattingen kunnen namelijk de getrouwheid van de jaarrekening beïnvloeden door schattingsonzekerheden. Voor fraude geldt dat het opzettelijk is waardoor dit minder snel zal worden ontdekt door de interne en externe controle. De voornaamste schattingsposten in uw jaarrekening zijn de voorzieningen. Bij frauderisicofactoren richten wij ons met name het aspect prestatielevering en op handmatige betalingen.

Onze belangrijkste conclusie De strekking van onze controleverklaring bij uw jaarrekening 2024 is goedkeurend. Er is sprake van een bedrag van € 1.472.000 aan ongecorrigeerde fouten en voor € 2.286.000 aan onzekerheden.



Uw rechtmatigheidsverantwoording Het college van burgemeester en wethouders heeft geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd die groter zijn dan de verantwoordingsgrens. Er is wel sprake van rechtmatigheidsfouten op het gebied van begrotingsrechtmatigheid (€ 0,3 miljoen bruto en netto) en het voorwaardecriterium inzake rechtmatigheid van inkopen (€ 2,1 miljoen). Financieel resultaat Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten in 2024 bedraagt € 13,8 miljoen nadelig. Uw eigen vermogen neemt daarom af met dit bedrag. Per saldo is tussentijds € 20,6 miljoen onttrokken aan de reserves, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2024 € 6,8 miljoen voordelig bedraagt.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie









Bevindingen controle

Advies om de onzekerheden in het sociaal domein op te lossen (pagina 22 en 23) Bi de voorzieningen middelen derden afval en riool de systematiek van de Commissie BBV in de jaarrekening 2025 juist toe te passen (pagina 17) Wij adviseren om voor de overlopende activa en passiva (inclusief de overlopende posten rondom de SiSa-regelingen) een uniform proces in te richten, waarbij alle verantwoordelijken op dezelfde wijze boekingen (en onderbouwingen) voor vorderingen en verplichtingen aanleveren. Daarnaast adviseren wij om alvorens de jaarrekening aan te leveren voor de controle intern een extra check uit te voeren op alle opgenomen vorderingen en verplichtingen. De controle van de overlopende posten heeft ons erg veel tijd gekost (pagina 23 en 24). Het op een juiste en volledige manier van het verwerken van lasten (inkoopfacturen) is een aandachtspunt. De fout bedraagt afgerond € 1,5 miljoen. Deze lasten zitten nu in de administratie 2025 (pagina 34). Voor de voorzieningen voor groot onderhoud geldt dat ondanks de vele gesprekken die wij hebben gevoerd over de onderbouwing van de voorziening groot onderhoud, de documentatie pas aan het einde van de controle aangeleverd. Uiteindelijk leverde dit geen bevindingen op (pagina 17 en 18).

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

1

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Reikwijdte van de controle

1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Met de opdrachtbevestiging van 17 juli 2024 (kenmerk 312021003.24.477) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2024. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Zoetermeer. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2024 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 4 november 2024 vastgestelde ”Controleprotocol 2024”, inclusief het normenkader. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De bij onze controle van de jaarrekening 2024 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2024

Fouten

Goedkeuringsmaterialiteit

Onzekerheden € 6.800.000

€ 20.400.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000. De gemeenteraad heeft een besluit genomen op 4 november 2024 dat de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 1% van de lasten inclusief de dotatie aan de reserves bedraagt. De rapporteringsgrens voor de paragraaf bedrijfsvoering is gesteld op € 100.000 op basis van een besluit van de gemeenteraad op 4 november 2024.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Voor de jaarrekeningcontrole 2024 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Het inschatten als risico is inherent aan deze posten en is geen gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Risico’s voor de jaarrekening 2024  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018. Hierin is opgenomen dat mutaties in bestemmingsreserves in principe één-op-één het raadsbesluit volgen.

 De verantwoording en waardering van voorzieningen (met name de voorzieningen groot onderhoud) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Zoetermeer.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: WMO) en jeugd.  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening.  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen.

Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Zoetermeer. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

3

De jaarrekening voldoet aan het BBV

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Zoetermeer zijn uiteengezet in de jaarstukken 2024 in onderdeel ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

De baten en lasten, alsmede balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen zijn rechtmatig

Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente met betrekking tot de specifieke uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Uw gemeente maakt gebruik van 36 specifieke uitkeringen, deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening 2024 legt uw college van burgemeester en wethouders voor het eerst verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2024.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 6,8 miljoen.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

4

Er zijn geen afwijkingen geconstateerd boven dit grensbedrag. Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. De door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2024 van gemeente Zoetermeer een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2024 en het resultaat over 2024. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

5

2.

