Bijlage 5 - Collegereactie accountantsverslag

Aan De gemeenteraad van Zoetermeer

Zaakid 2023-035997

Van Het college/ Wethouder Iedema

Datum 29 juni 2023

Onderwerp Accountantsverslag jaarstukken 2022

Bijlagen Accountantsverslag

Geachte leden van de raad, In opdracht van de raad is de jaarrekening 2022 gecontroleerd door Publieke Sector Accountants. U heeft het accountantsverslag naar aanleiding van de controle van de gemeentelijke jaarstukken 2022 ontvangen. Wij zijn verheugd u te kunnen melden dat de accountant een goedkeurende controleverklaring bij de jaarstukken 2022 heeft verstrekt. Met dit schrijven reageren wij op de bevindingen en aanbevelingen die de accountant heeft gerapporteerd in het accountantsverslag. Belangrijkste bevindingen 1. Grondexploitaties Met betrekking tot de grondexploitaties heeft de accountant geconstateerd dat er bij een aantal projecten correcties voor risico’s worden toegepast op de winstnameberekeningen, dit geldt met name bij het project Oosterheem. Een aantal van deze risico’s heeft betrekking op het wegvallen van marktvraag en capaciteitsproblematiek, deze risico’s zijn volgens de accountant niet project specifiek. 2. Voorzieningen afval en riool Om het inzicht in de toereikendheid van de door de gemeenteraad vastgestelde tarieven te kunnen beoordelen, is het van belang om van de activiteiten riool en afval het jaarresultaat te analyseren en vast te stellen of dit resultaat moet worden toegevoegd aan de voorziening of moet worden onttrokken aan de voorziening.

Dit om te waarborgen dat de heffingen van de burgers beschikbaar blijven voor het doel waarvoor zij geheven zijn. Daarnaast is in de paragraaf Lokale heffingen de kostendekkendheid van riolering en afval niet opgenomen. 3. Voorziening groot onderhoud In het kader van een goed financieel inzicht is het noodzakelijk dat uw gemeente beschikt over actuele beheerplannen voor het groot onderhoud. In 2023 zijn de beheerplannen door de gemeenteraad vastgesteld. De accountant heeft geconstateerd dat het voor de komende jaren van belang is dat bij het opmaken van de jaarrekening het saldo van de voorziening wordt aangesloten op het beheerplan.

4. Europese aanbestedingen De accountant heeft geconstateerd dat de VIC-medewerkers een verbetering hebben doorgevoerd in de vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden en de aanlevering van de bijbehorende documentatie over 2022 ten opzichte van voorafgaand jaar. 5. Overlopende posten De accountant heeft geconstateerd dat de administratie rondom de ontvangen uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel niet uniform plaatsvindt. Dit maakt het controleren, maar ook het beheersen ervan inefficiënt. 6. Administratie Sociaal Domein (bedrijf 40) De financiële administratie van het sociaal domein wordt nog van oudsher geregistreerd in een apart onderdeel (bedrijf) in de financiële administratie. Dit zorgt ervoor dat er als het ware een consolidatie plaatsvindt per jaareinde van de gehele financiële administratie van de gemeente Zoetermeer en dit “bedrijf”. De accountant heeft geconstateerd dat bij de controle van posten waarin het sociaal domein terugkomt (lasten, baten en balansposten) dit tot gevolg heeft dat zij minder efficiënt kunnen controleren.

In het accountantsverslag zijn er ook een aantal adviezen opgenomen. In onderstaand tabel een overzicht van de adviezen en onze reactie. Onderwerp

Advies PSA

Reactie college

Grondexploitaties

Waarborgen treffen zodat de risico’s die de gemeente corrigeert op de tussentijdse winstneming voldoende project specifiek worden gedefinieerd.

Het advies wordt opgepakt door de organisatie. Er zal bij het MPG2024 een 4ogen principe worden toegepast.

