Bijlage 4 - Concept accountantsverslag 2021

Accountantsverslag 2021 Gemeente Zoetermeer

CONCEPT De controle is nog niet afgerond. De volgende punten staan in ieder geval nog open: -

-

Wij hebben nog geen gecorrigeerde jaarrekening ontvangen (incl. het format correctieoverzicht); de concept jaarrekening is op een aantal punten ook niet compleet. De juistheid van de verwerking van de correcties is daarmee niet vastgesteld. De controle bij SBJH is nog niet afgerond. Tevens zijn de onzekerheden door ontbrekende productieverantwoordingen bij de jeugd en WMO zijn nog niet duidelijk. Circa XX openstaande vragen in de vragenlijst De controle van de SISA is niet afgerond Geel gemarkeerde teksten aan te passen na definitieve jaarrekening.

Geachte leden van de gemeenteraad, Aan de gemeenteraad van de gemeente Zoetermeer Postbus 15 2700 AA ZOETERMEER Onderwerp Accountantsverslag 2021 Datum DATUM Kenmerk 312021003.22.114

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Zoetermeer is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 5 april 2022 hebben wij dit accountantsverslag afgestemd met uw concerncontroller, het afdelingshoofd F&C, een afvaardiging van de afdeling F&C en het directieteam. Op 11 april 2022hebben wij dit accountantsverslag met de portefeuillehouder financiën afgestemd. Wij bespreken dit accountantsverslag op XX mei 2022 met de auditcommissie. Bij de jaarrekening 2021 hebben wij op DATUM een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2021. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt.

Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ... 4

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat ............................. 9

Wouter Kalkman Tel: 06 – 2127 2977 Ralf van Hattem Tel: 06 – 1234 5175

3. Bevindingen eindejaarscontrole ......................... 15 4. Interne beheersing ............................................ 28 5. Overige aangelegenheden ................................. 33 6. Verplichte tabel SiSa .......................................... 42

Contact

312021003.22.114 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312021003.22.114 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 22 september 2021 (kenmerk 312021003.21.206) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Zoetermeer. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 31 januari 2022 als ingekomen stuk ter kennisgeving aangenomen ”Controleprotocol 2021”, inclusief het normenkader. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De bij onze controle van de jaarrekening 2021 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2021 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 4.800.000

€ 14.400.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.

312021003.22.114 - 4

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s voor de jaarrekening 2021 ▪ Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden). ▪ De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. ▪ Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018. ▪ De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen. ▪ Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb). ▪ “Management override of controls”.

Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor Zoetermeer. ▪ De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. ▪ Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wmo. ▪ De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. Risico’s voor de komende jaarrekeningen ▪ De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (2022). ▪ De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. ▪ De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen.

Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

312021003.22.114 - 5

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. balansmutaties, zijn rechtmatig Op het programma 1. Onderwijs, economie en arbeidsparticipatie, 2. Samen leven en ondersteunen en 5. Veiligheid is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Overigens merken wij op dat uw gemeenteraad in de planning- en controlcyclus door het college reeds is geïnformeerd over deze overschrijdingen van de lasten via de zogenoemde meldingen (zoals in het 1e en 2e Tussenbericht). Tevens is sprake van overschrijdingen op investeringskredieten die ook niet meewegen in ons oordeel. Het totaal aan kredietoverschrijdingen die meewegen in ons oordeel bedragen € BEDRAG. Voorts hebben wij onrechtmatigheden geïdentificeerd bij de naleving van de aanbestedingswet. Deze onrechtmatigheden zijn deels ook intern gesignaleerd. Wij gaan hier elders in dit verslag nader op in. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, niet geheel rechtmatig zijn in de jaarrekening 2021.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Zoetermeer. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van het BBV oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Zoetermeer zijn uiteengezet in de jaarstukken 2021 in onderdeel ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312021003.22.114 - 6

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2021 van gemeente Zoetermeer een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2021 en het resultaat over 2021. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (ter kennisgeving aangenomen door de gemeenteraad op 31 januari 2022). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312021003.22.114 - 7

2.