Financiële positie en resultaat

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

6

2. Financiële positie en resultaat

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

7 De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin af

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten over 2024 bedraagt € 14,3 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 20,6 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 € 6,3 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2024

2023

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

374,7

378,5

354,8

343,0

239,6

246,2

245,6

-/- 20,6

-/- 14,2

-/- 6,5

-/- 3,5

98,9

-/- 11,0

-/- 9,1

6,8

10,4

30,2

15,3

4,5

4,4

9,7

-/- 13,8

-/- 3,8

23,7

11,8

103,4

-/- 6,6

0,6

360,9

374,7

378,5

354,8

343,0

239,6

246,2

Tussentijdse resultaatbestemming Gerealiseerd resultaat Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’) Eigen vermogen per 31 december

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2024 56% van het balanstotaal (op 1 januari 2024: 62% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2024. Wij verwijzen u naar deze toelichting. Het verloop van het eigen vermogen van uw gemeente ziet er als volgt uit:

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

8 Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2024 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 57%. De solvabiliteit in de jaarrekening 2024 komt uit op 57% en is derhalve gelijk aan de begroting. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2024 boven het gemiddelde van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2023: Gemeente Nederland Zuid-Holland Gemeenten met 100.000 tot 300.000 inwoners Den Haag Leiden Delft Leidschendam-Voorburg

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Solvabiliteit 2023 40% 45% 34% 34% 30% 41% 63%

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

64% 63%

9

Lansingerland Pijnacker-Nootdorp Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2024 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2024 laat een nadelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 14 miljoen (exclusief mutaties in reserves) zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 30 miljoen (exclusief mutaties in reserves). Dit is een voordeel van € 16 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 7 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

10

Exploitatieresultaat (in € 1.000.000) Totale baten

520

Totale lasten

534

Gerealiseerde saldo van baten en lasten nadelig

14

Af: stortingen in reserves

147

Bij: onttrekkingen aan reserves

168

Saldo mutaties reserves, per saldo onttrekking

21

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

7

Het nadelige exploitatieresultaat 2024 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting

Het college van burgemeester en wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als ruim voldoende om de onderkende risico’s af te kunnen dekken

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 131,5 miljoen (incl. grondzaken voor € 4,8 miljoen). De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf Weerstandsvermogen (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij wordt een doorlopend inzicht gegeven in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn verdwenen en/of

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit van € 25,1 miljoen, inclusief de risico’s van grondzaken van € 3,9 miljoen. Het weerstandsvermogen bedraagt 5,2 (concern exclusief grondzaken 5,8, grondzaken 1,2) en voldoet daarmee ruim aan de norm. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

11

nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s.

12

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Oplevering was niet tijdig gereed en op belangrijke onderdelen voor verbetering vatbaar

13

3. Bevindingen eindejaarscontrole De controle van boekjaar 2024 is het vierde jaar waarin wij de jaarrekening controleren. Bij de start van de controle op 3 maart 2025 waren de concept jaarstukken gereed, met uitzondering van de rechtmatigheidsverantwoording. De oplevering van de onderbouwende stukken was op 3 maart 2025 nog niet geheel volledig. De afgesproken stukken waren er vaak wel, echter voldeden deze nog niet altijd. Om deze redenen konden wij de controle van de jaarstukken niet op alle onderdelen conform planning en niet efficiënt uitvoeren. Desalniettemin hebben wij op 3 maart jl. een start kunnen maken met de jaarrekeningcontrole. Wat viel op in positieve zin:  Dossier grondexploitatie. Wat gaat beter:  In het tweede jaar van de rechtmatigheidsverantwoording, was het voor uw gemeente nog even zoeken wat nu wel en wat nu niet moest worden verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit werd ook veroorzaakt door personele wisselingen. Wat moet echt beter:  Dossier overlopende activa en overlopende passiva. De stukken zijn voor een groot deel pas na 3 weken controle aangeleverd. De aanlevering was nog niet van het niveau wat we zouden verwachten naar aanleiding van de diverse gesprekken die we de afgelopen jaren hierover hebben gevoerd.  Dossier voorzieningen groot onderhoud.

Ondanks alle gesprekken die wij de afgelopen jaren hierover hebben gevoerd, heeft de aanlevering niet plaatsgevonden zoals afgesproken.  Dossier niet uit de balans blijkende verplichtingen, ondanks onze opmerkingen daarover in 2022 en in 2023.  De WNT-verantwoording bleek diverse onjuistheden te bevatten, mede als gevolg van een aantal waarnemend gemeentesecretarissen. Ons advies is om de interne controle op de WNT-verantwoording aan te scherpen. Wij vragen voor de toekomst uw aandacht voor kwalitatieve en tijdige voorbereiding van een aantal onderdelen van het accountantsdossier. Wij bespreken dit graag met de ambtelijke organisatie in een evaluerend gesprek om de samenwerking verder te optimaliseren. De controle is om deze redenen niet efficiënt verlopen en wij zijn in overleg met de afdeling Financiën en Concerncontrol over meerwerk. Wij zullen ook de auditcommissie daarover zo snel als mogelijk over informeren, na hoor en wederhoor met uw ambtelijke organisatie.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Zoetermeer betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s:  

  

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn? Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch? U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV?