Voorziening afval en riool

De kostendekkendheid van riolering en afval in de paragraaf Lokale heffingen opnemen in de jaarstukken 2023 en verder.

Voorziening groot onderhoud

Verschillen analyseren en vaststellen wat de gevolgen van eventuele afwijkingen voor het beheerplan en voor de stand van de voorziening is.

Het advies wordt opgepakt door de organisatie. De kostendekkendheid van riolering en afval wordt in de jaarstukken 2023 opgenomen in de paragraaf Lokale heffingen. Het advies wordt door de betrokken afdelingen in gezamenlijkheid opgevolgd.

Voorziening wethouderspensioenen

De berekening voor de groep wethouders die reeds pensioen krijgen extern te laten toetsen door een actuaris zoals een aantal ander gemeenten ook doen.

Voor berekeningen van nog niet pensioengerechtigden, schakelen we altijd een extern actuarieel bureau in. Het risico op onjuistheden voor de groep reeds gepensioneerden wordt beperkt ingeschat. Eventuele overschrijdingen op investeringen melden we in onze P&C-cyclus. Indien gedurende het jaar overschrijdingen ontstaan worden deze in de tussenberichten meegenomen.

Overschrijdingen op kredieten

Eventuele overschrijdingen op investeringen meer expliciet onder de aandacht brengen van de gemeenteraad en de gemeenteraad.

Vennootschapsbelasting

Bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf nog steeds door de ondernemerspoort gaat.

De gemeente heeft zolang deze een actief grondbeleid heeft (grexen) een aangifteplicht. Van belang is dat de gemeente kennis, bewustzijn en een duidelijke verdeling van taken en rollen creëert om tijdig te anticiperen op ontwikkelingen ter zake grondverwerving, verkopen, waardering en kostentoerekening. Met de betrokken afdelingen grondzaken, financiën en het projectbureau gaan we aan de slag hoe we dit verder kunnen door ontwikkelen.

Meldingen investeringskredieten en begroting

Een structurele interne controle op de juistheid en volledigheid van het verwerken van meldingen. Tevens deze meldingen periodiek omzetten in een begrotingswijziging die is vastgesteld door de gemeenteraad.

Het omzetten van meldingen in een begrotingswijziging nemen we mee in het project verbetering P&C Cyclus.

Overlopende posten

De administratie rondom de ontvangen uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek doel uniform inrichten.

Het advies wordt opgepakt door de organisatie. Er wordt in 2023 onderzocht hoe dit in de administratie te verwerken.

Administratie Sociaal Domein (bedrijf 40)

Het gebruik van een apart bedrijf in de financiële administratie te heroverwegen, waarbij bedrijf 40 wordt opgenomen in de financiële administratie van de gehele gemeente.

Het advies wordt opgepakt door de organisatie. Er wordt in 2023 onderzocht wat de mogelijkheden zijn om bedrijf 40 te integreren in bedrijf 10.

Niet inde balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

De niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen actualiseren voor de jaarrekening 2023.

Het advies wordt opgepakt door de organisatie. Afgelopen jaar is een start gemaakt om dit beter te organiseren, daar gaan we mee door voor de jaarrekening 2023.

Normenkader 2023 laten vaststellen door de gemeenteraad

In de kadernota rechtmatigheid 2023 is bepaald dat gemeenten met ingang van 2023 het normenkader moeten laten vaststellen door de gemeenteraad.

Waardering schoolgebouwen

De details per object (slopen, renovatie of nieuwbouw) in kaart brengen voor de jaarrekening 2023.

Het advies wordt opgepakt door de organisatie. Het normenkader 2023 wordt naar verwachting in oktober 2023 aangeboden aan de raad ter vaststeling. Het advies wordt opgepakt door de organisatie voor de jaarrekening 2023.

Voor technische vragen kunt u zich wenden tot:

Naam Telefoon E-mailadres

: Esmeralda Walden : +31793469401 : E.M.Walden@zoetermeer.nl