Financiële positie en resultaat

312021003.22.114 - 8

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten in 2021 bedraagt € 10,4 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 5,4 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 € 15,8 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

343,0

239,6

246,2

245,6

Tussentijdse resultaatbestemming

-5,4

98,9

-/- 11,0

-/- 9,1

Gerealiseerd resultaat

15,8

4,5

4,4

9,7

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

10,4

103,4

-/- 6,6

0,6

Eigen vermogen per 31 december

353,4

343,0

239,6

246,2

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 67% van het balanstotaal (op 1 januari 2020: 64% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2021. Wij verwijzen u naar deze toelichting. Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager 312021003.22.114 - 9

dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2021 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 62%. De solvabiliteit in de jaarrekening 2021 komt uit op 67% en is derhalve 5 procentpunten hoger dan begroot, met name als gevolg van een hogere verkoopopbrengst Eneco aandelen. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2020 boven het gemiddelde van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2020: Gemeente Nederland Zuid-Holland Gemeenten met 100.000 tot 300.000 inwoners Den Haag Leiden Delft

Solvabiliteit 2020 37% 45% 31% 39% 32% 39%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2021 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2021 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 10,4 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 24,1 miljoen. Dit is een voordeel van € 34,5 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 15,8 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

312021003.22.114 - 10

Exploitatieresultaat (in € 1.000.000) Totale baten

410,0

Totale lasten

399,6

Gerealiseerde saldo van baten en lasten voordelig

10,4

Af: stortingen in reserves

82,2

Bij: onttrekkingen aan reserves

87,6

Saldo mutaties reserves, per saldo onttrekking

5,4

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

15,8

Het voordelige exploitatieresultaat 2021 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 36,1 miljoen. In de paragraaf burgemeester en weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor wethouders kwalificeert het 2021 tot een bedrag van € 6,1 miljoen. Op basis van deze kwantificering constateert het college dat het beschikbare weerstandsvermogen als weerstandsvermogen uitstekend is. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde ruim voldoende om de weerstandscapaciteit in de jaarrekening is 5,9. onderkende risico’s af te Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en kunnen dekken risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312021003.22.114 - 11

Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie verwijzen wij u naar paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van uw jaarstukken 2021.

312021003.22.114 - 12

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312021003.22.114 - 13

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was op onderdelen voor verbetering vatbaar

De controle van boekjaar 2021 is de eerste controle van de jaarrekening door Publieke Sector Accountants. Bij de start van de controle op 28 februari 2022 waren de concept jaarstukken gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was nog niet volledig. In het eerste jaar is het altijd wennen aan elkaar en aan de wederzijdse werkwijzen. Belangrijke zaken die niet gereed en of beschikbaar waren betroffen: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De onderbouwingen op de spendanalyse Europese aanbestedingen. De onderbouwingen van de voorzieningen. De onderbouwingen van de overlopende activa en passiva. De onderbouwende documentatie ten aanzien van de SiSa-regelingen. Deze vertraging was vooraf aangekondigd. De onderbouwingen van de grondexploitatie waren bij aanvang van de controle niet beschikbaar. De onderbouwingen van de lonen en salarissen waren niet beschikbaar. Niet bij alle formats bij de overige onderdelen zijn in toereikende mate ingevuld en onderbouwd; het kwaliteitsverschil per format varieert. Wij begrijpen dat het werken met de formats voor uw gemeente nieuw is en dat er veel energie in is gestoken om dit op een goede manier te doen.

De af te wikkelen onderwerpen in het balansdossier zijn gedurende het controleproces afgewikkeld. Desalniettemin hebben wij op 28 februari jl. een start kunnen maken met de jaarrekeningcontrole. Wij hebben bij de controle van de jaarrekening de volledige en constructieve medewerking van uw organisatie gehad. Wij vragen voor de toekomst uw aandacht voor kwalitatieve en tijdige voorbereiding van de overige onderdelen van het accountantsdossier. Wij zullen onze bevindingen in een gezamenlijke evaluatie met uw gemeente bespreken.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Zoetermeer betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de schattingscomponenten die samenhangen met de waardering van de grondexploitaties, besteden wij hier tijdens de controle bijzondere aandacht aan. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: • •

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en

312021003.22.114 - 15

• • •

woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn. Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch. U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV.