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2024 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door uw college de verwachtingen bijgesteld. Daarbij is tevens beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen of winstnames moeten worden verwerkt. In exploitatie genomen gronden Uw gemeente heeft op peildatum 31 december 2024 13 in exploitatie genomen bouwgronden. Per jaareinde 2023 waren dat nog 18 projecten. In het boekjaar 2023 zijn er een vijftal projecten afgesloten, bij de jaarrekening 2024 wordt nog één project afgesloten (gasfabriek Delftsewalllen). De actieve bouwgronden in exploitatie zijn verantwoord onder de voorraden op de balans. De projecten verschillen sterk in omvang, complexiteit en risico’s die aan de waardering van de grondexploitaties zijn verbonden. De totale boekwaarde per 31 december 2024 bedraagt € 23,2 miljoen (2023: € 21,8 miljoen). Op deze boekwaarde zijn verliesvoorzieningen in mindering gebracht voor in totaal € 20,3 miljoen (2023: € 19,0 miljoen). De waarde in de hoofdbalans voor het ‘onderhanden werk, waaronder bouwgronden in exploitatie’ bedraagt daarom € 2,9 miljoen (2023: € 2,8 miljoen) en is het saldo van eerdergenoemde bedragen.

Verder schrijft het BBV voor dat eventuele verliezen waarvoor de boekwaarde van het project niet toereikend is als credit-voorziening op de balans moet worden gepresenteerd. Dit bedrag ziet u terug onder de voorzieningen als ‘voorziening nadelige complexen grondbedrijf’ voor in totaal € 6,9 miljoen (2023: € 5,6 miljoen). Deze voorziening betreft voornamelijk een deel van het verlies op het project ‘Palenstein herstructurering’ ad. € 3,2 miljoen).

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

14

Grondexploitaties

De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen, ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en kosten is hier een belangrijk factor in. In de huidige portefeuille van bouwgronden in exploitatie verwacht uw gemeente de komende jaren nog € 52,5 miljoen aan investeringen te doen (2023: € 43,6 miljoen) en moet er nog € 58,2 miljoen aan opbrengsten worden gerealiseerd (2023: € 59,7 miljoen). De meeste kosten zijn nog te realiseren bij de projecten Markt10 (€ 11 miljoen) en Edisonpark (€ 22,7 miljoen) De meeste opbrengsten zijn nog te realiseren bij de projecten Oosterheem (€ 11,7 miljoen), Edisonpark (€ 22,7 miljoen) en Markt 10 (€ 7,8 miljoen). Risicoanalyse en controleaanpak Wij controleren de waardering van de grondexploitaties aan de hand van een risicoanalyse. In deze analyse betrekken wij de omvang van de nog te realiseren kosten en opbrengsten, de looptijd van de projecten, afwijkingen van het MPG ten opzichte van eerdere jaren, het effect van de parameters, programmering, winstnemingen en verliesvoorzieningen. Op basis van deze risicoanalyse zijn wij van mening dat de risico’s op een aantal projecten afnemen. Op basis van onze initiële inschatting kwalificeerden wij de volgende onderdelen het meest risicovol: 



Op termijn is het project Edisonpark het meest risicovol. De reden hiervan is dat dit project veruit de langste looptijd heeft (9 jaar) en dat binnen dit project sprake is van een hoge prognose van kosten en opbrengsten. Bij deze toekomstige baten en lasten is sprake van een hoge schattingsonzekerheid. Op dit project wordt een positief resultaat verwacht van € 864.000 (2023: € 5,3 miljoen). Het risico dat er afwijking zit in de waardering neemt hierdoor toe. Echter achten wij de kans klein dat er in deze grondexploitatie een schattingsfout zit van meer dan € 864.000. Op dat moment zou dit project namelijk omslaan naar een verliesgevend project. Er is een reële kans dat dit bij een volgende actualisatie wel staat te gebeuren, er is immers niet veel marge meer over. De mutaties in dit project zijn met name ontstaan door toevoeging van de Edisonboog op basis van besluitvorming van de gemeenteraad. Doordat er nog nauwelijks gronden zijn verkocht is het risico op onjuiste winstname erg klein. Wij hebben dit project daarom niet verder in onze controle betrokken. De grondexploitatie Markt 10 is in 2024 volledig herzien en de nieuwe aanbestedingsprocedure moet worden opgestart. Dit project laat in 2024 op basis van de herziening een verlies zien van € 5,9 miljoen. Wij zijn van mening dat de grondexploitatie

