Bijlage 5 - 213a onderzoek digitaal leiderschap

VOORBEELDEN UIT DE PRAKTIJK - Archiefwet: de medewerkers willen de burgers snel kunnen helpen, maar leveren in deze werkwijze gegevens onveilig aan. Hoe dit wordt opgelost is niet helder en ontbreekt eigenaarschap. - Gebruik Sociale Media: respondenten geven aan dat het gebruik van X is afgeschaft, maar dat dit alsnog wordt gebruikt. Wie eigenaar is van het besluit is niet helder, waardoor het minimaal wordt gehandhaafd.

36

8. Overkomt het je of stuur je? WAT IS DE UITDAGING? Er wordt een zaaksysteem ‘over je uitgerold’, er gebeurt van alles op het gebied van datagedreven werken en er zijn al veel mensen bezig met informatiebeheer en archivering. Maar de leidinggevenden vragen zich af wat ‘ze’ daar allemaal doen en wat ik eraan heb?​ Hierdoor ontstaat het risico dat leidinggevenden en medewerkers langs de zijlijn blijven staan en niet meer meedoen. Men lijkt zich niet altijd bewust van de houding en of deze dienend is om het beoogde resultaat te behalen​. Een proactieve en betrokken rol van leidinggevenden is essentieel. De vraag ‘wat heb ik eraan?’ omdraaien naar andere vragen: Wat heb ik nodig, wat wil ik bereiken, hoe kunnen mijn processen en informatie worden verbeterd, welke mogelijkheden zie ik? En hoe kunnen lopende digitaliseringsinitiatieven mij helpen om mijn doelen te realiseren? ​ Dan is de situatie omgedraaid: digitalisering overkomt je niet, maar bied mogelijkheden om je doelen te realiseren.

Continu leren

WAT KUNNEN WE (ERAAN) DOEN? 7.2 Wederzijdse verwachtingen - expliciet maken en managen van wederzijdse verwachtingen leidinggevenden en ondersteuners 10.3 Training opdrachtgeverschap en rolcoaching Het succes van digitaliseringsinitiatieven valt of staat met goed eigenaarschap en effectief uitvoeren van relevante (project)rollen. Een training of workshop effectief opdrachtgeverschap kan hierbij ondersteunend zijn. Rolcoaching helpt bij het continu verbeteren van de invulling van de projectrollen.

WAAR KUNNEN WE OP VERDER BOUWEN? • De leidinggevenden en ondersteuners erkennen de urgentie van digitalisering.

10.4 Training / coaching (data- en proces) eigenaarschap Een training of workshop (data- en proces) eigenaarschap of ‘data stewardship’ kan helpen om het eigenaarschap te versterken. Rolcoaching helpt bij het continu verbeteren van deze rollen. 11.1 Persoonlijk leiderschap doorlopend aandacht Vergroten van persoonlijke effectiviteit, aanpakken van eigen niet-productief gedrag en gebruik maken van eigen kwaliteiten en talenten door bijvoorbeeld trainingen persoonlijk leiderschap aan te bieden.

VOORBEELDEN UIT DE PRAKTIJK + Initiatief grip op WMO: op initiatief vanuit de organisatie ontstaat er een groep die zelf processen verbetert zonder hier een officieel project van te maken. - Archivering: Ondersteuning en begeleiding is wel aanwezig, maar de volgende stap moet worden gezet: “Er is een heel team die je helpt met archiveren. Maar erna vergeet ik het. We willen best wel, maar hoe zorg je dat we het doen?” 37

9. Ben je digitaal competent? WAT IS DE UITDAGING? Digitale competentie scoorde in de enquête relatief hoog, maar de deelnemers in de workshops herkende dit beeld niet. In de uitvoering wordt een laag niveau van digitale competenties ervaren, maar onder de leidinggevenden is dit ook het geval geven ze zelf aan. Het ontwikkelen van digitale competenties heeft aandacht binnen de gemeente, maar geen centrale rol. Het is geen onderdeel van ontwikkelgesprekken en het ontwikkelen van deze competenties zijn geen verplichting. De digitale competenties lijken ook geen vast onderdeel van de sollicitatieprocedures. Het gevaar van onbewust onbekwaam zijn is dat je ook niet weet waarbij je hulp nodig hebt. Als je de kennis niet hebt over digitaliseringsthema’s, kun je ook geen ondersteuning vragen.