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2021 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld. Daarbij is tevens beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen of winstnames moeten worden verwerkt. In exploitatie genomen gronden Uw gemeenten heeft op peildatum 31 december 2021 21 in exploitatie genomen bouwgronden. Deze projecten zijn verantwoord onder de voorraden op de balans. De projecten verschillen sterk in omvang, complexiteit en risico’s die aan de waardering van de grondexploitaties zijn verbonden. De totale boekwaarde per 31 december 2021 bedraagt € 47,2 miljoen. Uw gemeente heeft een aantal projecten waarop forse positieve resultaten worden verwacht en een aantal projecten waarop (in het verleden) verlies is genomen. In 2021 is er € 7,7 miljoen winst genomen (2020: € 14,1 miljoen) op basis van de ‘percentage of completion methode’. De winsten over 2021 komen hoofdzakelijk voort uit het project Oosterheem (€ 5,7 miljoen), Van Leeuwenhoeklaan (€ 1,1 miljoen) en Katwijkerlaantracé (€ 0,7 miljoen). In 2021 zijn bij een aantal projecten de verwachte resultaten op de projecten veranderd ten opzichte van 2020. Hierdoor zijn bij een aantal projecten de verliesvoorzieningen gemuteerd.

De totale verliesvoorzienig op de grondexploitaties is in 2021 € 22,6 miljoen (2020: 21,6 miljoen). Dit verschil wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de toename van de verliesvoorziening op het project Palenstein van € 1,1 miljoen. De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en kosten is hier een belangrijk factor in. In de huidige portefeuille van bouwgronden in exploitatie verwacht uw gemeente de komende jaren nog € 54,5 miljoen aan investeringen te doen en moet er nog € 116,7 miljoen aan opbrengsten worden gerealiseerd. De meeste kosten zijn nog te realiseren bij de projecten Dwarstocht (€ 8,6 miljoen), Oosterheem (€ 14,6 miljoen), Palenstein (€ 7,1 miljoen) en Edisonpark (€ 13,2 miljoen). De meeste opbrengsten zijn nog te realiseren bij de projecten Dwarstocht (€ 22,6 miljoen), Oosterheem (€ 39,7 miljoen) en Edisonpark (€ 27,9 miljoen). Risicoanalyse en controleaanpak

312021003.22.114 - 16

Wij controleren de waardering van de grondexploitaties aan de hand van een risicoanalyse. In deze analyse betrekken wij de omvang van de nog te realiseren kosten en opbrengsten, de looptijd van de projecten, afwijkingen van het MPG ten opzichte van eerdere jaren, het effect van de parameters, programmering, winstnemingen en verliesvoorzieningen. Op basis van deze risicoanalyse hebben wij de opbrengstenraming van het project Oosterheem en de kostenraming van het project Palenstein diepgaand beoordeeld. Andere projecten vallen buiten onze risicoanalyse. Ten behoeve van de gemeenteraad geven wij hierna een korte toelichting op de werking van de risicoanalyse: een voorbeeld hiervan is het project Edisonpark. Kenmerkend binnen het BBV is dat verliesvoorzieningen direct in de jaarrekening verwerkt moeten worden. Winstname wordt op grond van het realisatiebeginsel pas verwerkt op het moment dat grondverkopen gerealiseerd zijn. Het project Edisonpark heeft een positieve eindwaarde van € 13,2 miljoen. Het risico op een verliesvoorziening is door dit relatief hoge (geraamde) positieve resultaat beperkt. Gezien het stadium (beginfase) van dit project zijn er nog beperkt grondverkopen gerealiseerd derhalve is winstname nog nauwelijks aan de orde.

Het effect van dit project op de jaarrekening 2021 is daarom beperkt, ondanks de omvang van de ramingen en valt dit project daarom buiten onze scope op basis van onze risicoanalyse. Parameters De parameters die uw gemeente hanteert voor de kosten- en opbrengstenstijgingen binnen de grondexploitaties zijn vastgelegd in de parameterbrief. Voor de stijging van de kosten (GWW) wordt een parameter gehanteerd van 6% in 2022 en 2,5% voor 2023 en verder. Voor de opbrengsten wordt bij sociale woningbouw een parameter gehanteerd van 0% in 2022 en 2% voor 2023 en verder. Voor bedrijventerrein wordt een opbrengstenstijging van 2% gehanteerd. Voor wonen in de vrije sector wordt een opbrengstenstijging gehanteerd van 15% in 2022, 4% in 2023/2024 en 2% in 2025 en verder. Over het algemeen hebben deze parameters als passend aangemerkt. De opbrengstenstijging van 15% voor wonen binnen de vrije sector valt buiten de bij ons bekende algemeen geldende normen. Deze opbrengstenstijging wordt toegepast bij een aantal specifieke projecten, voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de stukken bij de grondexploitaties. Het effect hiervan op de jaarrekening 2021 is beperkt. De berekening van de renteparameter en de doorrekening naar de grondexploitaties is in overeenstemming met het BBV.