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

15

In 2024 is er € 3,7 miljoen resultaat genomen (2023: € 3,1 miljoen) op basis van de ‘percentage of completion methode’. De winsten over 2024 komen hoofdzakelijk voort uit de projecten Oosterheem en Lansinghage (beide € 1,6 miljoen). Bij Lansinghage ontstaat dit met name doordat de laatste kavel is verkocht ten behoeve van de ontwikkeling van een hotel. In 2024 zijn bij een aantal projecten de verwachte resultaten op de projecten veranderd ten opzichte van 2023. Hierdoor zijn bij een aantal projecten de verliesvoorzieningen gemuteerd. De totale verliesvoorzienig op de grondexploitaties is in 2024 € 27,3 miljoen (2023: 24,6 miljoen). Dit verschil wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de herziening van de grondexploitatie Markt 10. Waar deze grondexploitatie in 2023 nog uitkwam op een positief eindwaarde is in de jaarrekening voor de herziene grondexploitatie met andere uitgangspunten een verlies genomen van € 4,9 miljoen.

Voor het project Palenstein geldt dat dit project binnen 2 jaar moet worden afgerond en er alleen nog investeringen gedaan moeten worden. Ondanks de effecten van de inflatie en toenemende bouwkosten zijn de risico’s bij dit project inmiddels te overzien. Bij het project Oosterheem geldt dat de opbrengsten vooral bestaan uit opbrengsten uit het Oosterheem Businesspark. Deze opbrengsten zijn voor een deel onderbouwd met reeds gesloten overeenkomsten, referentietransacties en taxaties. Oosterheem verloopt de afgelopen redelijk stabiel en lijkt structureel winstgevend. Parameters De parameters die uw gemeente hanteert voor de kosten- en opbrengstenstijgingen binnen de grondexploitaties zijn vastgelegd in de parameterbrief. Voor de stijging van de kosten (GWW) wordt een parameter gehanteerd van 3,0 % in 2025 en vanaf 2026 2,5%. Voor plankosten 4,5% in 2025 en 2,5% vanaf 2026. Voor de opbrengsten wordt bij sociale woningbouw een parameter gehanteerd van 0% voor 2024 en 2% voor 2025 en verder. Voor bedrijventerrein wordt een opbrengstenstijging van 0% gehanteerd in 2025 en 2026 en 2% vanaf 2027 en verder. Voor wonen in de vrije sector wordt een opbrengstenstijging gehanteerd van 8% in 2025, 5% in 2026 en 2027 en 2,5% voor 2028 en verder. Wij merken op dat uw gemeente met de gekozen parameters niet bijzonder afwijkt van de verwachte marktontwikkelingen.

Wel geldt dat de opbrengstenstijgingen gemiddeld gezien hoger zijn de ingerekende kostenstijgingen. Dit heeft het bijeffect dat sommige projecten die stil liggen een positieve financiële ontwikkeling laten zien, terwijl er met het project in het betreffende boekjaar geen voortgang is geboekt. Een voorbeeld hiervan is het project ‘Voorweg Noord’. Bij dit project geldt dat “door prioritering na vaststelling van het bestemmingsplan de uitwerking en uitvoering van het project Voorweg Noord nog niet is opgepakt”. Het resultaat op dit project heeft zich in 2024 met ruim € 900.000 in positieve zin ontwikkeld. Dit is volledig te wijten aan de parameters. Wij vinden het belangrijk dat u zich als raadslid hiervan bewust bent voor de juiste interpretatie van de stukken. Wij hebben deze parameters als passend aangemerkt. De berekening van de renteparameter (0%) en de doorrekening naar de grondexploitaties is in overeenstemming met het BBV.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

16

degelijk is onderbouwd. Wel is er sprake van schattingsonzekerheden op met name de geraamde kosten van bouw- en woonrijpmaken. Uiteindelijk zullen de aanbestedingen moeten uitwijzen in welke mate deze kosten goed zijn ingeschat. Een andere risico zijn de plankosten, afhankelijk van de voortgang van het project kunnen hier afwijkingen ontstaan. Dit geldt ook voor de ingerekende subsidie uit de woningbouwimpuls.

