Bijlage 6 - Collegereactie concept accountantsverslag

Aan De gemeenteraad van Zoetermeer

Zaakid 2024-048314

Van Het college/ Wethouder Iedema

Datum 10 april 2024

Onderwerp Concept accountantsverslag jaarstukken 2023

Bijlagen Accountantsverslag

Geachte leden van de raad, In opdracht van de raad is de jaarrekening 2023 gecontroleerd door Publieke Sector Accountants. Deze controle is nog niet afgerond. Bijgevoegd is het concept accountantsverslag, hieruit wordt duidelijk welke onderdelen nog niet definitief zijn. De accountant heeft nog geen verwachting uitgesproken of na afronding van de controle een goedkeurende verklaring op getrouwheid kan worden afgegeven. Met dit schrijven reageren wij op de bevindingen en aanbevelingen die de accountant heeft gerapporteerd in het accountantsverslag.

Belangrijkste bevindingen 1. Grondexploitaties Met betrekking tot de grondexploitaties heeft de accountant geconstateerd dat er bij een aantal projecten correcties voor risico’s worden toegepast op de winstnameberekeningen, dit geldt met name bij het project Dwarstocht, Lansinghage en Oosterheem. Eén risico heeft betrekking op prijsstijgingen. Dit risico is volgens de accountant niet project-specifiek. Het advies van de accountant om waarborgen te treffen, zodat de risico’s die de gemeente corrigeert op de tussentijdse winstneming voldoende project specifiek worden gedefinieerd is opgepakt door de organisatie. Daarnaast heeft er een 4-ogen principe plaatsgevonden, echter is één risico onvoldoende toegelicht waarom dit project specifiek is. Er zal bij de Meerjaren Prognose Grondexploitaties(MPG) 2025 een verbeterde 4-ogen principe worden toegepast. De accountant adviseert aansluitverschillen groter dan € 100.000 voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening uit te zoeken en op te lossen. Er wordt ieder jaar getracht de boekwaardes in de MPG aan te sluiten bij de financiële administratie. De cijfers van het MPG is echter een momentopname die in tijd niet overeenkomt met de verwerking van de definitieve cijfers in onze financiële administratie. Dit is inherent aan de systematiek dat er bij de MPG en jaarrekening met twee verschillende peildata worden gewerkt.

Ook adviseert de accountant om bij het actualiseren van de grondexploitaties rekening te houden met de haalbaarheid van de planning. Bij de actualisering van de grondexploitaties wordt vanzelfsprekend rekening gehouden met de haalbaarheid van de planning. Bij de uitvoering kunnen altijd onvoorziene tegenvallers voordoen, zoals het vertrek van een projectmanager.

Als laatste adviseert de accountant gezien de complexiteit van het project Palenstein om bij het actualiseren van de grondexploitaties rekening te houden met mogelijke onvoorziene tegenvallers binnen het project. Bij de actualisering van de grondexploitatie Palenstein is de kostenraming aangepast vanwege de complexiteit van het project en de voortschrijdende inzichten in de kosten van voorbereiding en uitvoering van de afgelopen jaren. De calculatie van het woonrijp maken is nu gebaseerd op een Definitief Ontwerp. De vorige ramingen waren gebaseerd op Schetsontwerpen en Voorlopige Ontwerpen. Voor de resterende looptijd tot en met 2026 is zoveel mogelijk rekening gehouden met onvoorziene tegenvallers. De raad is 20 maart2024 geïnformeerd dat de grondexploitatie hierdoor met € 1,5 miljoen is verslechterd. 2. Voorzieningen afval en riool Om het inzicht in de toereikendheid van de door de gemeenteraad vastgestelde tarieven te kunnen beoordelen is het van belang om van de activiteiten riool en afval het jaarresultaat te analyseren en vast te stellen of dit resultaat moet worden toegevoegd aan de voorziening of moet worden onttrokken aan de voorziening. Dit om te waarborgen dat de heffingen van de burgers beschikbaar blijven voor het doel waarvoor zij geheven zijn. Daarnaast is in de paragraaf Lokale heffingen de kostendekkendheid van riolering en afval niet opgenomen.