Risico’s bij tussentijdse winstneming In 2019 heeft de commissie BBV de ‘notitie grondexploitaties’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat voor winstneming de ‘percentage of completion methode’ moet worden toegepast. Hierbij geldt dat, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, er winst moet worden genomen. Voor toepassing van de POC-methode is het van belang dat het resultaat betrouwbaar kan worden geschat. Bovendien moet sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. Uw gemeente heeft de POC-methode op een juiste manier toegepast. Bij de berekening van de winstname is het toegestaan om het resultaat van het project te verlagen voor project specifieke risico’s. Hierdoor wordt de uiteindelijke winstname lager en blijven er binnen het project middelen gereserveerd om deze risico’s op te vangen wanneer deze zich voordoen. Wij constateren dat er bij een aantal projecten correcties voor risico’s worden toegepast op de winstnameberekeningen, dit geldt met name bij het project Oosterheem. Bij Oosterheem wordt een correctie toegepast op de winstnameberekening van € 0,9 miljoen. Een aantal van deze risico’s heeft betrekking op het wegvallen van marktvraag en capaciteitsproblematiek, deze risico’s zijn 312021003.22.114 - 17

naar onze mening niet project specifiek. Wij adviseren u waarborgen te treffen dat de risico’s die uw gemeente corrigeert op de tussentijdse winstneming voldoende project specifiek worden gedefinieerd. Wij hebben begrepen dat uw gemeente dit naar aanleiding van een evaluatie over het MPG meeneemt als aandachtspunt ter verdere verbetering. Grondprijzenbrief Binnen uw gemeente zijn er lopende grondexploitaties waarbij sprake is van verkoop van vrije kavels. Wij hebben vastgesteld dat er in uw actuele nota grondprijzen geen richtprijzen zijn opgenomen voor vrije kavelverkoop. Wij hebben de grondprijzen in deze grondexploitatie daarom niet aan de nota grondprijzen kunnen toetsen. Wij adviseren deze grondprijzen toe te voegen bij de actualisatie van uw nota grondprijzen. Palenstein kostenprognose Uw gemeente heeft eind 2020 een opdracht gegund voor het bouw- en woonrijp maken van een deel van de resterende vlekken binnen de grondexploitatie Palenstein. Uw voorgaande accountant heeft het verschil tussen het gunningsbedrag van deze aanbesteding en de geraamde kosten in de grondexploitatie voor deze onderdelen als onzeker aangemerkt voor een bedrag voor € 1,7 miljoen. Inmiddels is vastgesteld dat door aanvullende werkzaamheden sprake is van een overschrijding van het gunningsbedrag. Anderzijds is vastgesteld dat ook de geraamde lasten zijn toegenomen ten opzichte van het MPG 2021.

In het kader van de actualisatie van de investeringen in de grondexploitatie hebben wij aanvullende onderbouwing ontvangen dat het geraamde bedrag voor de afwikkeling van het project Palenstein volledig nodig is. Wij hebben dit bedrag daarom niet als onzeker aangemerkt. Wij zullen de uitputting van deze ramingen de komende periode nauwlettend blijven volgen. Opbrengsten deelgrondexploitatie Noordrand (Oosterheem) Binnen de deelgrondexploitatie Noordrand zijn volgens de actuele grondexploitatie in het MPG nog € 9,4 miljoen aan opbrengsten te realiseren. Een bedrag van € 6,9 miljoen hiervan ligt vast in recent overeengekomen koop-realisatieovereenkomsten (KRO). Het resterende bedrag ad € 2,5 miljoen bestond in de geactualiseerde grondexploitatie uit grondopbrengsten voor appartementen die voor € 1,3 miljoen zijn geraamd in 2022 en voor € 1,3 miljoen in 2023. Voor de grondopbrengst die geraamd is in 2022 is begin 2022 een KRO gesloten voor € 2,0 miljoen. Deze hogere opbrengst ad circa € 0,7 miljoen was niet verwerkt in de geactualiseerde grondexploitatie. Tevens kan op basis van deze KRO een realistischere inschatting worden gemaakt van de grondverkopen in 2023. De eindwaarde van de grondexploitatie Oosterheem is daarom naar aanleiding van de controle met € 1,28 miljoen naar boven bijgesteld. Dit heeft een effect op winstname in 2021 van € 0,9 miljoen.

De gemeente heeft deze correctie in de definitieve jaarrekening 2021 verwerkt.