Voor de activiteiten riolering en afval heeft uw gemeente voorzieningen ingesteld in het kader van artikel 44 lid 2 van het BBV, de zogenoemde voorzieningen middelen derden. Om het inzicht in de toereikendheid van de door uw gemeenteraad vastgestelde tarieven te kunnen beoordelen, is het van belang om van de activiteiten riool en afval het jaarresultaat te analyseren en vast te stellen of dit resultaat moet worden toegevoegd aan de voorziening of moet worden onttrokken aan de voorziening. Dit om te waarborgen dat de heffingen van de burgers beschikbaar blijven voor het doel waarvoor zij geheven zijn. In de paragraaf Lokale heffingen heeft het college de kostendekkendheid van riolering en afval in 2024 inmiddels opgenomen. Wij maken daarbij de volgende opmerkingen:   

De analyse van het product riolering en het product afval is niet zichtbaar uitgevoerd en gedocumenteerd. Het college doteert een waardecorrectie aan deze voorziening. Dat is niet toegestaan. Advies is om de jurisprudentie bij te houden. Hierin worden uitspraken gedaan wat wel en wat niet mag worden meegenomen in de kostendekkendheid.

Wij adviseren u om de systematiek van de Commissie BBV in de jaarrekening 2025 juist toe te passen. Ook om het risico te beperken dat burgers aanspraak doen op deze voorziening door deze niet juist te vormen. Wij hebben vernomen van het college dat bij het samenstellen van de jaarrekening 2025 rekening wordt gehouden met de geldende regelgeving.

Voorzieningen voor groot onderhoud

Gemeenten kunnen voor het groot onderhoud een voorziening ex artikel 44 lid 1 sub c instellen (kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren). De afgelopen jaren hebben wij diverse gesprekken gevoerd over de analyses die moeten plaatsvinden om te kunnen vaststellen dat de voorziening op 31 december van enig jaar toereikend zijn om als het geplande onderhoud uit te voeren. Uw gemeente heeft een voorziening voor groot onderhoud voor de volgende objecten:    

Schoolgebouwen gemeente Overige accommodaties Riolering Verzamelcontainers

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

17

Voorzieningen middelen derden afval en riool zijn niet juist gevormd

In 2023 en 2024 hebben wij diverse gesprekken gevoerd over de voorzieningen groot onderhoud, met als doel de verwachtingen ten aanzien van de jaarrekening 2023 en 2024 en de daarbij behorende oplevering scherp te maken. In onze managementletters hebben wij hier ook aandacht aan besteed. Advies: wij adviseren u de realisatie van de onderhoudsplannen minimaal jaarlijks te analyseren en vragen uw aandacht voor de kwaliteit van het balansdossier.

Nota reserves en voorzieningen

De Nota reserves en voorzieningen is in 2020 door de gemeenteraad vastgesteld. Actualisatie vindt plaats conform de financiële verordening als daar aanleiding voor is. In 2021 en verder is een bestemmingsreserve kapitaallasten ingesteld voor tot nu toe twee projecten. Het gaat om het project ‘Verduurzaming gemeentelijke panden Palenstein’ en het project ‘Herinrichting openbaar gebied Markt 10’. In de vigerende nota reserves en voorzieningen wordt geen aandacht besteed aan een bestemmingsreserve kapitaallasten. Dit is naar onze mening een aanleiding om de nota te actualiseren. Wij merken ook op dat de Commissie BBV eisen stelt aan bestemmingsreserves kapitaallasten. Vooral om er voor te zorgen dat onttrekkingen kunnen worden aangemerkt als structurele baten. Daarnaast valt op dat in de middelen in deze reserve rekening wordt gehouden met rente en afschrijving, terwijl de gemeente tot en met 2024 geen rente opneemt in de kapitaallasten. De renteomslag is immers 0%. Wij adviseren u om continu aandacht te besteden aan de omvang van deze reserves met als doel om blijven vast te stellen dat deze reserve precies dekkend is voor het doel waarvoor deze gevormd is.

Europese aanbestedingen

Het normenkader bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeente een spendanalyse uitgevoerd als onderdeel van de controle van het voorwaardencriterium. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij op basis van de door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) beoordeeld of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2024 is nageleefd. De interne controlewerkzaamheden van uw VICmedewerkers zijn kwalitatief verder verbeterd, wat bijdraagt aan een solide basis voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

18

In het kader van een goed financieel inzicht is het noodzakelijk dat uw gemeente beschikt over actuele beheerplannen voor het groot onderhoud. In 2023 zijn de beheerplannen door uw gemeenteraad vastgesteld. Aan de hand van deze beheerplannen hebben wij de toereikendheid van de onderhoudsvoorzieningen vastgesteld. Bij de start van onze controle is het saldo van de voorziening in de jaarrekening niet aangesloten op het beheerplan. Uw gemeente loopt daardoor het risico dat de middelen voor het groot onderhoud niet toereikend zijn dan wel dat middelen ten onrechte nog in de voorziening zitten en niet voor ander doelen kunnen worden ingezet.