Continu leren

WAT KUNNEN WE (ERAAN) DOEN? 11.2 Digitale competenties meenemen in profielen leidinggevenden & medewerkers Hierbij kan gebruik gemaakt worden van bijv. het model voor 21e eeuwse vaardigheden*. Hiermee wordt een ambitie/verwachting gezet m.b.t. digitaal leiderschap, dat kan worden gebruikt in werving & selectie en talentontwikkeling. 11.3 Bewustzijnsactie – hoe digitaal competent ben jij? De wil om te ontwikkelen wordt beïnvloed door het beeld van de leidinggevende en ondersteuners van hun eigen niveau. Daarom is het van belang dat iedereen zich bewust is van zijn of haar ontwikkelmogelijkheden m.b.t. digitaliseringsthema’s.

11.4 Gesprek gaande houden over digitaal leiderschap Met dit onderzoek is digitaal leiderschap een expliciet onderwerp van gesprek geweest. Leidinggevenden hebben met elkaar gesproken over wat het inhoudt en wat daarin van hen verwacht wordt. Het regelmatig bespreken en uitwisselen van ervaringen en inzichten draagt bij aan de verdere ontwikkeling van digitaal leiderschap. 11.5 Digitalisering als vast thema MT vergaderingen Om de continuïteit van digitalisering te waarborgen is het van belang om het een vast onderdeel te maken van de MT vergaderingen. Zo blijft er grip op de voortgang en kan er tijdig worden ingegrepen bij initiatieven die vastlopen. 11.6 Leergang digitaal leiderschap aanbieden Bied de leidinggevenden de optie om kennis en competenties mbt digitale transformatie te versterken en verbreden in een * https://www.slo.nl/thema/meer/21e-eeuwsevaardigheden/ leergang. In deze leergang kan ook aandacht worden besteed ** https://vng.nl/agenda/leerprogramma-leiderschap-bij-digitaleaan persoonlijk leiderschap, opdrachtgever- en eigenaarschap. transformatie#:~:text=De%20digitale%20transformatie%20zorgt%2 Bijvoorbeeld een leergang van VNG** of leergang van 0voor,september%20van%20start%20zal%20gaan. gemeente Almere.

WAAR KUNNEN WE OP VERDER BOUWEN? • Huidige educatiesysteem wordt positief ervaren

VOORBEELDEN UIT DE PRAKTIJK + Enzo: digitaal samenwerken als onderdeel op Enzo wordt als positief en effectief ervaren. 38

Gemeenschappelijke visie & roadmap digitalisering Basis op orde brengen en houden Versterken positionering en zichtbaarheid IMO Innovatie apart positioneren van dagelijkse operatie

2.

Basis op orde brengen en houden

3.

Versterken positionering en zichtbaarheid IMO

4.

Innovatie apart positioneren van dagelijkse operatie

5.

Versterken informatiemanagement

B. Verbinding organiseren (‘verbindende aspecten’)

6.

Meer ruimte en tijd voor gezamenlijk voortraject

5. 6. 7. 8. 9.

7.

Hands-on ondersteuning

8.

Organiseren kennisdeling en externe inspiratie

9.

Afdelingsoverstijgende processen organiseren

X

10.

Versterken opdrachtgeverschap en eigenaarschap

X

11.

Voortdurend aandacht voor digitalisering en digitaal

Versterken informatiemanagement Meer ruimte en tijd voor gezamenlijk voortraject Hands-on ondersteuning Organiseren kennisdeling en externe inspiratie Afdelingsoverstijgende processen organiseren

C. Continu leren (‘zachte aspecten’) 10. Versterken opdrachtgeverschap en eigenaarschap 11. Voortdurend aandacht voor digitalisering en digitaal leiderschap

X

X

X

X

X X

X

X

X

9. Zijn we digitaal competent?

X

8. Overkomt het je of stuur je?

1. 2. 3. 4.

X

7. Gat tussen beleid en uitvoering

Gemeenschappelijke visie & roadmap digitalisering

6. Ieder zijn eigen oplossing

1.

5. Wij van de business en ‘hun’ van I&A

A. Structuur versterken (‘harde aspecten’)

4. Urgentie wint altijd van belang

De adviezen over het versterken van de structuur zijn gerelateerd aan de harde aspecten in het onderzoek. En het organiseren van verbinding is gerelateerd aan de verbindende aspecten in het onderzoek. Tot slot gaat het continu leren over de zachte aspecten uit het onderzoek.

3. Fragmentatie door onvoldoende focus

Hieronder volgt een overzicht van 11 adviezen. Deze adviezen zijn uitgewerkt in één of meerdere acties, zie hiervoor de bijlagen bij dit document. In de figuur hiernaast is te zien welke adviezen horen bij de onderzoeksbevindingen.

2. Basis op orde houden of vernieuwen?

1. Praat je erover of ga je erover?

Verhouding bevindingen en adviezen

X

X X

X

X X

X

X X

X X

X

X X

X

X X

leiderschap

39