Voorzieningen afval en riool

Voor de activiteiten riolering en afval heeft uw gemeente voorzieningen ingesteld in het kader van artikel 44 lid 2 van het BBV, de zogenoemde voorzieningen middelen derden. Wij merken bij onze controle op dat uw gemeente bij de inrichting van deze voorzieningen niet volledig aansluit op de eisen uit het BBV. De eisen zijn (op basis van de stellige uitspraken):

312021003.22.114 - 18

▪

▪

▪

▪

▪

Indien een voorziening onderhoud (artikel 44, lid 1, sub c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV. Dit geldt ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote investeringen en (onderhouds)werkzaamheden niet zijn uitgevoerd (paragraaf 3.3). Uw gemeente voldoet aan deze bepaling. Als een gemeente spaart in het tarief voor toekomstige vervangingsinvesteringen in de voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen ex artikel 44, lid 1, sub d BBV, dan mogen deze niet gebruikt worden om boekwaarden van eerdere, bestaande investeringen af te boeken (paragraaf 3.3). Het onderscheid tussen onderhoud en vervangingsinvesteringen wordt in uw gemeente niet gemaakt. Ook wanneer de jaarlijkse spaarbedragen voor de heffing gelijk zijn aan de jaarlijkse vervangingsinvesteringen (=ideaalcomplex) moeten de ‘spaarbedragen’ als last worden geboekt en wordt vervolgens de daarmee gevormde voorziening afgeboekt op de geactiveerde vervangingsinvesteringen (paragraaf 3.3). Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten van de heffing) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV.

Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd (paragraaf 3.3). Indien baten van lokale heffingen in één jaar geraamd en gerealiseerd worden en de lasten zich over meerdere jaren uitstrekken, is het toegestaan deze te matchen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV (baat gaat voor de last uit) of de balanspost ‘nog te verrekenen bedragen’ (last gaat voor de baat uit) (paragraaf 3.3).

Bij uw gemeente is geen sprake van een actueel beheerplan rioleringen. Wij hebben vernomen dat dit plan in 2022 wordt geactualiseerd. Wij adviseren u om in dit plan, dan wel in de financiële vertaling daarvan, rekening te houden met bovenstaande bepalingen en in de begroting en in de jaarrekening deze aan te laten sluiten op beheerplannen die daar onderliggen (ook voor afval en graven). Op deze manier krijgt het college en u als gemeenteraad goed inzicht in de toereikendheid van de middelen voor riolering, afval en graven. Tegelijkertijd is het van belang om van de activiteiten riool en afval het jaarresultaat te analyseren en vast te stellen of dit resultaat moet worden toegevoegd aan de voorziening of moet worden onttrokken aan de voorziening. Dit om te waarborgen dat de heffingen van de burgers beschikbaar blijven voor het doel waarvoor zij geheven zijn. Wij merken daarbij tevens op dat uw gemeente in de paragraaf Lokale heffingen de kostendekkendheid van riolering en afval niet heeft opgenomen. Dat is in strijd met het BBV en moet u in de jaarstukken opnemen.

Voorzieningen voor groot onderhoud

Gemeenten kunnen voor het groot onderhoud een voorziening ex artikel 44 lid 1 sub c instellen (kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren).

312021003.22.114 - 19

Uw gemeente heeft een voorziening voor groot onderhoud voor schoolgebouwen en voor overige accommodaties. Voor beide voorzieningen geldt dat er geen actueel beheerplan aanwezig is, dat ook door uw gemeenteraad is vastgesteld. Dat is wel een eis die het BBV stelt en waar u ook vragen over kan krijgen van de provincie als u toezichthouder. Uw gemeente maakt voor het groot onderhoud gebruik van een applicatie, O-prognose. In deze applicatie ligt al het groot onderhoud vast van de door uw gemeente geïdentificeerde panden. In de meerjarenbegroting wordt de dotatie aan deze voorzieningen ter goedkeuring aan uw gemeenteraad voorgelegd. In dat kader merken wij het volgende op: ▪

▪

▪

In het kader van een goed financieel inzicht is het noodzakelijk dat uw gemeente voor de jaarrekening 2022 over beheerplannen voor het groot onderhoud beschikt, die aan uw gemeenteraad ter goedkeuring worden voorgelegd. Zonder beheerplannen zullen over 2022 de voorzieningen moeten vrijvallen, omdat zij niet voldoen aan het BBV. Het is van belang dat intern wordt vastgesteld wordt dat alle panden, waar u verantwoordelijk voor bent, zijn opgenomen in de beheerplannen, intern wordt vastgesteld dat marktconforme (geschatte) eenheidsprijzen zijn gehanteerd en dat al het noodzakelijke onderhoud voor de instandhouding is opgenomen in het plan. Bij het opmaken van de jaarrekening dient het saldo van de voorziening te worden aangesloten op het beheerplan. Verschillen dient u te analyseren en moet u vaststellen wat de gevolgen van eventuele afwijkingen voor het beheerplan en voor de stand van de voorziening is.