Rechtmatigheidsfouten ingevolge het niet naleven van EU-aanbestedingsregels

Omvang in €

Onrechtmatige uitgaven in 2024 (1 dossier), beëindigd in 2024

Effecten Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp

59.000

Onrechtmatige uitgaven in 2023 met doorloop naar 2024 (7 dossiers)

2.094.000

Totaal

2.153.000

Op 1 mei 2021 is de ‘Overeenkomst gebiedsgerichte ondersteuning Wmo en preventieve jeugdhulp’ (hierna: Overeenkomst) met een externe organisatie ondertekend en ingegaan. Dit betreft een overeenkomst met een nieuwe organisatie die in Zoetermeer optreedt als aanbieder voor welzijn, dagbesteding, begeleiding en preventieve jeugdhulp. Op grond van deze overeenkomst voert de organisatie in opdracht van de gemeente Zoetermeer diensten uit in het kader van de Wmo 2015 en de Jeugdwet. Het budget van de organisatie is gericht op een taakgerichte uitvoeringsvariant. Dit wil zeggen dat de variant bekostiging van zorg en verantwoording over de geleverde zorg niet op cliëntniveau plaatsvindt, maar dat er een taak wordt toegekend voor een vast budget, gericht op een specifieke (deel)populatie of opdracht, waarbij de gecontracteerde aanbieder(s) de ruimte krijgt/krijgen om de taak samen met de cliënt in te vullen. Het aan de externe aanbieder ter beschikking gestelde budget ad € 14,2 miljoen, exclusief projectsubsidies, is over 2024 op een juiste manier verantwoord aan uw gemeente.

Kwaliteit van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf 2023 moet het college in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Alhoewel sprake is van imperfecte regelgeving, heeft het ministerie van BZK er voor gekozen om deze vernieuwing toch door te voeren in 2023. Met de imperfecte regelgeving bedoelen wij dat de Gemeentewet wel is aangepast, maar het verslaggevingsstelsel (BBV) nog niet. In dit onderdeel van het accountantsverslag evalueren wij de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording 2024.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

19

Uit de spendanalyse blijkt dat bij diverse dossiers niet aan de Europese aanbestedingsregels is voldaan. Het bedrag aan onrechtmatigheden over 2024 vloeit grotendeels voort op fouten in de naleving van de aanbestedingsregels die in voorgaande jaren zijn gemaakt, en waarvan de bestedingen nog doorlopen in het huidige boekjaar. Deze bevindingen zijn hieronder schematisch weergegeven en corresponderen met de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.

Evaluatie aanpak Het college heeft voorafgaand aan het samenstellen van de rechtmatigheidsverantwoording goed nagedacht over haar plan van aanpak om voldoende waarborgen te treffen om een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen opnemen in de jaarrekening die geen materiële afwijkingen bevat. Hiertoe is onder andere een risicoanalyse uitgevoerd, processen geactualiseerd en een intern controleplan opgesteld. Daarnaast heeft het college zorggedragen voor het tijdig actualiseren van verordeningen en het in kaart brengen van de risico’s en maatregelen rondom misbruik & oneigenlijk gebruik. Evaluatie uitvoering Wij hebben de uitgevoerde interne controleprogramma’s beoordeeld. Op basis van onze werkzaamheden komen wij niet tot een andere conclusie dan de verbijzonderde interne controle. Bij de controle op de Europese Aanbestedingen hebben wij één dossier voor € 100.000 niet als afwijking meegenomen. Bij aanvang van de controle waren nog niet alle interne controleprogramma’s gereed en waren de teksten rondom de rechtmatigheidsverantwoording nog niet beschikbaar. Wij vragen voor 2025 nogmaals uw specifieke aandacht voor de tijdige uitvoering van de geplande werkzaamheden. Wij doelen hierbij met name op de analyse van de begrotingsrechtmatigheid.

Punt van aandacht daarbij is de vroege afsluiting van de financiële administratie, om de jaarstukken tijdig af te krijgen en te laten controleren. Wij hebben met uw college de afspraak dat na de eerste versie van de jaarrekening nog één of twee correctierondes plaatsvinden. Begrotingscriterium Het totaal aan begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 336.000 op twee investeringskredieten (inventaris nieuw zwembad en R&D Nederlandlaan). Hiervan heeft het college een bedrag van € 0 als acceptabele begrotingsonrechtmatigheden aangemerkt. Het acceptabel zijn van begrotingsonrechtmatigheden vindt zijn oorsprong in de afspraken tussen uw gemeenteraad en het college in bijvoorbeeld de financiële verordening. Het saldo aan onacceptabele begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 336.000. Het college heeft hier een analyse op uitgevoerd en toegelicht wat de aard van deze begrotingsonrechtmatigheden is. Europese aanbestedingen

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

20

Verantwoording Op basis van de jaarstukken 2024 zijn er geen bevindingen groter dan de verantwoordingsgrens (1%, ic. € 6.800.000). Er zijn dan ook geen bevindingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft college een toelichting opgenomen rondom de interne controlewerkzaamheden inzake rechtmatigheid en haar bevindingen hierbij. De gemeenteraad heeft de rapporteringsgrens vastgesteld waarboven rechtmatigheidsafwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht. Deze rapporteringsgrens is € 100.000.

Vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college heeft voor 2024 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend van € 0,5 miljoen. Deze VPB-last wordt met name gevoed door resultaten op de grondexploitaties. Advies: Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf nog steeds door de ondernemerspoort gaat.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 233.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2024 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2024 stelden wij vast dat er sprake was van een zichtbaar gemaakte interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij hebben vastgesteld dat er ondanks de interne controle sprake was van diverse afwijkingen in de concept WNT-verantwoording.

Advies: wij vragen daarom uw aandacht voor de kwaliteit van de inhoudelijke controle op de WNT-verantwoording en adviseren u dit verder te versterken. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2025 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2024 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

21

Het college heeft door middel van een zogenoemde spendanalyse inzicht gekregen in de wijze waarop inkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden. Deze analyse was goed bruikbaar voor onze controle van de rechtmatigheidsverantwoording 2024. Uit deze analyse blijkt dat voor een bedrag van € 2.153.000 (over 2023 € 2.411.000) inkopen ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Het betreft 8 dossiers.

Fouten en onzekerheden Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugd

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugdhulp (ZIN) zijn geleverd kan worden vastgesteld via de verantwoording van de zorginstelling. Bij deze verantwoordingen is op basis van het controleprotocol Wmo en Jeugd boven een bepaald grensbedrag een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling vereist. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Door het ontbreken van (goedkeurende) controleverklaringen bij geleverde zorg resteert een bepaalde massa waarbij geen zekerheid kan worden verkregen over de geleverde prestaties. Hierdoor resteren er onzekerheden in het kader van de uitvoering van de WMO en Jeugdwet. De onzekerheden bij WMO kunnen als onderstaand worden weergegeven:

De totale onzekerheid over 2024 bij de WMO per 5 juni 2025 bedraagt derhalve € 200.000. De totale onzekerheid bij de jeugdzorg via de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden bedraagt € 1.857.000. Wij nemen deze onzekerheden mee in onze fouten- en onzekerhedenevaluatie.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

22

verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden en geen rechtmatigheidsafwijkingen met betrekking tot de SiSaregelingen

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2024 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de nota verwachtingen accountantscontrole (en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol).

Overlopende posten

Binnen de overlopende posten worden verschillende categorieën op basis van BBV-artikel 40a (overlopende activa) en artikel 49 (overlopende passiva) onderscheiden. De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel Voor deze specifieke categorie geldt dat zowel de mutaties, als de eindstand worden meegenomen als onderdeel van de controle en specificatie in de toelichting op de balans. Ondanks meerdere gesprekken in het afgelopen jaar en dat dit punt reeds meerdere jaren in onze rapporten is opgenomen, merken wij op dat de oplevering hiervoor erg summier was. Bij de start van de controle was de oplevering voor deze post niet gereed. Toen wij de specificatie voor de overlopende activa hadden ontvangen, hebben wij deze controle opgepakt. Uit deze oplevering bleek dat nog niet voldoende onderbouwing aanwezig was voor deze post. Wij hebben met de organisatie afgesproken dat de overlopende passiva (mede hierdoor) eerst nog een interne check zou krijgen. De onderbouwing bij deze post is pas na de controle aangeleverd. Ook uit deze onderbouwing bleek dat er nog diverse (onnodige) vragen naar boven komen. Dit komt met name door de wijze van administreren van deze posten. Er is binnen de gemeente Zoetermeer nog steeds geen uniforme wijze voor het boeken en onderbouwen van subsidiabele kosten.

Dit bemoeilijkt de controle, maar ook de interne beheersing van deze subsidies. Dit blijkt ook bijvoorbeeld uit een verzoek wat wij hebben gekregen voor het controleren van een subsidie waar een controleverklaring bij moet komen, 2 weken voordat de deadline van de subsidieverstrekker is verstreken.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

23

Advies: In verband met de wijzigingen in het Bado, waarbij de goedkeuringsmaterialiteit voor fouten en onzekerheden gezamenlijk in 2025 naar 2% gaan, adviseren wij u om de onzekerheden in het Sociaal Domein (WMO en Jeugd) op te lossen. Daarbij dient uw gemeente werkzaamheden te verrichten om de onzekerheid rondom prestatielevering op te lossen.

