Bijlage 3 - Raadsmemo Collegereactie Interim Managementletter

Aan De gemeenteraad van Zoetermeer

Zaakid 2022-100916

Van Het college/ Wethouder Iedema

Datum 10 November 2022

Onderwerp 2022-100916, raadsmemo Collegereactie Interim Management Letter

Bijlagen

Inleiding Public sector accountants (PSA) heeft van 3 oktober t/m 21 oktober 20222 een tussentijdse controle uitgevoerd ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole 2022. Op grond hiervan is op 26 oktober 2022 de zogenoemde Managementletter 2022 in concept uitgebracht. De managementletter wordt door PSA aan het college aangeboden. De managementletter wordt ter informatie verstrekt aan de raad en besproken in de vergadering van de auditcommissie (januari 2023). PSA doet verslag van hun bevindingen en aanbevelingen om de bedrijfsvoering en processen te verbeteren. Dit memo is een samenvatting van de belangrijkste bevindingen in de managementletter, inclusief een reactie vanuit het college. Conclusie De accountant constateert dat de interne beheersing in de basis goed op orde is. In de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording (vanaf het verslagjaar 2023) zijn er nog een aantal stappen te zetten, waaronder de koppeling tussen de jaarrekening en de verbijzonderde interne controle. Verder ziet de accountant positieve ontwikkelingen in de samenwerking met de VIC, maar ook nog een aantal verbeterpunten. Tot slot wijst de accountant op het onderdeel fraude (en mogelijk ook continuïteit) dat vanaf 2023 een verplicht onderdeel wordt van de controleverklaring.

Daarbij wordt ook een toelichting verwacht in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken, met name op de wijze waarop de gemeente met fraude omgaat. De benoemde aandachtspunten worden herkend en zijn of worden opgepakt door de organisatie. Belangrijkste procesbevindingen (hoofdstuk 3 van de IML) 1. Controle identiteit in het kader van de Jeugdwet Het team Jeugd en Gezinshulp voert de identificatie uit op basis van het BSN-nummer in de Basisregistratie Personen (BRP). Daarmee wordt niet in overeenstemming met de verordening Jeugdhulp (art. 5) gehandeld omdat de gemeenteraad destijds bij verordening striktere regels heeft vastgesteld, namelijk het uitvoeren van identificatie met een geldig legitimatiebewijs. Het uitvoeren van identificatie met een identiteitsbewijs is geen verplichting in het kader van de Jeugdwet (dit in tegenstelling tot de Participatiewet en de WMO). De accountant adviseert om de verordening na te leven, dan wel de gemeenteraad te vragen in te stemmen met het schrappen van het artikel. Op advies van de VIC-functie is voorgesteld om het identificatie artikel in de verordening jeugdhulp Zoetermeer in lijn te brengen met de bepalingen hierover in de Jeugdwet. Naar verwachting zal een actualisatie van de verordening in 2023 plaatsvinden en wordt dit punt meegenomen.

2. Opbrengstverantwoording leges (WABO-vergunningen) Het advies van de accountant om duidelijk in de grondslagen van de jaarrekening vast te leggen op welk moment de opbrengsten worden verantwoord wordt overgenomen. 3. Aandacht voor klachtenregistratie WMO en Jeugdwet De accountant constateert dat voor de registratie van formele klachten met name gebruik wordt gemaakt van de algemene klachtenregistratie van de gemeente Zoetermeer en dat er meer een centraal inzicht moet komen op klachtenafhandeling en fraudesignalen. Deze bevinding wordt door de organisatie onderkend en meegenomen in het kader van procesoptimalisatie via de zogenaamde wasstraten. 4. Specifieke uitkeringen De accountant constateert dat er voor provinciale of overige specifieke uitkeringen geen centrale monitoring plaatsvindt (dit in tegenstelling de SISA-uitkeringen). Het advies is om in ieder geval jaarlijks een controle uit te voeren op de subsidieregisters van externe partijen waar de gemeente Zoetermeer regelmatig subsidies van ontvangt. Daarnaast is het advies om een centrale vastlegging te maken van de lopende subsidieprojecten, evenals de rechtmatigheid van bestedingen van deze subsidieprojecten. Dit advies wordt door de organisatie opgepakt. 5.

(Her)implementatie collegiale toetsing en ondertekening van aanvraagformulieren WMO Tijdens de coronacrises is de werkwijze omtrent aanvragen tijdelijk aangepast. Dit betekende dat er geen ondertekend aanvraagformulier van de aanvrager werd gevraagd. De accountant constateert evenals de VIC dat deze tijdelijke werkwijze in 2022 nog doorloopt. Daarnaast constateert de accountant evenals de VIC dat de collegiale steekproefsgewijze toetsing op afgegeven beschikkingen en ondersteuningsplannen in 2022 niet is uitgevoerd. De bevindingen worden door de organisatie onderkend en meegenomen in het kader van procesoptimalisatie via de zogenaamde wasstraten. 6. Beperkte afwijking verstrekte subsidie Bij de controle op de subsidieverstrekkingen is vastgesteld dat door een cijferomdraaiing een verschil is ontstaan tussen het subsidiebedrag in de beschikking en het bedrag in de financiële administratie c.q. de betaling. Dit verschil bedraagt € 25.

Tot slot nog enkele punten met betrekking tot de interne beheersing. Inzet externe auditor beoordelen interne EDP-audit Implementatie centraal subsidieregister Gebiedsgerichte ondersteuning WMO en voorzieningen groot onderhoud

Voor technische vragen kunt u zich wenden tot: Naam : Ivo van Dijk Telefoon : +31793468812 E-mailadres : I.D.van.Dijk@zoetermeer.nl