Bij onze controle hebben wij steekproefsgewijs een aantal panden gecontroleerd en hebben wij geen bijzonderheden aangetroffen. Naar aanleiding van een aantal externe ontwikkelingen, zoals schaarste aan bouwmaterialen en de hoge inflatie, merken wij op dat de voorzieningen voor groot onderhoud als gevolg daarvan mogelijk niet toereikend zijn. Uw gemeente heeft de effecten daarvan nog niet geïnventariseerd. Om die reden is er sprake van onzekerheden, die toereikend zijn toegelicht in de balans bij de voorzieningen voor groot onderhoud.

Europese aanbestedingen

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Wij hebben aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde spendanalyse (analyse van alle uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur) tot en met het derde kwartaal 2021 en over het gehele jaar 2021 een steekproef getrokken vanuit de te controleren uitgaven 2021. Uw VIC-medewerkers hebben de geselecteerde uitgaven vervolgens gecontroleerd en de benodigde documenten verzameld. Wij hebben vervolgens de door uw VIC-medewerkers uitgevoerde werkzaamheden gecontroleerd en daarbij vastgesteld of de Europese aanbestedingswetgeving is nageleefd. Vanuit de controle is het volgende gebleken: XXXXXXX – overzicht nog niet ontvangen

312021003.22.114 - 20

Naar aanleiding van de door ons uitgevoerde werkzaamheden tot en met het derde kwartaal hebben wij nadere afspraken gemaakt over de wijze van vastleggen van de controlewerkzaamheden en het aanleveren van documentatie door de VIC-medewerkers. De vastlegging bevatte deels ook interne informatie die voor onze controle niet relevant is, maar waardoor voor ons de onderbouwing of conclusie niet altijd duidelijk was. Daarnaast was in een aantal gevallen heel veel onderbouwende documentatie aangeleverd, waarbij het niet duidelijk was welke documenten relevant waren voor onze controle en anderzijds ontbraken juist relevante documenten. De VIC-medewerkers hebben duidelijk een verbetering doorgevoerd in de vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden over en de aanlevering van de bijbehorende documentatie over het vierde kwartaal (heel 2021). De VIC-medewerkers hebben aangegeven in de controle over 2022 nog een aantal verbeteringen door te voeren in de vastleggingen, waaronder het vastleggen van een omschrijving van werkzaamheden per contract en het ‘to the point’ trekken van conclusies. Deze waren over 2021 nog opgenomen in aparte word-documenten, maar het streven is om deze ook op te nemen in de centrale controlevastlegging.

Voor 2022 spraken wij af met uw gemeente om de wijze van vastleggen van de VIC werkzaamheden met elkaar af te stemmen voordat gestart wordt met de controle over het eerste, tweede en derde kwartaal.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, 312021003.22.114 - 21

waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 410,9 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 399,6 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van € 11,3 miljoen (2,8%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 386,8 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 410,0 miljoen aan werkelijke baten in 2021. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 10,4 miljoen voordelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de programma’s: ▪ ▪ ▪

Programma 1. Onderwijs, economie en Arbeidsparticipatie) ad € 3.583.000; Programma 2. Samen leven en ondersteunen ad € 1.876.000 en; Programma 5. Veiligheid ad € 286.000.