Ons advies is om dit op korte termijn op te lossen, mede om te voorkomen dat de gemeente onterecht geen subsidie ontvangt, omdat subsidiabele kosten niet juist zijn geregistreerd. Overige overlopende activa en passiva Naast de hierboven genoemde categorie zijn er ook nog overige posten opgenomen onder de overlopende activa en passiva. Wij merken op dat de boekingsgang hiervan niet altijd juist en duidelijk is. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij geconstateerd dat er (meer dan eens) boekingen op worden gedaan waardoor er een debetsaldo ontstaat op een credit grootboekrekening en andersom. Daarnaast worden er boekingen gedaan die betrekking hebben op toekomstige jaren of boekingen van facturen welke niet direct een schuld of vordering betreffen per balansdatum. Dit heeft tot meerdere correcties geleid in de jaarrekening. Daarnaast kost dit intern voor de gemeente veel tijd om extracomptabele correcties te maken alvorens de jaarrekening wordt opgesteld. Wij adviseren om hiervoor een uniform proces in te richten, waarbij alle verantwoordelijken op dezelfde wijze boekingen (en onderbouwingen) voor vorderingen en verplichtingen aanleveren. Daarnaast adviseren wij om alvorens de jaarrekening aan te leveren voor de controle intern een extra check uit te voeren op alle opgenomen vorderingen en verplichtingen.

Onderbouwing balansposten

Voor de jaarrekeningcontrole worden op diverse balansposten steekproeven uitgevoerd en/of integrale onderbouwingen opgevraagd. Om een steekproef statistisch te kunnen onderbouwen, kunnen steekproeven alleen worden uitgevoerd op homogene massa’s. Wij ontvangen (vaak voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole) diverse specificaties welke de stand per balansdatum van een balanspost weergeven. Deze specificaties bevatten bij meerdere balansposten vaak nog diverse onjuistheden waardoor een efficiënte detailcontrole niet kan worden uitgevoerd. Dit betreft bijvoorbeeld negatieve bedragen, bedragen die extracomptabel gecorrigeerd worden of een specificatie waar diverse categorieën door elkaar zijn weergegeven, waardoor deze uiteindelijk niet aansluiten op de concept jaarrekening. Wij verwachten van de gemeente dat zij zelf de check hierop uitvoeren voordat de specificatie met ons wordt gedeeld. Voorafgaand, maar ook tijdens de jaarrekeningcontrole, merken wij ook op dat de vragen hierover niet of lastig kunnen worden beantwoord, de brondocumentatie van deze boekingen ontbreekt vaak bij de boeking in het systeem. Dit soort “schoonheidsfoutjes” in de specificaties moeten we vaak integraal controleren, omdat die niet tot de homogene massa behoren. Dit zorgt voor een inefficiënte controle.

Aanpak en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen controle

Interne beheersing

Overige onderwerpen

Audit Commissie

Bijlage

24

Daarnaast blijkt dit ook uit de vele correcties die op zowel de overlopende activa, als passiva moeten worden gemaakt specifiek voor deze post.

De financiële administratie van het sociaal domein wordt nog van oudsher geregistreerd in een apart onderdeel (bedrijf) in de financiële administratie. Dit zorgt ervoor dat er als het ware een consolidatie plaatsvindt per jaareinde van de gehele financiële administratie van de gemeente Zoetermeer en dit “bedrijf”. Bij de controle van posten waarin het sociaal domein terugkomt (lasten, baten en balansposten) heeft dit tot gevolg dat wij minder efficiënt kunnen controleren. Wij merken daarbij op dat de specificaties en onderbouwingen voor balansposten vanuit dit “bedrijf 40” beter zijn gedocumenteerd dan voorgaande jaren. Overigens merken wij daarbij ook op dat het verschil in bedrijf 40 uit 2023 is in 2024 opgelost. Advies: wij blijven u adviseren om het gebruik van een apart bedrijf in de financiële administratie te heroverwegen, waarbij wij voorstellen om zo snel mogelijk over te gaan tot het incorporeren van bedrijf 40 in de financiële administratie van de gehele gemeente. Wij merken daarbij op dat de besluitvorming over dit advies nog op zich laat wachten.

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Er is vastgesteld dat een aantal posten onder de ‘niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen’ niet voldoende kunnen worden onderbouwd. Het is uw gemeente niet gelukt om dit in alle gevallen correct te actualiseren voor de jaarrekening 2024. Uw gemeente heeft voor 2024 de verplichtingen gebaseerd op de uitgaven 2024 vermenigvuldigd met de verwachte restant looptijd. Wij vragen uw aandacht voor de juistheid van de openstaande verplichtingen naar de stand per einde boekjaar. Deze opmerking hebben wij ook gemaakt bij uw jaarrekening 2021, 2022 en 2023. Advies: wij adviseren om maatregelen te treffen waarmee de volledigheid en juistheid van de niet uit de balans blijkende belangrijke financiële verplichtingen structureel wordt geborgd en tijdig wordt aangeleverd voor de controle van de jaarrekening. De verplichtingen moeten worden gebaseerd op de restantverplichting per contract.