Het advies van de accountant om de kostendekkendheid van de tarieven riolering en afval in de paragraaf Lokale heffingen op te nemen wordt toegepast in de jaarstukken 2024 en verder. 3. Voorziening groot onderhoud In het kader van een goed financieel inzicht is het noodzakelijk dat de organisatie beschikt over actuele beheerplannen voor het groot onderhoud. In 2023 zijn de beheerplannen door de gemeenteraad vastgesteld. De accountant heeft geconstateerd dat het voor de komende jaren van belang is dat bij het opmaken van de jaarrekening het saldo van de voorziening wordt aangesloten op het beheerplan. De accountant adviseert om de realisatie van de onderhoudsplannen minimaal jaarlijks te analyseren en vraagt aandacht voor de kwaliteit van het balansdossier. Onze verslaggevingsrichtlijnen (BBV) schrijven voor dat een beheerplan onder een grootonderhoud voorziening recent dient te zijn. Onder recent wordt verstaan: “maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar”. De Zoetermeerse beheerplannen voor het grootonderhoud zijn recent. Ze zijn in 2023 door de raad vastgesteld. Hiermee is tegelijk het kader voor de komende 5 jaar bepaald. Dit betekent verder dat de beheerplannen uiterlijk in 2028 weer door de raad vastgesteld moeten worden.

Uiteraard is tussentijdse bijstelling van een beheerplan binnen die 5 jaar vereist als belangrijke afwijkingen optreden in de staat van het onderhoud. Gestreefd wordt naar een continue cyclus van jaarlijkse analyse waarbij met feedback vanuit de uitvoering het beheerplan steeds actueel wordt gehouden. Dit proces organisatiebreed inbedden vereist de nodige inzet van mensen en middelen. De eerste stappen hiertoe zijn gezet en de verschillende afdelingen trekken voor deze wijze van datagedreven werken zoveel mogelijk gezamenlijk op. In 2024 worden verdere stappen – mede in overleg met de accountant – gezet.

4. Voorziening wethouderspensioen De berekeningen voor de groep wethouders, die al pensioen krijgen, zijn gebaseerd op eigen ontwikkelde Excel-berekeningen. De accountant adviseert de berekeningen extern te laten toetsen door een actuaris, zoals een aantal ander gemeenten ook doen. In 2023 heeft de organisatie wel degelijk controleberekeningen laten uitvoeren door een gespecialiseerd actuarisbureau. Hiermee is de omvang van de voorziening voldoende onderbouwd. Het risico op onjuistheden voor de groep reeds gepensioneerden wordt daarom door de organisatie als beperkt ingeschat. 5. Rechtmatigheidsverantwoording Op basis van de jaarstukken 2023 zijn er geen bevindingen groter dan de verantwoordingsgrens (1%). Er zijn dan ook geen bevindingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college een toelichting opgenomen rondom de controlewerkzaamheden inzake rechtmatigheid en de bevindingen hierbij. De gemeenteraad heeft de rapporteringsgrens vastgesteld, waarboven rechtmatigheidsafwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht. Deze rapporteringsgrens is € 100.000. De accountant heeft bij aanvang van de controle geconstateerd dat nog niet alle interne controleprogramma’s gereed waren. Ook waren de teksten rondom de rechtmatigheidsverantwoording nog niet beschikbaar.

De accountant vraagt voor de jaarstukken 2024 aandacht voor de tijdige uitvoering van de geplande werkzaamheden. 6. Vennootschapsbelasting Uitgangspunt in de jaarstukken is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. De accountant adviseert om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf nog steeds door de ondernemerspoort gaat. De gemeente heeft zolang deze een actief grondbeleid heeft (grexen) een aangifteplicht. Van belang is dat de gemeente kennis, bewustzijn en een duidelijke verdeling van taken en rollen creëert om tijdig te anticiperen op ontwikkelingen ter zake grondverwerving, verkopen, waardering en kostentoerekening. Met de betrokken afdelingen grondzaken, financiën en het projectbureau gaan we aan de slag hoe we dit verder kunnen door ontwikkelen. 7. Wet normering topinkomens (WNT) Bij de controle van de WNT-verantwoording 2023 heeft de accountant geconstateerd dat er geen sprake was van een zichtbaar gemaakte interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wel zijn er aspecten van de WNT-verantwoording meegenomen in de verbijzonderde interne controle. De accountant vraagt aandacht voor de kwaliteit van de inhoudelijke controle op de WNT-verantwoording en adviseer dit verder te versterken.