Overigens merken wij op dat uw gemeenteraad in de planning- en controlcyclus door het college reeds is geïnformeerd over deze overschrijdingen van de lasten via de zogenoemde meldingen (zoals in het 1 e en 2e Tussenbericht). Naast overschrijdingen van lasten op deze programma’s, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De overschrijdingen op de lasten zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel van de accountant. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2021 voorgedaan. Wij merken deze voor een bedrag van € BEDRAG als onrechtmatig aan. Wij adviseren u om eventuele dreigende overschrijdingen op investeringen meer expliciet onder de aandacht te laten brengen van uw gemeenteraad. In 2021 is dat naar onze mening niet expliciet genoeg gecommuniceerd met uw gemeenteraad. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in paragraaf Bedrijfsvoering, waarin een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2021 is opgenomen. 312021003.22.114 - 22

Rechten bankrekeningen

Op de standaardbankverklaringen zijn opgenomen, de personen, die volgens de door de bank aan de gemeente verstrekte gegevens, middels een volmacht bij de bank gerechtigd zijn tot het doen van betalingen en disposities met vermelding van de daarbij behorende bevoegdheden/beperkingen en eventueel specifieke afspraken in het kader van het betalingsverkeer. Bij controle van de ‘bevoegde personen’ is vastgesteld dat 2 van deze personen inmiddels ruim een jaar niet meer werkzaam zijn bij de gemeente Zoetermeer. Door navraag hebben wij begrepen dat deze personen alleen stortingsrechten hebben. Wij adviseren u de interne beheersing rondom uitdiensttreding en het intrekken van rechten bij uw banken aan te scherpen.

Te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college heeft voor 2021 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend van € 1,2 miljoen. Uw gemeente heeft een dispuut met de belastingdienst over de reclameopbrengsten, deze post is neutraal verwerkt in de jaarrekening 2021. Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of het grondbedrijf door de ondernemerspoort gaat.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 209.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2021 stelden wij wel vast dat er geen sprake was van een (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wel is zijn er aspecten van de WNT-verantwoording meegenomen in de verbijzonderde interne controle.

Wij vragen uw aandacht voor de inhoudelijke controle, bijvoorbeeld het beoordelen van de juistheid van de looncodes die wel of niet zijn meegenomen en de zichtbare vastlegging van het uitgevoerde controlewerk.

312021003.22.114 - 23

In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2022 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2021 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Fouten en onzekerheden Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugd (lokaal)

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura (ZIN) en Jeugdhulp (ZIN) zijn geleverd kan worden vastgesteld via de verantwoording van de zorginstelling. Bij deze verantwoordingen is op basis van het controleprotocol Wmo en Jeugd boven een bepaald grensbedrag een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling vereist. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Door het ontbreken van (goedkeurende) controleverklaringen bij geleverde zorg resteert een bepaalde massa waarbij geen zekerheid kan worden verkregen over de geleverde prestaties. Hierdoor resteren er onzekerheden in het kader van de uitvoering van de WMO en Jeugdwet. De onzekerheden hebben per peildatum XXXX een omvang van XXX resp. XXX. Wij nemen deze onzekerheden mee in onze foutenevaluatie.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in de bijlage opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de nota verwachtingen accountantscontrole (en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol).

Identificatieplicht Wmo niet juist vastgelegd

Het uitvoeren van een verplichte identificatie met een identificatiebewijs (geldig reisdocument of rijbewijs) bij intakegesprekken is onderdeel van het proces, zoals u deze heeft ingericht voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Er vindt echter geen consistente vastlegging plaats van deze waarneming in het dossier, zodat achteraf niet meer is vast te stellen of deze controle daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Deze controle is wel een vereiste is vanuit de wetgever en maakt het documenteren van het identificatiebewijs in het dossier noodzakelijk. Een vastlegging dat de controle heeft plaatsgevonden kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de laatste vier tekens van het identificatiebewijs als uniek kenmerk vast te leggen. Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat bij 11 van de 19 waarnemingen geen kenmerken van een ID-bewijs zijn vastgelegd en hebben wij dus niet kunnen vaststellen dat op een juist manier is geïdentificeerd. Dit is een formele fout in het kader van rechtmatigheid. Wij hebben begrepen dat uw gemeente dit proces inmiddels heeft aangescherpt.

312021003.22.114 - 24

Onzekerheid bijstandsdebiteuren ad € 575.000

Onder de uitzettingen zijn onder andere vorderingen opgenomen inzake bijstandsdebiteuren WZI voor een bedrag van € 575.000. Hierbij was de aansluiting tussen de uitkeringenadministratie Suite en de financiële administratie niet eenduidig herleidbaar. Uw gemeente heeft verder geen documentatie aangeleverd in het kader van onze controle van de jaarrekening aan de hand waarvan wij de juistheid van deze post konden controleren. Wij hebben van uw gemeente vernomen dat in 2022 een onderzoek zal plaatsvinden om bij de jaarrekening 2022 deze informatie wel te kunnen verstrekken. Om deze reden zullen wij deze post in onze evaluatie voor een bedrag van € 575.000 meenemen als onzeker.

