Bijlage 5 - Collegereactie conceptrapportage jaarrekening 2021

Aan De gemeenteraad van Zoetermeer

Zaakid

Van Het college/ Wethouder Iedema

Datum 20 april 2022

Onderwerp Concept accountantsverslag Jaarrekening 2021

Bijlagen Concept accountantsverslag

In opdracht van de raad is de jaarrekening 2021 gecontroleerd door Publieke Sector Accountants. Deze controle is nog niet afgerond. De belangrijkste reden hiervan is dat zorginstellingen (in het sociaal domein) niet tijdig hun controleverklaringen hebben opgeleverd. Bijgevoegd is het concept accountantsverslag, hieruit wordt duidelijk welke onderdelen nog niet definitief zijn. De accountant verwacht half mei het definitieve accountantsverslag aan de raad aan te kunnen bieden. De auditcommissievergadering over de jaarrekening staat gepland op 30 mei 2022. Het resultatendebat is gepland op 13 juni 2022. Het accountantsverslag kan in deze planning alsnog gelijktijdig met de Jaarstukken worden vastgesteld. De accountant heeft nog geen verwachting uitgesproken of na afronding van de controle een goedkeurende verklaring op getrouwheid en rechtmatigheid kan worden afgegeven. Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole heeft de accountant in het najaar van 2021 een interim-controle uitgevoerd. De accountant heeft vastgesteld dat de interne beheersing in de basis op orde is. In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2022 het dagelijks bestuur zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven.

De accountant geeft aan hierbij in belangrijke mate afhankelijk te zijn van de (interne controle) werkzaamheden van het dagelijks bestuur. De manier waarop de gemeente nu de interne controle uitvoert, biedt hiervoor een goede basis. Er zijn in de controle door de accountant geen aanwijzingen voor fraude gevonden. Verder zijn er ook geen fouten of onzekerheden in de WNT-verantwoording 2021 geconstateerd. Op dit moment zijn de SISAregelingen nog onderhanden bij de accountant. Voor de regelingen die tot zover zijn gecontroleerd zijn er geen fouten of onzekerheden geconstateerd. Verder heeft de accountant geconcludeerd dat het M&Obeleid van de gemeente met betrekking tot de ToZo in het betreffende jaar adequaat en toereikend is.

Belangrijkste bevindingen 1. Grondexploitaties Met betrekking tot de grondexploitaties heeft de accountant geconstateerd dat er bij een aantal projecten correcties voor risico’s worden toegepast op de winstnameberekeningen, dit geldt met name bij het project Oosterheem. Een aantal van deze risico’s heeft betrekking op het wegvallen van marktvraag en capaciteitsproblematiek, deze risico’s zijn volgens de accountant niet project specifiek. 2. Voorzieningen afval en riool De accountant heeft geconstateerd dat de gemeente bij de inrichting van bovengenoemde voorzieningen niet volledig aansluit op de eisen uit het BBV. Er is geen sprake van een actueel beheerplan rioleringen. Daarnaast is in de paragraaf Lokale heffingen de kostendekkendheid van riolering en afval niet heeft opgenomen. 3. Voorziening groot onderhoud De gemeente heeft een voorziening voor groot onderhoud voor schoolgebouwen en voor overige accommodaties. Voor beide voorzieningen geldt dat er geen actueel beheerplan aanwezig is. Dit is echter een BBV vereiste. Naar aanleiding van een aantal externe ontwikkelingen, zoals schaarste aan bouwmaterialen en de hoge inflatie, heeft de accountant tevens opgemerkt dat de voorzieningen voor groot onderhoud als gevolg daarvan mogelijk niet toereikend zijn. 4. Europese aanbestedingen De controle op Europese aanbestedingen is nog niet afgerond.

De accountant heeft geconstateerd dat de VIC-medewerkers een verbetering hebben doorgevoerd in de vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden over en de aanlevering van de bijbehorende documentatie over het vierde kwartaal 2021. 5. Controle identificatiebewijzen Bij de controle van identificatiebewijzen bij intakegesprekken voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning heeft de accountant vastgesteld dat bij een aantal waarnemingen geen kenmerken van een ID-bewijs zijn vastgelegd en dus niet kunnen vaststellen dat er op een juiste manier is geïdentificeerd. Dit is een formele fout in het kader van rechtmatigheid. 6. Subadministratie bijstandsdebiteuren WZI De accountant heeft geconstateerd dat de gemeente onvoldoende documentatie heeft kunnen aantonen om de aansluiting tussen de subadministratie bijstandsdebiteuren WZI en de financiële administratie te onderbouwen. Voor de jaarrekening 2021 is € 575.000 beoordeeld als onzeker.

In het accountantsverslag zijn er ook een aantal adviezen opgenomen. In onderstaand tabel een overzicht van de adviezen en onze reactie. Onderwerp

Advies PSA

Reactie college

Grondexploitaties

Waarborgen treffen zodat de risico’s die de gemeente corrigeert op de tussentijdse winstneming voldoende project specifiek worden gedefinieerd.

Het advies wordt herkend en wordt opgepakt binnen de organisatie.

Daarnaast grondprijzen toe te voegen bij de actualisatie van de nota grondprijzen.

Dit wordt nog nader onderzocht.

Voorziening afval en riool

Beheerplannen actualiseren en de kostendekkendheid van riolering en afval in de paragraaf Lokale heffingen opnemen.

Het advies wordt door de betrokken afdelingen in gezamenlijkheid en in overleg met PSA opgevolgd.

Voorziening groot onderhoud

Beheerplan actualiseren en de effecten/onzekerheden van externe ontwikkelingen zoals schaarste aan bouwmaterialen en hoge inflatie toe te lichten in de jaarstukken.

Het advies wordt door de betrokken afdelingen in gezamenlijkheid opgevolgd.

Vaststellen normenkader

Het normenkader laten vaststellen door de gemeenteraad. Daarnaast het controleprotocol ook jaarlijks door de gemeenteraad vast laten stellen, tenzij er sprake is van een controleprotocol dat voor een langere periode is vastgesteld.

Het advies wordt opgepakt door de organisatie.

Overschrijdingen op kredieten

Eventuele overschrijdingen op investeringen meer expliciet onder de aandacht brengen van de gemeenteraad.

Eventuele overschrijdingen op investeringen melden we in onze P&C-cyclus. Indien gedurende het jaar overschrijdingen ontstaan worden deze in de tussenberichten meegenomen.

Voor technische vragen kunt u zich wenden tot: Naam : Walden, E.M. Telefoonnummer : 06-34301266 E-mailadres : e.m.walden@zoetermeer.nl