Het advies wordt door de organisatie opgevolgd. 8. Overlopende posten De accountant heeft geconstateerd dat de administratie rondom de ontvangen uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel niet uniform plaatsvindt. Dit maakt het controleren, maar ook het beheersen ervan inefficiënt. De organisatie heeft in 2023 onderzocht hoe dit beter zou kunnen. Op dit moment is de organisatie bezig met de uitwerking hiervan. Er wordt gekeken naar een pakket waarin we de overlopende

posten op een juiste en eenduidige wijze kunnen administreren. Ook wordt onderzocht hoe we dit op een juiste manier in de gehele organisatie implementeren. Dit is een samenwerking tussen meerdere afdelingen. 9. Administratie Sociaal Domein (bedrijf 40) De financiële administratie van het sociaal domein wordt nog van oudsher geregistreerd in een apart onderdeel (bedrijf) in de financiële administratie. Dit zorgt ervoor dat er als het ware een consolidatie plaatsvindt per jaareinde van de gehele financiële administratie van de gemeente Zoetermeer en dit “bedrijf”. De accountant adviseert om het gebruik van een apart bedrijf in de financiële administratie te heroverwegen, waarbij bedrijf 40 wordt opgenomen in de financiële administratie van de gehele gemeente. Tevens adviseert de accountant om het aansluitverschil op de bijstandsdebiteuren tussen bedrijf 10 en bedrijf 40 uit te zoeken. De organisatie is in 2023 begonnen met het project Optimalisatie bedrijf 40. Hierbij is het volgende afgesproken: 1. De verschillen tussen bedrijf 40 en bedrijf 10 worden z.s.m. opgelost. 2. De boekhoudkundige koppelingen tussen bedrijf 40 en bedrijf 10 worden geautomatiseerd. Daarmee beperken we het aantal handmatige boekingen en het risico op verschillen. 3. Er komt een besluit of we Bedrijf 40 kunnen en willen opheffen.

Het opheffen van Bedrijf 40 zal op z’n vroegst met ingang van 2025 plaatsvinden. 10. Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen De accountant heeft geconstateerd dat een aantal posten onder de ‘niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen’ niet voldoende kunnen worden onderbouwd. Er is voor de jaarrekening 2023 een nieuwe werkwijze gebruikt om deze gegevens volledig en correct in de jaarrekening te krijgen. Deze werkwijze is zowel voor onze organisatie als de accountant nieuw. De organisatie gaat in 2024 door met het nog verder ontwikkelen en verbeteren van deze posten. 11. Oplevering jaarstukken en accountantsdossier Bij de start van de controle op 4 maart 2024 waren de concept jaarstukken gereed, met uitzondering van de rechtmatigheidsverantwoording. De oplevering van de onderbouwende stukken was op 4 maart 2024 nog niet geheel volledig. De accountant vraagt aandacht voor een kwalitatieve en tijdige voorbereiding van het accountantsdossier. Tijdens het opstellen van de jaarstukken liep ook het proces om de bezuinigingen in beeld te brengen. Ondanks deze stapeling is het gelukt om vrijwel het hele dossier tijdig aan te leveren bij de accountant. In 2024 worden de aanleveringen voor de accountantscontrole en de planning t.a.v. de jaarstukken geëvalueerd met de accountant om de samenwerking verder te optimaliseren.

Voor technische vragen kunt u zich wenden tot:

Naam Telefoon E-mailadres

: Esmeralda Walden : +31793469401 : E.M.Walden@zoetermeer.nl