Aan de hand van de voortgezette controle controleren wij of de lasten in de administratie 2021 volledig zijn verantwoord. Dit Onvolledigheid verplichtingen ad € 165.000 houdt in dat wij de lasten (o.a. facturen) in de administratie 2022 beoordelen en vaststellen of deze terecht in 2022 zijn

verantwoord of dat deze in 2021 thuis horen. Bij deze controle is vastgesteld dat een bedrag van € 250.000 onterecht in 2022 is verantwoord, omdat de onderliggende prestaties in 2021 zijn geleverd. Uw gemeente heeft dit bedrag voor een deel gecorrigeerd, het resteren bedrag van € 165.000 vindt u terug in onze foutenevaluatie.

M&O-beleid ToZo is vastgesteld

Uw gemeente beschikt over een vastgesteld beleid inzake misbruik & oneigenlijk (M&O) gebruik gericht op de Tijdelijke overbruggingsregeling Zelfstandig ondernemers (ToZo). Het college heeft de geactualiseerde beleidsregels misbruik & oneigenlijk gebruik ToZo vastgesteld d.d. 21 september 2021 en een raadsmemo aangaande dit onderwerp is ter kennisname naar de raad gestuurd. In het M&O-beleid wordt aandacht besteed aan diverse maatregelen voor controle achteraf. Hierin begrepen zijn de verbijzonderde interne controle als ook de afwikkeling van IB-signalen. Wij concluderen dat het M&O-beleid van de gemeente met betrekking tot de ToZo in het betreffende jaar adequaat en toereikend is.

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Er is vastgesteld dat bij de niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen de totale contractwaarde is opgenomen in plaats van de restantverplichting per 31 december 2021. Het is uw gemeente niet gelukt om dit in alle gevallen correct te actualiseren voor de jaarrekening 2021. Wij vragen uw aandacht voor de juistheid van de openstaande verplichtingen naar de stand per einde boekjaar.

Normenkader 2022 moet door uw gemeenteraad worden vastgesteld

In de kadernota rechtmatigheid 2022 is bepaald dat gemeenten met ingang van 2022 het normenkader moeten laten vaststellen door de gemeenteraad. Over 2021 is het controleprotocol en het normenkader ter kennisgeving aangeboden aan de gemeenteraad. Voor het normenkader 2021 is dat akkoord. Het controleprotocol zou naar onze mening ieder jaar door de

312021003.22.114 - 25

gemeenteraad moeten worden vastgesteld, tenzij er sprake is van een controleprotocol dat voor een langere periode is vastgesteld. Wij adviseren u om in de komende jaren ook het controleprotocol te laten vaststellen door uw gemeenteraad.

312021003.22.114 - 26

4.

Interne beheersing

312021003.22.114 - 27

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Op 8 november 2021 hebben wij de eerste managementletter 2021 aan u verstrekt. Deze managementletter is besproken met de directie, de wethouder Financiën en de Auditcommissie. Hieronder treft u de managementsamenvatting aan. controle

Rechtmatigheidsverantwoording

In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2022 het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2021 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de 312021003.22.114 - 28

jaarrekening 2022. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 103, juni 2021) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2022. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Vanaf het verslagjaar 2022 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven: o Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een modeltekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld. o In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV. Wij hebben vastgesteld dat de gemeenteraad d.d. 14 december 2020 de verantwoordingsgrens en een rapporteringsgrens heeft vastgesteld.

▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2022, wanneer de wetswijziging wordt aangenomen, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld. Wij adviseren u daar rekening mee te houden.

▪

De Commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (Kadernota rechtmatigheid 2022), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2022 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&Ocriterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2022 is daarmee vooral een belangrijk document voor de gemeenteraad en het college van decentrale overheden geworden. In paragraaf 1.4 van de kadernota is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de kadernota verder uitgewerkt. Deze stellige

312021003.22.114 - 29

uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o De kadernota 2022 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. o In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan. o De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven. o De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2021, deze moet voor 2022 geactualiseerd worden.

Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2022 o Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed. Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2022. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. Wij zien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een uitgelezen kans om de interne beheersing daarmee op een nog hoger niveau te krijgen. Hiernaast hebben wij de wijzigingen samengevat en gevisualiseerd. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij zijn als uw accountant dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college.